Usare il modello di sito di gestione progetti di SharePoint

Prima di tutto, seguire le istruzioni su come aggiungere il modello a un sito nuovo o esistente.

Esplorare il contenuto del sito prepopolato, le web part e le pagine e decidere quali personalizzazioni dei siti saranno necessarie per allinearsi al marchio, alla voce e all'obiettivo aziendale generale dell'organizzazione. 

Contenuto del modello di sito, elenco e post di notizie prepopolato:

• Home page - Fornisce un luogo di destinazione in cui i team possono condividere facilmente contenuti, collaborare e ottenere aggiornamenti per il progetto

• Calendario: visualizza il calendario di Outlook del team

• Elenco Di controllo avanzamento progetto- Tenere traccia di tutti i progressi del lavoro correlati al progetto imminente. Personalizzare questo modello di elenco modificando i campi di testo dell'elenco.

• Elenco di gestione dei problemi : consente di tenere traccia di eventuali problemi che potrebbero intralciarti al progetto.  Personalizzare questo modello di elenco modificando i campi di testo dell'elenco.

• Raccolta documenti - Accesso semplice e sicuro ai file di progetto

• Cestino - Consente di accedere al contenuto correlato al progetto eliminato di recente 

• Modello di relazione sullo stato - Usare questo modello pronto per pubblicare facilmente rapporti sullo stato del progetto nel team. Personalizzare questo modello di post di notizie modificando le web part Testo e Immagine dell'elenco.

Dopo aver aggiunto il modello di sito gestione progetti, è il momento di personalizzarlo e personalizzarlo. 

Controllare lo stato del progetto e gli elenchi di gestione dei problemi - Usare la web part Hero per mantenere i membri del team aggiornati sullo stato del progetto. Conto alla rovescia per il lancio del progetto - Usare la web part Timer conto alla rovescia per far sapere ai membri del team quanto tempo è rimasto per prepararsi per il lancio del progetto. Evidenziare le risorse usate di frequente: usare la web part Raccolta documenti per fornire un accesso rapido alle risorse e ai file del team.  Esaminare le attività recenti del sito del team - Usare la web part Attività sito per visualizzare il contenuto visualizzato di recente da altri membri del team. Visualizzare un elenco di pianificazioni e scadenze del progetto: usare la web part Eventi per creare un elenco di scadenze importanti per il team. Condividere notizie e annunci del team - Usare la web part Notizie per pubblicare annunci del team e opportunità di eventi. Fornire un elenco degli strumenti usati di frequente : usare la web part Collegamenti rapidi per semplificare la collaborazione compilando un elenco di strumenti usati di frequente per il progetto.  Fornire l'accesso ai contatti principali: usare la web part Persone per elencare i punti di contatto principali per la gestione dei progetti.

Personalizzare l'aspetto del sito, la struttura di spostamento del sito, le web part e il contenuto in base alle esigenze degli utenti e dell'organizzazione. Quando si apportano personalizzazioni, assicurarsi che il sito sia in modalità di modifica selezionando Modifica nell'angolo in alto a destra del sito. Mentre si lavora, salvare come bozza o ripubblicare le modifiche per rendere visibili le modifiche ai visualizzatori.

1. Usare la web part Hero per evidenziare lo stato del progetto

1. Per iniziare, selezionare la web part Hero e scegliere Modifica .

2. Scegliere quindi le opzioni Livello e Riquadro più adatte alle esigenze dell'organizzazione.

Visualizzare layout diversi e altre informazioni sulla modifica dellaweb part Hero.

2. Usare la web part Timer conto alla rovescia per far sapere ai membri del team quanto tempo rimane

1. Per iniziare, selezionare la web part Timer conto alla rovescia e scegliere Modifica .

2. Aggiungere la data e l'ora dell'evento. 

3. Selezionare il Formato per la visualizzazione del timer.

4. Aggiungere un invito all'azione modificando il testo sovrapposto e aggiungere un collegamento ad altre informazioni.

5. Personalizzare l'immagine di sfondo della web part selezionando Cambia, scegliendo un'origine immagine e selezionando Inserisci.  

Altre informazioni sull'uso della web part Timer conto alla rovescia.

3. Usare la web part Raccolta documenti per fornire un accesso rapido alle risorse

1. Per cambiare l'origine della visualizzazione o della cartella per la web part Raccolta documenti, selezionare Modifica .

2. Per modificare cartelle, etichette e contenuto della raccolta documenti, passare alla raccolta in Contenuto del sito. Apportare le modifiche e il contenuto verrà aggiornato nella web part.

Altre informazioni sull'uso della web part Raccolta documenti.

4. Usare la web part Attività sito per mantenersi aggiornati sulle attività del team

1. Per iniziare, selezionare la web part Attività sito e selezionare Modifica web part .

2. Immettere un numero nella casella degli strumenti in Mostra molti elementi alla volta.

Altre informazioni sull'uso della web part Attività sito.

5. Usare la web part Eventi per tenere traccia di date e scadenze

1. Per iniziare, selezionare la web part Eventi e scegliere Modifica .

2. Selezionare l'origine.

3. Selezionare quindi l'intervallo date che deve essere visualizzato nel sito. 

4. Quindi, seleziona il Layout.

5. Selezionare il Numero massimo di elementi che devono essere elencati in questa web part. 

Altre informazioni sullaweb part Eventi.

6. Usare la web part Notizie per enfatizzare gli annunci del team di progetto e le opportunità di eventi.

1. Prima di tutto selezionare la web part Notizie e scegliere Modifica .

2. Selezionare quindi la fonte di notizie che contiene le informazioni da visualizzare.

3. Selezionare le opzioni Layout, Visualizzazione e Filtro per visualizzare al meglio i membri del team dell'organizzazione.

4. Nella sezione Organizza determinare l'ordine di visualizzazione delle notizie.

Altre informazioni sull'uso della web part Notizie.

7. Usare la web part Collegamenti rapidi per compilare un elenco degli strumenti usati di frequente per il progetto.

1. Passare alla web part Collegamenti rapidi e selezionare il collegamento e quindi Modifica .

2. Modificare il collegamento, il titolo, l'icona e la descrizione, se necessario.

3. Per aggiungere un collegamento, selezionare + Aggiungi collegamenti.

Vedere i diversi tipi di layout e opzioni di modifica per la web part Collegamenti rapidi.

8. Usare la web part Persone per elencare i punti di contatto principali per i progetti

1. Per iniziare, eliminare l'immagine della web part Persone.

2. Quindi, aggiungere la web part Persone in posizione selezionando la linea con un segno +, in questo modo:

   

3. Selezionare Modifica nella web part Persone.

4. Immetti il nome di una persona o di un gruppo, quindi seleziona Salva.

Altre informazioni sulla web part Persone.

Personalizzare le pagine seguenti all'interno del sito: 

• Elenco Di controllo avanzamento progetto- Tenere traccia di tutti i progressi del lavoro correlati al progetto imminente. Personalizzare questo modello di elenco modificando i campi di testo dell'elenco.

• Elenco di gestione dei problemi : consente di tenere traccia di eventuali problemi che potrebbero intralciarti al progetto.  Personalizzare questo modello di elenco modificando i campi di testo dell'elenco.

• Modello di relazione sullo stato - Accedere a questo modello in Impostazioni e quindi in Contenuto del sito. Usare questo modello pronto per pubblicare facilmente rapporti sullo stato del progetto nel team. Personalizzare questo modello di post di notizie modificando le web part Testo e Immagine dell'elenco .

Personalizzare l'aspetto e la struttura di spostamento del sito

Prima di condividere il sito con altri utenti, applicare gli ultimi ritocchi al sito assicurando agli utenti la possibilità di trovarne il sito, spostarsi facilmente tra collegamenti e pagine e accedere rapidamente al contenuto del sito.

• Modificare le raccolte documenti aggiornando i nomi delle cartelle e caricando risorse.

• Modificare e personalizzare la struttura di spostamento del sito.

• Modificare l'aspetto del sito personalizzando il tema, il logo, i layout di intestazione e l'aspetto del sito.

• Aggiungere o rimuovere pagine nel sito o nella struttura di spostamento del sito per includere contenuto esistente.

• Scegliere se associare il sito a un sito hub all'interno dell'organizzazione oppure aggiungerlo alla struttura di spostamento esistente del sito hub , se necessario.

Condividere il sito con altri utenti dopo averlo personalizzato, rivisto e pubblicato la bozza finale. 

1. Selezionare Impostazioni e quindi Autorizzazioni sito.

2. Selezionare quindi Invita persone e quindi Aggiungi membri al gruppo e quindi Aggiungi per concedere l'accesso completo al contenuto del sito del team, risorse condivise come il calendario di Outlook del team e i diritti di modifica per il sito.

3. Selezionare Quindi Invita persone , Condividi solo sito e Quindi Salva per condividere il sito, ma non le risorse condivise o i diritti di modifica del sito.

Altre informazioni sulla gestione delle impostazioni del sito del team, delle informazioni e delle autorizzazioni del sito.

Dopo aver creato e avviato il sito, la fase importante successiva è la gestione del contenuto del sito. Assicurarsi di avere un piano per mantenere aggiornati il contenuto e le web part. 

Procedure consigliate per la manutenzione del sito:

• Pianificare la manutenzione del sito - Definire una pianificazione per rivedere il contenuto del sito tutte le volte che necessario, per assicurarsi che il contenuto sia ancora accurato e pertinente.

• Pubblicare regolarmente notizie : distribuire gli annunci, le informazioni e lo stato più recenti nell'organizzazione.  Informazioni su come aggiungere un post di notizie in un sito del team o in un sito di comunicazione e come mostrare ad altri utenti che pubblicano annunci su come usare le notizie di SharePoint.

• Controllare collegamenti e web part - Mantenere i collegamenti e le web part aggiornati per assicurarsi di sfruttare l'intero valore del sito.

• Usare l'analisi per migliorare il coinvolgimento - Visualizzare l'utilizzo del sito usando il report predefinito sui dati di utilizzoper ottenere informazioni sul contenuto più diffuso, sulle visite ai siti e altro ancora.

• Rivedere periodicamente le impostazioni del sito : dopo aver creato un sito in SharePoint, è possibile apportare modifiche alle impostazioni, alle informazioni del sito e alle autorizzazioni per il sito.