Nye Outlook-tips for overordnede administratorer og representanter

Finn tid og be om et arrangement med fysisk oppmøte

Når du planlegger et møte, klikker du på Finn et tidspunkt for enkelt å finne passende tidsluker i deltakerens kalendere. Du kan vise tilgjengeligheten ved å holde pekeren over deltakerikonet.

Du kan også be om fysisk oppmøte ved å slå på veksleknappen for arrangement med fysisk oppmøte . Du kan fortsatt legge til en Teams-møtekobling for deltakere som kanskje ikke kan bli med personlig.

Planlegg arrangementer med fysisk oppmøte i Outlook

Bruke Planleggingsassistent

Bruk planleggingsassistenten til å finne tid til møter på en enkel måte. I nye Outlook kan du vise tidssonene for deltakere og planlegge etiketter i planleggingsassistenten.
Vær oppmerksom på at deltakerens tidssoner bare vises hvis minst én deltaker er i en annen tidssone.

Bruk Planleggingsassistenten til å planlegge møter

Automatiske nettmøter

I nye Outlook er alle møter på nettet som standard. Veksleknappen for Teams-møte aktiveres når du legger til deltakere i et møte. I motsetning til klassisk Outlook legges koblingen og detaljer for Teams-møtet til etter at invitasjonen er sendt. Deretter kan du vise møteinvitasjonen for å se og kopiere Teams-møtedetaljene.
Vi jobber med å oppdatere denne virkemåten og forhåndsopprette møtekoblinger, slik at du ser opplevelsen i samsvar med klassisk Outlook i fremtiden.

Hvis du bruker^{tre leverandører av} nettmøter som Zoom eller Cisco WebEx, vil du også se disse som alternativer for møteleverandører i denne innstillingen, forutsatt at du har deres netttillegg installert.

Gjøre alle møter nettbaserte

Skjul deltakerlisten

Nå kan du velge å skjule deltakerlisten fra å være synlig for brukere som mottar møteinvitasjonen. Når du oppretter et nytt møte, velger du Svaralternativer og klikker på Skjul deltakerliste

Deltakerne kan legge til rom

I nye Outlook kan deltakere legge til rom ved å videresende møteinvitasjonen til de relevante rommene. Møterommet vil da være synlig for alle deltakerne.

Redigere hendelser i en serie

Nye Outlook for Windows tilbyr følgende alternativer for redigering av en møteserie:

1. Denne hendelsen: Oppdateringer bare den valgte forekomsten av møteserien.
2. Dette og alle følgende hendelser: Oppdateringer den valgte forekomsten og alle fremtidige forekomster i serien, slik at tidligere forekomster forblir uendret. (Dette alternativet er ikke tilgjengelig i klassisk Outlook for Windows.)
3. Alle hendelser i serien: Oppdateringer hver forekomst i møteserien.
   Endre en avtale, et møte eller en hendelse i Outlook

Duplisere et møte

Høyreklikk på en hendelse på kalenderoverflaten, og velg Dupliser hendelse for å duplisere den.

Legge til flere tidssoner i kalenderen

Administrer møter på tvers av ulike tidssoner enkelt i nye Outlook. Med nye Outlook kan du legge til opptil 20 tidssoner i kalenderen, mens klassisk Outlook bare tillater å legge til 3 tidssoner.

Administrer tidssoneinnstillinger i Outlook

Bruke lederkategorier i kalenderen

Velg og hold (eller høyreklikk) en hendelse i kalendervisningen, og velg Kategoriser for å bruke en leders kategorier. Vi skal la lederadministratorer redigere, legge til som favoritter og slette lederkategorier i fremtiden.

Bruke kalenderkategorier og påminnelser i Outlook

Motta varsler om delt kalender

I nye Outlook kan brukere velge å motta varsler om endringer av hendelser i den delte kalenderen. Denne funksjonaliteten utvides til både administrerende rektor og representanter.

Du kan velge kalenderne du vil melde deg på varsler fra Innstillinger>, Calendar>, Delte kalendere,> Calendar-oppdateringer.

Motta varsler fra en delt kalender i Outlook

Ikke send svar RSVP sporet

Hvis brukeren velger Ikke send svar ved svar i klassisk Outlook, vil ikke arrangøren kunne spore det individuelle svaret.

Hvis brukeren imidlertid fjerner merket for E-postarrangør mens vedkommende svarer, selv om det ikke sendes en synlig svarmelding til arrangøren, vil arrangøren fortsatt kunne spore svaret så lenge arrangøren og den som svarer er i samme M365-leier (eller organisasjon).

Vi planlegger å støtte RSVP-sporing på tvers av forskjellige tenanter i fremtiden.

Bevar avslåtte møter i kalenderen og RSVP-møter i innboksen

Bevar avslåtte møter i kalenderen, slik at du fremdeles kan være klar over det og oppdatere svar senere om nødvendig. Dette kan aktiveres ved å velge SettingsCalendarEvents>>and invitations og klikke på avmerkingsboksen Lagre avslåtte hendelser.

Møter som har blitt bedt om å delta i, kan også beholdes i innboksen, slik at du enkelt kan finne dem senere. Dette kan gjøres fra SettingsCalendarEvents>>and invitations,>Invitasjoner fra andre personer og velge Slett invitasjoner fra innboksen etter å ha svart.
Disse innstillingene må aktiveres i ledelsens postboks for at de skal respekteres i henholdsvis kalender- og innboksmappen for representanter.

Vis et avslått møte i kalenderen

Følge et møte du ikke kan delta på

Det nye RSVP-alternativet lar deg la arrangøren få vite at du ikke kan delta, men ønsker å bli holdt informert. Du vil fortsatt ha tilgang til møtechatten og eventuelle opptak og møtenotater hvis de er tilgjengelige. Dette er en flott måte å holde seg informert om diskusjoner som du eller dine ledere ikke kan bli med i.

Følge et møte i Outlook

Svar direkte eller virtuelt

Hvis du vil vite hvor mange personer som kommer til å delta på et arrangement fysisk eller virtuelt, kan du opprette et arrangement med fysisk oppmøte ved å slå på veksleknappen med fysisk oppmøte ved siden av stedsfeltet. Selv om du merker arrangementet som «personlig», kan du også legge til et Teams-møte for de som ikke har mulighet til å komme seg inn på kontoret og fremdeles ønsker å delta.

Mottakerne vil nå se alternativene for Svar utbes for Ja, personlig, Ja, virtuelt og Ja uten deltakelsesinformasjon.

Send oppdatering til deltakere som er lagt til/fjernet

Nå kan du bare sende møteoppdateringer til deltakerne som er lagt til/fjernet, i stedet for alle på mottakerlisten.

Endre en avtale, et møte eller en hendelse i Outlook

Dra og slipp e-postmeldinger og vedlegg

Nye Outlook støtter å dra og slippe e-post og vedlegg i møteskjemaet for å holde arbeidsflytene effektive.

Kopiere og eksportere møtedeltakere

Nye Outlook introduserer nå forbedrede funksjoner for deltakeradministrasjon, inkludert:

• Kopier: Kopier og lim inn deltakerinformasjon direkte fra grensesnittet
• Sorter: Sorter deltakerlisten alfabetisk etter visningsnavn (kommer snart)
• Søk: Finn deltakere raskt med bare noen få tastetrykk (kommer snart)
• Last ned: Eksportere informasjon om deltakersporing til en .csv fil for ekstern bruk (kommer snart)

E-postfiltre og regler for overordnede administratorer

I nye Outlook kan ledere bruke e-postfilteret har kalenderinvitasjoner til enkelt å finne møteinvitasjoner.

Du kan også konfigurere en regel som mottas for e-post mottatt for andre for lederkontoen din og automatisk flytte den til en egen mappe og kategorisere den som du vil.

Administrere e-postmeldinger ved hjelp av regler i Outlook

Dra og slipp e-postmeldinger for å opprette oppgaver

Hold oversikten enkelt ved å dra e-postmeldinger til Min dag for å gjøre dem om til oppgaver.

Administrere e-postmeldinger ved hjelp av regler i Outlook

Feste e-postmeldinger for rask tilgang

Nå kan du feste en e-postmelding slik at den vises øverst i innboksen, slik at du slipper å gå tilbake og søke etter den. Hold pekeren over eller høyreklikk på e-postmeldingen, og velg Fest for å feste den.

Planlegg når du skal sende e-post

I dagens hybride arbeidsverden kan dagen din være en annens natt, og du vil derfor ikke sende en e-postmelding til noen midt på natten. Med nye Outlook er det enkelt å sende en e-postmelding når du vil. Bare velg rullegardinpilen ved siden av Send og velg Planlegg sending.

Utsette eller planlegge sending av e-postmeldinger i Outlook

Utsett e-post

Med utsettelsesfunksjonen kan du angi et tidspunkt for når e-postmeldingen skal leveres til innboksen din, og den vises på det tidspunktet du ønsker, slik at du kan håndtere den når det er rett for deg. Bare høyreklikk på en melding, og velg Utsett, eller velg Utsett fra båndet. Velg deretter tidspunktet du vil at den skal leveres.

Angre sendetidspunkt

I nye Outlook kan du angre sending. Når du har sendt en e-post, kan du se Angre-alternativet i opptil 10 sekunder. Du kan gå til Innstillinger>MailCompose>og Reply>Angre send for å administrere denne innstillingen.

Konfigurere fraværsmeldinger

Du kan konfigurere automatiske svar for når du er borte fra kontoret. Du kan også blokkere kalenderen og automatisk avslå nye møter fra denne funksjonen. Hvis du vil konfigurere automatiske svar, går du til Innstillinger>Kontoer Automatiske>svar.

Konfigurere automatisk svar (fraværende)

Bruke utskriftsfletting

Nye Outlook støtter den grunnleggende funksjonen for utskriftsfletting. Velg Send-rullegardinlisten fra en ny e-postmelding, og velg Start utskriftsfletting. Hver mottaker mottar sin egen kopi av e-postmeldingen, uten andre mottakere oppført.

Avansert utskriftsfletting kommer snart, og vil tillate variable felt i e-postmeldingen som kan fylles ut med verdier definert i listen. Følg dette veikartelementet for mer informasjon.