Met Access-databases kunt u vrijwel elk soort informatie opslaan en bijhouden, zoals inventaris, contactpersonen of bedrijfsprocessen. Laten we eens kijken hoe u een Access-bureaubladdatabase kunt maken, er gegevens aan kunt toevoegen en vervolgens meer te weten komen over de volgende stappen voor het aanpassen en gebruiken van uw nieuwe database.
In dit artikel
- Een sjabloon kiezen
- Een volledig nieuwe database maken
- Een tabel toevoegen
- Gegevens kopiëren en plakken
- Gegevens importeren of een koppeling maken naar gegevens
- Gegevens ordenen met Table Analyzer
- Volgende stappen
Een sjabloon kiezen
Access-sjablonen hebben ingebouwde tabellen, query's, formulieren en rapporten die klaar zijn voor gebruik. Sjablonen zijn een van de eerste dingen die u ziet wanneer u Access start en u kunt online zoeken naar meer sjablonen.
- Selecteer in Access de optie Nieuw bestand>.
- Selecteer een bureaubladdatabasesjabloon en voer een naam in voor uw database onder Bestandsnaam. Als u geen sjabloon ziet die voor u geschikt is, gebruikt u het vak Onlinesjablonen zoeken .
- U kunt de standaardlocatie gebruiken die wordt weergegeven onder het vak Bestandsnaam of het mappictogram selecteren om er een te kiezen.
- Selecteer Maken.
Afhankelijk van de sjabloon moet u mogelijk een van de volgende handelingen uitvoeren om aan de slag te gaan:
Als in Access een dialoogvenster Aanmelden wordt weergegeven met een lege lijst met gebruikers:
- Selecteer Nieuwe gebruiker.
- Vul het formulier Gebruikersgegevens in.
- Selecteer Opslaan en sluiten.
- Selecteer de gebruikersnaam die u zojuist hebt ingevoerd en selecteer vervolgens Aanmelden.
Als in Access een beveiligingswaarschuwing wordt weergegeven op de berichtenbalk en u de bron van de sjabloon vertrouwt, selecteert u Inhoud inschakelen. Als voor de database aanmelding is vereist, meldt u zich opnieuw aan.
Zie Een Access-bureaubladdatabase maken op basis van een sjabloon voor meer informatie.
Een volledig nieuwe database maken
Als geen van de sjablonen aan uw behoeften voldoet, kunt u beginnen met een lege bureaubladdatabase.
- Selecteer in Access de optie Nieuwe>lege bureaubladdatabase.
- Typ een naam voor de database in het vak Bestandsnaam .
- U kunt de standaardlocatie gebruiken die wordt weergegeven onder het vak Bestandsnaam of het mappictogram selecteren om er een te kiezen.
- Selecteer Maken.
Een tabel toevoegen
In een database worden uw gegevens opgeslagen in meerdere gerelateerde tabellen. Een tabel maken:
Wanneer u de database voor het eerst opent, ziet u een lege tabel in de gegevensbladweergave waarin u gegevens kunt toevoegen. Als u een andere tabel wilt toevoegen, selecteert uTabel maken>. U kunt beginnen met het invoeren van gegevens in het lege veld (cel) of u kunt gegevens uit een andere bron plakken, zoals een Excel-werkmap.
Als u de naam van een kolom (veld) wilt wijzigen, dubbelklikt u op de kolomkop en typt u de nieuwe naam.
Tip
Betekenisvolle namen helpen u te weten wat elk veld bevat zonder de inhoud ervan te zien.
Selecteer Bestand>opslaan.
- Als u meer velden wilt toevoegen, typt u de kolom Klik om toe te voegen .
- Als u een kolom wilt verplaatsen, selecteert u deze door op de kolomkop te klikken en vervolgens naar de gewenste positie te slepen. U kunt ook aangrenzende kolommen selecteren en deze naar een nieuwe locatie slepen.
Zie Inleiding tot tabellen voor meer informatie.
Gegevens kopiëren en plakken
U kunt gegevens uit een ander programma, zoals Excel of Word, kopiëren en plakken in een Access-tabel. Dit werkt het beste wanneer de gegevens zijn onderverdeeld in kolommen. Als de gegevens zich in een tekstverwerkingsprogramma zoals Word bevinden, gebruikt u tags om de kolommen te scheiden of de gegevens te converteren naar een tabelindeling voordat u deze kopieert.
Als de gegevens moeten worden bewerkt, zoals het scheiden van volledige namen in voor- en achternamen, doet u dat eerst in het bronprogramma.
Open de bron en kopieer de gegevens door op Ctrl+C te drukken.
Open de Access-tabel waaraan u de gegevens wilt toevoegen in de gegevensbladweergave en plak deze door op Ctrl+V te drukken.
Dubbelklik op elke kolomkop en typ een betekenisvolle naam.
Selecteer Bestand>Opslaan en geef de nieuwe tabel een naam.
Opmerking
In Access wordt het gegevenstype van elk veld ingesteld op basis van de informatie die u in de eerste rij van elke kolom plakt. Zorg er dus voor dat de informatie in de volgende rijen overeenkomt met de eerste rij.
Gegevens importeren of een koppeling maken naar gegevens
U kunt gegevens importeren uit andere bronnen of u kunt vanuit Access een koppeling maken naar gegevens zonder de gegevens te verplaatsen van waar ze zijn opgeslagen. Koppelen kan een goede optie zijn als meerdere gebruikers de gegevens bijwerken en u ervoor wilt zorgen dat u de nieuwste versie ziet of als u opslagruimte wilt besparen. Voor de meeste indelingen kunt u kiezen of u gegevens wilt koppelen of importeren. Zie Gegevens in een andere Access-database importeren of koppelen voor meer informatie.
Het proces verschilt enigszins, afhankelijk van de gegevensbron, maar deze instructies helpen u aan de slag te gaan:
Selecteer op het tabblad Externe gegevens in de groep & koppeling importerende optie Nieuwe gegevensbron en selecteer vervolgens de gegevensindeling waaruit u wilt importeren of waarnaar u een koppeling wilt maken vanuit de vermelde submenuopties.
Opmerking
Als u de juiste indeling nog steeds niet kunt vinden, moet u de gegevens mogelijk eerst exporteren naar een bestandsindeling die door Access wordt ondersteund, zoals een tekstbestand met scheidingstekens.
Volg de instructies in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen .
Wanneer u een koppeling hebt, zijn sommige indelingen beschikbaar als alleen-lezen. Dit zijn de externe bronnen waaruit u gegevens kunt importeren of waarnaar u een koppeling kunt maken:
| Bron | Importeren | Koppelen |
|---|---|---|
| Excel | Ja | Ja (alleen-lezen) |
| Access | Ja | Ja |
| ODBC-databases, zoals SQL Server | Ja | Ja |
| Tekstbestanden of bestanden met door middel van komma's gescheiden waarden (.CSV) | Ja | Ja (alleen nieuwe records toevoegen) |
| SharePoint-lijst | Ja | Ja |
| XML | Ja | |
| Gegevensservices | Ja (alleen-lezen) | |
| HTML-document | Ja | Ja |
| Outlook-map | Ja | Ja |
Zie Gegevens in een andere Access-database importeren of koppelen voor meer informatie.
Gegevens ordenen met Table Analyzer
U kunt de wizard Tabelanalyse gebruiken om redundante gegevens snel te identificeren. De wizard biedt vervolgens een eenvoudige manier om de gegevens in afzonderlijke tabellen in te delen. De oorspronkelijke tabel blijft behouden als back-up.
- Open de Access-database die de tabel bevat die u wilt analyseren.
- Selecteer Databasehulpprogramma's>Tabel analyseren. De eerste twee pagina's van de wizard bevatten een korte zelfstudie met voorbeelden. Als u een selectievakje met het label Introductiepagina's weergeven? ziet, selecteert u dit en selecteert u vervolgens twee keer Terug om de inleiding te bekijken. Als u de inleidende pagina's niet meer wilt zien, schakelt u Inleidende pagina's weergeven? uit.
Zie Uw gegevens normaliseren met behulp van Table Analyzer voor meer informatie.
Volgende stappen
De rest van het ontwerpproces varieert afhankelijk van wat u wilt doen, maar u wilt waarschijnlijk query's, formulieren, rapporten en macro's maken. Deze artikelen kunnen u helpen bij het volgende: