Programmas Microsoft Viva Insights izmantošana programmā Outlook

Sapulces ir svarīgi, lai sadarbībai būtu veselīgs dzīvesveids. Labāka sapulču prakse var uzlabot produktivitāti, informācijas koplietošanu, inovācijas, lēmumu pieņemšanu un savienojumus starp grupas dalībniekiem.

Skatā Sagatavošanās sapulču ieskatam redzams saraksts ar gaidāmajām sapulcēm, kuras esat rīkojis vai uz kurām esat uzaicināts nākamajās septiņas kalendāra dienās (tostarp pašreizējā dienā). Šis ieskats palīdz izlemt, vai katra sapulce ir gatava darbam. Atlasiet Sagatavoties sapulcēm, lai skatītu ieskatu par katru gaidāmo sapulci. Atlasiet, lai filtrētu pēc viss, Organizēts vai Uzaicināts sapulces.

Tālāk ir apskatītas darbības, ko varat veikt, izmantojot šo informāciju.

• Dalībnieku skatīšana: Uzziniet procentuālo uzaicināto personu skaitu, kas ir akceptēs sapulci, un uzaicināto personu skaitu. Atlasiet lejupvērsto bultiņu, lai skatītu papildinformāciju par šiem dalībniekiem.

• Skatīt konfliktus: Iegūstiet sarakstu ar visām pārējām sapulcēm, kurās ir konflikts ar šo sapulci.

• Atbildēt (ja esat uzaicināts): Atbildiet uz uzaicinājumu ar Jā vai Nē. Ja jau esat atbildējis, jūsu atbilde ir redzama šeit. Ja sapulce tiek plānota ārpus jūsu parastās sapulces laika (ja parasti organizējat un apmeklējat sapulces darba dienas laikā un ārpus tās), tā tiek iezīmēta ar opciju attiecīgi atbildēt.

• Skatīt pielikumus: Skatiet ar šo sapulci saistīto pielikumu skaitu, kā arī to virsrakstus un krātuves atrašanās vietu (tiešsaistē vai lokāli). Ja pielikums tiek glabāts tiešsaistē, skatiet papildinformāciju par to vai atveriet to.

• Skatīt saistītos dokumentus: Skatiet dokumentus, kas var palīdzēt sagatavoties sapulcei.

• Nosakiet, vai sapulcei ir tiešsaistes saite (ja esat rīkotājs): Ja sapulcei ir tiešsaistes saite, šeit pamanīsit, ka ir jā. Ja tā nav, pamanīsit, ka ir nē.

• Grāmatas sagatavošanas laiks: Rezervēt 15 vai 30 minūtes sagatavošanās laika pirms sapulces. Rezervētais laiks tiek rādīts jūsu kalendārā un atsaucas uz sapulci, kā "Sagatavošanās laiks [sapulces virsraksts]." Varat arī atcelt sapulces sagatavošanas laiku vai izdzēst to tieši no kalendāra.

Attiecas uz: personām, kas reģistrētas piemērojamajā pakalpojumu plānā

Ar sekot e-pasta un dokumentu atvērtajiem kursiem, Viva Insights norāda:

• Cik daudz personu atvēra jūsu e-pastu.

• Vidējais laiks, ko cilvēki bija pavadījuši, lasot jūsu e-pastu.

• Cik e-pasta adresāti atvēra dokumentu, kuru e-pasta ziņojumā kopīgoāt kā saiti vai kā pielikumu.

Iegūstiet informāciju par nosūtītajiem e-pasta ziņojumiem:

1. Ja jaunā Viva Insights vēl nav atvērta, Outlook sākuma Viva Insights atlasiet ikonu Sākums, lai to atvērtu. Ja saņemat ziņojumu "Esiet sveicināts!", atlasiet Sākt darbu.

2. Atlasiet kādu no šiem:

   1. Konteksta e-pasta atvērtais ātrums — rāda lasīšanas statistiku par nosūtītajiem e-pasta ziņojumiem, kas pašlaik ir atvērti programmā Outlook. Tas arī nodrošina atvērtas likmes saistītiem vai pievienotiem dokumentiem, kas tiek glabāti OneDrive darbam SharePoint.

      Piezīme.: Retos gadījumos dokumentu atvēršanas ātrums var būt lielāks par e-pasta atvērto pārraides ātrumu. Tā var notikt, ja adresāti dokumentu atver no avotiem, kas nav e-pasta ziņojums, kurā dokuments tika koplietots.

   2. Sekot e-pasta atvērtajiem tarifiem — rāda lasīšanas statistiku par visiem nosūtītajiem e-pasta ziņojumiem.

Abas šīs opcijas parāda e-pasta tēmas rindiņu un atvērto likmi, atvērto likmi (dažkārt izteiktu kā procentus) un pārsūtīto ziņojumu skaitu.

Var būt viegli zaudēt informāciju par pieprasījumiem, kurus esat veicis ar saviem kolēģiem. Automātiski izgūstot savus neapmaksātos sekojuma punktus no pēdējām 14 dienām pēc e-pasta saziņas, sekojuma informācija par jūsu pieprasījumiem var palīdzēt jums pārbaudīt pieprasījumus, ko esat veicis saviem kolēģiem, piemēram:

• "Vai varat man nosūtīt jaunāko šī gada atskaiti?"

• "Ikviens, lūdzu, pabeidziet veiktspējas novērtēšanu līdz nedēļas beigām."

• "Cancel my RSVP for Carrin Patman's lunch scheduled early next week".

1. Nākamajā Viva Insights rūtī atlasiet Sekošana saviem pieprasījumiem.

2. Atlasiet kādu no šiem:

• Sekojiet līdzi, lai atvērtu jaunu ziņojumu jūsu esošajā e-pasta pavedienā.

• Atzīmēt kā pabeigtu, ja uzdevums jau ir pabeigts.

• Elipses (...) > Šis nav sekojuma darbības, lai noņemtu šo informāciju no jūsu sekojuma saraksta. Atzīmēšana kā Šis nav sekojums Viva Insights var noteikt, kas turpmāk būs jāseko.

Rezervējiet laiku, lai koncentrētos, var palīdzēt jums aizsargāt laiku fokusētajam darbam, kā arī samazināt paziņojumus (un tādējādi novērst uzmanību), izmantojot Teams tērzēšanas sarunas un zvanus fokusēšanas laikā.

1. Pievienojumprogrammas Viva Insights rūtī atlasiet Grāmatas laiks, lai fokusu koncentrētu. Šī informācija tiek parādīta, ja jūsu kalendārā ir pieejams laiks jūsu darba laikā, ko nebloķē sapulces vai tikšanās.

2. Atlasiet:

   • Plusa ikona (+) blakus fokusa blokam, kuru vēlaties pievienot kalendāram.

   • Zīmuļa ikona, lai mainītu to, kā jūsu fokusa bloks tiek rādīts jūsu kalendārā. Pieņemsim, ka vēlaties koncentrēties uz "Pārdošanas iestatne" divas stundas. Jūs mainiet fokusa laiku uz "Pārdošanas iestatne" un pēc tam atlasiet pluszīmes ikonu (+). Šī darbība grāmatās ir ieplānota divu stundu tikšanās kalendārā ar nosaukumu "Pārdošanas iestatne".

   • Rezervējiet visus , lai ieplānotu visu pieejamo fokusa laiku vienlaikus, iestatot aizsargātu laiku visas nedēļas laikā. Izmantojiet iestatījumu Pusdienu laika ieskata iestatīšana, lai iestatītu pusdienu stundu preferences. Viva Insights ievēros jūsu preferences, kad tas ieplāno fokusa laiku.

Atverot dokumentus, tiek parādīts saraksts ar kopīgotajiem OneDrive un SharePoint dokumentiem e-pasta ziņojumā, kas vēl nav atvērts. Šajā sarakstā ir pēdējo 14 dienu dokumenti.

1. Pievienojumprogrammas Viva Insights rūtī atlasiet Tvert dokumentus.

2. Atlasiet:

   • Atveriet e-pastu vai Atvērt sapulci, lai atvērtu e-pasta ziņojumu vai sapulci, kurā tika koplietoti nelasītie dokumenti.

   • Rezervējiet laiku , lai ieplānotu laiku kalendārā, lai pārskatītu nelasītos dokumentus.

Pamatojoties uz jūsu sadarbības modeļiem, Varat pievienot svarīgas personas, kas varētu ieteikt atzīmēt dažas kontaktpersonas kā svarīgas. Kad šīs kontaktpersonas ir atzīmēt kā svarīgas, Viva Insights atgādinātu par uzdevumu veikšanu un atvērtu nelasītos e-pasta ziņojumus no šīm kontaktpersonām.

1. Pievienojumprogrammas Viva Insights rūtī atlasiet Pievienot svarīgas personas.

2. Atlasiet Atzīmēt kā svarīgu katrai kontaktpersonai, kurai vēlaties noteikt prioritāti.

Izmantojiet iestatiet pusdienu laiku, lai aizsargātu pusdienu laiku un personalizētu Viva Insights lai varētu ņemt vērā vēlamo pusdienu laiku.

Varat izvēlēties pusdienu laiku vienā no diviem veidiem — sadaļā Iestatījumi vai izmantojot kartīti Pusdienu stundu iestatīšana:

Pusdienu darba laika iestatīšana iestatījumos 

1. Pievienojumprogrammas Viva Insights rūtī Iestatījumi (zobrata ikona).

2. Sadaļā Iestatīt pusdienu laiku atlasiet rediģēšanas (zīmuļa) opciju.

3. Mainiet vērtības laukos Sākt pusdienu stundu un Beigt pusdienu stundu.

4. Atlasiet Atjaunināt.

Pusdienu laika iestatīšana, izmantojot pusdienu darba laika kartītes iestatīšana

1. Pievienojumprogrammas Viva Insights rūtī atlasiet Iestatīt pusdienu laiku.

2. Ievērosit noklusējuma pusdienu laiku. Atlasiet Apstiprināt , lai saglabātu informāciju šeit, vai Mainīt , lai tos rediģētu.

3. Ja vēlaties bloķēt pusdienas kalendārā katru dienu, atlasiet Pievienot periodisku kalendāra pasākumu ,lai aizsargātu šo laiku.

4. Ja esat veicis izmaiņas, atlasiet Atjaunināt.

Izmantojiet informācijas par laiku plānošanu, lai samazinātu laiku, ko vēlaties plānot ārpus darba. Šis kontrolsaraksta rīks palīdz:

• Atrisiniet visas sapulces vienuviet, izmantojot pielāgotu ziņojumu par savu ieplānoto taimautu.

• Izveidojiet savas automātiskās atbildes un informējiet savu grupu par plānoto laiku.

• Plānojiet fokusēšanas laiku, lai pirms darba aplauztu uzdevumus un strādātu atpakaļ.

Plānojiet savu grafiku, izmantojot šīs opcijas vienlaikus vai atsevišķi, tiklīdz tuvojaties datumam. Varat arī atgriezties jebkurā laikā un mainīt informāciju, pirms dodaties ceļā. Viva Insights sekos līdzi darba norisei un atjauninās, kuras darbības būs paveiktas.

1. Pievienojumprogrammas Viva Insights rūtī dodieties uz kartīti Prom no laika plānošana.

2. Atlasiet Man palīdzēt plānot , lai iegūtu kontrolsarakstu, kurā ir šādas plānošanas opcijas:

   1. Datumu atlase — iestatiet kalendārā "Ārpus biroja" tikšanos atlasītajiem datumiem:

      1. Atlasiet Sākuma un Beigu datumi, ja nebūsit birojā.

      2. Atlasiet Schedule (Ieplānot).

   2. Iestatīt automātiskās atbildes — izveidojiet un saglabājiet atrašanās ārpus biroja atbildes ziņojumu atlasītajiem datumiem:

      1. Sadaļā Ziņojuma veidošana vai rediģēšana norādiet noklusējuma ziņojumu vai rediģējiet ārpus biroja atrašanās atbildi.

         Piezīme.: Ja esat sastādījis ziņojumu par iepriekšējo ārpus biroja atrašanās periodu, ievērosit jaunāko ziņojumu, ko izmantojāt kā noklusējuma ziņojumu laukā Izveidot vai rediģēt ziņojumu.

      2. Atlasiet Sūtīt ārpus manas organizācijas, lai to pašu ziņojumu nosūtītu personām jūsu organizācijā un ārpus tās.

         Padoms.: Ja vēlaties nosūtīt citu automātiskās atbildes ziņojumu personām ārpus jūsu organizācijas, to varat izdarīt programmā Outlook: Iestatījumi > Pasts> Automātiskās atbildes.

      3. Atlasiet Saglabāt.

   3. Informēt līdzstrādniekus — informējiet cilvēkus, ar kuriem esat sadarbojies pēdējās četrās nedēļās par savu gaidāmo laiku.  

      1. Ja vēlaties informēt līdzstrādniekus, nosūtot e-pasta ziņojumu, atlasiet Atvērt jaunu e-pasta melnrakstu, Veikt izmaiņas un Nosūtīt.

      2. Ja vēlaties informēt līdzstrādniekus, izmantojot uzaicinājumu uz sapulci, atlasiet Atvērt jaunu uzaicinājumu uz sapulci, veiciet izmaiņas un Nosūtīt.

   4. Sapulču atrisrise — noraidiet vai atceliet sapulces, kuras esat rīkojiet vai akceptējis, kad esat prom.

      1. Noraidīt un atcelt sapulces ar šo ziņojumu — rediģējiet ziņojumu, ko uzaicinājumi Viva Insights, lai noraidītu vai atceltu sapulču uzaicinājumus.

      2. Atlasiet noraidīt un atcelt sapulces — atlasiet, kuras sapulces vēlaties noraidīt vai atcelt, vai izmantojiet opciju Atlasīt visu, lai noraidītu vai atceltu visas sarakstā norādītās sapulces. Kad esat pabeidzis, atlasiet Apstiprināt. Varat arī atlasīt Atvērt blakus sapulcei, lai skatītu papildinformāciju par to.

   5. Ieplānot fokusu — pirms darba beigām ieplānot laiku, kad koncentrēties uz darbu aplaušanu, un pēc tam atgriezties pie darba.

      1. Izvērsiet Sadaļu Pārskatīt atvērtos slotus.

      2. Atlasiet pluszīmi (+) blakus pieejamajiem fokusa laika intervāliem, ko vēlaties rezervēt.

      3. Atlasiet Gatavs, lai tos pievienotu savam kalendāram.

Kā vadītājs varat izmantot komandu "Tvert informāciju", lai:

• Rīkojieties atbilstoši uzdevumiem, kurus apsolījāt paveikt vai kuras grupas dalībnieki lūdza jūs izpildīt.

• Pārskatiet svarīgus e-pasta ziņojumus un dokumentus no grupas dalībniekiem, kurus vēl neesat izlasījis.

Šis līdzeklis ir pieejams tikai tiem Viva Insights, kuriem ir tiešas atskaites, kas norādītas Azure Active Directory. Ja esat vadītājs, bet neredzat šo līdzekli, sazinieties ar savu Microsoft 365 administratoru.

Pievienojumprogrammas Viva Insights rūtī atlasiet Skatīt kopā ar savu grupu, lai redzētu, kuri grupas dalībnieki ir nepieciešami atkārtoti, un darbības, ko varat veikt, lai to izdarītu.