Projektet vezetni ritkán egyszerű. Ez az útmutató azonban segítséget nyújt a projektvezetés megértéséhez a Project használata közben. Minden alábbi hivatkozás egy lapra mutat, ahol a projektvezetés adott részfeladatát ismertetjük alaposan cikkekkel és rövid oktatóagyagokkal.
A projekttervezés kezdeti fázisa
Minél összetettebbé válik egy projekt, annál több előzetes tervezésre van szükség a Project használata előtt. A projekt kezdeti szakaszában jellemzően a Word, az Excel és a SharePoint segíti a gondolkodást.
| Projektcél | LEÍRÁS |
|---|---|
| A projekttervezés kezdeti fázisa | Gyakran kudarcba fulladnak azok a projektek, amelyek a kezdeti fázisban nélkülözik a korai tervezést. Ezen a ponton fontolja meg, kik az érdekeltek és a támogatók, és vázolja fel a projekt alapító dokumentumát, korai specifikációit és esetleg a költségvetést. Kisebb projekteken ennek a munkának jelentős részét elvégezheti a Microsoft Projectben. Nagyobb projekteken használja a Wordöt, az Excelt, a SharePointot vagy akár a telefonját is gondolatai rögzítésére. |
| A tervek megismertetése az érdekeltekkel | Nem mindig egyszerű az érdekeltekkel fenntartott kommunikációs csatornák működtetése. Ez azonban létfontosságú a projekt sikere érdekében. |
| Projektjelentések készítése és megosztása | A kommunikáció időrabló részéhez a Project néhány kattintással elérhető jelentésekkel nyújt segítséget. Rögzítheti a kezdeti terveket, a projekt főbb mérföldköveit, a költségvetési elvárásokat, a személyi szükségleteket és így tovább. |
Projektütemezés felállítása
A projekt ütemezése hosszadalmas munka lehet. A projekt menetrendjét könnyebben felállíthatja, ha a lépéseket az alábbi négy kategóriára bontja:
- Tevékenységek hozzáadása
- A tevékenységek rendszerezése
- Személyek felvétele
- Csapaton belüli kommunikáció
| Projektcél | LEÍRÁS |
|---|---|
| Ütemterv készítése a projekthez | A kezdeti tervezési fázis befejezése után ideje elindítani a Projectet, és felállítani az új ütemezést. Kiindulhat üres projektből, vagy használhat sablonokat, amelyeket projektmenedzselésben jártas vagy az Önéhez hasonló vállalkozásokban dolgozó projektvezetők készítettek. |
| Tevékenységek felvétele | A tevékenységek a projektek során elvégzett feladatok. Megtudhatja, hogy miként vehet fel tevékenységeket, módosíthatja a tulajdonságaikat és becsülheti meg az időtartamukat. |
| A tevékenységek rendszerezése | Amikor először felveszi a tevékenységeket, sorrendjük nem feltétlenül felel meg a kezeléshez. Ismerje meg, hogy összefoglaló tevékenységekkel, altevékenységekkel és a tevékenységek összekapcsolásával hogyan rendszerezheti őket. |
| Személyek felvétele és tevékenységekhez rendelése | Miután felvette a tevékenységeket a projektbe, gondolja át, hogy kikkel szeretné elvégeztetni őket. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy a személyek felvétele és tevékenységekhez rendelése két különböző művelet a Projectben. |
| Az erőforrások megosztása erőforráskészletek és főprojektek használatával | A személyek projektek közötti kezelését megkönnyíti, ha a projektekben részt vevő összes személyt egyetlen projektfájlba helyezi. Ez a fájl erőforráskészletként működik. Az erőforráskészlet-fájlból megoszthatja az erőforrásokat több projekt között (a Project Server nélkül). |
| A projekt költségeinek meghatározása | A projektköltségek kezelése bármelyik projektkezelő dolgát megnehezítheti. A Project használatával rá fog jönni, hogy ez nem is olyan nehéz feladat. Ismerje meg tippjeinket, amelyekkel tarthatja a költségvetést. |
A projekt vezetése
A munka nem ér véget az ütemezés felállításával. A projekt kezelése több időt vesz igénybe, mint a felépítése. Változhatnak például a tevékenységek, új személyek kerülhetnek a rendszerbe, előrébb kell hozni a befejezési dátumot és így tovább. A Project minden eszközt tartalmaz az előrehaladás figyelemmel kísérésére és a sikeres eredmény érdekében történő módosításokra.
| CÉL | LEÍRÁS |
|---|---|
| Az ütemterv megfelelő nézetének kiválasztása | Az ütemezés összetettségén a megfelelő nézet kiválasztásával vághat rendet. Gantt-diagramokkal egyfajta képet kaphat a projekt alakulásáról. A különböző szintű részletek megtekintéséhez használhatja a naptárnézetet, a hálódiagramot és az ütemtervet is. |
| Az ütemterv végrehajtásának nyomon követése | A kezdeti ütemterv kialakítása után figyelje a haladását. Az alapterv létrehozása és a megfelelő nézetek használata segít nyomon követni a projekt előrehaladását. |
| A tevékenységek készültségi százalékának követése | Az állapot nyomon követése bonyolultnak tűnhet, de itt van egy gyors módszer a készültségi szint megjelenítésére a Gantt-diagramon lévő folyamatjelző segítségével. |
| Erőforrások foglalásával kapcsolatos problémák megoldása | Ahhoz, hogy az erőforrások a lehető legjobb teljesítményt és eredményeket hozzák ki, a túlterhelés és az alulterheltség elkerülése végett kezelnie kell az erőforrásokhoz rendelt munkákat. |
| A projekt befejezési dátumának közelebbre hozása | A projektvezetők legrosszabb rémálma, ha az ütemterv módosításakor csúszik a befejezési dátum. Ismerkedjen meg a projekt befejezési dátumának kézben tartására vonatkozó stratégiákkal. |
| A projektállapot jelentése | Gyakran nem könnyű a kommunikáció, különösen rossz hírek esetén. Az érintettekkel és a vezetőkkel való kommunikációt segítik a Project vonzó és profi jelentései, amelyek néhány egyszerű lépésben elkészíthetők és elküldhetők. |
| A projektköltségek kezelése | Túllépte a költségvetést? Ki kell igazítania a költségeket? Tudja meg, hogyan oldhatja meg az ütemterv költségproblémáit. |
| Megtermeltérték-elemző jelentések tanulmányozása | A megtermelt érték speciális nyomkövetési módszer. Mindazonáltal nem csak szakértők használhatják. A projekt figyelésére Ön is bevetheti. |
| Kockázatkezelés | A projektben mindenhol jelen van a kockázat. Idejekorán azonosítsa a problémás pontokat, és keressen rájuk megoldást, mielőtt a gondok elhatalmasodnak. |
| Együttműködés több projekttel | A Project eszközöket biztosít a projektek közötti függőségek kezeléséhez, még az egyik projekt olyan tevékenységeinek kezeléséhez is, amelyek egy másik projekt befejezésétől függenek. |