En kolonne for forvaltede metadata er en ny kolonnetype som kan legges til i lister, biblioteker eller innholdstyper for å gjøre det mulig for områdebrukere å velge verdier fra et bestemt termsett med forvaltede termer og bruke disse verdiene på innholdet. Du kan opprette og konfigurere en kolonne for forvaltede metadata for å tilordne til et eksisterende termsett eller en term, eller du kan opprette et nytt termsett spesielt for en kolonne for forvaltede metadata.
Fordeler ved å bruke en kolonne for forvaltede metadata
Kolonner for forvaltede metadata fremmer konsekvent bruk av metadata på tvers av områder fordi de gir brukerne en liste over termer som de kan bruke på innholdet. Disse vilkårene kommer fra et termsett som administreres sentralt i administrasjonsverktøyet for termlageret av en administrator for termlageret eller andre personer med tillatelse til å behandle termer.
Fordi termsettet oppdateres og administreres separat fra selve kolonnen, er det ikke nødvendig å oppdatere kolonnen (eller innholdstyper, lister eller biblioteker som er knyttet til den) for å gjøre oppdaterte termer tilgjengelige for brukere. Når termsettet som en bestemt kolonne for forvaltede metadata er bundet til, oppdateres, blir de oppdaterte termene automatisk tilgjengelige for brukere uansett hvor kolonnen forvaltede metadata er tilgjengelig. Dette gjør en kolonne for forvaltede metadata svært forskjellig fra en Valg-kolonne, som må oppdateres hver gang du vil endre listen over valgverdier en bruker kan velge.
Kolonner for forvaltede metadata har også flere unike funksjoner og egenskaper som hjelper brukere med å velge og bruke termer på innhold, for eksempel støtte for «type-ahead», samt støtte for tvetydighet av termer, beskrivelser, synonymer og flerspråklige verdier.
Type-ahead, Tvetydighet, Beskrivelser, Synonymer
Når en bruker begynner å skrive inn en verdi i et felt for forvaltede metadata, vises alle termene i det tilknyttede termsettet som begynner med tegnene brukeren har skrevet inn. Navnet på termsettet og termens posisjon i hierarkiet kan angis sammen med selve termen, noe som kan hjelpe brukerne med å velge den aktuelle termen.
Brukere kan flytte pekeren over foreslåtte termer for å se beskrivende tekst for å hjelpe dem med å ta riktige beslutninger.
Hvis synonymer er angitt for en term, kan brukere angi disse, og den riktige termen blir tilordnet.
Trevelger
Når brukere oppdaterer en kolonne for forvaltede metadata, kan de skrive inn verdien de vil bruke, eller de kan klikke kodeikonet som vises ved siden av feltet Forvaltede metadata for å starte dialogboksen termvelger, som de kan bruke til å velge en verdi i hierarkiet for termsettet. Dette er nyttig for brukere som kanskje ikke er kjent med vilkårene som er tilgjengelige. Hvis termsettet er konfigurert til å være åpent, og kolonnen forvaltede metadata for det tillater utfyllingsverdier, kan det hende at brukerne har mulighet til å legge til en ny term i termsettet. Eller de kan ganske enkelt ha muligheten til å sende tilbakemelding til den angitte kontakten for termsettet.
Metadatakolonner
Med en kolonne for forvaltede metadata kan du kontrollere informasjonen som personer kan skrive inn i en kolonne. Brukere velger termene eller uttrykkene de angir i kolonnen, fra et forhåndsdefinert sett med administrerte termer.
Obs!
Du må være administrator for områdesamling for å opprette eller konfigurere områdekolonner. Du må ha tillatelsesnivået Behandle lister for å opprette kolonner for lister eller biblioteker. Områdeeiere har denne tillatelsen som standard.
Du kan tilordne en kolonne for forvaltede metadata til et termsett, eller til en individuell term som representerer et delsett av termsettet (noe som kan være nyttig for hierarkiske termsett). Hvis du tilordner kolonnen til et termsett, vil den vise alle tilgjengelige termer under termsettet. Hvis du tilordner kolonnen til en individuell term i et termsett, viser kolonnen denne termen og eventuelle termer under termen som vises i hierarkiet.
Hvordan og hvor du oppretter kolonner for forvaltede metadata bør tas med i planleggingen av forvaltede metadata, innholdstyper, dokumentbehandling og områdestyring for hele organisasjonen.
Opprette en kolonne for forvaltede metadata
Du kan opprette en kolonne for forvaltede metadata som tilordnes til et eksisterende termsett eller en term på et hvilket som helst nivå på et nettsted (for eksempel som en nettstedskolonne, eller som en kolonne som er lokal for en bestemt liste eller et bestemt bibliotek). Hvis du imidlertid vil at en kolonne for forvaltede metadata skal kunne brukes på nytt og være svært nyttig for andre som kan opprette nye innholdstyper for nettstedet eller konfigurere lister og biblioteker, bør du kanskje opprette den som en nettstedskolonne.
| Hvis du vil opprette en ny områdekolonne for forvaltede metadata som tilordnes til et eksisterende termsett, gjør du følgende: | Hvis du vil opprette en ny kolonne for forvaltede metadata for en liste eller et bibliotek som tilordnes til et eksisterende termsett, gjør du følgende: |
|---|---|
|
|
Tilordne en ny områdekolonne for forvaltede metadata til et eksisterende termsett eller en eksisterende term
- Skriv inn navnet du vil at kolonnen skal ha, i delen Navn og type i den nye områdekolonnen.
- Klikk Forvaltede metadataunder Informasjonstypen i denne kolonnen.
- Merk eller opprett gruppen der du vil organisere kolonnen, i Gruppe-delen .
- Skriv inn en beskrivelse i delen Flere kolonneinnstillinger , og angi om du vil at de nødvendige brukerne skal angi en verdi for denne kolonnen. Du kan også angi om du vil fremtvinge unike verdier for kolonnen.
- Angi om du vil tillate flere verdier i kolonnen, i feltdelen Flere verdier. Hvis du tillater flere verdier, kan ikke brukere sortere etter denne kolonnen i listevisninger.
- Angi om du vil at kolonnen bare skal vise termetiketten, termen og den fullstendige banen i hierarkiet for termsettet, i visningsformatdelen .
Det kan være nyttig å vise den fullstendige hierarkiske banen i situasjoner der konteksten for selve begrepet kan være uklar. - Velg Bruk et administrert termsett under Innstillinger for termsett, og gjør deretter ett av følgende:
a. Hvis du vil søke etter et termsett som inneholder termene du vil bruke, skriver du inn navnet på en term og klikker Søk. Du kan velge termsettet eller termen du vil bruke, fra resultatene som vises i boksen. Hvis du vil søke på nytt, klikker du Tilbakestill-knappen .
b. Hvis du vil søke etter termsettet eller termen du vil tilordne til denne kolonnen, klikker du pilen til venstre for tjenesteprogrammet for forvaltede metadata som vises i boksen, for å utvide den og bla gjennom etter termsettet du vil bruke. Fortsett å utvide noder til du finner termsettet eller termen du vil bruke. Klikk den for å velge termsettet eller termen. - Angi om du vil tillate at brukere legger til nye verdier i termsettet , under Tillat utfylling . Hvis termsettet du velger, er lukket, kan du ikke tillate utfylling.
- I Standardverdi-delen kan du eventuelt angi termen du vil bruke som standardverdi for kolonnen. Du kan skrive inn termen, eller du kan klikke kodeikonet for å søke etter termen ved hjelp av termvelgeren.
- Klikk på OK.
Tilordne en ny kolonne for forvaltede metadata i et bibliotek eller en liste til et eksisterende termsett eller term
- Skriv inn navnet og den valgfrie beskrivelsen du vil bruke for kolonnen for forvaltede metadata, i panelet Opprett kolonne
- Type-alternativet blir forhåndsvalgt til forvaltede metadata, men du kan også velge å endre kolonnetypen. Når de er endret, brukes standard kolonneinnstillingene på den respektive kolonnetypen.
- Velg Velg-knappen i termsettet eller termalternativet, og søk deretter etter eller velg termsettet eller termen for kolonnen.
- I Standardverdi-delen kan du eventuelt angi termen du vil bruke som standardverdi for kolonnen. Du kan skrive inn termen, eller du kan velge Koder-ikonet for å søke etter termen.
- Velg Flere alternativer for å gjøre følgende (valgfritt):
a. Angi om du vil at kolonnen bare skal vise termetiketten, termen og den fullstendige banen i hierarkiet for termsettet, i visningsformatdelen . Det kan være nyttig å vise den fullstendige hierarkiske banen i situasjoner der konteksten for selve begrepet kan være uklar.
b. Angi om du vil tillate brukere å legge til nye verdier i termsettet, i delen Tillat brukere å skrive inn nye verdier . Hvis termsettet du velger, lukkes, kan du ikke tillate utfylling av nye verdier.
c. Angi om du vil tillate flere verdier i kolonnen, i feltdelen Flere verdier. Hvis du tillater flere verdier, kan ikke brukere sortere etter denne kolonnen i listevisninger.
d. Angi om du vil merke kolonnen som et obligatorisk felt, i delen Krev at denne kolonnen inneholder informasjon . Når aktiverte brukere må angi en verdi for hver rad.
e. I delen Fremtving unike verdier kan du angi om du vil fremtvinge at brukere bare angir unike verdier i kolonnen.
Tilordne den nye kolonnen til et nytt termsett
Hvis det ikke finnes et eksisterende termsett du vil bruke, kan du også opprette et nytt termsett for en ny kolonne for forvaltede metadata. Termsettet du oppretter, er et lokalt termsett som bare kan brukes i områdesamlingen der du oppretter det. Alle termer du legger til i et lokalt termsett, tilbys ikke som forslag i kolonnene For virksomhetsnøkkelord (i motsetning til termer i globale termsett).
Du må være administrator for områdesamling for å opprette eller konfigurere områdekolonner. Du må ha tillatelsesnivået Behandle lister for å opprette kolonner for lister eller biblioteker. Områdeeiere har denne tillatelsen som standard.
| Hvis du vil opprette en ny områdekolonne for forvaltede metadata som tilordnes til et eksisterende termsett, gjør du følgende: | Hvis du vil opprette en ny kolonne for forvaltede metadata for en liste eller et bibliotek som tilordnes til et eksisterende termsett, gjør du følgende: |
|---|---|
|
|
- Skriv inn navnet du vil at kolonnen skal ha, på siden Ny områdekolonne eller Opprett kolonne (avhengig av hvilken kolonnetype du oppretter) i inndelingen Navn og type .
- Klikk Forvaltede metadata under Informasjonstypen i denne kolonnen.
- Skriv inn en beskrivelse for kolonnen i delen Flere kolonneinnstillinger , og angi om du vil kreve at brukerne angir en verdi for kolonnen. Du kan også angi om du vil fremtvinge unike verdier for kolonnen.
- Hvis du legger til en kolonne i en liste eller et bibliotek, kan du også angi om du vil legge til denne nye kolonnen for forvaltede metadata i alle innholdstyper for listen eller biblioteket (hvis flere innholdstyper er aktivert for biblioteket). Du kan også angi om du vil legge til denne kolonnen i standardvisningen for listen eller biblioteket.
- Angi om du vil tillate flere verdier i kolonnen, i feltdelen Flere verdier. Hvis du tillater flere verdier, kan ikke brukere sortere etter denne kolonnen i listevisninger.
- Angi om du vil at kolonnen bare skal vise termetiketten, termen og den fullstendige banen i hierarkiet for termsettet, i visningsformatdelen .
Det kan være nyttig å vise den fullstendige hierarkiske banen i situasjoner der konteksten for selve begrepet kan være uklar. - Velg Tilpass termsettet i delen Innstillinger for termsett, og skriv deretter inn en beskrivelse for termsettet.
- Klikk Rediger ved hjelp av behandling av termsett, og klikk deretter OK når du blir bedt om å lagre endringene.
- Følg trinnene i delen Opprett og konfigurer et nytt termsett for å konfigurere termsettet.
Opprette og konfigurere et nytt termsett
- Angi følgende informasjon om det nye termsettet i Egenskaper-ruten i verktøyet for behandling av termlager:
| I dette feltet | Gjør du følgende: |
|---|---|
| Navn på termsett | Skriv inn et navn for termsettet. Dette feltet skal allerede være fylt ut med navnet på kolonnen, men du kan oppdatere det eller endre det |
| Beskrivelse | Skriv inn en beskrivelse som hjelper brukerne med å forstå hvordan de skal bruke disse termene. |
| Eier | Hvis du vil at eieren av termsettet skal være en annen person enn deg, kan du endre eieren til en annen person eller gruppe. Du kan bare skrive inn ett element. |
| Kontakt | Skriv inn en e-postadresse hvis du vil at områdebrukere skal kunne gi tilbakemelding på termsettet når de oppdaterer verdien for en kolonne for forvaltede metadata. |
| Deltakere | Legg til navnene på brukere eller grupper som skal varsles før store endringer gjøres i termsettet. |
| Policy for innsending | Angi om termsettet skal være Lukket eller Åpne. Hvis et termsett lukkes, kan ikke brukere legge til nye termer når de oppdaterer verdien for en kolonne for forvaltede metadata som er bundet til termsettet, og termsettet kan bare oppdateres av personer med tillatelse til å oppdatere forvaltede metadata. Hvis termsettet er åpent, kan brukerne legge til nye termer i termsettet hvis kolonnen også er konfigurert til å tillate utfyllingsvalg. |
| Tilgjengelig for merking | Merk av i avmerkingsboksen for å gjøre termene i termsettet tilgjengelige for merking. Hvis du fjerner merket i avmerkingsboksen, vil ikke termsettet være synlig for de fleste brukere. Hvis termsettet fremdeles er under utvikling eller ikke er klart til bruk, bør du fjerne merket i avmerkingsboksen. |
- Klikk Lagre for å lagre egenskapsoppdateringene.
- Hvis du vil legge til termer i termsettet, peker du på termsettet i trekontrollen til venstre, klikker pilen som vises, og deretter klikker du Opprett term, og deretter skriver du inn navnet du vil bruke for termen.
- Angi følgende informasjon om den nye termen i Egenskaper-ruten :
| I dette feltet: | Gjør du følgende: |
|---|---|
| Tilgjengelig for merking | Merk av i avmerkingsboksen for å gjøre denne termen tilgjengelig for merking. Hvis du fjerner merket i avmerkingsboksen, vil denne termen være synlig, men deaktivert i merkeverktøyene. |
| Språk | Velg språket for denne etiketten for termen. |
| Beskrivelse | Skriv inn en beskrivelse for å hjelpe brukerne med å forstå hvordan denne termen skal brukes, eller for å skille den fra lignende termer. |
| Standardetikett | Skriv inn ordet eller uttrykket du vil bruke som standardetikett for termen på dette språket. |
| Andre etiketter | Angi synonymer for denne termen. Gjør dette hvis du vil at flere ord eller uttrykk med samme betydning skal behandles som én enkelt enhet med tanke på behandling av metadata. Hvis du vil legge til flere synonymer, skriver du inn et ord og trykker enter for å opprette flere linjer. Hvis du for eksempel oppretter en term for fargen «blå» og «blå» er standardetiketten for termen, kan du legge til «azure», «safir», «indigo» og «kobolt» som mulige synonymer. |
| Medlem av | Beskriver overordnet termsettnavn, beskrivelse, eier og annen informasjon. |
- Klikk på Lagre.
- Gjenta trinn 3 –5 for å legge til nye termer.
- Hvis du vil opprette underordnede termer under termer, peker du på en individuell term under der du vil neste en annen term, klikker pilen som vises, og deretter klikker du Opprett term og skriver inn navnet du vil bruke for termen.
- Gjenta trinn 4 og 5 for å angi egenskaper for undertermene (velg termen du vil oppdatere først).
- Som standard vises termer i termsett i standard sorteringsrekkefølge for språket. Hvis du vil angi en egendefinert sorteringsrekkefølge slik at termene vises i en konsekvent rekkefølge, uavhengig av språk eller endringer i termetiketter, kan du gjøre dette ved å velge termsettet i trekontrollen og deretter klikke fanen Egendefinert sortering til høyre. Klikk Bruk egendefinert sorteringsrekkefølge, og bruk deretter listeboksene til å ordne termer i ønsket numerisk rekkefølge.
