Du kan synkronisere data mellom en ekstern liste og Microsoft Excel, og holde begge settene med data oppdatert. Det kan for eksempel hende du vil beholde en produktbeholdning i en liste, slik at det er enkelt å dele og oppdatere, men også utføre periodisk lageranalyse ved hjelp av Microsoft Excel.
Obs!
Du kan ikke synkronisere en ekstern liste med tidligere versjoner av Excel 2013. Hvis du prøver å gjøre dette, vises en feildialogboks som sier «Kan ikke koble til listen».
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Finne innhold om eksterne data.
Klargjør og forutsetninger for bruk av eksterne data.
Arbeid med eksterne data krever flere nødvendige oppgaver for å muliggjøre sikker tilgang til dataene. Informasjonen nedenfor kan gjøre det enklere å planlegge de neste trinnene. Hvis du opplever problemer med å arbeide med eksterne data, kan denne informasjonen også hjelpe deg med å identifisere problemet. Hvis du vil ha tilgang eksterne data, må du eller administrator gjøre følgende:
Klargjøre den eksterne datakilden En administrator må kanskje opprette en konto og gi tillatelser til datakilden for å sikre at de riktige personene har tilgang til dataene, og at dataene ikke ender opp i feil hender. I en ekstern database kan det også være aktuelt for administratoren å opprette bestemte tabeller, visninger og spørringer og så videre for å begrense resultatene til det som er nødvendig, og for å øke ytelsen.
Konfigurere SharePoint-tjenester og -kontoer En administrator må aktivere tilkoblingstjenester for forretningsdata og sikker lagringstjeneste. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker disse tjenestene, kan du se Konfigurere løsninger for forretningsdatatilkoblingstjenester for SharePoint 2013 og opprette en ekstern liste fra en SQL Azure-tabell med forretningsdatatilkoblingstjenester og sikker lagring.
Konfigurer sikker lagringstjeneste En administrator må gjøre følgende: finne den beste tilgangsmodusen for den eksterne datakilden, opprette et målprogram og angi legitimasjonen for målprogrammet. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker disse tjenestene, kan du se Opprette eller redigere et målprogram for sikker lagring.
Konfigurer tilkoblingstjenester for forretningsdata En administrator må sørge for at brukeren som oppretter den eksterne innholdstypen, har tillatelse til metadatalageret for tilkobling for forretningsdata, og at riktige brukere har tilgang til den eksterne innholdstypen som den eksterne listen er basert på. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker disse tjenestene, kan du se Konfigurere løsninger for forretningsdatatilkoblingstjenester for SharePoint 2013.
Opprette en ekstern innholdstype En bruker må definere en ekstern innholdstype som inneholder informasjon om tilkoblinger, tilgang, operasjonsmetoder, kolonner, filtre og andre metadata som brukes til å hente dataene fra den eksterne datakilden.
Opprette en ekstern liste En bruker må opprette en ekstern liste basert på den eksterne innholdstypen og én eller flere visninger av den eksterne listen etter behov.
Kontroller at Office-produkter er klare til bruk Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, må du ha minst Windows 7 og følgende gratis programvareprodukter på hver klientdatamaskin: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 og WCF Data Services 5.0 for OData V3 (Om nødvendig blir du automatisk bedt om å laste ned programvaren). Kontroller også at installasjonsalternativet for Office, Business Connectivity Services er aktivert (dette er standard). Dette alternativet installerer klientkjøringstid for forretningsdatatilkoblingstjenester som gjør følgende: bufrer og synkroniserer med eksterne data, tilordner forretningsdata til eksterne innholdstyper, viser velgeren for eksterne elementer i Office-produkter og kjører egendefinerte løsninger i Office-produkter.
Hvis du vil ha mer generell informasjon om bruk av eksterne data, kan du se Finne innhold om eksterne data.
Eksportere den eksterne listen til Excel
- Gå til SharePoint-området som inneholder listen.
- Velg navnet på SharePoint-listen på hurtigstartlinjen, eller velg Innstillinger
, velg Områdeinnhold eller Vis alt områdeinnhold, og velg deretter navnet på listen i den aktuelle listedelen. - Velg Liste, og velg deretter Eksporter til Excel.
Som standard er denne funksjonen aktivert på eksterne lister, men den kan deaktiveres av en systemansvarlig. - Hvis du blir bedt om å bekrefte operasjonen, velger du OK.
- Velg Åpne i dialogboksen Filnedlasting.
- Hvis du blir bedt om å aktivere datatilkoblinger på datamaskinen, velger du Aktiver hvis du mener at tilkoblingen til dataene på SharePoint-området er sikker for å aktivere.
En Excel-tabell opprettes med en datatilkobling basert på en nettspørringsfil. Kolonnene i den eksporterte tabellen bestemmes av gjeldende eksterne listevisning. De eksterne dataene som eksporteres, bestemmes av filtrene som er definert for den eksterne innholdstypen og i den eksterne listevisningen, og språkinnstillingene for SharePoint-området. Alle sidegrenser ignoreres.