Przewodnik dotyczący prywatności dla szczegółowych informacji osobistych

Informacje osobiste w usłudze Microsoft Viva Insights ułatwiają znajdowanie możliwości tworzenia lepszych nawyków i odzyskanie kontroli nad czasem. W tym artykule opisano, w jaki sposób aplikacja Viva Insights używa danych osobowych do szczegółowych informacji osobistych, gdzie przechowuje te dane oraz w jaki sposób została zaprojektowana w celu zapewnienia bezpieczeństwa tych danych. Opisano w nim również, w jaki sposób aplikacja Viva Insights spełnia wymagania rozporządzenia RODO. 

Kluczowe zasady

• Jako użytkownik aplikacji Viva Insights tylko Ty możesz zobaczyć swoje dane.
• Dane są przechowywane i obliczane w skrzynce pocztowej usługi Exchange Online.
• Użytkownik może w każdej chwili wyrazić zgodę na uczestnictwo i zrezygnować z niej.
• Szczegółowe informacje osobiste w usłudze Viva Insights nie pokazują żadnych danych osobowych współpracowników poza tymi, które są już widoczne w programie Outlook i aplikacji Teams.

Kluczowe punkty dotyczące prywatności danych

• Szczegółowe informacje osobiste w aplikacji Viva Insights nie są przeznaczone do umożliwiania oceny, śledzenia, zautomatyzowanego podejmowania decyzji, profilowania ani monitorowania. Aplikacja Viva Insights udostępnia szczegółowe informacje osobiste za pośrednictwem aplikacji Viva Insights w usłudze Microsoft Teams i w sieci Web, dodatku Insights dla programu Outlook, wiadomości e-mail z podsumowaniem aplikacji Viva, wiadomości e-mail z podsumowaniem i sugestii w tekście w programie Outlook. Szczegółowe informacje osobiste w aplikacji Viva Insights nie ma mechanizmu ani opcji, która umożliwiałaby komukolwiek poza Tobą dostęp do spersonalizowanych informacji wyświetlanych za pośrednictwem tych powierzchni, chyba że celowo i niezależnie je udostępnisz. Dane osobiste dostarczane przez aplikację Viva Insights nie mogą być używane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.
• Szczegółowe informacje osobiste w aplikacji Viva Insights nie zapewniają pracownikom dostępu do nowych danych osobowych innych współpracowników. Aplikacja Viva Insights przekształca dane w szczegółowe informacje osobiste, wykonując obliczenia na informacjach, które generujesz, wykonując codzienne zadania. Większość danych widocznych w szczegółowych informacjach osobistych z aplikacji Viva Insights to po prostu agregacja informacji, do których masz już dostęp, ale na których nie można szybko wykonywać obliczeń bez pomocy technicznej.
• Dane osobiste w usłudze Viva Insights są przetwarzane i przechowywane w skrzynce pocztowej pracownika w usłudze Exchange Online. Aplikacja Viva Insights przetwarza dane z następujących źródeł w celu uzyskania szczegółowych informacji osobistych: Dane poczty e-mail i kalendarza usługi Exchange Online, sygnały czatu i połączeń z programu Skype dla firm oraz z aplikacji Teams. Rozwiązanie Viva Insights przechowuje i przetwarza te dane w skrzynce pocztowej każdego pracownika w usłudze Exchange Online.
• Szczegółowe informacje osobiste w aplikacji Viva Insights są zgodne z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). Firma Microsoft zaprojektowała szczegółowe informacje osobiste w aplikacji Viva Insights w celu obsługi potrzeb organizacji w zakresie przestrzegania wymagań RODO.

Gdzie można wyświetlić szczegółowe informacje osobiste

Szczegółowe informacje osobiste w aplikacji Viva Insights:

• Viva Insights w aplikacji Teams i w sieci Web
• Viva Insights w programie Outlook
• Podsumowanie wiadomości e-mail w programie Outlook
• Wiadomości e-mail z podsumowaniem w programie Outlook
• Sugestie wbudowane w programie Outlook

Prywatność w aplikacji Viva Insights w aplikacji Teams i w Internecie

Podczas przetwarzania danych w aplikacji Microsoft Viva Insights firma Microsoft chroni prywatność pracowników i w pełni przestrzega lokalnych przepisów, takich jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Rozwiązanie Viva Insights chroni prywatność w następujący sposób:

• Osobiste i prywatne — zawartość w szczegółowych informacjach jest osobista, prywatna, dostępna tylko dla Ciebie. Nikt inny w organizacji nie będzie miał do niego dostępu.
• Dane wszystkich osób są prywatne — rozwiązanie Viva Insights nie zawiera żadnych nowych danych osobowych o żadnej innej osobie w organizacji. Szczegółowe informacje i akcje są oparte na informacjach generowanych przez Ciebie i Twoją organizację podczas zwykłego dnia pracy. Twoje szczegółowe informacje są oparte na informacjach, do których masz już dostęp, ale których nie możesz szybko agregować bez pomocy.
• Bezpieczeństwo skrzynki pocztowej — rozwiązanie Viva Insights wykorzystuje dane i procesy poczty e-mail i kalendarza usługi Exchange Online oraz przechowuje wszelkie szczegółowe informacje lub akcje w skrzynce pocztowej usługi Exchange Online, dlatego bezpieczeństwo danych jest wbudowane i egzekwowane przez program Exchange.
• Zgodność z RODO — firma Microsoft przestrzega RODO podczas udostępniania szczegółowych informacji i działań w aplikacji.

Jak to działa

Szczegółowe informacje osobiste i akcje w aplikacji Microsoft Viva Insights są oparte na danych skrzynki pocztowej usługi Exchange Online, takich jak dane poczty e-mail i kalendarza. Szczegółowe informacje pochodzą z danych, które są już dostępne w skrzynce pocztowej usługi Exchange Online. Jeśli na przykład chcesz określić zobowiązania wobec innych osób, możesz ręcznie przejrzeć każdą wiadomość e-mail w skrzynce pocztowej. Aplikacja Viva Insights po prostu oszczędza Ci tego żmudnego procesu.

Typy danych

Aplikacja Viva Insights udostępnia szczegółowe informacje osobiste z następującymi typami danych. 

• Dane skrzynki pocztowej — aktywność związana z pocztą email, kalendarzem, rozmową i połączeniami generowana przy użyciu platformy Microsoft 365, na przykład czas spędzony na spotkaniach lub wiadomości e-mail wysyłane do określonej osoby lub grupy.
• Dane przyrostowe — dane, które w innym przypadku byłyby dla Ciebie niedostępne, ale są prezentowane w formie zagregowanej, zaprojektowanej w celu ochrony prywatności poszczególnych osób.

Dane skrzynki pocztowej

Dane skrzynki pocztowej to informacje, do których już masz dostęp, po prostu wykonując swoje obowiązki, na przykład wysyłając wiadomości e-mail, organizując spotkania lub rozmawiając na czacie ze współpracownikami. Aplikacja Viva Insights przetwarza i wyświetla informacje w sposób, który umożliwia ich wykorzystanie. 

Na przykład aplikacja Viva Insights udostępnia widoki, które pozwalają szybko zrozumieć, ile czasu spędzasz każdego dnia na spotkaniach i wiadomościach e-mail, z kim najczęściej współpracujesz, z kim tracisz kontakt oraz wobec kogo masz zobowiązania i żądania. 

Możesz podjąć działania na tych informacjach. Na przykład możesz uznać, że za dużo czasu poświęcasz na spotkania, i przyjąć osobisty cel, jakim jest prowadzenie bardziej wydajnych spotkań. 

Szczegółowe informacje osobiste są uzyskiwane z danych, które są już dostępne w następujących miejscach:

• Skrzynka pocztowa usługi Exchange Online
• Twoja aktywność w usłudze OneDrive i dokumentach programu SharePoint
• Historia czatów i połączeń z aplikacji Teams i programu Skype dla firm

Viva Insights po prostu stosuje kilka podstawowych obliczeń i reguł, aby te dane były bardziej przydatne. Dane skrzynki pocztowej są przechowywane bezpośrednio w skrzynce pocztowej usługi Exchange Online. 

Jeśli na przykład chcesz określić, którzy współpracownicy wysłali Ci najwięcej wiadomości e-mail w ciągu ostatniego tygodnia, technicznie możesz to zrobić bez rozwiązania Viva Insights, ręcznie licząc wiadomości e-mail od współpracowników w skrzynce odbiorczej. Podobnie możesz ustalić średni czas reakcji współpracowników na wysłane przez Ciebie wiadomości e-mail, korzystając z informacji sygnatury czasowej łatwo dostępnych w Twojej skrzynce pocztowej. Rozwiązanie Viva Insights oszczędza kłopotów związanych z wykonywaniem tych żmudnych obliczeń. 

Dane przyrostowe

W kilku przypadkach szczegółowe informacje osobiste w rozwiązaniu Viva Insights dostarczają pozbawione cech identyfikacyjnych informacje o innych osobach, które w przeciwnym razie nie byłyby dla nich dostępne, na przykład w przypadku liczby odczytanych wiadomości email. 

Liczba odczytań wiadomości Email

Aplikacja Viva Insights śledzi odsetek adresatów, którzy otworzyli wiadomość e-mail (w dodatku do programu Outlook) dla wiadomości e-mail wysłanej do pięciu lub większej liczby osób. 

Aby zachować prywatność, rozwiązanie Viva Insights nie śledzi liczby odczytań wiadomości wysłanych do mniej niż pięciu osób. Usługa Viva Insights nie pokazuje również współczynników odczytu na poziomie "0 procent" lub "100 procent", ponieważ pozwoliłoby to użytkownikom na wyciągnięcie ostatecznych wniosków na temat działań poszczególnych współpracowników. Zamiast tego współczynnik odczytań w tych przypadkach jest wyświetlany jako zakres obejmujący wartość progową zależną od liczby adresatów wiadomości e-mail. 

Ta metryka jest obliczana na podstawie flagi "przeczytane" w usłudze Exchange Online. W przypadku niektórych osób wiadomości są oflagowane jako "przeczytane" po otwarciu wiadomości w okienku podglądu programu Outlook. W innych przypadkach może być konieczne dwukrotne kliknięcie w celu otworzenia wiadomości i oznaczenia jej jako przeczytanej.

To ustawienie można kontrolować w ustawieniach programu Outlook. Aby wyświetlić te sygnały w skrzynce pocztowej nadawcy, flaga "przeczytane" jest kopiowana w środowisku platformy Microsoft 365, a następnie dostarczana do skrzynki pocztowej nadawcy. 

Zgodność z RODO

Podobnie jak w przypadku pełnego pakietu platformy Microsoft 365, rozwiązanie Viva Insights pomaga zapewnić zgodność z wymaganiami RODO. Na przykład rozwiązanie Viva Insights obsługuje następujące funkcje:

• Zabezpieczanie i ochrona danych osobowych użytkowników — usługa Insights wymaga licencji usługi Exchange Online, a wszystkie dane są przechowywane w skrzynce pocztowej pracowników w usłudze Exchange Online. Obliczone metryki, takie jak zadania, są dołączane do skrzynki pocztowej. W związku z tym aplikacja Viva Insights spełnia ten obowiązek z tytułu spełnienia przez usługę Exchange Online również spełnienia tego obowiązku:

  • Firma Microsoft nie będzie eksplorować danych klientów w usłudze Exchange Online na potrzeby reklam.
  • Firma Microsoft nie ujawni dobrowolnie danych klienta usługi Exchange Online organom ścigania.
  • Firma Microsoft spełni wszystkie wymagania dotyczące szyfrowania danych usługi Exchange Online i wdroży mechanizmy kontroli w celu zmniejszenia zagrożeń bezpieczeństwa i zapewnienia ciągłości działania, zgodnie z opisem w normach ISO 27001 i 27018.

• Powiadamianie użytkowników w przypadku wykrycia naruszenia — firma Microsoft powiadomi osoby kontaktowe ds. prywatności klientów w ciągu 72 godzin od uzyskania przez firmę Microsoft informacji o naruszeniu standardowych procedur operacyjnych reagowania na incydenty na platformie Microsoft 365.

• Honorowanie żądań użytkowników (DSR) dotyczących eksportowania, usuwania lub ograniczania przetwarzania danych osobowych — firma Microsoft obsługuje żądania użytkowników, takie jak żądania wyeksportowania lub usunięcia danych.

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się ze zgodnością z RODO.