Doel van gebruiker: een project plannen

	Het is een goed idee met de planning te beginnen voordat u Microsoft Project opent. U kunt in een programma zoals Word, Excel, OneNote of Outlook de eerste versie van de doelen van het project vastleggen. Als u iedereen hebt overtuigd van uw ideeën, kunt u de daadwerkelijke planning gaan maken in Project. Ga terug naar het stappenplan van Project voor meer artikelen over projectmanagement.

Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .

• Is er wel een project nodig Controleer eerst of er wel een project nodig is. Een project heeft drie kenmerken:

  • Het is tijdelijk en uniek Het ontwerpen van een autofabriek is een project omdat het een eenmalige activiteit is. De productie van auto's in de fabriek is een herhaalde reeks activiteiten en is dus geen project.
  • Het heeft duidelijk omschreven deliverables Deliverables of af te leveren producten geven een project focus en functie. Belanghebbenden zullen geen interesse hebben om te investeren als de deliverables van het project niet duidelijk zijn omschreven.
  • Het heeft een begin en een einde Zonder een einddatum voor een project hoeven belanghebbenden en investeerders niet te rekenen op de uitkomsten en voordelen van het project dat zij door hun investering mogelijk hebben gemaakt.
    Hier volgen enkele voorbeelden om u te helpen bepalen of u wel een project hebt.

Activiteiten die geen projecten zijn	Duidelijk omschreven projecten
Auto's bouwen	Project voor het upgraden van een fabriek om de efficiency te verbeteren. Project om een onderhoudslocatie dichter bij een fabriek te vestigen.
Risico van concurrenten verlagen	Project voor het vervangen van beveiligingssoftware. Project voor het inhuren van risicospecialisten uit gerelateerde industrie.

• Projectbeperkingen identificeren Beperkingen zijn factoren waarmee de projectmanager rekening moet houden bij het ontwerpen en beheren van een project. De meeste projecten hebben drie beperkingen:

  • Beperkte tijdsduur Einddatums voor belangrijke resultaten zijn meestal bepalend voor de totaalduur van het project.
  • Beperkte mankracht en andere resources Projectmanagers kunnen meestal een beperkt aantal personen inzetten op een project of hebben een beperkt budget.
  • Beperkt bereik Een project wordt vaak beperkt door de hoeveelheid werk die het team kan verzetten. Als het project te veel deliverables of onderdelen heeft, bestaat de kans dat de planning onvoldoende tijd biedt om alles af te krijgen.

Als een beperking wordt aangepast, heeft dit bijna altijd gevolgen voor de andere twee beperkingen en misschien zelfs voor de algehele kwaliteit van het project. Als bijvoorbeeld de duur van het project wordt ingekort, moet de projectmanager beslissingen nemen over het aantal mensen dat nodig is om de producten van het project op tijd af te leveren. Als er onvoldoende mensen beschikbaar zijn, kan het inkorten van het project andere gevolgen hebben, zoals het verkleinen van het projectbereik.

• Stel in een vroeg stadium vast wie de belanghebbenden zijn Een project is bij voorbaat gedoemd te mislukken als niet vooraf is vastgesteld wie de belangrijkste belanghebbenden zijn en op welke manier het best met deze personen kan worden gecommuniceerd. Als u na de start van een project geen belangrijke belanghebbende hebt geïdentificeerd, is de kans aanwezig dat het project een langzame dood sterft of dat het budget wordt overschreden omdat er steeds nieuwe doelstellingen en methoden worden voorgesteld.

Stap 1: Uw eerste ideeën vastleggen

Eerste ideeën Noteren in OneNote	Maak notities met OneNote terwijl u nadenkt over het project en wat u ermee wilt bereiken. De notities kunnen bestaan uit e-mails, koppelingen naar websites, video's of de eerste versie van de specificaties.
Excel-gegevens importeren in Project	Projecten ontstaan soms als eenvoudige lijstjes in Excel. Maar als ze groter worden, importeert u ze in Project, waar u taken efficiënter kunt organiseren en plannen.
Gebruik Microsoft 365 op elke pc om overal projectnotities vast te leggen	Werk met vroege projectspecificaties met Microsoft 365. Zolang u met een pc werkt en een internetverbinding hebt, kunt u aan documenten werken met volledige versies van Word, Excel, PowerPoint of OneNote - op verzoek en overal.
Office Online gebruiken in een webbrowser	Werk met de webversie van Office zonder Microsoft 365. Als u beschikt over een Microsoft-account, kunt u de webversies van Word, Excel, PowerPoint of OneNote gebruiken om de eerste ideeën voor uw project vast te leggen.

Naar boven

Stap 2: Overleg met de belanghebbenden

In een vroeg stadium rapport uitbrengen	Ongeacht op welke punt u zich bevindt in de projectplanning, is een mooi gepresenteerd rapport een uitstekend hulpmiddel om belanghebbenden het nut te laten inzien van de deliverables van het project.
Deelnemen aan een onlinevergadering	Als belanghebbenden niet fysiek aanwezig kunnen zijn, kunt u onlinevergaderingen organiseren om overleg te hebben. Gebruik dia's van PowerPoint, spreadsheets van Excel of notities van OneNote om de eerste projectplannen te bespreken. People kunnen deelnemen aan onlinevergaderingen in Microsoft Teams terwijl ze op kantoor zijn, maar ook onderweg, via een mobiel apparaat.
Chat met een lid van het projectteam	Als er vragen naar voren komen terwijl u aan een projectplanning werkt, kunt u online met hen chatten via Teams.

Naar boven

Stap 3: Een project starten

Kopiëren en plakken uit Word, Outlook en PowerPoint in Project	Kopieer een lijst met taken in Word, Outlook of PowerPoint en plak deze in Project om snel een begin te maken met een planning. De structuur en opmaak van de lijst worden ongewijzigd overgenomen door Project.
Een nieuw project maken op basis van een ander project of een sjabloon	Maak een nieuw project op basis van een sjabloon die al taken bevat uit projecten die lijken op uw project. Veel van deze projectsjablonen zijn gemaakt door experts om u snel op weg te helpen.
Excel-gegevens importeren in Project	U kunt een lijst met taken die u hebt gemaakt in Excel overbrengen naar Project. De structuur en opmaak van de lijst worden ongewijzigd overgenomen door Project.
Een takenlijst van SharePoint importeren als uitgangspunt voor een project	Projecten ontstaan soms als takenlijsten in SharePoint om ze te delen met personen zonder Project. Wanneer de takenlijst een bepaalde grootte heeft, verplaatst u de lijst naar Project om er daar verder aan te werken.
Doel van projectmanagement: een nieuwe projectplanning maken	Nadat u een project bent gestart in Project, kunt u taken gaan toevoegen, deze ordenen, koppelen, personen toevoegen, enzovoort.

Terug naar het stappenplan van Project