"Je kunt het goed, snel of goedkoop hebben. Kies er twee."
Ingenieurs zeggen dit al tientallen jaren tegen projectmanagers.
In elk project wordt een 'driehoek' van tijd, geld en bereik in evenwicht gehouden. Het is niet mogelijk om een van deze driehoeken te wijzigen zonder dat dit van invloed is op ten minste een van de andere driehoeken. Het is de taak van de projectmanager om ervoor te zorgen dat de driehoek intact blijft.
Hoe? Ten eerste: als er een probleem optreedt, zoekt u dit op de projectdriehoek: gaat het om tijd (planning), geld (budget) of bereik? Zoek vervolgens uit welke zijden van de driehoek u kunt wijzigen en welke 'vast' zijn. Ten derde, pas aan wat u kunt om het probleem op te lossen en het project te optimaliseren. Ten vierde, maak het project af en vier feest!
In dit artikel
- Tijd + geld + scope = kwaliteit
- Weet wat u niet kunt wijzigen
- De planning optimaliseren
- Optimaliseer het budget
- Het bereik optimaliseren
- Meer over projectmanagement
Tijd + geld + scope = kwaliteit
De projectdriehoek wordt ook wel de 'ijzeren driehoek' genoemd en, minder poëtisch, de 'drievoudige beperkingen'. Hoe je het ook noemt, het komt op hetzelfde neer: je kunt het budget, de planning of het bereik van een project niet wijzigen zonder dat dit van invloed is op ten minste een van de andere twee onderdelen
Enkele voorbeelden van hoe het werkt:
- Als u de einddatum (tijd) naar voren wilt halen, zou u meer resources (geld) kunnen uitgeven om het werk sneller af te ronden of kunnen bezuinigen op functies (bereik), zodat er minder werk moet worden gedaan voor de nieuwe deadline.
- Als u het project binnen het budget (kosten) wilt voltooien, kunt u overuren weglaten en het project later (tijd) voltooien, of functies verwijderen (bereik).
- Als u functies wilt toevoegen aan een product (bereik), kunt u de deadline verlengen om tijd vrij te maken voor het nieuwe werk (tijd) of personen toevoegen om het werk sneller af te ronden (kosten). U kunt ook beide doen!
Kwaliteit is het vierde deel van de projectdriehoek. Het zit in het midden, waar elke verandering aan welke kant dan ook het beïnvloedt.
Als u bijvoorbeeld voor op schema ligt, kunt u misschien knippen in functies of meer tijd toestaan voor bestaande taken. Met deze extra tijd en reikwijdte is het eindresultaat mogelijk een beter product.
Een belangrijk punt: er is geen universele standaard voor kwaliteit. Voor een gegeven project wordt kwaliteit binnen het project zelf gedefinieerd. Voor sommige bedrijven is het binnen budget houden van een project de belangrijkste maatstaf voor kwaliteit. Voor anderen is het belangrijker om het op tijd op de markt te brengen. Een projectmanager moet weten hoe kwaliteit is gedefinieerd voor de organisatie en het specifieke project.
In het vorige voorbeeld zou u het product gewoon vroeg kunnen afmaken met minder functies, waardoor het eerder op de markt komt dan uw concurrenten. Dat kan de definitie zijn van kwaliteit voor dat project in uw bedrijf.
Naar boven
Weet wat u niet kunt wijzigen
Bij de meeste projecten ligt minstens één zijde van de driehoek vast. U kunt dit niet veranderen.
Misschien is het budget niet onderhandelbaar. (Klinkt bekend?) Of misschien moet het product absoluut op een bepaalde datum in de uitverkoop gaan. Misschien zijn beide waar.
Vaak worden de vaste elementen van een project bepaald door de projectmanager, maar niet altijd. Soms ligt het op uw schouders om te bepalen welk element het belangrijkst is voor het succes van het project. En je moet hier echt duidelijk over zijn voor wanneer er problemen opduiken (en dat doen ze altijd).
Wanneer het probleem zich voordoet aan de vaste kant, is de handelwijze vaak duidelijk. Als u bijvoorbeeld ontdekt dat de voltooiing van een softwarefunctie langer duurt dan verwacht en u een contract hebt getekend waarin staat dat u die functie (bereik) gaat leveren, moet u de einddatum verschuiven of resources toevoegen om de functie op tijd te voltooien.
Als de vaste zijde en de probleemzijde verschillend zijn, geef dan niet op. Dat is het mooie van de projectdriehoek; Er is altijd ruimte om wijzigingen aan te brengen Als het project bijvoorbeeld op tijd af moet zijn en het bereik is uitgebreid, kunt u de kosten nog steeds aanpassen door resources toe te voegen.
Als alle drie de zijden van de driehoek vastzitten, geen paniek. Het is mogelijk dat er problemen met het project zijn, maar u weet in ieder geval dat er een probleem is en u hebt een goed uitgangspunt om de doelstellingen of kwaliteitsnormen van het project te heroverwegen.
Naar boven
De planning optimaliseren
Vroeg of laat krijg je te maken met een project dat een inflexibele deadline dreigt te overschrijden.
Een onfeilbare manier om de planning te verkorten is het verkorten van het kritieke pad, een reeks taken waarvan de laatste taak eindigt op de einddatum van het project. Het wijzigen van andere taken verkort de planning misschien niet, maar het wijzigen van kritieke taken wel. Als u het kritieke pad wilt verkorten, kunt u:
- De duur van taken verkorten (het bereik beperken of resources toevoegen).
- De planning versnellen: taken laten overlappen zodat personen er tegelijkertijd aan kunnen werken (resources toevoegen). Deze tactiek kan het beste dichter bij het begin van een project worden toegepast.
- De planning laten vastlopen: resources toevoegen om taken sneller af te ronden (geld).
- Taken verwijderen (bereik beperken).
Als u de planning op deze manier vastzet, kan dit ingrijpende gevolgen hebben voor het budget, de omvang en de kwaliteit van het project.
Naar boven
Optimaliseer het budget
Bij de meeste projecten bestaat het grootste deel van het budget uit resourcekosten: de op tarieven gebaseerde en vaste kosten van personen, apparatuur en materialen. Binnen het budget blijven kan zeer moeilijke keuzes vereisen:
- Beperk het bereik van het project, zodat er minder en kortere taken zijn waarvoor resources nodig zijn.
- Resources verwijderen.
- Zorg ervoor dat de tarieven, vergoedingen en overuren geschikt zijn.
- Controleer of de resources het meest geschikt zijn voor de taak.
- Vervang een dure resource door een goedkopere.
Als u de kosten onder controle krijgt, kan de deadline worden vertraagd of kan het projectbereik worden beperkt. Als u bijvoorbeeld geen overuren toestaat voor taken, kan de einddatum een maand later vallen. Maar als u het bereik beperkt, kan de einddatum juist naar voren schuiven.
Naar boven
Het bereik optimaliseren
Zou u overwegen geld te besparen door een brug een paar meter korter te maken dan de rivier die hij overspant? Natuurlijk niet. Soms kan het bereik van het project niet worden gewijzigd, dus moet u andere acties ondernemen:
- Resources toevoegen om ervoor te zorgen dat alle taken worden voltooid (kosten).
- Snijd taken weg die zich niet op het kritieke pad bevinden, als die er zijn (kosten).
- Taken toevoegen of duur toevoegen aan taken (kosten).
- Verleng de deadline om tijd toe te staan voor alle taken met het huidige resourceniveau (tijd).
Naar boven