Bruke egendefinerte maler i Microsoft Planner

Med egendefinerte maler i Microsoft Planner kan du gjøre en eksisterende plan om til en gjenbrukbar mal for gruppen. Maler hjelper til med å standardisere arbeid, øke hastigheten på oppretting av planer og gjør det enklere å dele arbeidsflyter med de beste fremgangsmåtene.

Med egendefinerte maler kan du:

• Opprette en mal som kan brukes på nytt fra en eksisterende Planner-plan.
• Velg hvilke felt som skal kopieres til nye planer.
• Del maler med en Microsoft 365-gruppe, slik at andre kan bruke dem på nytt. Egendefinerte maler er best egnet for gjentakende arbeid, for eksempel prosjektstart, arbeidsflyter for pålasting, kampanjeplanlegging eller sjekklister for drift.

Før du begynner

Før du bruker egendefinerte maler, må du kontrollere følgende:

• Du har tilgang til Microsoft Planner.
• Planen du vil gjøre om til en mal, er gruppesikkerhetskopiert.
• Du er medlem av en Microsoft 365-gruppe som du vil dele planen med. Maler lagres med gruppen du deler dem med, og tilgang er knyttet til gruppemedlemskap.

Lisensiering og tilgjengelighet

Egendefinerte maler er tilgjengelige for alle brukere med tilgang til Microsoft Planner, uavhengig av lisensnivå.

Opprette en egendefinert mal fra en eksisterende plan

Start med å bruke en plan du allerede har satt opp, eller opprett en ny grunnleggende plan for å gjøre den om til en egendefinert mal.

Slik oppretter du en mal:

1. Åpne planen du vil bruke på nytt, i Planner.
2. Velg Del øverst til høyre.
3. Velg Publiser som mal.
4. Skriv inn et malnavn og en beskrivelse.
5. Velg Microsoft 365-gruppen du vil dele malen med.
6. Velg hvilke felt i planen du vil inkludere. Som standard inkluderes alle oppgaver.
7. Velg Publiser. Når den er publisert, er malen tilgjengelig for medlemmer av den valgte gruppen.

Velg hva som skal kopieres

Når du publiserer en mal, kan du bestemme hvilke elementer som skal kopieres til nye planer som er opprettet fra denne malen. Tilgjengelige alternativer kan omfatte:

• Mål
• Samlinger
• Oppgaver
• Oppgaveetiketter
• Oppgavenotater
• Sjekklister for oppgaver
• Vedlegg til oppgaver

Bare elementene du velger, kopieres når et medlem oppretter en ny plan fra malen. Aktivitetsstatus og fremdrift tilbakestilles i den nye planen.

Merk: Oppgavevedlegg kopieres som koblinger.

Opprette en ny plan fra en egendefinert mal

Når en mal er publisert, kan alle i den delte gruppen bruke den til å opprette en ny plan.

Slik oppretter du en plan ved hjelp av en egendefinert mal:

1. Åpne Planner.
2. Begynn å opprette en ny plan.
3. Under kategorien «Velg en mal» går du til Delt eller Opprettet av meg, som viser maler som enten er delt med deg, eller som er opprettet av deg.
4. Velg malen du vil bruke.
5. Bekreft og konfigurer plandetaljene. Planner oppretter en ny plan ved hjelp av strukturen som er definert i malen.

Dele og behandle maler

Egendefinerte maler deles på gruppenivå:

• Alle medlemmer av gruppen kan se og bruke malen.
• Maler forblir tilgjengelige så lenge gruppen finnes. Hvis en mal må endres, oppdaterer du den underliggende planen og publiserer en ny malversjon. Eksisterende planer som er opprettet fra en mal, påvirkes ikke av fremtidige malendringer.

Slette en egendefinert mal

Når en mal er publisert, kan alle i den delte gruppen slette malen.

Slik sletter du en mal:

1. Åpne Planner.
2. Gå til Opprett en plan.
3. Under kategorien «Velg en mal» går du til Delt eller **Opprettet av meg **og identifiserer hvilken mal du vil slette.
4. Klikk på ... for å åpne alternativet **Slett mal.
5. Klikk Slett for å bekrefte slettingen av malen. Den oppdaterte malen er tilgjengelig for medlemmer av gruppen. Planer som allerede er opprettet fra malen, endres ikke.

Vanlige scenarioer

Egendefinerte maler er nyttige når du vil:

• Sikre konsekvent oppsett for regelmessig arbeid.
• Reduser tiden som brukes på å opprette planer fra grunnen av.
• Del anerkjente arbeidsflyter med teamet. Eksempler omfatter markedsføringslanseringer, sprintplanlegging, innføringsplaner og operative strategiplaner.