Werkstromen van SharePoint

SharePoint werkstromen zijn vooraf geprogrammeerde minitoepassingen die een groot aantal verschillende bedrijfsprocessen stroomlijnen en automatiseren. Werkstromen kunnen variëren van het verzamelen van handtekeningen, feedback of goedkeuringen van een abonnement of een document, zodat u de huidige status van een routine procedure kunt bijhouden. SharePoint-werkstromen zijn ontworpen om u tijd en inspanning te besparen en om de consistentie en efficiëntie te bieden aan taken die u regelmatig uitvoert.

Opmerking: SharePoint 2010-werkstromen zijn buiten 1 augustus 2020 voor nieuwe tenants en worden verwijderd uit bestaande tenants op 1 november 2020. Als u SharePoint 2010-werkstromen gebruikt, wordt u aangeraden om te migreren naar Power Automatiseer of andere ondersteunde oplossingen. Zie voor meer informatie het artikel over het uittredingen van SharePoint 2010-werkstromen.

Wat is een SharePoint werkstroom?

U weet waarschijnlijk al wat een stroomdiagram is. Het is een grafische kaart van een proces, met instructies over wat er gebeurt bij elke stap.

Werkstroomproces

Een SharePoint werkstroom is een geautomatiseerd stroomdiagram dat veel van de arbeid, de bevindt en de willekeurigheid van uw standaard werkprocessen kost.

Kijk bijvoorbeeld naar het goedkeuringsproces voor documenten in de afbeelding. Als u dit proces handmatig uitvoert, kunt u een groot aantal documenten bijhouden en de herinneringen bijhouden, en de herinneringen ervan verzenden, en elk van deze taken moet door u of door een of meer collega's worden uitgevoerd. Dat betekent dat veel extra werk en een constante stroomonderbreking.

Als u de werkstroom voor het goedkeuren van documenten van SharePoint gebruikt om het proces uit te voeren, worden alle controles en bijhouden en herinneren van de werkstroom automatisch uitgevoerd. Als iemand te laat is om een taak te voltooien of als er een ander probleem oploopt, genereert de meeste van de opgenomen werkstromen een melding zodat u dit kunt doen. Bewaking van het proces wordt verkleind.

Het uitvoeren van een SharePoint werkstroom is eenvoudig. Kies het type werkstroom, selecteer de gewenste opties en laat de werkstroom worden uitgevoerd. Als u de werkstroom wilt annuleren of beëindigen.

Elk van de typen werkstromen die fungeren als een sjabloon. U voegt een exemplaar van de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toe of voor een hele siteverzameling die een startformulier gebruikt om de gewenste opties en selecties voor het exemplaar op te geven. Met deze opties en selecties wordt aangegeven aan wie in de werkstroomtaken zijn toegewezen, de taak deadlines, hoe de werkstroom kan worden gestart en door wie en welke instructies in de taakmeldingen worden opgenomen. Maak een nieuwe werkstroom met behulp van de lijst instellingen > werkstroominstellingen > een werkstroom toevoegen. Zie voor meer informatie over 2010-en 2013-werkstromen.

Belangrijk: De werkstromen voorgoed keuring, feedback verzamelen en de werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen worden standaard niet geactiveerd en worden niet weergegeven in het vak een werkstroomsjabloon selecteren van het koppelings formulier. Om ze beschikbaar te maken voor gebruik, moet een sitebeheerder deze activeren op het niveau van de siteverzameling. Ga naar site-instellingen > onderdelen van de siteverzameling > functie werkstromen activeren . SharePoint 2013 biedt ook werkstroomsjablonen op basis van SharePoint 2010. Als u een SharePoint 2013 op basis van een werkstroom met dezelfde logica wilt maken, gebruikt u een functie zoals SharePoint Designer 2013.

Er zijn vijf vooraf geprogrammeerde werkstroom typen. 

met een goedkeuringswerkstroom wordt een document of een ander item doorgestuurd naar de aangewezen personen voor de goedkeuring of weigering. Vinkje U kunt ook een goedkeuringswerkstroom gebruiken voor het beheren van de goedkeuring van inhoud in een lijst of bibliotheek. Voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies raadpleegt u Alles over goedkeuringswerkstromen.

met een werkstroom voor het verzamelen van feedback wordt een document of ander item doorgestuurd naar de aangewezen personen voor hun feedback. De werkstroom Feedback verzamelen De werkstroom voor het verzamelen van feedback bevat alle feedback van deelnemers voor de eigenaar van de werkstroom en levert een record van het controleproces. Voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies raadpleegt u Alles over werkstromen voor het verzamelen van feedback.

De werkstroom Handtekeningen verzamelen de werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen stuurt een Microsoft Office-document door naar aangewezen personen voor de digitale handtekeningen. De werkstroom Handtekeningen verzamelen wordt alleen gefunctioneerd voor Word-documenten, Excel-werkmappen en InfoPath-formulieren. Voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies raadpleegt u Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen.

De werkstroom Drie statuswaarden de werkstroom met drie statuswaarden is zodanig ontworpen dat de status van een lijstitem in drie fasen wordt bijgehouden. U kunt deze gebruiken voor het beheren van bedrijfsprocessen waarvoor organisaties een hoog volume van problemen of items moeten bijhouden, zoals klantenondersteuning, verkoop potentiële klanten of projecttaken.

Met elke overgang tussen staten wordt een taak toegewezen aan een persoon en wordt deze persoon een e-mail waarschuwing over de taak gestuurd. Wanneer deze taak is voltooid, wordt de status van het item bijgewerkt en wordt de voortgang van de werkstroom hersteld. De werkstroom met drie statuswaarden is ontworpen voor gebruik met de lijstsjabloon voor het bijhouden van actie-items, maar kan ook worden gebruikt voor lijsten die een keuzekolom met drie of meer waarden bevatten.

Zie gebruik van een werkstroom met drie statuswaarden voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies.

Een werkstroom publicatie goedkeuren is vergelijkbaar met andere SharePoint-werkstromen, zodat de inhoud van de bewerkingsfunctie wordt geautomatiseerd voor de experts en de belanghebbenden voor controle en goedkeuring. De werkstroom Goedkeuren voor bestemming De werkstroom Publicatie goedkeuren is uniek omdat deze specifiek is ontworpen voor publicerende sites waarop de publicatie van nieuwe en bijgewerkte webpagina's nauwlettend in de gaten wordt gehouden. Op dergelijke sites kan nieuwe inhoud pas worden gepubliceerd nadat deze is goedgekeurd door iedereen in de werkstroom. Zie werken met een werkstroom publicatie goedkeurenvoor meer informatie en voor stapsgewijze instructies.

Als u een werkstroom wilt toevoegen of starten, moet u beschikken over de juiste machtigingen voor de lijst, bibliotheek of siteverzameling waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd:

  • Een werkstroom toevoegen    U moet standaard de machtiging Lijsten beheren hebben om een werkstroom toe te voegen . (De groep eigenaren en de groep leden hebben standaard de machtiging Lijsten beheren en de groep bezoekers doet niet.)

  • Een werkstroom starten    Daarnaast moet u de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep eigenaren en de groep leden hebben beide de machtiging Items bewerken standaard en de groep bezoekers niet.)
    U kunt ook kiezen voor het configureren van specifieke werkstromen, zodat ze alleen kunnen worden gestart door leden van de groep eigenaren. Wanneer een subsite met unieke machtigingen is, moeten eigenaren ervoor zorgen dat de vereiste machtigingen expliciet aan de werkstroomgebruikers worden toegewezen. Zie machtigingen voor een SharePoint-lijst of-bibliotheek bewerken en beheren. < dit is gebaseerd op de feedback: Ik heb een subsite op de site van mijn bedrijf gemaakt om de werkstroom functie te testen, dus moet ik machtigingen hebben om een werkstroom te starten, maar ik kan niet >

In het volgende diagram staat een algemeen overzicht van de basis fasen voor het plannen, toevoegen, uitvoeren en wijzigen van een SharePoint-werkstroom. Afzonderlijke secties voor elk van deze stappen.

Werkstroomproces

  • Regeling    Zorg dat u weet welke opties u wilt gebruiken en welke gegevens u nodig hebt wanneer u het startformulier toevoegt om uw versie van de werkstroom toe te voegen.

  • Tellen    Vul het startformulier in om uw versie van de werkstroom toe te voegen aan een lijst, bibliotheek of siteverzameling.

  • Gaan    De nieuwe werkstroom handmatig of automatisch starten voor een document of ander item in een lijst of bibliotheek. (Als u het handmatig start, kunt u een aantal instellingen van het koppelings formulier van de werkstroom op het Start formulier van de werkstroom wijzigen.) Wanneer de werkstroom wordt gestart, worden taken gemaakt, meldingsberichten verzonden en beginnen met het bijhouden van acties en gebeurtenissen.

  • Monitor    Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kunt u de pagina werkstroom status weergeven om te zien welke taken zijn voltooid en welke andere acties zijn uitgevoerd. U kunt zo nodig de huidige en toekomstige taken wijzigen en ook de uitvoering van deze werkstroom annuleren of beëindigen.

  • Controleren    Wanneer de uitvoering is voltooid, kan de hele geschiedenis op de pagina werkstroom status worden gecontroleerd. Ook op de statuspagina kunt u statistische rapporten maken over de algemene prestaties van deze werkstroom.

  • Wijzigen    Als de werkstroom niet op de gewenste manier verloopt, kunt u het oorspronkelijke koppelings formulier openen waarmee u de werkstroom hebt toegevoegd en daar wijzigingen doorvoeren.

Als u meer flexibiliteit nodig hebt met een ingebouwde werkstroom, kunt u deze verder aanpassen met een hulpmiddel zoals SharePoint Designer 2013. U kunt ook zelf uw eigen originele werkstroom maken.

Met behulp van de werkstroomontwerper maakt u regels waarmee voorwaarden en acties worden gekoppeld aan items in SharePoint-lijsten en-bibliotheken. Wijzigingen in items in lijsten of bibliotheken veroorzaken acties in de werkstroom.

U kunt bijvoorbeeld een werkstroom ontwerpen waarmee een goedkeuringswerkstroom wordt gestart als de kosten van een item hoger zijn dan een bepaald bedrag.

U kunt ook een workflow definiëren voor een reeks verwante documenten. Wanneer de werkstroom is gekoppeld aan een documentbibliotheek, of als deze is gefilterd op het inhoudstype document, wordt een groep contextuele acties voor Documentensets weergegeven. Een documentenset biedt een mogelijkheid om een groep documenten te behandelen als één eenheid, zodat een werkstroomactie voor een documentenset wordt uitgevoerd voor elk van de items in de documentenset.

Zie ook

Een werkstroom maken met behulp van SharePoint Designer 2013 en de SharePoint-werkstroom platform

Informatie over goedkeuringswerkstromen in SharePoint 2010

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×