Slik sjekker du ut, sjekker inn eller forkaster endringer i filer i et SharePoint-bibliotek.
Lagres filene mine automatisk når jeg sjekker dem inn?
Nei, å sjekke ut en fil endrer bare tilstanden til filen slik at bare du kan redigere filen.
Hvis du sjekker ut en fil og ikke lagrer den tilbake, blir ikke endringene lagret. Hvis du vil beholde endringene, må du alltid lagre filen.
Hvordan du lagrer filen, avhenger av redigeringsprogrammet eller verktøyet du bruker. Hvis du redigerer en tekstfil på nettet, må du eksplisitt klikke Lagre. Hvis du imidlertid redigerer i en Microsoft 365-app, for eksempel i Word eller Excel, kan du lukke dokumentet, og det lagres automatisk.
Hvis du sjekker ut en fil, lagrer den og deretter forkaster utsjekkingen, blir ikke endringene lagret i biblioteket.
Hvorfor kan jeg redigere en fil uten å sjekke den ut?
Som standard kan alle med redigeringstillatelse i et dokumentbibliotek endre en fil. Du kan imidlertid angi at biblioteket skal kreve at noen sjekker ut filen først før den endres.
Du må være eieren av dokumentbiblioteket eller nettstedsadministrator eller ha sammenlignbare tillatelser for å gjøre denne innstillingen.
Åpne biblioteket du vil kreve utsjekking.
Klikk på Innstillinger,
i SharePoint, og klikk deretter på Bibliotekinnstillinger.
Velg Side og deretter Bibliotekinnstillinger i SharePoint 2016.
Velg Innstillinger for versjonskontroll på Innstillinger-siden.
Rull nedover og velg Ja for Krever at dokumenter sjekkes ut før de kan redigeres, på siden Innstillinger for versjonskontroll.
Hvordan krever jeg at filer skal sjekkes ut i biblioteket mitt?
Som standard lar et dokumentbibliotek medlemmer med redigeringstillatelse endre og redigere filer uten å sjekke dem ut. Hvis du vil unngå dette, kan du aktivere utsjekking påkrevd i biblioteket. Du må være eieren av dokumentbiblioteket eller nettstedsadministrator eller ha sammenlignbare tillatelser for å gjøre denne innstillingen.
Åpne biblioteket du vil kreve utsjekking.
Klikk på Innstillinger,
i SharePoint, og klikk deretter på Bibliotekinnstillinger.
Velg Side og deretter Bibliotekinnstillinger i SharePoint 2016.
Velg Innstillinger for versjonskontroll på Innstillinger-siden.
Rull nedover og velg Ja for Krever at dokumenter sjekkes ut før de kan redigeres, på siden Innstillinger for versjonskontroll.
Hvordan ser jeg hvem som har sjekket ut filer?
En rask måte å se hvem som har en utsjekket kolonne på, er å holde markøren over Sjekket ut-ikonet
for å se et tips som forteller deg hvem som har sjekket ut filen.
Du kan også legge til Sjekket ut av-kolonnen i standardvisningen av biblioteket. På denne måten kan alle enkelt se hvem som har et utsjekket dokument. Hvis du vil lære hvordan du legger til en Sjekket ut etter-kolonne i SharePoint, kan du se Opprette en kolonne i en liste eller et bibliotek.
Mer informasjon
- For SharePoint 2016 kan du se Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.
- For SharePoint, se Opprette en egendefinert visning av et dokumentbibliotek.
Hvordan aktiverer jeg versjonskontroll?
Versjonskontroll er en måte å opprette en logg over endringer i et dokument som krever en kontrollert publiseringssyklus av hovedversjoner, eller hovedversjoner og underordnede versjoner.
Aktivere versjonskontroll
Hvis du vil lære hvordan du aktiverer versjonskontroll, kan du se Aktivere og konfigurere versjonskontroll for en liste eller et bibliotek.
Hva er den beste måten å laste opp filer på?
Bruke dra og slipp
Den mest vanlige måten å laste opp filer på er å dra dem til biblioteket fra en datamaskin eller nettverksmappe. Først åpner du biblioteket på nettstedet. Deretter finner du dokumentene du vil laste opp, på datamaskinen, merker dem og drar dem til biblioteket der det står dra filer hit.
Hvis alternativet for å dra og slippe filer ikke vises, installerer du den nyeste versjonen av nettleserprogramvaren eller Microsoft 365. Denne funksjonen krever minst Office 2016 eller den nyeste versjonen av Microsoft Edge, Firefox eller Chrome.
Bruke kommandoen Åpne med Explorer i SharePoint 2016
Denne kommandoen åpner Filutforsker på datamaskinen, men viser mappestrukturen på serverdatamaskinen som utgjør nettstedet. Fra tid til annen kan det hende du må kopiere eller flytte mange dokumenter i ett bibliotek til et annet.
Obs!
Åpne med Explorer i SharePoint 2016, eller Vis i Filutforsker med SharePoint fungerer bare i Internet Explorer 11. Den støttes ikke av Microsoft Edge, Google Chrome eller Mozilla FireFox.
Det kan for eksempel hende at du vil flytte alle dokumenter som er opprettet for over et år siden, fra ett bibliotek til et annet for å arkivere informasjonen. Eller kanskje du ønsker å kopiere dokumenter fra et bibliotek du eier, fra ett nettsted til et annet bibliotek på et sekundært nettsted, mens du endrer arbeidsgrupper.
Du kan også manipulere filene i mappen, for eksempel kopiere, gi nytt navn, slette og så videre.
Bruke Last opp-kommandoen i SharePoint 2016
Fra dokumentbiblioteket velger du Last opp, deretter velger du Choose Files, og blar gjennom for å laste opp enkeltfiler.
Fordelen med denne metoden er at den fungerer uansett hvilken nettleser eller nettleserversjon du har for øyeblikket.
Relaterte tips om å sjekke ut, sjekke inn og versjoner
Uansett hvordan du laster opp, må du huske følgende om å sjekke ut, sjekke inn og versjoner, når det er aktivert:
- Hvis du laster opp en fil til et bibliotek som krever at filer skal sjekkes ut, blir filen først sjekket ut til deg. Du må fortsatt sjekke inn filen før andre kan vise eller redigere den.
- Hvis biblioteket er konfigurert til å spore versjoner av filer, kan du legge til den opplastede filen som en ny versjon, som blir en del av filens versjonslogg.
- Hvis biblioteket krever at du må legge til verdier i én eller flere bibliotekkolonner, for eksempel avdelingsnavn eller prosjektnummer, må du fortsatt redigere verdiene og sjekke inn dokumentet før opplastingen er fullført.
Mer informasjon
- For SharePoint 2016 kan du se Laste opp filer og mapper til et bibliotek.
- For SharePoint og Microsoft 365, se Laste opp, vise og fjerne prosjektfiler eller -dokumenter.
- Hvis du vil ha mer informasjon om dokumenter, kan du se Video: Legge til dokumenter i et bibliotek.
Hvordan kan jeg legge til et nytt dokument som en versjon av et eksisterende dokument?
Du kan få et nytt dokument som skal legges til som en ny versjon ved å sjekke ut det eksisterende og erstatte alt innhold med den nye versjonen. Når den utsjekkede versjonen er endret, sjekker du den inn igjen. SharePoint lager en ny kopi, og beholder tidligere versjoner (forutsatt at du har den konfigurert for dette). Hvis du vil ha mer informasjon om versjonskontroll, kan du se Slik fungerer versjonskontroll i lister og biblioteker.
Kan jeg få en påminnelse om at jeg har et dokument som er sjekket ut etter en periode?
Nei, fra SharePoint-miljøet er det dessverre ikke mulig å angi en påminnelse eller å få datoen da et dokument ble sjekket ut. Det finnes API-er (Application Programming Interfaces) som tillater det, men de krever at et tilpasset program skrives. Snakk med administratoren eller områdedesigneren.
Som en visuell løsning kan du se etter Sjekket ut-ikonet , eller legge til en Sjekket ut av-kolonne i biblioteket. Hvis du vil lære hvordan du legger til en Sjekket ut etter-kolonne i SharePoint, kan du se Opprette en kolonne i en liste eller et bibliotek.
Hvorfor ser ikke andre filene jeg akkurat lastet opp?
Hvis du laster opp filer i et bibliotek som krever at filer skal sjekkes ut, blir filen opprinnelig sjekket ut til deg. Du kan se filene, mens andre ikke kan det, og det er lett å overse. Før andre kan vise eller redigere filer, må du passe på at du fyller ut alle nødvendige egenskaper og deretter sjekker inn filene.
Mer informasjon
- Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du sjekker filer inn og ut i SharePoint, kan du se Sjekke ut eller sjekke inn filer i et dokumentbibliotek.
- Hvis du vil ha mer informasjon om inn- og utsjekking av filer i SharePoint 2016, kan du se Sjekk ut, sjekk inn eller forkaste endringer i filer i et SharePoint-bibliotek.
- For å laste opp filer til SharePoint 2016 kan du se Laste opp filer og mapper til et bibliotek.
- Hvis du vil laste opp filer til SharePoint, kan du se Laste opp, vise og fjerne prosjektfiler eller -dokumenter.
Jeg klikket en kobling til et dokument i en e-postmelding, men det ble åpnet som skrivebeskyttet. Hvorfor?
Hvis noen sender deg en kobling til en SharePoint-fil, og du velger den, må du alltid passe på å lese tittellinjen for å se om det står skrivebeskyttet, før du begynner å redigere. Hvis det gjør det og biblioteket har utsjekking aktivert, må du sjekke ut filen. Du kan alltid gå til biblioteket ved å undersøke nettadressen for å finne biblioteket.
Hvis filen er et Office-dokument, for eksempel Word, Excel eller PowerPoint, er det mye enklere. Først setter du dokumentet i redigeringsmodus, velger Fil-fanen og finner deretter Behandle versjoner-knappen , som du kan bruke til å sjekke ut filen.
Vær imidlertid oppmerksom på at det også er mulig at noen allerede har sjekket ut filen. I så tilfelle vil Sjekk ut-kommandoen ikke være tilgjengelig.
Bør jeg bruke en lokal mappe for kladder?
Hvor ofte har du opplevd dette?
Funksjonen for lokale kladder har vært tilgjengelig i flere versjoner. Hvis du velger Bruk min lokale mappe for kladder, kan du koble fra filen. Dette gjør det enklere å finne den på datamaskinen hvis du trenger å åpne den senere mens du ikke er koblet til nettverket. Som standard kalles mappen SharePoint-kladder, og den er plassert i Dokumenter - eller Mine dokumenter-mappen . Du ser forresten ikke denne dialogboksen hvis du velger to eller flere filer for utsjekking.
Men nå er det annerledes. Hvis du vil arbeide med filer frakoblet, er det best å bruke OneDrive for jobb eller skole, noe som gjør det enkelt å ta med seg et dokumentbibliotek frakoblet og automatisk synkronisere endringer.
Mer informasjon
- Synkroniser OneDrive eller andre SharePoint-biblioteker til datamaskinen med OneDrive.
- Last ned den kostnadsfrie OneDrive-synkroniserings-klienten.
Hvordan sjekker jeg inn filer på tvers av mapper?
Et bibliotek som er organisert i mapper, har ofte en standardvisning som viser alle mapper. Hvis du vil sjekke inn mange filer i mange mapper, oppretter du en ny visning som «flater ut» biblioteket slik at alle filene vises i én visning uten mapper. Dette gjør du ved å velge Vis alle elementer uten mapper under Mapper på Rediger visning-siden. Mens du er i gang, kan du øke filgrensen slik at du kan se alle filer samtidig ved også å øke antall elementer som skal vises under elementgrensen. Dette gjør det mye enklere å velge alle filene du skal sjekke inn, i én operasjon.
Mer informasjon
- For SharePoint 2016 kan du se Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.
- For SharePoint, se Opprette en egendefinert visning av et dokumentbibliotek.
Hvorfor ser jeg ikke et Sjekket ut-ikon i den lokale mappen OneDrive for jobb eller skole?
Hvis du har synkronisert et bibliotek med OneDrive for jobb eller skole, kan du fortsatt sjekke ut filer i nettleseren. Du kan se Sjekket ut-ikonet i nettleseren for å angi at filen er sjekket ut. Det finnes imidlertid ikke et Sjekket ut-ikon på filen i den lokale mappen på enheten, fordi den lokale mappen ikke vet om filen er sjekket ut eller inn i SharePoint.
I den lokale mappen kan du gjøre følgende:
- Høyreklikk filnavnet.
- Velg Vis på nettet , eller velg OneDrive for jobb eller skole, og velg deretter Gå til nettleseren.
Nå kan du raskt se SharePoint-biblioteket og om en fil i biblioteket er sjekket inn eller ut.
Noen dro på ferie og lot en fil være sjekket ut. Hva nå?
Du trenger ikke vente på at de kommer tilbake.
En nettsteds- eller biblioteksadministrator kan bruke tillatelsen Overstyr utsjekking, som gjør at du kan sjekke inn et dokument eller forkaste utsjekking av et dokument av en annen bruker. Vær imidlertid oppmerksom på konsekvensene av dette. Kollegaen din på ferie vil kanskje legge til den lokale kopien med endringer i dokumentet i biblioteket, og de to versjonene må avstemmes, enten manuelt eller ved hjelp av sammenligningsverktøy, for eksempel de som finnes i Word og Excel.
Mer informasjon
- Forstå tilgangsnivåer i SharePoint.
- Sammenligne to versjoner av en arbeidsbok ved å bruke regnearksammenligning.
- Kombinere dokumentrevisjoner.
Bør jeg aktivere utsjekking og innsjekking av filer?
Kort sagt er å sjekke filer ut og inn en måte å låse en fil for eksklusiv redigering og deretter åpne låsen for andre. Vurder samarbeidsstilen når du oppretter biblioteker, organiserer filer og bestemmer hvordan du best kan samarbeide. Det finnes flere måter å samarbeide med andre om dokumenter. Tabellen nedenfor hjelper deg å avgjøre hva som er best for deg.
| Samarbeidsstil | Vanlige bruksområder | Beste praksis |
|---|---|---|
| Uformell | Hverdagslige gruppedokumenter, lett eller uregelmessig redigering og sporadiske redigeringskonflikter. | Deaktiver utsjekkingskrav (dette er standard bibliotekinnstilling), men du kan fortsatt sjekke ut enkeltfiler etter behov. |
| Samtidig redigering | Enkelt dokumentsamarbeid i sanntid med Office-produkter på klientmaskinene og ved å bruke Office på nettet | Deaktiver utsjekkingskrav, og unngå å sjekke ut en fil fordi den ikke er kompatibel med samtidig redigering. |
| Formell | Sekvensielle kommentarer og gjennomgang og godkjenning av dokumenter. | Aktiver nødvendig utsjekking. |
Her er noen ekstra tips og råd hvis du aktiverer utsjekking i et bibliotek:
- Unngå å holde filene sjekket ut for lenge.
- Legg til kolonnen Sjekket ut av i standardvisningen av biblioteket. På denne måten kan andre enkelt se hvem som har et utsjekket dokument. Hvis denne kolonnen ikke er vist, kan du fortsatt holde markøren over Sjekket ut-ikonet for å se et tips som forteller deg hvem som har sjekket ut filen.
- Spør før du overstyrer noen andres utsjekking.
- Unngå å redigere filer som allerede er sjekket ut.
- Husk at endringer ikke er synlige for andre før de er sjekket inn.
Mer informasjon
- Konfigurer et bibliotek til å kreve utsjekking av filer.
- Dokumentsamarbeid og samtidig redigering.
- Opprette en kolonne i en liste eller et bibliotek.
- Opprett, endre eller slett en visning av en liste eller et bibliotek.
Jeg har lest og prøvd alt, men jeg står fremdeles fast – hva gjør jeg nå?
Hvis du fremdeles har problemer eller møter uventet oppførsel, kan det være på tide å sende en serviceforespørsel.
Kontakt støtte for produkter for bedrifter – hjelp for Admin