|
A legjobb helyen jár, ha nyomon szeretné követni a költségadatokat. Megtudhatja, hogy miként és hol adhatja meg a különféle költségadatokat abból a célból, hogy, ahogyan a projekt halad, időről időre megtekinthesse és elemezhesse a költségeket.
A költségek ismeretében jobb döntéseket hozhat, amelyekkel biztosíthatja, hogy a projekt mindvégig a költségvetési kereteken belül maradjon. |
Mindenekelőtt néhány költségkezelési tanács...
Ez a témakör az egyik azok közül a projektvezetői célok közül, amelyeket A projektvezetési útikalauz is tárgyal.
-
A projektköltségek becslése A tervezett projekthez hasonló projektek költségelőzményei hasznosak lehetnek az induláskor. Megelőzheti a költséges hibákat. Ha a szervezetnél vannak projektirodai szakértők, akkor megbeszélheti velük a költség- és költségvetési terveket, vagy megkérhet egy tapasztalt és jól ismerő csapattagot a tevékenység- és erőforrásköltség-becslések áttekintésére. A költségbecslések bonyolultak – a nagyobb szervezetek követik a projektiroda irányelveit, vagy hivatásos költségkalkulátorokat bíznak meg.
-
A Project költségtípusainak ismerete A projektköltségek többsége a munka típusú erőforrásokból származik, azaz a hozzárendelt tevékenységeken dolgozó személyekből vagy a projekt befejezéséhez szükséges anyagokból és berendezésekből. Az erőforrásköltségek jellemzően óradíjakon vagy egységdíjakon alapulnak, de lehetnek akár egyszeri költségek is, például tanácsadói díjak, illetve gyártási vagy utazási költségek. Az erőforrásokhoz nem kapcsolódó költségek általában adott tevékenységekre vagy a teljes projektre vonatkozó fix költségek.
-
Költségek megadása Az erőforrásköltségek az órabéresek, a bérbeliek, a vállalkozók, az anyagköltségek vagy az egyéb egyszeri erőforrásköltségek, például a biztosítások vagy kötvények költségei Erőforrás lap nézetben adhatók meg. A tevékenységköltségeket egy bármelyik tevékenységlapra felvehető költségtáblázatban adhatja meg.
-
A teljes költség kiszámítása A Project bármely megadott költség esetén kiszámítja a teljes költséget, így gyorsan nyomon követheti a projektköltségek alakulását. Ezt az információt a projekt azon résztvevőivel is megoszthatja, akiknek valószínűleg szükségük van rá.
-
A költségvetés meghatározása Ha a teljes költség nem tér el azzal a költségvetéssel, amelyet Ön és az érdekelt felek elképzeltek a projekthez, menthet egy alaptervet, és ezt a teljes költséget használhatja a projekt költségvetéseként. Ezt általában a projekthez szükséges adatok megadása után, de a munka megkezdése előtt célszerű megtennie. Eredeti tervezett költségek megadására akkor van szükség, ha követni és kezelni szeretné a költségeket, különösen ha arra készül, hogy megtermeltérték-elemzéssel elemezze a projekt költségeltéréseit. További információt az Alapterv beállítása és mentése című témakörben talál.
-
Költségelemzés végrehajtása:A költségadatokat az Excelbe exportálva mélyrehatóan elemezheti az adatokat Excel-kimutatások, -diagramok és más funkciók – például feltételes formázás és értékgörbék – használatával (ahogyan az alábbi képen is látható).
Vagy azt is megteheti, hogy a Projekt illusztrált jelentéseivel megtekinti a megtermelt értékek kimutatásdiagramját (gyakori néven S-görbéket).
A Projectben kezelt adatok alapján még egy speciális elemzést is létrehozhat az Excel Analysis ToolPak bővítményének varianciaanalízis (ANOVA) típusú elemzési funkcióival. A projektköltségek elemzésekor a határ a csillagos ég!
Költségek megadása a projektben
|
Erőforrások költségeinek megadása |
Kezdjük az elején: az első lépés a projekten dolgozó személyek díjának és a projekt befejezéséhez szükséges anyagok egységdíjának megadása. Ezután a felszerelések „fix” erőforrásköltségeit kell megadnia, azokkal az egyszeri költségekkel együtt, amelyeket nyomon szeretne követni a projektben. A Project automatikusan kiszámítja a tényleges költségeket a felhalmozódott tényleges munka vagy a tevékenységekre felhasznált anyagok alapján, de szükség esetén Ön is megadhat tényleges költségeket bármely elvégzett kiosztott tevékenységhez. |
|
A projekt teljes költségének megtekintése |
Miután megadta a költségeket az erőforrásokhoz, a tevékenységekhez vagy mindkettőhöz, a teljes költség alapján megállapíthatja, hogy szükség van-e a költségek módosítására ahhoz, hogy megfeleljenek az Ön céljainak. |
|
Útmutató a jelentések közötti választáshoz |
Elérkezhet az idő, hogy jelenteni szeretné a projekt költségadatait a szervezetben dolgozó többi személy felé. Használhatja az előre definiált jelentések egyikét, például a pénzáramlást vagy a megtermelt értéket összegző jelentést, vagy azonnal megtekintheti a költségadatokat egy illusztrált jelentésben, például egy Excel- vagy Visio-kimutatásdiagramban. |
A projektköltségek kezelése
|
Alapterv beállítása és mentése |
Miután megadta a becsült költségeket, egy alaptervbe mentve őket létrehozhatja a költségvetést. Ily módon összehasonlíthatja a tervezett költségeket a projekt előrehaladása során keletkező tényleges költségekkel, és előre jelezheti, hogy a projektköltségek a költségvetés keretein belül tarthatók-e. |
|
Az ütemterv haladásának nyomon követése – kezdőtől a szakértői szintig |
Nyomon követheti a tevékenységeken végzett munka előrehaladását és a tényleges költségek alakulását, így megállapíthatja, hogy a projekt a költségvetésen belül tartható-e, vagy fennáll a veszélye annak, hogy túllépi a tervezett költségeket. |
|
Megtermeltérték-elemzés – a többség számára |
A projekt időtartama során bármikor készíthet megtermeltérték-elemzést, amellyel kiderítheti, hogy az eddig elköltött pénzösszeg megfelel-e az elvégzett munkának, és egyeztetheti a tevékenységekhez, az erőforrásokhoz és a feladatokhoz megadott eredeti költségeket. |
