Panduan administrator untuk Grup Microsoft 365 di Outlook

Grup Microsoft 365 di Outlook menawarkan solusi canggih untuk komunikasi dan kolaborasi dengan orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Buat grup untuk berbagi kotak masuk, kalender, OneDrive, situs SharePoint, buku catatan OneNote, dan lainnya. Anda juga dapat mengundang tamu dari luar perusahaan agar mereka dapat berkolaborasi menggunakan sumber daya yang sama.

Saat Anda membuat Grup Microsoft 365, Outlook secara otomatis membuat kotak masuk Outlook bersama, kalender bersama, dan pustaka dokumen untuk berkolaborasi dalam file. Anda juga dapat Membuat Microsoft Team dan mengintegrasikan tugas dengan Planner di Teams. Anda tidak perlu khawatir tentang menetapkan izin secara manual ke semua sumber daya tersebut, karena menambahkan anggota ke grup secara otomatis memberi mereka izin yang mereka butuhkan untuk alat yang disediakan grup Anda.

Grup Microsoft 365 menyediakan anggota dengan:

  • Kotak masuk bersama - Merupakan tempat percakapan yang biasanya Anda lakukan dalam daftar distribusi berlangsung. Kotak masuk bersama ini sepenuhnya dapat dicari sehingga dapat membuat arsip hidup pesan grup. Pendatang baru dalam grup dapat mencari atau menggulir kembali riwayat untuk mengetahui dengan cepat apa yang telah diposting di grup sebelumnya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengirim email ke Grup di Outlook.
  • Pustaka file bersama - Adalah tempat pengguna Anda dapat menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi pada dokumen, buku kerja, presentasi, gambar, atau jenis file lain yang perlu mereka kerjakan. Untuk informasi selengkapnya, lihat Berbagi file dengan Grup di Outlook.
  • Kalender bersama - Grup Anda mendapatkan kalender bersama untuk memposting acara yang terkait dengan grup. Setiap anggota yang telah berlangganan grup secara otomatis diundang ke acara yang diposting ke kalender sehingga acara tersebut juga dapat muncul di kalender pribadi mereka jika menginginkannya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan kalender Grup di Outlook untuk menjadwalkan dan mengedit acara.
  • Buku catatan OneNote bersama - Grup secara otomatis memiliki buku catatan OneNote bersama tempat anggota grup dapat mengumpulkan dan berkolaborasi dalam informasi. Banyak grup menggunakan buku catatan untuk membuat wiki hidup dengan pertanyaan umum dan sumber daya lainnya.
  • Akses tamu - Anda dapat menambahkan kontak eksternal ke grup distribusi sebelumnya, tetapi mereka hanya dapat menerima pesan email. Dengan grup, Anda dapat menawarkan tamu akses ke percakapan email, file, dan bahkan buku catatan OneNote bersama. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan Grup di Outlook sebagai tamu.
  • Konten dapat ditemukan - Grup di Outlook bersifat publik secara default, yang berarti mudah ditemukan dan diikuti orang lain di organisasi Anda, serta meninjau konten grup dan materi bersama. Jika konten grup lebih sensitif, Anda dapat mengalihkan grup ke pribadi, yang menyembunyikan konten dari non-anggota dan mengharuskan pemilik grup menyetujui permintaan apa pun untuk bergabung.
  • Pembuatan layanan mandiri - TI tidak perlu terjebak oleh permintaan dari pengguna untuk membuat grup. Pengguna dapat membuat grup mereka sendiri sesuai kebutuhan. Jika Anda ingin mengontrol pengguna mana di organisasi Anda yang dapat membuat grup, lihat Mengelola siapa yang dapat membuat Grup Microsoft 365.

Administrasi grup Anda

Microsoft 365 menawarkan sejumlah alat dan kemampuan yang berguna untuk mengelola dan mengelola grup Anda dengan lebih mudah.

Tips

Bookmark Grup Microsoft 365 - tugas umum untuk kemudahan akses ke info administrator tentang pembuatan grup, delegasi, manajemen email, alur email, pemulihan, dan skrip yang berguna.

Manajemen direktori

Menjaga direktori Anda tetap terkendali adalah perhatian setiap administrator. Berikut adalah beberapa alat yang ditawarkan Microsoft 365 untuk membantu mempermudahnya:

  • Kebijakan penamaan - Kebijakan penamaan memungkinkan Anda menentukan nama apa yang dapat dan tidak dapat diterima untuk grup Anda. Hal tersebut mencegah pengguna memberikan nama yang tidak sopan atau dilarang kepada grup. Selain itu, Anda dapat menerapkan awalan atau akhiran standar perusahaan ke nama grup.
  • Keanggotaan dinamis - Keanggotaan dinamis memungkinkan Anda mengatur keanggotaan grup berdasarkan aturan, yang menambahkan (atau menghapus) anggota grup berdasarkan metadata (seperti departemen atau peran) di direktori aktif Anda. Lihat Menggunakan atribut untuk membuat aturan tingkat lanjut untuk informasi selengkapnya tentang membuat keanggotaan dinamis.
  • Keanggotaan tersembunyi - Jika Anda memiliki alasan untuk menginginkan keanggotaan grup bersifat rahasia, misalnya jika anggotanya adalah pelajar, Anda dapat menyembunyikan keanggotaan dari pihak luar.
  • Izin pembuatan - Mungkin ada beberapa orang di organisasi Anda yang tidak Anda inginkan untuk dapat membuat grup baru. Ada beberapa teknik untuk mengelola izin pembuatan di direktori Anda. Lihat Mengelola pembuatan grup Microsoft 365.
  • Log audit - Anda dapat dengan percaya diri mengizinkan pengguna membuat grup dan mengelola keanggotaan grup karena log audit Grup Microsoft 365 memungkinkan Anda melacak siapa yang membuat atau menghapus grup, serta siapa yang membuat perubahan pada keanggotaannya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mencari log audit di Pusat Keamanan & Kepatuhan Microsoft 365.

Manajemen pengiriman

Manajemen pengiriman menyediakan beberapa metode untuk menangani bagaimana pesan harus dikirim atau diterima oleh grup. Selain itu, ada alat untuk memantau aliran pesan tersebut. Untuk informasi selengkapnya, lihat Grup Microsoft 365 - tugas umum.

  • Kirim sebagai atau Kirim atas Nama - Pengaturan ini memungkinkan pengguna tertentu untuk mengirim email seolah-olah email tersebut berasal dari, atau atas nama grup.
  • Pembatasan pengirim - Pengaturan ini memungkinkan Anda mengontrol siapa yang diizinkan mengirim pesan ke grup. Grup dapat dikonfigurasi untuk mengizinkan email dari pihak luar, tetapi Anda mungkin ingin membatasinya hanya untuk pihak luar tertentu.
  • Dukungan pengguna eksternal - Dengan mengundang tamu ke grup, Anda dapat memilih untuk menyertakan mereka dalam percakapan email dalam grup. Lihat Menambahkan tamu ke Grup di Outlook untuk mempelajari cara menambahkan tamu.
  • Aturan transportasi - Aturan transportasi berfungsi untuk grup seperti halnya untuk server Exchange Anda. Aturan dapat mencari pesan yang memenuhi kondisi tertentu dan kemudian dapat mengambil tindakan atas pesan tersebut.
  • TipsSurat - TipsSurat adalah pesan informatif yang ditampilkan kepada pengguna saat mereka menulis pesan. Mereka dapat membantu mengurangi NDR dengan memperingatkan pengguna jika pesan mereka kemungkinan besar akan dikirim ke pihak luar, atau melebihi kuota pesan.
  • Beberapa alamat proksi - Grup dapat memiliki alias seperti kotak surat pengguna. Alamat proksi tambahan dapat berguna untuk menerima pesan yang dikirim ke alias lain tersebut atau untuk mempermudah menjangkau grup yang memiliki nama panjang atau sulit untuk dieja. Untuk informasi selengkapnya, lihat Memilih domain yang akan digunakan saat membuat grup Microsoft 365.
  • Ukuran Kirim/Terima Maks - Kuota ini dapat membantu mengurangi masalah terkait grup yang menerima (atau mengirim) pesan yang sangat besar untuk mengelola penyimpanan dan persyaratan bandwidth dengan lebih baik.

Kebijakan konten

Microsoft 365 juga memberi Anda beberapa alat untuk mengelola jenis konten yang akan dibagikan di grup Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Grup Microsoft 365 - tugas umum.

  • Panduan penggunaan - Anda akan dapat menentukan pedoman penggunaan untuk Grup Microsoft 365—untuk mengedukasi pengguna tentang praktik terbaik yang membantu menjaga grup mereka tetap efektif dan mengedukasi mereka tentang kebijakan konten internal.
  • Klasifikasi data - Anda akan dapat membuat sistem klasifikasi data yang dapat dikustomisasi untuk Grup Microsoft 365 yang memungkinkan pemisahan grup berdasarkan jenis kebijakan (Misalnya, "tidak diklasifikasikan", "rahasia perusahaan", atau "rahasia"). Dengan cara ini, grup Anda dapat menampilkan kebijakan konten lain di organisasi Anda. Kebijakan yang dapat diperluas memungkinkan organisasi Anda mengonfigurasi titik akhir yang dipanggil setiap kali grup dibuat atau diubah—dan Anda kemudian dapat menerapkan kebijakan Anda sendiri untuk pembuatan atau perubahan grup.

Persyaratan akun

Langganan Microsoft 365 apa pun yang memiliki Exchange Online dan SharePoint Online akan mendukung grup. Itu termasuk paket Business Essentials dan Business Premium, serta paket Enterprise E1, E3, dan E5.

Jika memiliki paket khusus Exchange, Anda masih dapat memperoleh fitur Kotak Masuk bersama dan Calendar bersama dari grup di Outlook, tetapi tidak akan mendapatkan pustaka dokumen, Planner, atau kemampuan lainnya.

Mengelola perubahan ke Grup Microsoft 365

Pengguna terkadang merasa tidak nyaman dengan perubahan, jadi penting untuk berkomunikasi dengan anggota daftar distribusi yang ada untuk memberi tahu mereka apa yang diharapkan. Berikut adalah beberapa informasi yang harus Anda sertakan dalam pesan ini, beserta beberapa jawaban yang mungkin bermanfaat:

Apa itu Grup di Outlook?

Grup Microsoft 365 di Outlook adalah solusi kolaborasi tunggal untuk tim/grup yang menginginkan tempat untuk berbagi diskusi, file, kalender, dan catatan dengan cara terpadu dan mudah ditemukan. Mungkin satu-satunya fitur terbaik adalah bahwa Kotak Masuk untuk grup mempertahankan riwayat diskusi, sehingga mudah untuk mencari diskusi sebelumnya.

Temukan informasi selengkapnya di Pengalaman Grup di Outlook.

Mengapa kami melakukan perubahan ini?

People sering meminta kemampuan untuk mencari pesan yang diposting ke daftar distribusi kami untuk menemukan informasi yang telah dibahas sebelumnya. Memutakhirkan daftar distribusi ke grup berarti orang tidak perlu bertanya atau menjawab pertanyaan yang sama berulang kali.

Selain itu, grup baru akan menyertakan kalender untuk acara grup kami, pustaka file bersama, dan Buku Catatan OneNote tempat kami dapat berkolaborasi dan mengumpulkan informasi untuk referensi di masa mendatang.

Apakah saya perlu melakukan sesuatu untuk bergabung dengan grup ini jika saya sudah menjadi anggota daftar distribusi?

Tidak, jika Anda sudah menjadi anggota daftar distribusi, Anda akan secara otomatis menjadi anggota grup baru.

Bagaimana cara mengakses grup baru di Outlook? Bagaimana dengan Outlook di Web?

Untuk mengakses grup baru di Outlook, cukup buka kategori Grup di bagian bawah panel navigasi di sebelah kiri. Jika Anda sering menggunakan grup ini, pertimbangkan untuk menyematkannya sebagai favorit dengan mengeklik kanan dan memilih Tampilkan sebagai favorit.

Selain itu, ada klien seluler gratis untuk Grup Microsoft 365 yang tersedia di setiap platform seluler (iOS, Android, dll.) sehingga Anda dapat mengakses grup dengan mudah saat bepergian.

Tidak bisakah saya masih hanya mengirim email?

Ya, tentu saja. Alias email yang sama dengan yang Anda gunakan untuk daftar distribusi akan tetap berfungsi dengan baik untuk grup di Outlook.

Juga...

Ingatlah untuk memberi tahu mereka kapan perubahan ini terjadi dan siapa yang harus mereka hubungi jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut.

Memigrasikan daftar distribusi Anda (daftar kontak)

Microsoft tidak menyediakan alat untuk mengonversi kotak surat bersama ke grup Microsoft 365, atau sebaliknya. Namun, Anda dapat memutakhirkan daftar distribusi ke grup Microsoft 365. Ini adalah cara yang bagus untuk memberikan daftar distribusi organisasi Anda, semua fitur dan fungsionalitas grup Microsoft 365. Untuk informasi selengkapnya, lihat Grup Microsoft 365 - tugas umum.

Daftar distribusi mana yang tidak dapat ditingkatkan ke grup Microsoft 365?

Anda hanya dapat memutakhirkan daftar distribusi sederhana, sederhana, dan tidak bertumpuk yang dikelola cloud ke grup Microsoft 365. Lihat Tidak dapat memutakhirkan daftar distribusi ke grup Microsoft 365.

Setelah Anda memigrasikan daftar kontak

Setelah Anda memutakhirkan grup distribusi ke grup Microsoft 365, ada beberapa tugas tindak lanjut yang mungkin ingin Anda lakukan untuk memastikannya berjalan lancar.

  • Tindak lanjut dengan pengguna Anda - Hubungi mereka segera setelah peningkatan selesai, lalu menghubungi lagi beberapa hari kemudian. Menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan responsif terhadap pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki akan sangat membantu mereka bahagia dan nyaman dengan perubahan tersebut.
  • Pantau laporan keterlibatan - Portal Admin Microsoft 365 memiliki beberapa laporan bagus yang dapat menunjukkan kepada Anda berapa banyak pengguna yang menggunakan grup, seberapa sering, dan fitur apa yang mereka gunakan. Laporan tersebut dapat membantu Anda merancang tindak lanjut dan pelatihan pengguna, serta menyoroti di mana pengguna Anda mendapatkan nilai paling besar dari grup baru. Untuk informasi selengkapnya, lihat Laporan aktivitas di pusat admin Microsoft 365.
  • Bagikan pengalaman Anda - Beri tahu tim lain di perusahaan Anda bahwa Anda telah meningkatkan grup distribusi Anda dan langkah apa yang Anda ambil untuk membuatnya berhasil! Berbagi informasi tersebut dapat membantu tim lain mengikuti contoh Anda dan memiliki peningkatan yang sukses.

Belajar dari Komunitas Teknologi Grup Microsoft 365

Memiliki pertanyaan tentang Grup Microsoft 365? Kunjungi komunitas teknologi Grup Microsoft 365.

Membuat Grup dari berbagai aplikasi

Tips

Secara default, semua pengguna dapat membuat grup Microsoft 365. Pelajari selengkapnya di Mengelola siapa yang dapat membuat Grup Microsoft 365.

Anda dapat membuat Grup Microsoft 365 dari berbagai alat termasuk Outlook, Outlook di web, Outlook Seluler, SharePoint, Planner, Teams, dan lainnya. Alat mana yang Anda pilih untuk memulai tergantung pada jenis grup yang Anda gunakan. Misalnya, di Microsoft, kami cenderung memulai dari Outlook saat membuat Grup yang disusun berdasarkan email dan kalender. Jika Grup untuk komunikasi di seluruh perusahaan, kami cenderung memulai dengan Viva Engage. Untuk kolaborasi berbasis obrolan, kami akan memulai Grup kami dari Microsoft Teams.

Tidak ada grup publik atau grup pribadi yang dapat dilihat atau diakses oleh orang di luar organisasi, kecuali orang tersebut diundang secara khusus sebagai tamu. Lihat Menambahkan tamu ke Grup di Outlook untuk informasi selengkapnya.

Praktik terbaik untuk Grup Microsoft 365

Kelola pemilik, anggota, dan tamu

Pemilik grup adalah moderator grup. Mereka dapat menambahkan atau menghapus anggota serta memiliki izin unik seperti kemampuan untuk menghapus percakapan dari kotak masuk bersama atau mengubah berbagai pengaturan tentang grup. Pemilik grup dapat mengganti nama grup, memperbarui deskripsi atau gambar, dan banyak lagi. Jika sudah terbiasa dengan peran SharePoint, maka pemilik grup adalah admin kumpulan situs.

Tips

Praktik terbaik adalah memiliki setidaknya dua pemilik untuk Grup, jika Anda bisa. Dengan begitu, jika salah satu pemilik tidak tersedia, pemilik lainnya dapat membuat perubahan pada Grup.

Anggota grup adalah pengguna biasa dalam organisasi yang menggunakan grup untuk berkolaborasi. Mereka dapat mengakses semua yang ada dalam grup, tetapi tidak dapat mengubah pengaturan grup. Di dunia SharePoint, anggota grup adalah anggota situs. Untuk informasi tentang menambahkan atau menghapus anggota grup, lihat Menambahkan, mengedit, dan menghapus anggota Grup di Outlook.

Tamu sama seperti anggota grup, tetapi mereka dari luar organisasi. Secara default, pengguna Anda dapat mengundang tamu untuk bergabung dengan grup, dan Anda dapat mengontrol pengaturan tersebut. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan tamu ke Grup di Outlook.

Menggunakan Microsoft Teams untuk ruang kerja berbasis obrolan yang persisten

Cara terbaik untuk tetap terhubung dengan grup Anda adalah Microsoft Teams. Microsoft Teams adalah lingkaran-dalam untuk tim Anda, yaitu ruang kerja berbasis obrolan yang berkelanjutan, tempat Anda dapat bercakap-cakap secara informal dan real-time seputar topik yang sangat fokus atau dengan subgrup tertentu dalam grup. Meskipun integrasi Teams tidak datang secara otomatis, Anda dapat dengan mudah membuat grup Teams berdasarkan Grup Microsoft 365.

Setelah Grup keluar dari tujuan yang dimaksudkan untuk grup itu, Anda bisa menghapusnya untuk mengosongkan sumber daya sistem dan menghapus grup agar tidak dicantumkan atau ditampilkan. Lihat Mengedit atau menghapus Grup di Outlook untuk informasi selengkapnya. Jika tidak ingin mengingat untuk menghapus grup yang tidak berlaku lagi, administrator dapat mengatur kebijakan kedaluwarsa yang akan membuat grup lama tidak berlaku lagi dan dihapus secara otomatis setelah kurun waktu yang ditentukan. Lihat juga: Kebijakan Kedaluwarsa Grup Microsoft 365.

Penyediaan, penamaan, dan perlindungan informasi

Ada tiga model utama penyediaan Grup Microsoft 365: Terbuka, Dipimpin TI, atau Dikontrol. Masing-masing memiliki keunggulan sendiri.

Model Keunggulan
Terbuka (default) Pengguna dapat membuat grup sendiri jika diperlukan tanpa harus menunggu, atau mengganggu, pihak TI
Dipimpin TI Pengguna meminta grup dari TI. TI dapat memandu mereka dalam memilih alat kolaborasi terbaik untuk kebutuhan mereka
Terkontrol Pembuatan grup terbatas untuk orang, tim, atau layanan tertentu (Lihat: Mengontrol siapa yang dapat membuat Grup Microsoft 365)

Jika ingin mengontrol penamaan Grup Microsoft 365, Anda dapat menggunakan kebijakan penamaan untuk memaksa nama Grup mematuhi standar tertentu, termasuk awalan atau akhiran, serta memblokir nama yang tidak pantas. Lihat Kebijakan Penamaan Grup Microsoft 365 untuk informasi selengkapnya.

Setiap grup memiliki setidaknya satu pemilik yang dapat menambahkan atau menghapus anggota dan melakukan pengawasan dasar atas grup serta kontennya. Jika pemilik (atau pemilik) grup meninggalkan organisasi karena alasan apa pun, administrator dapat menetapkan pemilik baru ke grup.

Selain itu, jika Anda memiliki izin Administrator Exchange Online, Anda dapat mengelola grup dari Pusat Admin Microsoft 365 (Lihat Kelola keanggotaan Grup di pusat admin Microsoft 365) atau dari PowerShell (Lihat Mengelola Grup Microsoft 365 dengan PowerShell).

Mungkin ada saatnya Anda ingin menghapus grup dari penyewa. Untuk informasi tentang cara menghapus grup, lihat: Menghapus grup di Outlook. Jika grup dihapus secara tidak sengaja, admin dapat memulihkan grup tersebut hingga 30 hari. Untuk informasi selengkapnya, lihat Memulihkan Grup Microsoft 365 yang dihapus.

Jika lebih memilih cara yang lebih otomatis untuk mengelola siklus hidup Grup Microsoft 365, Anda dapat menggunakan kebijakan kedaluwarsa untuk kedaluwarsa grup pada interval waktu tertentu. Pemilik grup akan mendapatkan email 30, 15, dan 1 hari sebelum kedaluwarsa grup yang memungkinkan mereka memperpanjang grup dengan mudah jika masih diperlukan. Lihat: Kebijakan kedaluwarsa grup Microsoft 365.

Batas Grup Microsoft 365

Temukan batas Grup di Gambaran Umum Grup Microsoft 365 untuk administrator.

Jika Anda berencana untuk menggunakan fitur "Tulis Balik Grup" dari alat Azure Active Directory Connect, panjang maksimumnya adalah 448 karakter yang terkait dengan atribut "Deskripsi".

Untuk informasi selengkapnya tentang penyimpanan SharePoint Online, lihat Batas SharePoint Online.

Mengelola Grup Microsoft 365 Anda lebih efektif jika Anda memiliki informasi yang dapat ditindaklanjuti tentang penggunaan Grup. Pusat Admin Microsoft 365 memiliki alat pelaporan yang memungkinkan Anda melihat informasi seperti penggunaan penyimpanan, berapa banyak Grup aktif yang Anda miliki, dan bahkan cara pengguna menggunakan Grup tersebut. Untuk informasi selengkapnya, lihat Laporan Microsoft 365 di pusat admin.

Grup Microsoft 365 memberi Anda sejumlah alat untuk kepatuhan, perlindungan informasi, dan eDiscovery.

Lihat juga