Korespondencja seryjna pozwala utworzyć serię spersonalizowanych dokumentów dla poszczególnych adresatów. Na przykład list seryjny może zostać spersonalizowany w taki sposób, aby zwracać się do poszczególnych adresatów imieniem. W dokumencie znajduje się skojarzone źródło danych, takie jak lista, arkusz kalkulacyjny lub baza danych. Symbole zastępcze — nazywane polami scalania — wskazują programowi Word, gdzie w dokumencie mają zostać uwzględnione informacje ze źródła danych.
Pracujesz nad dokumentem głównym w programie Word, wstawiając pola scalania dla spersonalizowanej zawartości, która ma zostać uwzględniona. Po zakończeniu tworzenia korespondencji seryjnej na podstawie dokumentu utworzona zostanie spersonalizowana wersja z każdym imieniem ze źródła danych.
Źródła danych
Pierwszą czynnością podczas tworzenia korespondencji seryjnej jest wybranie źródła danych, które wykorzystasz do przygotowania spersonalizowanych informacji. Arkusze kalkulacyjne programu Excel i listy kontaktów programu Outlook to najpopularniejsze źródła danych, ale każda baza danych, którą można połączyć z programem Word, będzie działać. Jeśli nie masz jeszcze źródła danych, możesz nawet wprowadzić dane w programie Word w ramach procesu tworzenia korespondencji seryjnej.
Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat źródeł danych, zobacz artykułŹródła danych, których można użyć w celu utworzenia korespondencji seryjnej.
Excel lub Outlook
Jeśli wiesz, że jako źródło danych wykorzystasz program Excel lub program Outlook, zobacz:
- Tworzenie korespondencji seryjnej za pomocą arkusza kalkulacyjnego programu Excel
- Używanie kontaktów programu Outlook jako źródła danych dla korespondencji seryjnej
Typy dokumentów
Program Word udostępnia narzędzia umożliwiające dołączanie danych do następujących typów dokumentów. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat poszczególnych typów dokumentów, kliknij łącza:
-
Listy zawierające spersonalizowane powitanie. Każdy list jest drukowany na osobnym arkuszu papieru.
Tworzenie i drukowanie serii spersonalizowanych listów -
Wiadomość e-mail, w której adresy poszczególnych adresatów są jedynymi adresami w wierszu Do. Będziesz wysyłać wiadomość e-mail bezpośrednio z programu Word.
Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail -
Koperty lub etykiety, na których znajdują się imiona i nazwiska oraz adresy pochodzące z Twojego źródła danych.
Tworzenie i drukowanie serii kopert do wysyłki
Tworzenie i drukowanie arkuszy etykiet wysyłkowych -
Katalog zawierający partię danych dla każdego elementu ze źródła danych. Za jego pomocą można wydrukować listę kontaktów lub stworzyć listę grup informacji, na przykład listę wszystkich uczniów w każdej klasie. Ten typ dokumentu jest również nazywany wykazem seryjnym.
Tworzenie katalogu imion i nazwisk, adresów oraz innych informacji