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Crisis コミュニケーション チーム のサイト テンプレートを使用する

SharePoint Crisis コミュニケーション チーム サイト テンプレートは、危機コミュニケーション チームの内部ホーム ページとして機能するように設計された チーム サイトです。 全員に情報を提供しながら、チームとイベントの詳細を調整して計画します。

この記事では、SharePoint Crisis コミュニケーション チーム のサイト テンプレート上にある要素を共有し、サイトをカスタマイズして独自のものにする方法について説明します。 

Crisis コミュニケーション チーム サイト テンプレートのプレビュー。

注: 

  • このテンプレートは、Microsoft 365 接続済みテンプレートですこのテンプレートを使用してチームを作成すると、接続された SharePoint テンプレートがサイトとチームに適用されます。

  • ページ、リスト、Power Platform の統合などの SharePoint コンポーネントは自動的に追加され、チームの [全般] チャネルにタブとしてピン留めされます。 ユーザーは、Teams 内から直接これらのページとリストを編集できます。

サイトの機能

  • イメージ、Web パーツ、コンテンツが事前に設定されたカスタマイズ可能なサイト。これは、チームのニーズに合わせてカスタマイズを行うときにサイト エディターを刺激することを目的としています。

  • Microsoft Listsを使用して、プロジェクト トラッカーとイシュー トラッカー リストを作成し、チームでプロジェクトの詳細を管理および追跡できます。

注: 

  • 一部の機能は、 対象リリース プログラムを選択した組織に段階的に導入されます。 これは、この機能がまだ表示されない場合や、ヘルプ記事で説明されているものとは異なる場合があることを意味します。

  • 既存のサイトにテンプレートを適用しても、コンテンツは自動的に新しいテンプレートとマージされません。 代わりに、既存のコンテンツはサイト コンテンツに重複ページとして格納されます。 

最初に、 サイト テンプレートを新規または既存の SharePoint サイトに追加する方法に関する手順に従います。

注: このテンプレートをサイトに追加するには、サイト作成アクセス許可が必要です。 

事前に設定されたサイト コンテンツ、Web パーツ、ページを調べ、組織のブランド、音声、全体的なビジネス目標に合わせて必要なサイトのカスタマイズを決定します。 

事前設定されたサイト ページ:

  • ホーム ページ - 訪問者が進行中の危機に関するニュース、対応の更新、ポリシーと手順に関する情報、役立つリソースを確認するための場所とランディング 場所を提供します。

  • 最新の更新 - このページには、危機と組織に関連する最新のニュースや更新情報を共有するためのスペースが用意されています。

  • プロジェクト計画 – 今後のプロジェクトに関連するすべての作業の進捗状況を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。

  • コンテンツ スケジューラ – 今後のイベントに関して共有されるコンテンツを整理します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。

  • 会話 - Outlook で共有チームエイリアスとチーム予定表に接続します。 Microsoft Teams でリアルタイム チャットを追加するには、このサイトを Microsoft 365 グループ に接続します。

  • ドキュメント - Outlook で共有チームエイリアスとチーム予定表に接続します。 Microsoft Teams でリアルタイム チャットを追加するには、このサイトを Microsoft 365 グループ に接続します。

  • ごみ箱 - 最近破棄されたチーム コンテンツへのアクセスを提供します。

Crisis コミュニケーション チーム サイト テンプレートを追加したら、それをカスタマイズして独自のテンプレートにします。 

注: SharePoint サイトを編集するには、サイト所有者またはサイト メンバーである必要があります。

  1. 重要なニュースとお知らせを紹介する - ヒーロー Web パーツを使用して、危機のプロトコル、状況の更新、および役立つリソースを強調します。

  2. 役立つ情報を提供する - テキスト Web パーツを使用して、チームに役立つ情報を提供します。

  3. 頻繁に使用されるリソースへのリンクを強調表示する - クイック リンク Web パーツを使用して、危機リソースに簡単にアクセスできるようにします。

  4. キー連絡先へのアクセスを提供する - People Web パーツを使用して、危機チームの主要な連絡先を一覧表示します。

  5. ドキュメントへの簡単なアクセスを提供する - ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用して、部門のリソースとドキュメントにすばやくアクセスできます。

  6. 最近のチーム サイト アクティビティを確認 する - サイト アクティビティ Web パーツを使用して、他のチーム メンバーが最近アクセスしたコンテンツを表示します。

  7. 学習資料やその他のリソースへのアクセスを提供する - クイック リンク Web パーツを使用して、内部および外部の機関リソースの一覧をキュレーションします。

使用可能な Web パーツを強調表示する Crisis コミュニケーション チーム サイト テンプレート。

閲覧者や組織のニーズに合わせて、サイトの 外観、サイト ナビゲーションWeb パーツ、コンテンツをカスタマイズします。 カスタマイズを行うときは、サイトの右上にある [編集] を選択して、サイトが 編集 モードになっていることを確認します。 作業中に、 下書きとして保存するか、 変更を再発行 して編集内容を閲覧者に表示します。

1. ヒーロー Web パーツを使用して、危機のプロトコル、状況の更新、および有用なリソースを強調表示する

ヒーロー Web パーツのプレビュー。

  1. まず、Hero Web パーツを選択し、[Web パーツの編集 ]鉛筆アイコンの編集のスクリーンショットを選択します。

  2. 次に、組織のニーズに最も適した [レイヤー] オプションと [タイル] オプションを選択します。

さまざまなレイアウトを確認し、 Hero Web パーツの編集の詳細を確認してください。

2. テキスト Web パーツを使用してチームに役立つ情報を提供する

テキスト Web パーツのプレビュー。

  1. まず、テキスト Web パーツを選択し、[Web パーツの編集 ]鉛筆アイコンの編集のスクリーンショットを選択します。

  2. Web パーツでテキストを直接編集します。 

テキスト Web パーツの編集の詳細については、こちらをご覧ください。

3.  クイック リンク Web パーツを使用して、危機リソースに簡単にアクセスできるようにします

クイック リンク Web パーツのプレビューには、ポリシーとプロシージャのリソースへのリンクが表示されています。

  1. クイック リンク Web パーツに移動し、リンクを選択し、[Web パーツの編集]鉛筆アイコンの編集のスクリーンショットを選択します。

  2. 必要に応じて、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。

  3. リンクを追加するには、[+ リンクの追加] を選択します。

さまざまなレイアウトを参照し、クイック リンク Web パーツの編集の詳細を確認してください。

4.  People Web パーツを使用して、危機チームの主要な連絡先を一覧表示する

ユーザー Web パーツのプレビュー。

  1. まず、Web パーツPeopleプレースホルダーを削除します。

  2. 次に、People Web パーツを追加します。次に、円で囲まれた行を選択して 、+:ページに Web パーツを追加するためのプラス記号

  3. [Web パーツ 鉛筆アイコンの編集のスクリーンショットの編集] を選択します

  4. レイアウトを調整し、ユーザーまたはグループの名前を入力し、[保存] を選択 します

People Web パーツの詳細については、こちらをご覧ください。

5.  ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用して、部門のリソースとドキュメントにすばやくアクセスできるようにします

ドキュメント Web パーツのプレビュー。

  1. ドキュメント ライブラリ Web パーツのビューまたはフォルダー ソースを変更するには、[Web パーツの編集 ] 鉛筆アイコンの編集のスクリーンショットを選択します。

  2. ドキュメント ライブラリ フォルダー、ラベル、コンテンツを編集するには、サイト コンテンツのライブラリに移動し、編集を行って、Web パーツにコンテンツの更新が表示されます。

ドキュメント ライブラリ Web パーツの編集の詳細については、こちらをご覧ください。

6.  サイト アクティビティ Web パーツを使用してチーム アクティビティを最新の状態に保つ

サイト アクティビティ Web パーツのプレビュー。

  1. まず、サイト アクティビティ Web パーツを選択し、[Web パーツの編集]鉛筆アイコンの編集のスクリーンショットを選択します。

  2. ツールボックスの [一度にこの多くの項目を表示する] に数値を入力します。

サイト アクティビティ Web パーツの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。

7.  クイック リンク Web パーツを使用して、内部および外部の機関リソースの一覧をキュレーションする

大きなクイック グラフ Web パーツのスクリーンショット

  1. まず、クイック リンク Web パーツを選択し、[Web パーツの編集]鉛筆アイコンの編集のスクリーンショットを選択します。

  2. 必要に応じて、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。

  3. リンクを追加するには、[+ リンクの追加] を選択します。

クイック リンク パーツの使用方法の詳細については、こちらをご覧ください。

サイト内の次のページをカスタマイズする 

最新の更新ページのプレビュー。

外観とサイトナビゲーションをカスタマイズする

サイトを他のユーザーと共有する前に、ユーザーがサイトを見つけ、リンクやページ間を簡単に移動し、サイト上のコンテンツにすばやくアクセスできるようにすることで、サイトの仕上げを行います。

サイトをカスタマイズし、レビューし、最終的な下書きを公開した後で、他のユーザーとサイトを共有します。 

  1. [設定] を選択し、[サイトのアクセス許可] を選択します 

  2. に、[ユーザーの招待] を選択し、[ グループにメンバーを追加 ] を選択し、[ 追加] を選択して、チーム サイトコンテンツ、チーム Outlook 予定表などの共有リソース、サイトへの編集権限を付与します。

  3. 次に、[ ユーザーを招待 ] を選択し、[ サイトのみを共有] を選択し、[ 保存] を 選択してサイトを共有しますが、共有リソースやサイト編集権限は共有しません。

詳細については、 チーム サイトの設定、サイト情報、アクセス許可の管理に関するページを参照してください。

サイトを作成して起動した後、次の重要なフェーズはサイト コンテンツの管理です。 コンテンツと Web パーツを最新の状態に保つ計画があることを確認します。 

サイト メンテナンスのベスト プラクティス:

  • サイトメンテナンスの計画 - コンテンツがまだ正確で関連性が高いように、必要に応じてサイトコンテンツをレビューするスケジュールを設定します。

  • ニュースを定期的に投稿 する - 最新のお知らせ、情報、状態を組織全体に配布します。  チーム サイトまたはコミュニケーション サイトにニュース投稿を追加し、お知らせを投稿する他のユーザーに SharePoint ニュースの使用方法を示す方法について説明します。

  • リンクと Web パーツを確認 する - リンクと Web パーツを最新の状態に保ち、サイトの価値を最大限に活用できるようにします。

  • 分析を使用してエンゲージメントを向上させる - 組み込みの使用状況データ レポートを使用してサイトの使用状況を表示し、人気のあるコンテンツ、サイト訪問などの情報を取得します。

  • サイトの設定を定期的に確認する - SharePoint でサイトを作成したら、サイト の設定、サイト情報、アクセス許可を変更 できます。

その他のカスタマイズ リソース

SharePoint サイトの計画構築、保守について詳しくは、こちらをご覧ください。

その他の SharePoint サイト テンプレートを参照してください。

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