Doel van projectmanagement: een nieuwe projectplanning maken in de bureaubladversie van Project

Als de doelstellingen voor het nieuwe project helder zijn, kunt u een planning gaan maken.
Dit houdt in dat u taken gaat toevoegen aan een nieuwe planning en deze zo efficiënt mogelijk ordent, met als uitgangspunt dat het project zo snel mogelijk wordt afgerond.
Zie Het stappenplan van Project voor meer artikelen in deze reeks instructiegidsen voor projectmanagement.

Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .

• Zorg ervoor dat u op de juiste plaats begint. Vroegtijdig in het planningsproces wilt u mogelijk Project helemaal niet gebruiken. Misschien werkt u met een eenvoudige lijst op een SharePoint-site, in Excel of op een papieren servet. Deel deze ideeën eerst met anderen voordat u Project start en stel een planning op. Meer informatie over de vroege stadia van projectplanning.
• Zorg dat u weet wat een project is en wat niet. In de eerste fasen van de projectontwikkeling kan het project onduidelijk zijn of te ruim opgezet zijn. Hier volgen enkele voorbeelden waarmee u de doelstellingen van uw project kunt beperken. |Projecten die te ruim zijn opgezet|Projecten die met meer duidelijkheid zijn omschreven| |:--- |:--- | |Verlaag de kostenoverhead|
  • Project voor het upgraden van een fabriek om de efficiency te verbeteren.
  • Project om een onderhoudslocatie dichter bij een fabriek te vestigen.
  | |Verminder risico's van concurrenten|
  • Project voor het vervangen van beveiligingssoftware.
  • Project voor het inhuren van risicospecialisten uit gerelateerde industrie.
  |
• Oké, iedereen heeft je geweldige idee gekocht. Wat nu? Start Microsoft Project en ga aan de slag. Voeg taken toe, rangschik deze in een overzicht en maak een projectkalender zodat u weet wat de werkuren zijn. U kunt nu ook al personen gaan toevoegen, maar dit gebeurt meestal later. Meer informatie over het toevoegen van personen aan een project.

Stap 1: Een nieuw project maken

Opties	Beschrijving
Een nieuw project maken op basis van een sjabloon	U kunt een nieuw project baseren op een sjabloon die al taken bevat uit projecten die lijken op uw project. Veel van deze sjablonen zijn gemaakt door experts om u snel op weg te helpen.
Een volledig nieuw project maken	Begin met een compleet leeg project en voeg zelf taken, personen en andere gegevens voor de planning toe.
Een bestaand project openen	Open een project dat u eerder hebt gemaakt en gebruik dit als basis voor het nieuwe project.
Een project uit een eerdere versie openen	Open een project dat u hebt gemaakt in een eerdere versie van Project.

Naar boven

Stap 2: Taken toevoegen

Opties	Beschrijving
Nieuwe taken toevoegen	Voeg taken toe aan een planning om de werkzaamheden op te delen in overzichtelijke onderdelen.
De duur van taken instellen	Bepaal de duur (of kalendertijd) van een taak. U kunt een aantal invoeren of voorlopig eerst een opmerking zoals “Nog bepalen” of “Eerst met Sarah overleggen”.
De hoeveelheid werk instellen die personen uitvoeren voor taken	Stel de hoeveelheid tijd (of manuren) in waarbinnen een taak moet zijn afgerond. Deze tijd staat los van het aantal personen dat wordt ingezet voor de taak.
Excel-gegevens importeren in Project	Als de taken al beschikbaar zijn in Excel, kunt u deze van Excel overbrengen naar Project. De opmaak en indeling van de lijst met taken blijven hierbij behouden.
Een mijlpaal toevoegen	Markeer het einde van belangrijke onderdelen of fasen van het project door mijlpalen toe te voegen die de voortgang naar belangrijke af te leveren producten aangeven.
Een taak inactief maken in plaats van verwijderen	Maak een taak inactief als u een taak wilt annuleren zonder de gegevens van de taak uit het projectplan te verwijderen. Dit is handige manier om te testen wat voor gevolgen bepaalde wijzigingen hebben voor een project.

Naar boven

Stap 3: Taken ordenen

Opties	Beschrijving
Taken koppelen in een project	U kunt twee taken in een project koppelen om de onderlinge relatie aan te geven (ook taakafhankelijkheid genoemd). Gekoppelde taken geven een realistischer beeld van een project. Als een taak in een relatie wordt gewijzigd, wordt de andere taak ook aangepast.
Een taakoverzicht maken met subtaken en samenvattingstaken	Geef een duidelijk beeld van de taakhiërarchie door een overzicht te maken met knoppen om taken meer of minder te laten inspringen.
Een taak splitsen	Als er onderbrekingen zijn in een taak, kunt u de taak opsplitsen om aan te geven wanneer de taak stopt en weer verdergaat.
Projectstructuurcodes maken	Gebruik structuurcodes (WBS-codes) om taken een code te geven die overeenkomt met de kostenplaatsen die in de boekhouding van uw bedrijf worden gebruikt.
Neerwaartse planning	Bepaal eerst de belangrijke fasen en splits deze vervolgens op in individuele taken.
Hoe taken worden gepland in Project: achter de schermen	Lees meer over taken en hun onderlinge relatie in Project om de planning nog beter te berekenen.

Naar boven

Stap 4: De projectkalenders opstellen

Opties	Beschrijving
Werkdagen instellen voor de projectleden	Geef aan wat de standaardwerkdagen zijn voor de deelnemers aan het project, zoals maandag tot en met vrijdag van 08:00 tot 17:00.
Feest- en vakantiedagen toevoegen	Actualiseer de werkplanningen van personen door feestdagen en vakantiedagen toe te voegen.
Een kalender maken voor één taak	Geef de productieve en niet-productieve tijd aan voor een bepaalde taak, zoals een computerproces dat zonder tussenkomst volgens een planning van 24 uur wordt uitgevoerd, met één niet-productieve dag voor onderhoud.
Kalenders in Project: achter de schermen	Lees meer over het inzetten van resource- en projectkalenders om de planning te berekenen.

Naar boven

Stap 5: De planning opslaan en publiceren

Opties	Beschrijving
Een project opslaan	Bewaar een lokale kopie van uw project als een MPP-bestand.
Een project opslaan en publiceren naar Project Web App	Maak uw projectwerk online beschikbaar voor andere gebruikers in Project Web App.
Een projectbestand opslaan als PDF	Bewaar een project als een PDF-bestand zodat de inhoud kan worden gelezen met een PDF-viewer of op een webpagina.

Terug naar het stappenplan van Project