Kata yang salah eja, spasi di belakang yang keras kepala, prefiks yang tidak diinginkan, kasus yang tidak tepat, dan karakter noncetak membuat kesan pertama yang buruk. Dan itu bahkan bukan daftar lengkap cara data Anda bisa menjadi kotor. Gulung lenganmu. Sudah waktunya untuk beberapa pembersihan musim semi utama lembar kerja Anda dengan Microsoft Excel.
Dasar-dasar membersihkan data Anda
Anda tidak selalu memiliki kontrol atas format dan tipe data yang Anda impor dari sumber data eksternal, seperti database, file teks, atau halaman Web. Sebelum anda bisa menganalisis data, Anda sering perlu membersihkannya. Untungnya, Excel memiliki banyak fitur untuk membantu Anda mendapatkan data dalam format yang tepat yang Anda inginkan. Terkadang, tugas itu mudah dan ada fitur tertentu yang melakukan pekerjaan untuk Anda. Misalnya, Anda bisa dengan mudah menggunakan Pemeriksa Ejaan untuk membersihkan kata yang salah eja dalam kolom yang berisi komentar atau deskripsi. Atau, jika Anda ingin menghapus baris duplikat, Anda bisa dengan cepat melakukan ini dengan menggunakan kotak dialog Hapus Duplikat .
Di lain waktu, Anda mungkin perlu memanipulasi satu atau beberapa kolom dengan menggunakan rumus untuk mengonversi nilai yang diimpor menjadi nilai baru. Misalnya, jika Anda ingin menghapus spasi di belakang, Anda bisa membuat kolom baru untuk membersihkan data dengan menggunakan rumus, mengisi kolom baru, mengonversi rumus kolom baru itu menjadi nilai, lalu menghapus kolom asli.
Langkah-langkah dasar untuk membersihkan data adalah sebagai berikut:
Mengimpor data dari sumber data eksternal.
Buat salinan cadangan data asli dalam buku kerja terpisah.
Pastikan bahwa data berada dalam format tabular baris dan kolom dengan: data serupa di setiap kolom, semua kolom dan baris terlihat, dan tidak ada baris kosong di dalam rentang. Untuk hasil terbaik, gunakan tabel Excel.
Lakukan tugas yang tidak memerlukan manipulasi kolom terlebih dahulu, seperti pemeriksaan ejaan atau menggunakan kotak dialog Temukan dan Ganti .
Berikutnya, lakukan tugas yang memerlukan manipulasi kolom. Langkah-langkah umum untuk memanipulasi kolom adalah:
- Sisipkan kolom baru (B) di samping kolom asli (A) yang perlu dibersihkan.
- Tambahkan rumus yang akan mentransformasi data di bagian atas kolom baru (B).
- Isi rumus dalam kolom baru (B). Dalam tabel Excel, kolom terhitung secara otomatis dibuat dengan nilai yang diisi.
- Pilih kolom baru (B), salin, lalu tempelkan sebagai nilai ke kolom baru (B).
- Hapus kolom asli (A), yang mengonversi kolom baru dari B ke A.
Untuk membersihkan sumber data yang sama secara berkala, pertimbangkan untuk merekam makro atau menulis kode untuk mengotomatiskan seluruh proses. Ada juga sejumlah add-in eksternal yang ditulis oleh vendor pihak ketiga, yang tercantum di bagian Penyedia pihak ketiga , yang bisa Anda pertimbangkan untuk menggunakan jika Anda tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk mengotomatisasi proses Anda sendiri.
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
| Mengisi data secara otomatis dalam sel lembar kerja | Memperlihatkan cara menggunakan perintah Isian . |
|
Membuat dan memformat tabel Mengubah ukuran tabel dengan menambahkan atau menghapus baris dan kolom Menggunakan kolom terhitung dalam tabel Excel |
Perlihatkan cara membuat tabel Excel dan menambahkan atau menghapus kolom atau kolom terhitung. |
| Membuat makro | Memperlihatkan beberapa cara untuk mengotomatisasi tugas berulang menggunakan makro. |
Pemeriksaan ejaan
Anda bisa menggunakan pemeriksa ejaan untuk tidak hanya menemukan kata yang salah eja, tetapi untuk menemukan nilai yang tidak digunakan secara konsisten, seperti nama produk atau perusahaan, dengan menambahkan nilai tersebut ke kamus kustom.
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
| Memeriksa ejaan dan tata bahasa | Memperlihatkan cara mengoreksi kata yang salah eja pada lembar kerja. |
| Menggunakan kamus kustom untuk menambahkan kata ke pemeriksa ejaan | Menjelaskan cara menggunakan kamus kustom. |
Menghapus baris duplikat
Baris duplikat adalah masalah umum saat Anda mengimpor data. Ada baiknya memfilter nilai unik terlebih dahulu untuk mengonfirmasi bahwa hasilnya adalah apa yang Anda inginkan sebelum Menghapus nilai duplikat.
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
| Memfilter untuk mendapatkan nilai unik atau menghapus nilai duplikat | Memperlihatkan dua prosedur yang terkait erat: cara memfilter baris unik dan cara menghapus baris duplikat. |
Menemukan dan mengganti teks
Anda mungkin ingin menghapus string awal yang umum, seperti label yang diikuti dengan titik dua dan spasi, atau akhiran, seperti frasa tanda kurung di akhir string yang kedaluwarsa atau tidak diperlukan. Anda dapat melakukan ini dengan menemukan contoh teks tersebut lalu menggantinya tanpa teks atau teks lain.
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
|
Memeriksa apakah sel berisi teks (tidak peka huruf besar kecil) Memeriksa apakah sel berisi teks (peka huruf besar/kecil) |
Perlihatkan cara menggunakan perintah Temukan dan beberapa fungsi untuk menemukan teks. |
| Menghapus karakter dari teks | Memperlihatkan cara menggunakan perintah Ganti dan beberapa fungsi untuk menghapus teks. |
| Menemukan atau mengganti teks dan angka di lembar kerja | Memperlihatkan cara menggunakan kotak dialog Temukan dan Ganti . |
|
FIND, FINDB SEARCH, SEARCHB REPLACE, REPLACEB SUBSTITUTE LEFT, LEFTB RIGHT, RIGHTB LEN, LENB MID, MIDB |
Fungsi ini dapat digunakan untuk melakukan berbagai tugas manipulasi string, seperti menemukan dan mengganti substring dalam string, mengekstrak bagian string, atau menentukan panjang string. |
Mengubah huruf besar/kecil teks
Terkadang teks disertakan dalam tas campuran, terutama ketika kapitalkan teks bersangkutan. Dengan menggunakan satu atau beberapa dari tiga fungsi Case, Anda dapat mengonversi teks menjadi huruf kecil, seperti alamat email, huruf besar, seperti kode produk, atau kapitalisasi huruf yang tepat, seperti nama atau judul buku.
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
| Mengubah kapitalisasi huruf teks | Memperlihatkan cara menggunakan tiga fungsi Case. |
| LOWER | Mengonversi semua huruf besar dalam string teks menjadi huruf kecil. |
| PROPER | Menjadikan huruf besar untuk huruf pertama dalam string teks dan huruf-huruf lain dalam teks yang mengikuti karakter selain huruf. Mengonversi semua huruf lain menjadi huruf kecil. |
| UPPER | Mengonversi teks menjadi huruf besar. |
Menghapus spasi dan karakter noncetak dari teks
Terkadang nilai teks berisi karakter spasi awal, akhir, atau beberapa karakter spasi yang disematkan (nilai kumpulan karakter Unicode 32 dan 160), atau karakter noncetak (nilai kumpulan karakter Unicode 0 hingga 31, 127, 129, 141, 143, 144, dan 157). Karakter ini terkadang dapat menyebabkan hasil yang tidak diharapkan saat Anda mengurutkan, memfilter, atau mencari. Misalnya, di sumber data eksternal, pengguna mungkin membuat kesalahan tipografi dengan tanpa sengaja menambahkan karakter spasi ekstra, atau data teks yang diimpor dari sumber eksternal mungkin berisi karakter noncetak yang disematkan dalam teks. Karena karakter ini tidak mudah diperhatikan, hasil yang tidak diharapkan mungkin sulit untuk dipahami. Untuk menghapus karakter yang tidak diinginkan ini, Anda dapat menggunakan kombinasi fungsi TRIM, CLEAN, dan SUBSTITUTE.
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
| CODE | Mengembalikan kode numerik untuk karakter pertama dalam string teks. |
| CLEAN | Menghapus 32 karakter noncetak pertama dalam kode ASCII 7-bit (nilai 0 sampai 31) dari teks. |
| TRIM | Menghapus karakter spasi ASCII 7-bit (nilai 32) dari teks. |
| SUBSTITUTE | Anda dapat menggunakan fungsi SUBSTITUTE untuk menggantikan nilai karakter Unicode yang lebih tinggi (nilai 127, 129, 141, 143, 144, 157, dan 160) dengan karakter ASCII 7-bit yang dirancang oleh fungsi TRIM dan CLEAN. |
Memperbaiki tanda angka dan angka
Ada dua masalah utama dengan angka yang mungkin mengharuskan Anda untuk membersihkan data: angka tidak sengaja diimpor sebagai teks, dan tanda negatif perlu diubah ke standar untuk organisasi Anda.
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
| Mengonversi angka yang disimpan sebagai teks menjadi angka | Memperlihatkan cara mengonversi angka yang diformat dan disimpan dalam sel sebagai teks, yang bisa menyebabkan masalah dengan perhitungan atau menghasilkan susunan urutan yang membingungkan, ke format angka. |
| DOLLAR | Mengonversi angka menjadi format teks dan menerapkan simbol mata uang. |
| TEKS | Mengonversi nilai menjadi teks dalam format angka tertentu. |
| DIPERBAIKI | Membulatkan angka ke jumlah desimal yang ditentukan, memformat angka dalam format desimal menggunakan tanda titik dan koma, dan mengembalikan hasilnya sebagai teks. |
| NILAI | Mengonversi string teks yang menyatakan angka menjadi angka. |
Memperbaiki tanggal dan waktu
Karena ada begitu banyak format tanggal yang berbeda, dan karena format ini mungkin bingung dengan kode bagian bernomor atau string lain yang berisi tanda garis miring atau tanda hubung, tanggal dan waktu sering perlu dikonversi dan diformat ulang.
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
| Mengubah interpretasi sistem tanggal, format, atau tahun dua digit | Menjelaskan cara kerja sistem tanggal di Office Excel. |
| Mengonversi waktu | Memperlihatkan cara mengonversi antara satuan waktu yang berbeda. |
| Mengonversi tanggal yang disimpan sebagai teks menjadi tanggal | Memperlihatkan cara mengonversi tanggal yang diformat dan disimpan dalam sel sebagai teks, yang bisa menyebabkan masalah dengan perhitungan atau menghasilkan susunan urutan yang membingungkan, ke format tanggal. |
| TANGGAL | Mengembalikan nomor seri berurutan yang menyatakan tanggal tertentu. Jika format sel adalah Umum sebelum fungsi dimasukkan, hasil diformat sebagai tanggal. |
| DATEVALUE | Mengonversi tanggal yang dinyatakan oleh teks menjadi nomor seri. |
| TIME | Mengembalikan angka desimal untuk waktu tertentu. Jika format sel adalah Umum sebelum fungsi dimasukkan, hasil diformat sebagai tanggal. |
| TIMEVALUE | Mengembalikan angka desimal dari waktu yang dinyatakan oleh string teks. Angka desimal adalah nilai mulai dari 0 (nol) hingga 0,999999999, mewakili waktu dari 0:00:00 (12:00:00 AM) hingga 23:59:59 (11:59:59 P.M.). |
Menggabungkan dan memisahkan kolom
Tugas umum setelah mengimpor data dari sumber data eksternal adalah menggabungkan dua kolom atau lebih menjadi satu, atau memisahkan satu kolom menjadi dua kolom atau lebih. Misalnya, Anda mungkin ingin memisahkan kolom yang berisi nama lengkap menjadi nama depan dan nama belakang. Atau, Anda mungkin ingin memisahkan kolom yang berisi bidang alamat ke dalam kolom jalan, kota, kawasan, dan kode pos yang terpisah. Kebalikannya mungkin juga benar. Anda mungkin ingin menggabungkan kolom Nama Depan dan Belakang ke dalam kolom Nama Lengkap, atau menggabungkan kolom alamat terpisah ke dalam satu kolom. Nilai umum tambahan yang mungkin mengharuskan penggabungan ke dalam satu kolom atau memisahkan menjadi beberapa kolom termasuk kode produk, jalur file, dan alamat Protokol Internet (IP).
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
|
Menggabungkan nama depan dan belakang Menggabungkan teks dan angka Menggabungkan teks dengan tanggal atau waktu Menggabungkan dua kolom atau lebih menggunakan satu fungsi |
Memperlihatkan contoh umum menggabungkan nilai dari dua kolom atau lebih. |
| Membagi teks ke dalam kolom yang berbeda dengan Panduan Konversi Teks ke Kolom | Memperlihatkan cara menggunakan panduan ini untuk memisahkan kolom berdasarkan berbagai pemisah umum. |
| Membagi teks ke dalam kolom yang berbeda dengan fungsi | Memperlihatkan cara menggunakan fungsi LEFT, MID, RIGHT, SEARCH, dan LEN untuk memisahkan kolom nama menjadi dua kolom atau lebih. |
| Menggabungkan atau memisahkan konten sel | Memperlihatkan cara menggunakan fungsi CONCATENATE, operator & (ampersand), dan Panduan Konversi Teks ke Kolom. |
| Menggabungkan sel atau memisahkan sel yang digabungkan | Memperlihatkan cara menggunakan perintah Gabung Sel, Gabung di Seluruh, dan Gabung dan Tengahkan . |
| CONCATENATE | Menggabungkan dua string teks atau lebih ke dalam satu string teks. |
Mentransformasi dan menyusun ulang kolom dan baris
Sebagian besar fitur analisis dan pemformatan di Office Excel mengasumsikan bahwa data ada dalam tabel dua dimensi tunggal yang datar. Terkadang Anda mungkin ingin membuat baris menjadi kolom, dan kolom menjadi baris. Di lain waktu, data bahkan tidak terstruktur dalam format tabular, dan Anda memerlukan cara untuk mengubah data dari nontabular menjadi format tabular.
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
| TRANSPOSE | Mengembalikan rentang sel vertikal sebagai rentang horizontal, atau sebaliknya. |
Mendamaikan data tabel dengan menggabungkan atau mencocokkan
Terkadang, administrator database menggunakan Office Excel untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan yang cocok ketika dua atau beberapa tabel digabungkan. Ini mungkin melibatkan perdamaian dua tabel dari lembar kerja yang berbeda, misalnya, untuk melihat semua rekaman dalam tabel atau untuk membandingkan tabel dan menemukan baris yang tidak cocok.
| Informasi selengkapnya | Deskripsi |
|---|---|
| Mencari nilai dalam daftar data | Memperlihatkan cara umum untuk mencari data menggunakan fungsi pencarian. |
| LOOKUP | Mengembalikan nilai baik dari rentang satu baris atau satu kolom atau dari array. Fungsi LOOKUP memiliki dua bentuk sintaks: formulir vektor dan formulir array. |
| HLOOKUP | Mencari nilai di baris atas tabel atau array nilai, lalu mengembalikan nilai dalam kolom yang sama dari baris yang Anda tentukan dalam tabel atau array. |
| VLOOKUP | Mencari nilai di kolom pertama array tabel dan mengembalikan nilai dalam baris yang sama dari kolom lain dalam array tabel. |
| INDEKS | Mengembalikan nilai atau referensi ke sebuah nilai dari dalam tabel atau rentang. Ada dua bentuk fungsi INDEX: formulir array dan formulir referensi. |
| MATCH | Mengembalikan posisi relatif item dalam array yang cocok dengan nilai tertentu dalam urutan yang ditentukan. Gunakan MATCH ketimbang salah satu dari fungsi LOOKUP ketika Anda membutuhkan posisi sebuah item dalam rentang dan bukannya item itu sendiri. |
| OFFSET | Mengembalikan referensi ke rentang yang merupakan jumlah baris dan kolom tertentu dari sel atau rentang sel. Referensi yang dikembalikan dapat berupa sel tunggal atau rentang sel. Anda dapat menentukan jumlah baris dan jumlah kolom yang dikembalikan. |
Penyedia pihak ketiga
Berikut ini adalah sebagian daftar penyedia pihak ketiga yang memiliki produk yang digunakan untuk membersihkan data dalam berbagai cara.
Catatan
Microsoft tidak menyediakan dukungan untuk produk pihak ketiga.