Anda dapat dengan mudah menandai waktu sebagai "sibuk" atau "di luar kantor" di Outlook kalender. Namun bagaimana jika Anda tidak menggunakan kalender Microsoft 365 dan Anda tidak memiliki berbagi kalender yang diaktifkan, tapi Anda perlu memberikan waktu Anda jauh dari visibilitas menonjol kantor bagi rekan kerja Anda? Artikel ini menjelaskan cara menambahkan permintaan rapat sepanjang hari yang dikustomisasi ke kalender rekan kerja, tanpa mempengaruhi waktu tersedia di kalender mereka.

Menjadwalkan waktu liburan dengan permintaan rapat adalah proses dua langkah. Pertama- pertama, beri tahu rekan kerja Anda bahwa Anda akan absen dengan menambahkan waktu libur ke kalender mereka. Maka, blokir liburan Anda di kalender Anda sendiri.

Langkah 1: Tambahkan waktu liburan Anda ke kalender rekan kerja

Saat Anda menandai waktu sebagai "di luar kantor" di kalender Anda, rekan kerja Anda melihatnya saat mereka berusaha menjadwalkan rapat dengan Anda. Namun bukankah akan sangat bagus jika Anda bisa memberitahu semua orang sekaligus sebelum Anda pergi tanpa mempengaruhi status bebas/sibuk atau mengacaukan kalender mereka? Anda dapat melakukannya dengan mengatur informasi agar muncul di kalender mereka sebagai acara sepanjang hari, tetapi tidak seperti acara sepanjang hari normal, yang biasanya diatur ke "sibuk," acara sepanjang hari ini ditampilkan sebagai waktu bebas. Ketersediaan bebas/sibuk rekan kerja Anda tidak terpengaruh.

Catatan: Permintaan rapat didesain untuk dikirimkan antara Outlook pengguna. Kemampuan untuk melihat jadwal orang lain saat membuat permintaan rapat di Outlook mengharuskan organisasi Anda untuk menggunakan Microsoft Exchange Server.

  1. Di Kalender, pada tab Beranda, klik Rapat Baru.

    Pintasan keyboard  Untuk membuat permintaan rapat baru, tekan CTRL+SHIFT+Q.

  2. Ketikkan deskripsi dalam kotak Subjek, , dan jika diinginkan, masukkan lokasi dalam kotak Lokasi.

  3. Dalam daftar Waktu mulaidan Waktu akhir, pilih waktu mulai dan berakhir untuk waktu Anda yang tidak berada di kantor. Untuk liburan, ini biasanya melibatkan hari penuh. Jika demikian, pilih kotak centang Acara sepanjang hari.

    Catatan: Secara default, Outlook zona waktu saat ini di komputer Anda untuk penjadwalan. Jika Anda ingin menjadwalkan waktu Anda jauh dari kantor berdasarkan zona waktu yang berbeda, di grup Opsi, klik Zona Waktu.

  4. Di grup Peserta, untuk Opsi Respons,kosongkan Minta Respons di tombol turun bawah.

  5. Di grup Opsi, untuk Perlihatkan Sebagai,klik Gratis di daftar turun bawah. Jika Anda sudah menentukan bahwa ini adalah acara sepanjang hari, Perlihatkan Sebagai diatur secara otomatis ke Gratis.

    Penting: 

    • Pastikan pengaturan Perlihatkan Sebagai diatur ke Gratis. Ini memungkinkan penerima permintaan rapat untuk menerima permintaan rapat dan menambahkan waktu liburan Anda ke kalender mereka, tapi tidak diblokir kapan pun di kalender mereka. Kalender penerima masih akan memperlihatkan ketersediaan gratis untuk penjadwalan selama waktu liburan Anda.

    • Saat memilih acara sepanjang hari, waktu mulai acara adalah tengah malam. Untuk menghindari rekan kerja Anda menerima pemberitahuan pada waktu-waktu ganjil, atur pengaturan Pengingat ke Tidak Ada.

  6. Ketikkan setiap informasi yang ingin Anda bagikan dengan penerima.

  7. Menambahkan penerima yang dimaksud ke baris Kepada.

  8. Jika Anda memperingatkan orang-orang terhadap serangkaian waktu berulang yang akan Anda tidak berada di kantor, di grup Opsi, klik Pengulangan,pilih pola pengulangan, lalu klik OK.

  9. Klik Kirim.

Saat Anda mengirim permintaan rapat ini dengan Perlihatkan Sebagai diatur ke Bebas,acara muncul di bagian atas setiap hari dalam kalender Outlook rekan kerja Anda - pengingat visual yang tidak memblokir waktu kerja.

Catatan: Jika Anda tidak memilih Acara sepanjang hari, acara akan ditampilkan dalam kisi waktu; itu tidak muncul di bagian atas hari. Namun, file masih ditandai sebagai waktu bebas.

Langkah 2: Blokir waktu liburan di kalender Anda

Jika Anda mengikuti langkah-langkah di bagian sebelumnya, permintaan rapat yang Anda kirim ditandai sebagai waktu bebas untuk mencegah pemblokiran waktu di kalender orang lain. Namun, waktu juga ditandai sebagai bebas di kalender Anda sendiri. Sekarang Anda perlu membuat janji tambahan untuk diri Anda sendiri sehingga orang lain bisa melihat bahwa Anda tidak tersedia pada waktu yang Anda tentukan.

Kesalahan umum adalah membuka item permintaan rapat di kalender Anda dan mengubah pengaturan Perlihatkan Sebagai dari Bebas ke Keluar Office setelah Anda mengirimkan permintaan asli. Namun, saat Anda melakukan pembaruan ini dikirim ke setiap orang yang Anda kirimi permintaan rapat, mengubah Bebas menjadi Di Luar Office dan mengalahkan langkah-langkah yang Anda ambil untuk menghindari melakukan hal itu. Anda harus membuat janji duplikat di kalender Anda dengan pengaturan Perlihatkan Sebagai yang diatur ke Tidak Office.

Saat orang menggunakan kalender Outlook untuk menjadwalkan rapat dan acara lain, mereka bisa melihat ketersediaan Anda kecuali Anda telah mengubah izin untuk kalender Anda untuk mencegah hal ini. Biasanya, janji, rapat, dan acara memiliki pengaturan Perlihatkan Sebagai sibuk. Anda juga bisa membuat item dengan pengaturan Perlihatkan Sebagai dari Keluar Office. Item diatur ke Keluar Office dianggap serupa dengan item diatur ke Sibuk - seseorang seharusnya tidak berharap Anda tersedia pada waktu itu. Secara visual, kedua tipe tersebut berbeda, item yang diatur ke Di Luar Office dengan warna ungu, item yang diatur ke Sibuk diidentifikasi oleh tema warna biru. Perbedaan tampilan ini membantu menekankan mengapa Anda tidak tersedia. Misalnya, Anda mungkin bisa memindahkan item Sibuk yang berkonflik, tapi Anda mungkin tidak bisa atau bersedia untuk mengubah item Di luar Office seperti liburan.

  1. Di Kalender, pada tab Beranda, klik Janji Baru.

  2. Di kotak Subjek, ketik nama untuk Waktu Anda yang tidak di tempat.

  3. Di Waktu mulai dan Waktu akhir,klik tanggal ketika Waktu Anda tidak lagi dimulai dan berakhir.

  4. Pilih kotak centang Acara sepanjang hari.

  5. Ubah pengaturan Perlihatkan Sebagai ke Tidak Office.

  6. Klik Simpan & Tutup.

Catatan: Anda dapat mempertimbangkan untuk menghapus (dari kalender Anda saja) permintaan rapat awal yang dikirimkan ke orang lain. Atau Anda bisa membiarkannya di kalender sehingga Anda bisa menggunakannya untuk mengirimkan pembaruan atau pembatalan dengan mudah jika rencana Anda berubah.

Penting:  Office 2007 tidak lagi didukung. Mutakhirkan ke Microsoft 365 untuk bekerja di mana saja dan dari perangkat apa pun serta terus mendapatkan dukungan.

Mutakhirkan sekarang

Langkah 1: Tambahkan waktu liburan Anda ke kalender rekan kerja

Saat Anda menandai waktu sebagai "di luar kantor" di kalender Anda, rekan kerja Anda melihatnya saat mereka berusaha menjadwalkan rapat dengan Anda. Namun bukankah akan sangat bagus jika Anda bisa memberitahu semua orang sekaligus sebelum Anda pergi tanpa mempengaruhi status bebas/sibuk atau mengacaukan kalender mereka? Anda dapat melakukannya dengan mengatur informasi agar muncul di kalender mereka sebagai acara sepanjang hari, tetapi tidak seperti acara sepanjang hari normal, yang biasanya diatur ke "sibuk," acara sepanjang hari ini ditampilkan sebagai waktu bebas. Ketersediaan bebas/sibuk rekan kerja Anda tidak terpengaruh.

Catatan: Permintaan rapat didesain untuk dikirimkan antara Outlook pengguna. Kemampuan untuk melihat jadwal orang lain saat membuat permintaan rapat di Outlook mengharuskan organisasi Anda untuk menggunakan Microsoft Exchange Server.

  1. Pada menu File, arahkan ke Baru,lalu klik Permintaan Rapat.

    Pintasan keyboard  Untuk membuat permintaan rapat baru, tekan CTRL+SHIFT+Q.

  2. Ketikkan deskripsi dalam kotak Subjek, , dan jika diinginkan, masukkan lokasi dalam kotak Lokasi.

  3. Dalam daftar Waktu mulaidan Waktu akhir, pilih waktu mulai dan berakhir untuk waktu Anda yang tidak berada di kantor. Untuk liburan, ini biasanya melibatkan hari penuh. Jika demikian, pilih kotak centang Acara sepanjang hari.

    Catatan: Secara default, Outlook zona waktu saat ini di komputer Anda untuk penjadwalan. Jika Anda ingin menjadwalkan waktu Anda jauh dari kantor berdasarkan zona waktu yang berbeda, pada tab Rapat, di grup Opsi, klik Zona Waktu.

  4. Di grup Opsi, untuk Perlihatkan Sebagai,klik Gratis di kotak daftar turun bawah. Jika Anda sudah menentukan bahwa ini adalah acara sepanjang hari, Perlihatkan Sebagai diatur secara otomatis ke Gratis.

    Penting: 

    • Pastikan pengaturan Perlihatkan Sebagai diatur ke Gratis. Ini memungkinkan penerima permintaan rapat untuk menerima permintaan rapat dan menambahkan waktu liburan Anda ke kalender mereka, tapi tidak diblokir kapan pun di kalender mereka. Kalender penerima masih akan memperlihatkan ketersediaan gratis untuk penjadwalan selama waktu liburan Anda.

    • Saat memilih acara sepanjang hari, waktu mulai acara adalah tengah malam. Untuk menghindari rekan kerja Anda menerima pemberitahuan pada waktu-waktu ganjil, atur pengaturan Pengingat ke Tidak Ada.

  5. Ketikkan setiap informasi yang ingin Anda bagikan dengan penerima.

  6. Menambahkan penerima yang dimaksud ke baris Kepada.

  7. Jika Anda memperingatkan orang-orang terhadap serangkaian waktu berulang yang akan Anda tidak berada di kantor, pada tab Rapat, di grup Opsi, klik Pengulangan,pilih pola pengulangan, lalu klik OK.

    Saat Anda menambahkan pola perulangan ke permintaan rapat, tab Rapat berubah menjadi Rapat Berulang.

  8. Pada tab Rapat, di grup Perlihatkan, klik Janji.

  9. Klik Kirim.

Saat Anda mengirim permintaan rapat ini dengan Perlihatkan Sebagai diatur ke Bebas,acara muncul di bagian atas setiap hari dalam kalender Outlook rekan kerja Anda - pengingat visual yang tidak memblokir waktu kerja.

Catatan: Jika Anda tidak memilih Acara sepanjang hari, acara akan ditampilkan dalam kisi waktu; itu tidak muncul di bagian atas hari. Namun, file masih ditandai sebagai waktu bebas.

Langkah 2: Blokir waktu liburan di kalender Anda

Jika Anda mengikuti langkah-langkah di bagian sebelumnya, permintaan rapat yang Anda kirim ditandai sebagai waktu bebas untuk mencegah pemblokiran waktu di kalender orang lain. Namun, waktu juga ditandai sebagai bebas di kalender Anda sendiri. Sekarang Anda perlu membuat janji tambahan untuk diri Anda sendiri sehingga orang lain bisa melihat bahwa Anda tidak tersedia pada waktu yang Anda tentukan.

Kesalahan umum adalah membuka item permintaan rapat di kalender Anda dan mengubah pengaturan Perlihatkan Sebagai dari Bebas ke Keluar Office setelah Anda mengirimkan permintaan asli. Namun, saat Anda melakukan pembaruan ini dikirim ke setiap orang yang Anda kirimi permintaan rapat, mengubah Bebas menjadi Keluar dari Office dan menyaingi langkah-langkah yang Anda ambil untuk menghindari melakukan hal itu. Anda harus membuat janji duplikat di kalender Anda dengan pengaturan Perlihatkan Sebagai yang diatur ke Tidak Office.

Saat orang menggunakan kalender Outlook untuk menjadwalkan rapat dan acara lain, mereka bisa melihat ketersediaan Anda kecuali Anda telah mengubah izin untuk kalender Anda untuk mencegah hal ini. Biasanya, janji, rapat, dan acara memiliki pengaturan Perlihatkan Sebagai sibuk. Anda juga bisa membuat item dengan pengaturan Perlihatkan Sebagai dari Keluar Office. Item diatur ke Keluar Office dianggap serupa dengan item diatur ke Sibuk - seseorang seharusnya tidak berharap Anda tersedia pada waktu itu. Secara visual, kedua tipe tersebut berbeda, item yang diatur ke Di Luar Office dengan warna ungu, item yang diatur ke Sibuk diidentifikasi oleh tema warna biru. Perbedaan tampilan ini membantu menekankan mengapa Anda tidak tersedia. Misalnya, Anda mungkin bisa memindahkan item Sibuk yang berkonflik, tapi Anda mungkin tidak bisa atau bersedia untuk mengubah item Di luar Office seperti liburan.

  1. Di Kalender, pada menu File, arahkan ke Baru,lalu klik Janji.

  2. Di kotak Subjek, ketik nama untuk Waktu Anda yang tidak di tempat.

  3. Di Waktu mulai dan Waktu akhir,klik tanggal ketika Waktu Anda tidak lagi dimulai dan berakhir.

  4. Pilih kotak centang Acara sepanjang hari.

  5. Ubah pengaturan Perlihatkan Sebagai ke Tidak Office.

  6. Klik Simpan & Tutup.

Catatan: Anda dapat mempertimbangkan untuk menghapus (dari kalender Anda saja) permintaan rapat awal yang dikirimkan ke orang lain. Atau Anda bisa membiarkannya di kalender sehingga Anda bisa menggunakannya untuk mengirimkan pembaruan atau pembatalan dengan mudah jika rencana Anda berubah.

Lihat juga

Mulai menggunakan kalender Outlook baru

Menjadwalkan rapat dengan orang lain

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung Microsoft Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Seberapa puaskah Anda dengan kualitas terjemahannya?
Apa yang memengaruhi pengalaman Anda?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

×