In dit onderwerp wordt uitgelegd hoe u de functie Documentensets inschakelt voor een siteverzameling en vervolgens hoe u het inhoudstype Documentenset configureert.
In dit artikel
- Documentensets inschakelen voor een siteverzameling
- Een nieuw inhoudstype voor een documentenset maken
- Een inhoudstype van een documentenset configureren of aanpassen
- Gerelateerde taken
Documentensets inschakelen voor een siteverzameling
Als de functie Documentensets nog niet is geactiveerd voor uw siteverzameling, dient u de functie te activeren voordat u nieuwe inhoudstypen voor de documentenset kunt maken of configureren. U moet beheerder van een siteverzameling zijn om de functie Documentensets te activeren.
- Ga naar de site op het hoogste niveau in de siteverzameling waarvoor u documentensets wilt inschakelen.
- Klik in het menu Siteacties op Site-instellingen.
- Klik onder Beheer van de siteverzameling op Onderdelen van de siteverzameling.
- Zoek Documentensets in de lijst en klik vervolgens op Activeren.
Een nieuw inhoudstype voor een documentenset maken
Als u het voor sitegebruikers mogelijk wilt maken om documentensets te gebruiken om nieuwe werkproducten voor meerdere documenten te maken, moet u eerst een inhoudstype Documentenset maken en configureren voor elk werkproduct dat u wilt beheren en dit vervolgens toevoegen aan de documentbibliotheek waarin het wordt gebruikt. Nadat u een inhoudstype Documentenset hebt gemaakt en geconfigureerd, moet u dit toevoegen aan de bibliotheek waarin gebruikers hun documentensets mogen maken.
U moet beheerder van een siteverzameling of site-eigenaar zijn om inhoudstypen voor een documentenset te kunnen maken of configureren.
- Klik in het menu Siteacties op Site-instellingen.
- Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.
- Klik op de pagina Site-inhoudstypen op Maken.
- Typ in de sectie Naam en beschrijving in het vak Naam de naam die u aan de nieuwe documentenset wilt geven. Dit is de naam die gebruikers zien wanneer ze een nieuw exemplaar van een documentenset maken.
- Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van de documentenset.
- Klik onder Bovenliggend inhoudstype selecteren opInhoudstypen documentenset. (Als Inhoudstypen documentenset geen optie is, is de functie Documentensets mogelijk niet geactiveerd voor deze siteverzameling.)
- Geef in de sectie Groep op of u het nieuwe inhoudstype Documentenset wilt categoriseren in een nieuwe of bestaande groep.
- Klik op OK.
Wanneer het nieuwe inhoudstype Documentenset is gemaakt, ziet u de pagina met informatie over site-inhoudstype voor het inhoudstype, waar u aanvullende instellingen voor het inhoudstype kunt configureren.
Een inhoudstype van een documentenset configureren of aanpassen
Klik in het menu Siteacties op Site-instellingen.
Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.
Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het inhoudstype Documentenset dat u wilt configureren.
Klik onder Instellingen op Instellingen voor documentenset.
Selecteer in de sectie Toegestane inhoudstypen onder Beschikbare site-inhoudstypen het inhoudstype dat u binnen deze documentenset wilt toestaan en klik vervolgens op de knop Toevoegen om het te verplaatsen naar de inhoudstypen die zijn toegestaan in het vak Documentenset . Herhaal deze stap voor elk inhoudstype dat u wilt opnemen in de documentenset.
Opmerking
De instelling Toegestane inhoudstypen is alleen van toepassing op documenten die zijn toegevoegd via het menu Nieuw in de documentenset.
Selecteer in de sectie Standaardinhoud het inhoudstype waarvoor u standaardinhoud wilt uploaden en klik op Bladeren om het bestand te zoeken dat u wilt uploaden. Standaardinhoud wordt automatisch gemaakt voor auteurs wanneer ze nieuwe exemplaren van een documentenset maken.
Stel bijvoorbeeld dat u een documentenset maakt voor het beheer van het productontwerpproces. Deze documentenset kan bestaan uit een productontwerpdocument (een Microsoft Word-document), een ontwerptekening (een Microsoft Visio-tekening) en prestatiespecificaties (een Microsoft Excel-werkblad). Uw organisatie heeft mogelijk een standaard Microsoft Word-documentsjabloon voor het productontwerpdocument dat vooraf is ingevuld met enkele standaardgegevens die auteurs moeten voltooien. U kunt deze sjabloon uploaden als standaardinhoud. Wanneer auteurs een nieuw exemplaar van de documentenset voor productontwerp maken, wordt er een kopie van het productontwerpdocument voor hen gemaakt en kunnen ze dit document bewerken om aanvullende informatie toe te voegen.
Als u ervoor kiest om geen standaardinhoud op te nemen voor de inhoudstypen in de documentenset, worden er geen bestanden automatisch gemaakt voor auteurs wanneer ze een nieuw exemplaar van een documentenset maken en kunnen auteurs deze helemaal opnieuw maken binnen de documentenset of documenten uploaden naar de documentenset.
Als deze documentenset meerdere inhoudstypen bevat en u de standaardinhoud voor elke inhoudsgroep wilt uploaden, klikt u op Nieuwe standaardinhoud toevoegen, selecteert u het volgende inhoudstype waarvoor u standaardinhoud wilt opgeven en klikt u op Bladeren om het bestand te zoeken dat u wilt uploaden. Herhaal deze stap totdat u alle gewenste standaardinhoud hebt opgegeven voor de afzonderlijke inhoudstypen in deze documentenset.
Als u de naam van de documentenset wilt toevoegen aan de namen van afzonderlijke bestanden binnen een exemplaar van een documentenset, schakelt u het selectievakje naast De naam van de documentenset aan elke bestandsnaam toevoegen in. Het opnemen van deze informatie kan gebruikers helpen bij het identificeren van bestanden in bepaalde weergaven van de bibliotheek, met name als een bibliotheek meer dan één type documentenset bevat.
Selecteer in de sectie Gedeelde kolommen de kolommen die elk van de inhoudstypen binnen de documentenset moet delen.
Gedeelde kolommen zijn alleen-lezen voor de documenten in de documentenset en kunnen alleen voor de documentenset zelf worden bewerkt. Als er wijzigingen worden aangebracht in de waarden van de gedeelde kolommen voor de documentenset, worden deze updates gesynchroniseerd met de gedeelde kolomwaarden voor de documenten in de set.
Geef in de sectie Kolommen voor welkomstpagina op welke kolommen u wilt weergeven op de welkomstpagina voor de documentenset.
Klik in de sectie Welkomstpagina op De welkomstpagina aanpassen om het uiterlijk van de welkomstpagina aan te passen die voor gebruikers wordt weergegeven voor elk exemplaar van de documentenset.
Als u deze wijzigingen aan de welkomstpagina wilt toepassen op alle documentensets die kenmerken overnemen van deze documentenset, schakelt u het selectievakje in naast de welkomstpagina bijwerken van documentensets die kenmerken overnemen van dit inhoudstype.
Geef in de sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken aan of u inhoudstypen die zijn overgenomen van deze documentenset wilt bijwerken met de wijzigingen die u hebt aangebracht.
Klik op OK.
Nadat u een inhoudstype Documentenset hebt gemaakt en geconfigureerd, moet u dit toevoegen aan de bibliotheek waarin gebruikers hun documentensets mogen maken.
Naar boven
Gerelateerde taken
- Inleiding tot documentensets
- Documentensets maken en beheren
- De welkomstpagina voor een documentenset aanpassen
Naar boven