I file archiviati in un sito di SharePoint sono in genere disponibili per tutti gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per tale sito, ma è possibile condividere file o cartelle specifiche con persone che non hanno accesso al sito. Quando si condividono file e cartelle, si può decidere se consentire agli utenti di modificarli o solo di visualizzarli. È possibile vedere con chi è condiviso un file di SharePoint e interrompere la condivisione di file o cartelle di SharePoint o modificare le autorizzazioni in qualsiasi momento.
Nota
- Per condividere file e cartelle di OneDrive, consulta Condividere file e cartelle di OneDrive.
- È anche possibile condividere l'intero sito.
- La tua esperienza di condivisione potrebbe essere leggermente diversa dai passi e dagli screenshot qui sotto, ma le informazioni ti aiuteranno comunque a condividere file e cartelle.
- La condivisione di file o cartelle dall'esperienza moderna interrompe l'ereditarietà a livello di elenco o raccolta.
Selezionare un file o una cartella da condividere
Nel sito di SharePoint passare alla raccolta in cui si vogliono condividere i file.
Selezionare il file o la cartella da condividere selezionando l'icona a forma di cerchio corrispondente.
Nota
La condivisione di più elementi contemporaneamente non è disponibile. In alternativa, puoi aggiungere gli elementi che vuoi condividere in una cartella e poi condividerla.
- Se usi la visualizzazione Elenco, seleziona il cerchio sul lato sinistro dell'elemento.
- Se usi la visualizzazione Riquadri, seleziona il cerchio nell'angolo in alto a destra dell'elemento.
Seleziona
Condividi nella parte superiore della pagina.Nota
- Se il file o la cartella selezionata sono già condivisi con un utente, nella parte inferiore è presente un elenco Condivisi con. Ogni immagine è la foto del profilo di un individuo o le iniziali di un gruppo con cui il file è stato condiviso. Se si vuole modificare il livello di accesso per un singolo o un gruppo, selezionare una foto o le iniziali di gruppo per aprire Gestisci accesso.
- Se il file o la cartella selezionata non è attualmente condivisa con qualcuno, non ci sarà una lista Condivisa con.
Successivamente, scegli di condividere con persone specifiche o di condividere usando "Copia collegamento".
Condividere con persone specifiche
Scegliere questa opzione se si vuole inviare un invito tramite posta elettronica a persone o gruppi e tenere traccia di chi è stato invitato. In questo modo è anche possibile rimuovere le autorizzazioni per utenti o gruppi specifici in un secondo momento, se necessario.
È possibile condividere con persone specifiche specificando:
(A) i tuoi destinatari
(B) le loro autorizzazioni in relazione al file o alla cartella
- Aggiungi destinatari: nel campo Nome, gruppo o e-mail inizia a digitare gli indirizzi e-mail o i nomi dei contatti dei destinatari con cui desideri condividere il file o la cartella. Quando si inizia a immettere le informazioni nella casella, è possibile anche scegliere un contatto nell'elenco visualizzato.
- Specificare le autorizzazioni: usare l'icona a forma di matita a destra del campo Nome, gruppo o posta elettronica per specificare le autorizzazioni: Può modificare, Può visualizzare o Non è possibile scaricare. Seguire quindi la stessa procedura indicata sotto per condividere con le persone specifiche elencate. Per i documenti di Word, è possibile usare l'opzione Può revisionare per consentire a qualcuno di aggiungere commenti e suggerimenti, ma impedire che apporti modifiche.
- Se desideri, includi un messaggio sotto il campo Nome, gruppo o e-mail .
- Selezionare Invia.
Nota
Rispettare il copyright e fare attenzione ai contenuti che si sceglie di condividere online. La copia o la condivisione di materiali non autorizzati viola il Contratto di Servizi Microsoft.
Condividere usando "Copia collegamento"
Scegliere questa opzione per condividere elementi con molte persone, che magari non si conoscono direttamente. Ad esempio, puoi usare questi collegamenti per pubblicare post su Facebook, Twitter o LinkedIn oppure per condividerli in una e-mail o un messaggio. Chiunque riceve il collegamento può visualizzare o modificare l'elemento, a seconda dell'autorizzazione impostata. Gli utenti che dispongono del collegamento non possono caricare nuovi elementi. Tenere presente che il collegamento può anche essere inoltrato e che non è necessario accedere.
Accanto a Copia collegamento, selezionare l'icona a forma di ingranaggio delle impostazioni del collegamento per aprire le impostazioni del collegamento.
Nota
A seconda delle impostazioni impostate dall'amministratore, potrebbero essere disponibili impostazioni predefinite diverse. Ad esempio, questo pulsante potrebbe indicare che People in <Your Organization> can editing.
Per cambiare i permessi del link, seleziona un'opzione a chi vuoi dare accesso al link:
Nota
Se l'opzione di condivisione è disattivata, gli amministratori dell'organizzazione potrebbero aver limitato le autorizzazioni. Ad esempio, possono scegliere di rimuovere l'opzione Chiunque per evitare che i collegamenti utilizzabili vengano inoltrati ad altri al di fuori dell'organizzazione.
Chiunque dà accesso a chiunque riceva questo link, sia che lo invii direttamente o che qualcuno lo inoltri. Possono essere incluse anche persone esterne all'organizzazione. È consigliabile evitare questa opzione a meno che non sia assolutamente necessario.
People in <Your Organization> con il collegamento consente a chiunque nell'organizzazione abbia il collegamento di accedere al file, sia che lo ricevano direttamente da te o inoltrato da un altro utente.
L'opzione Persone con accesso esistente può essere usata dalle persone che hanno già accesso al documento o alla cartella. Non modifica le autorizzazioni e non condivide il collegamento. Usare questa opzione se si vuole inviare un collegamento a un utente che ha già accesso.
La funzione People scelta concede l'accesso solo alle persone specificate, anche se altre persone potrebbero già avere accesso. Se qualcuno inoltra l'invito alla condivisione, solo le persone che hanno già accesso all'elemento potranno usare il collegamento.
Nota
Per tenere traccia dell'accesso e garantire la sicurezza, è possibile condividere solo con un utente dell'organizzazione o con un account Microsoft.
In Altre impostazioni è possibile impostare le opzioni seguenti:
Può modificare consente agli utenti che hanno eseguito l'accesso con un account Microsoft di modificare i file o le cartelle a cui hanno accesso. Se si condivide una cartella, gli utenti con autorizzazioni di modifica possono copiare, spostare, modificare, rinominare, condividere ed eliminare qualsiasi elemento nella cartella a cui hanno accesso.
Nota
- L'opzione Può modificare è attivata per impostazione predefinita.
- Alcuni collegamenti hanno opzioni limitate e sono solo collegamenti anonimi.
Può rivedere limita le persone che possono lasciare commenti e fornire suggerimenti sul file.
Nota
- Solo i documenti di Word hanno questa opzione di autorizzazione.
- Se qualcuno ha già le autorizzazioni di modifica per il documento, la selezione di Può revisionare non impedirà di apportare modifiche. Per loro, il documento verrà aperto in modalità di modifica.
Può visualizzare significa che le persone possono visualizzare, copiare o scaricare gli elementi senza eseguire l'accesso. Possono anche inoltrare il collegamento ad altre persone. Tuttavia, non possono apportare modifiche alla versione in SharePoint.
L'impossibilità di scaricare impedisce agli utenti di scaricare i file o le cartelle a cui hanno accesso.
Imposta data di scadenza consente di impostare una data di scadenza per il collegamento. Dopo la data impostata, il collegamento non funzionerà più e sarà necessario creare un nuovo collegamento per gli utenti che richiedono l'accesso al file o alla cartella. Imposta la data di scadenza è solo nei collegamenti anonimi.
Nota
Imposta la data di scadenza è disponibile solo se si tratta di un collegamento a chiunque.
Imposta password consente di impostare una password per accedere al file. Quando un utente seleziona il collegamento, gli verrà chiesto di immettere una password prima di poter accedere al file. È necessario fornire questa password separatamente a tutti gli utenti con cui si vuole condividere il file. Imposta data password è disponibile solo per i collegamenti anonimi.
Nota
Imposta data password è disponibile solo se si tratta di un collegamento a chiunque.
Dopo aver impostato tutte le impostazioni e le autorizzazioni per i collegamenti, selezionare Applica.
Seleziona Copia collegamento.
Incollare il collegamento e inviarlo in una e-mail, un messaggio o post.
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