Bruke områdemalen for SharePoint-prosjektstyring

Malen Område for prosjektstyring er et gruppeområde som er utformet for å fungere som en intern hjemmeside for prosjektgruppen. Opprett et samarbeidsområde for gruppen der du kan dele prosjektoppdateringer, legge inn møtenotater og få tilgang til gruppens dokumenter.

I denne artikkelen skal vi dele elementene som finnes på områdemalen for SharePoint-prosjektstyring, og diskutere hvordan du kan tilpasse nettstedet for å gjøre det til ditt eget.

Funksjoner på nettstedet

• Tilpassbart område som leveres med forhåndsutfylte bilder, nettdeler og innhold for å inspirere nettstedredigeringsprogrammer når de gjør tilpasninger for å hjelpe team med å samarbeide.
• Klar for bruk mal for prosjektstatusrapport som gjør det enkelt å publisere og dele prosjektoppdateringer med teamet og partnere.
• Bruk Microsoft Lister til å opprette en prosjektsporing og problemsporingsliste for å administrere og spore prosjektdetaljer med gruppen din.

Trinn 1: Legge til malen Område for prosjektstyring

Først følger du instruksjonene om hvordan du legger til malen på et nytt eller eksisterende nettsted.

Trinn 2: Se gjennom forhåndsutfylt områdeinnhold

Utforsk forhåndsutfylt nettstedsinnhold, nettdeler og sider, og avgjør hvilke tilpasninger av nettstedet som er nødvendige for å samsvare med organisasjonens merkeidentitet, stemme og overordnede forretningsmål.

Forhåndsutfylt område, liste og nyhetsinnleggsmalinnhold:

• Hjemmeside – gir teamene et landingssted der de enkelt kan dele innhold, samarbeide og få oppdateringer for prosjektet
• Calendar – viser teamets Outlook-kalender
• Prosjektsporingsliste – Hold oversikt over all arbeidsfremdrift relatert til det kommende prosjektet. Tilpasse denne listemalen ved å redigere listetekstfelt.
• Problemsporingsliste – Spor eventuelle problemer som kan komme i veien for prosjektet. Tilpasse denne listemalen ved å redigere listetekstfelt.
• Dokumentbibliotek - Enkel og sikker tilgang til prosjektfiler
• Papirkurv – gir tilgang til prosjektrelatert innhold som nylig er forkastet
• Statusrapportmal – Bruk denne ferdiglagde malen til å publisere prosjektstatusrapporter til gruppen på en enkel måte. Tilpass denne malen for nyhetsinnlegg ved å redigere nettdelene for listetekst og bilde.

Trinn 3: Tilpasse nettstedet

Når du har lagt til malen Område for prosjektstyring, er det på tide å tilpasse den og gjøre den til din egen. Hvis du vil begynne å redigere området ditt, velger du Rediger øverst til høyre. Nå kan du begynne å redigere alle nettdelene og andre elementer på nettstedet.

Kontrollere prosjektstatus og problemsporingslister – Bruk nettdelen for hovedbanner til å holde gruppemedlemmene oppdatert om statusen til prosjektet. Nedtelling til prosjektstart – Bruk nettdelen for nedtelling av tidtaker til å fortelle gruppemedlemmene hvor mye tid som gjenstår for å forberede prosjektlanseringen. Uthev ofte brukte ressurser – Bruk nettdelen for dokumentbibliotek til å gi rask tilgang til teamressurser og filer. Se gjennom nylig aktivitet på gruppeområdet – bruk nettdelen for områdeaktivitet til å vise innhold som nylig er vist av andre gruppemedlemmer. Vise en liste over prosjektplaner og tidsfrister – Bruk Hendelser-nettdelen til å opprette en liste over viktige tidsfrister for teamet. Del gruppenyheter og kunngjøringer – Bruk Nyheter-nettdelen til å publisere gruppekunngjøringer og arrangementsmuligheter. Angi en liste over verktøy du bruker ofte – Bruk nettdelen for hurtigkoblinger til å gjøre samarbeid enkelt ved å kompilere en liste over ofte brukte verktøy for prosjektet. Gi tilgang til viktige kontakter – Bruk People-nettdelen til å vise primære kontaktpunkter for prosjektstyring.

Tilpass nettstedets utseende, områdenavigasjon, nettdeler og innhold slik at det passer til behovene til seerne og organisasjonen. Når du gjør tilpasninger, må du kontrollere at området er i redigeringsmodus ved å velge Rediger øverst til høyre på nettstedet. Mens du arbeider, kan du lagre som en kladd, eller publisere endringer på nytt for å gjøre endringer synlige for seerne.

1. Bruke nettdelen for hovedbanner til å utheve prosjektstatus

1. Begynn med å velge bannernettdelen, og velg Rediger egenskaper ( ).
2. Deretter velger du lag - og flisalternativene som best passer organisasjonens behov.

Se forskjellige oppsett og finn ut mer om hvordan du redigerer nettdelen for hovedbanner.

2. Bruk nettdelen for nedtellingstidtaker til å fortelle teammedlemmene hvor mye tid som gjenstår

1. Begynn med å velge nettdelen for nedtellingstidtaker, og velg Rediger egenskaper ( ).
2. Legg til dato og klokkeslett for hendelsen.
3. Velg format for tidtakervisningen.
4. Legg til en handlingsoppfordring ved å endre den overordnede teksten, og legg til en kobling til mer informasjon.
5. Tilpass bakgrunnsbildet for nettdelen ved å velge Endre, velge en bildekilde og velge Sett inn.

Mer informasjon om hvordan du bruker nettdelen for nedtelling.

3. Bruke nettdelen for dokumentbibliotek til å gi rask tilgang til ressurser

1. Hvis du vil endre visningen eller mappekilden for nettdelen for dokumentbibliotek, velger du Rediger egenskaper ( ).
2. Hvis du vil redigere mapper, etiketter og innhold i dokumentbiblioteket, går du til biblioteket i Områdeinnhold. Gjør endringene, så oppdateres innholdet i nettdelen.

Mer informasjon om hvordan du bruker nettdelen for dokumentbibliotek.

4. Bruk nettdelen for områdeaktivitet til å holde deg oppdatert på gruppeaktiviteten

1. Begynn med å velge nettdelen for områdeaktivitet, og velg Rediger egenskaper ( ).
2. Skriv inn et tall i verktøykassen under Vis dette antallet elementer om gangen.

Mer informasjon om hvordan du bruker nettdelen for områdeaktivitet.

5. Bruk nettdelen for hendelser til å holde oversikt over datoer og tidsfrister

1. Begynn med å velge nettdelen for hendelser, og velg Rediger egenskaper ( ).
2. Velg kilden.
3. Velg deretter datoområdet som skal vises på nettstedet.
4. Velg deretter oppsettet.
5. Velg Maksimalt antall elementer som skal være oppført i denne nettdelen.

Mer informasjon om nettdelen for hendelser.

6. Bruk nettdelen for nyheter til å fremheve kunngjøringer og muligheter i prosjektgruppen.

1. Begynn med å velge nettdelen for nyheter, og velg Rediger egenskaper ( ).
2. Velg deretter nyhetskilden som inneholder informasjonen du vil vise.
3. Velg oppsettet, visningsalternativene og filteret som best viser medlemmene av organisasjonens team.
4. Bestem rekkefølgen nyhetene skal vises i, under Organiser-delen .

Mer informasjon om hvordan du bruker nettdelen for nyheter.

7. Bruk nettdelen for hurtigkoblinger til å samle en liste over de mest brukte verktøyene i prosjektet.

1. Gå til nettdelen for Hurtigkoblinger, og velg koblingen, og deretter Rediger egenskaper ( ).
2. Rediger koblingen, tittelen, ikonet og beskrivelsen om nødvendig.
3. Hvis du vil legge til en kobling, velger du + Legg til koblinger.

Se forskjellige typer oppsett og redigeringsalternativer for nettdelen for hurtigkoblinger.

8. Bruk nettdelen People til å liste opp primære kontaktpunkter for prosjekter

1. Start med å slette bildet av People-nettdelen.
2. Finn verktøykassen ( ) til høyre. Velg Se alle nettdeler, og velg eller dra og slipp People fra listen over nettdeler.
3. Velg Rediger egenskaper () på People-nettdelen.
4. Skriv inn navnet på en person eller gruppe, og velg deretter Lagre.

Mer informasjon om People-nettdelen.

Tilpass følgende sider på nettstedet:

• Prosjektsporingsliste – Hold oversikt over all arbeidsfremdrift relatert til det kommende prosjektet. Tilpasse denne listemalen ved å redigere listetekstfelt.
• Problemsporingsliste – Spor eventuelle problemer som kan komme i veien for prosjektet. Tilpasse denne listemalen ved å redigere listetekstfelt.
• Statusrapportmal – Gå til denne malen i Innstillinger og deretter Områdeinnhold. Bruk denne ferdiglagde malen til å publisere prosjektstatusrapporter til gruppen på en enkel måte. Tilpass denne malen for nyhetsinnlegg ved å redigere nettdelene for listetekst og bilde .

Tilpasse utseendet og områdenavigasjonen

Før du deler nettstedet med andre, må du legge siste hånd på verket ved å sikre at brukerne kan finne nettstedet, enkelt navigere gjennom koblinger og sider og raskt få tilgang til innhold på nettstedet.

• Rediger dokumentbiblioteker ved å oppdatere mappenavnene og laste opp ressurser.
• Rediger og tilpass områdenavigasjon.
• Endre utseendet på nettstedet ditt ved å tilpasse tema, logo, topptekstoppsett og utseendet på nettstedet.
• Legg til eller fjern sider på dette området eller områdenavigasjonen for å gi plass til eksisterende innhold.
• Velg å knytte dette området til et hubområde i organisasjonen, eller legg til dette området i en eksisterende navigasjon på et hubområde om nødvendig.

Trinn 4: Dele nettstedet med andre

Del nettstedet med andre etter at du har tilpasset det, gjennomgått det og publisert det endelige utkastet.

1. Velg Innstillinger og deretter Nettstedstillatelser.
2. Velg deretter Inviter personer , og velg deretter Legg til medlemmer i gruppen og deretter Legg til for å gi full tilgang til innholdet på gruppeområdet, delte ressurser som Outlook-kalenderen for teamet og redigeringsrettigheter til området.
3. Velg deretter Inviter personer og deretter Bare nettsted.Deretter lagrer du for å dele nettstedet, men ikke delte ressurser eller redigeringsrettigheter for området.

Mer informasjon om behandling av innstillinger for gruppeområde, områdeinformasjon og tillatelser.

Trinn 5: Vedlikeholde nettstedet

Når du har opprettet og lansert nettstedet, er den neste viktige fasen å vedlikeholde innholdet på nettstedet. Sørg for at du har en plan for å holde innhold og nettdeler oppdatert.

Anbefalte fremgangsmåter for nettstedsvedlikehold:

• Plan for områdevedlikehold – Opprett en tidsplan for å gjennomgå områdeinnholdet så ofte som nødvendig for å sikre at innholdet fremdeles er nøyaktig og relevant.
• Legg ut nyheter regelmessig – distribuer de nyeste kunngjøringene, informasjonen og statusen på tvers av organisasjonen. Lær hvordan du legger til et nyhetsinnlegg på et gruppeområde eller kommunikasjonsområde, og vis andre som skal publisere kunngjøringer, hvordan de kan bruke SharePoint-nyheter.
• Kontroller koblinger og nettdeler – Hold koblinger og nettdeler oppdatert for å sikre at du utnytter den fulle verdien av nettstedet.
• Bruk analyse til å forbedre engasjementet – Vis nettstedsbruk ved hjelp av den innebygde bruksdatarapporten for å få informasjon om populært innhold, nettstedsbesøk og mer.
• Se gjennom innstillingene for området regelmessig – Når du har opprettet et område i SharePoint, kan du gjøre endringer i innstillingene, områdeinformasjonen og tillatelsene for området.

Flere tilpasningsressurser

Mer informasjon om planlegging, bygging og vedlikehold av SharePoint-områder.

Se flere maler for SharePoint-område.