Een documentenset is een groep gerelateerde documenten die u als één entiteit kunt beheren. U kunt in één stap een documentenset maken en vervolgens de kenmerken en metagegevens definiëren.
Wat is een documentenset?
Voor veel soorten projecten maken personen vaak een hele reeks gerelateerde documenten. In sommige gevallen kan deze set documenten het resultaat zijn van een project of het 'resultaat'. Een zakelijke dienstverlener kan bijvoorbeeld een standaard 'pitchboek' produceren wanneer het reageert op een aanvraag voor een voorstel van een mogelijke klant. Het pitchboek kan altijd deze onderdelen bevatten, waarbij elk stuk wordt aangepast aan de specifieke vereisten van een bepaald project:
- Een inleiding tot het dienstenbedrijf
- Een SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats)
- Een bedrijfsplan
- Een vergelijkbare bedrijfsanalyse
In andere gevallen vertegenwoordigt deze set documenten alleen verschillende soorten informatie ter ondersteuning van een groter project en resulteert in de creatie of levering van iets anders. Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld voor elk geproduceerd product een standaardset documenten produceren met betrekking tot ontwerp, testen en fabricage.
Deze documenten kunnen tegelijkertijd of in fasen worden gemaakt. De documenten kunnen door één persoon of door meerdere personen worden geproduceerd of gecontroleerd. Alle documenten kunnen dezelfde indeling hebben (zoals Word-documenten). Het kan ook gaan om verschillende bestandsindelingen (bijvoorbeeld Word-documenten, OneNote-notitieblokken, PowerPoint-presentaties, Visio-diagrammen, Excel-werkmappen, enzovoort).
Documentensets kunnen organisaties helpen deze situaties gemakkelijker te beheren. Met de documentenset worden meerdere gerelateerde documenten in één weergave georganiseerd en kunnen ze als één geheel worden beheerd en bewerkt. Wanneer u een nieuwe documentenset maakt, maakt u in feite een nieuw inhoudstype. Het inhoudstype komt beschikbaar in de hele siteverzameling en u kunt een nieuw inhoudstype documentenset configureren voor elk ander werkproduct voor meerdere documenten.
Wanneer een inhoudstype Documentenset wordt toegevoegd aan een bibliotheek, kunnen gebruikers op dezelfde manier nieuwe exemplaren van de documentenset maken als één document.
Wat kunt u doen met een documentenset?
Het inhoudstype Documentenset heeft diverse specifieke functies waarmee u gemakkelijker werkproducten voor meerdere documenten kunt maken en beheren. Als u een inhoudstype Documentenset configureert, kunt u het volgende doen:
- Pas voor de documentenset een welkomstpagina aan met daarop alle benodigde informatie over de set. De welkomstpagina is een pagina met webonderdelen die zo kan worden ingesteld dat projectinformatie of -resources worden weergegeven om teamleden te helpen die aan een documentenset werken (bijvoorbeeld projecttijdlijn, koppelingen naar resources en dergelijke). Er wordt ook een lijst weergegeven met documenten die aan de set zijn toegevoegd.
- Geef standaardinhoud op die u automatisch wilt laten maken en opnemen in elk nieuw exemplaar van de documentenset. U kunt bepaalde documenten automatisch laten opnemen en bepalen welke sjablonen door anderen worden gebruikt. U kunt er zeker van zijn dat de standaarddocumenten de juiste inhoudstypen zijn. Als uw organisatie bijvoorbeeld merksjablonen heeft die u gebruikt voor specifieke soorten communicatie, kunt u deze uploaden wanneer u een inhoudstype Documentenset configureert.
- Geef toegestane inhoudstypen op die binnen de documentenset kunnen worden gebruikt (bijvoorbeeld documentbestanden, afbeeldingen, audio of video).
- Geef de gedeelde metagegevens en metagegevenskolommen op die u voor alle documenten in een set wilt. Standaarddocumenten worden automatisch ingericht met de metagegevens wanneer de documentenset wordt gemaakt. U kunt de gedeelde metagegevens weergeven op de welkomstpagina.
- Wijs werkstromen toe die u wilt gebruiken voor de documentenset. U kunt de standaardwerkstromen voor revisie en goedkeuring gebruiken met documentensets. De hele documentenset doorloopt de werkstroomstappen alsof het één bestand is. Daarnaast kan uw organisatie aangepaste werkstromen voor documentensets ontwikkelen.
- Documentensets verzenden naar Inhoudsbeheer voor routering naar een specifieke map, site of bibliotheek.
Nadat u een inhoudstype Documentenset hebt toegevoegd aan een bibliotheek, kunnen sitegebruikers gebruikmaken van vertrouwde functies voor documentbeheer en speciale functies voor documentensets.
Auteurs van documentensets kunnen de volgende taken uitvoeren:
- Maak snel en eenvoudig nieuwe werkproducten voor meerdere documenten met de opdracht Nieuw document in een documentbibliotheek.
- Noteer een momentopname van de versiegeschiedenis van de huidige eigenschappen en documenten in de documentenset.
- Start werkstromen voor de hele documentenset of afzonderlijke items binnen de documentenset om algemene taken zoals controleren en goedkeuren te beheren.
- E-mail een koppeling naar de documentenset.
- Gebruik de opdracht Verzenden naar om de documentenset naar een andere locatie te verplaatsen of te kopiëren (de bestemming moet worden geconfigureerd binnen Centraal beheer).
- Machtigingen voor de documentenset beheren.
Zie ook
Een nieuw inhoudstype voor een documentenset maken en configureren