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Quando colocar pessoas para trabalhar no seu projeto, lembre-se de duas coisas:
Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte o Mapa de gerenciamento de projetos. |
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Dicas de gerenciamento de projetos para você começar . . .
Se não estiver familiarizado com a gestão de projetos Se não estiver familiarizado com a gestão de projetos, há mais preocupações a ter do que apenas adicionar tarefas, tal como quantas pessoas deve atribuir a uma tarefa, como ter em conta as férias e dias livres dos trabalhadores e como e onde incluir informações pessoais como números de telefone, endereços de e-mail e informações relacionadas com o salário.
Veja algumas dicas para você começar.
Saiba que tipos de recursos pode atribuir a tarefas Após recolher as informações de que precisa acerca das tarefas do projeto, identifique os tipos de recursos de que irá precisar.
- People recursos São recursos que trabalham em tarefas. Os gerentes de projetos às vezes os chamam de recursos de trabalho, em oposição a materiais e equipamentos.
- Recursos empresariais São recursos de trabalho geridos e partilhados numa organização. Os recursos corporativos são usados com o Project Professional.
- Recursos materiais Estes recursos incluem computadores ou máquinas utilizados para concluir trabalho em tarefas.
- Recursos genéricos Estes recursos especificam requisitos de pessoal para tarefas em vez de indivíduos específicos, como carpinteiros ou construtores.
Considere a forma como o número de recursos altera as durações Ao colocar vários recursos numa tarefa, seria de esperar que a duração da tarefa diminuísse. Em muitos casos, porém, adicionar pessoas a uma tarefa poderá ter o efeito contrário. Pode adicionar custos extras, comunicação extra e outras ineficiências. Por exemplo, o projeto para uma nova ponte com pedágio provavelmente não será mais rápido se você dobrar o número de arquitetos no projeto. O Project permite-lhe controlar o que acontece às durações das tarefas depois de as adicionar.
Considere como as capacidades de uma pessoa afetam a duração das tarefas A experiência de uma pessoa pode afetar diretamente a duração da tarefa. Pode esperar que uma pessoa com cinco anos de experiência conclua uma tarefa em menos tempo que uma pessoa com dois.
Se for um gestor de projetos experiente À medida que os projetos crescem, há mais coisas em que pensar. Agora você se preocupa em usar recursos de outros departamentos, contratar fornecedores, controlar o trabalho de uma centena de pessoas, gerar relatórios para os executivos e inúmeras outras complexidades nas quais nem pensou ainda. Felizmente o Microsoft Project dispõe das ferramentas especializadas de que você precisará.
Aqui estão algumas dicas para aumentar sua experiência.
Rever e refinar a estimativa de duração Utilize as informações que obteve sobre o projeto atual e projetos semelhantes para refinar a estimativa de duração. A precisão das suas estimativas de requisitos de recursos (e, por fim, dos custos do projeto) depende em grande parte da precisão das suas estimativas de duração de tarefas.
Controle o progresso dos recursos Certifique-se de que as pessoas no seu projeto enviam atualizações status tarefas regularmente. Os modos de exibição e relatórios do Microsoft Project ajudam você a não perder o controle do que todos estão fazendo.
Identificar problemas de sobrecarga de recursos O Project pode ajudá-lo a identificar quando as pessoas estão a trabalhar em demasiadas tarefas ao mesmo tempo.
Esteja atento às suas linhas de base As linhas de base dão-lhe uma snapshot do seu projeto para que possa comparar o progresso atual com o que tinha planeado no início.
Distribua trabalho com a redistribuição Quando as pessoas estiverem a trabalhar em demasiadas tarefas ao mesmo tempo, o Project poderá ajustar atribuições para uma carga de trabalho mais realista. A redistribuição de atribuições de recursos é uma maneira de equilibrar a carga.
Exportar dados de projeto para o Excel para uma análise mais aprofundada O Excel pode ser útil quando precisa de uma análise aprofundada das informações do Project. Por exemplo, você pode exportar informações sobre tarefas e recursos para o Excel, a fim de obter relatórios de valor agregado e, em seguida, exibir as informações usando minigráficos para ver como o orçamento está sendo gasto em relação à quantidade de trabalho concluído.
Formar os colaboradores com novas competências Grandes organizações investem tempo e dinheiro para treinar seus funcionários para novas habilidades e para o trabalho em ambientes diversos. O treinamento dos funcionários atuais pode ser uma maneira mais econômica de melhorar o desempenho em vez de contratar novas pessoas.
Etapa 1: adicionar pessoas ao seu projeto
| Adicionar pessoas ao projeto | É necessário adicionar pessoas bem como outros recursos antes de atribuí-los ao trabalho nas tarefas. Os outros recursos podem incluir materiais como cimento ou tinta, ou custos como passagem aérea e jantar. |
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| Alterar os dias úteis do calendário do projeto | Após adicionar pessoas a um projeto, modifique os calendários de trabalho, tendo em conta as respetivas horas de trabalho. O Project assume que a maioria das pessoas trabalha numa semana padrão, de segunda a sexta-feira, das 8h às 17h. No entanto, não tem de ficar apenas com esse horário de trabalho. |
| Adicionar feriados e dias de férias | Todos precisamos de férias. Todos adoecemos. E todos gostamos de feriados. Saiba como fornecer uma justificação para este tempo não agendado, adicionando-o à agenda. |
| Compartilhar pessoas usando um pool de recursos | Você pode adicionar pessoas ao seu projeto a partir de um pool de recursos. Um pool de recursos permite manter todas as informações sobre pessoas em um único arquivo do Project que é usado como parte de projetos mestres. |
| Ocultar uma coluna de informações confidenciais | Você pode adicionar informações confidenciais a um projeto, como salários e números de telefone, e ocultá-las dos modos de exibição sem perdê-las. |
Etapa 2: atribuir pessoas e outros recursos a tarefas
| Atribuir pessoas para trabalhar nas tarefas | Após adicionar tarefas ao seu cronograma, você pode começar a atribuir pessoas para trabalhar nelas. |
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| Exibir a carga de trabalho e a disponibilidade de um recurso | Pode encontrar recursos com sobrecarga ou subalocação num projeto ou entre projetos e ver se as atribuições que efetuou originaram conflitos. |
| Mostrar os nomes das tarefas ao lado das barras dos gráficos de Gantt | Você conseguirá entender as barras de Gantt com mais facilidade se os nomes das tarefas aparecerem ao lado delas. Isso é útil em relatórios e reuniões. |
| Inserir os custos de pessoas e materiais | Quando você adiciona pessoas a um projeto, adiciona custos para elas. Então, após atribuir as pessoas ao trabalho nas tarefas, o Microsoft Project calcula automaticamente o custo do projeto. |
| Verificar atualizações de status | Se as pessoas introduziram as suas status de trabalho no Project Web App, pode ver alterações à agenda no Project. |
| Remover uma pessoa do projeto | As pessoas saem dos projetos, saem da empresa ou, por causa de um nome digitado incorretamente, talvez nunca tenham existido. Por todos esses motivos, talvez você precise remover pessoas de um projeto. |
Etapa 3: gerenciar pessoas e outros recursos
| Escolher a vista adequada para visualizar recursos | Após atribuir pessoas aos recursos e o trabalho começar, use os muitos modos de exibição do Project para monitorar seu andamento e fazer alterações no cronograma. |
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| Alterar a duração de uma tarefa | Um método para lidar com problemas de carga de trabalho é reduzir a duração das tarefas. |
| Distribuir o trabalho para amenizar a carga das pessoas | Quando as pessoas do seu projeto estiverem trabalhando em muitas tarefas ao mesmo tempo, você poderá deixar o Project fazer uma distribuição mais uniforme. |
| Alterar a configuração "controlado pelo esforço" dos tipos de tarefas | Quando você adiciona ou remove pessoas de uma tarefa, o Project estende ou encurta a duração da tarefa. Isso é chamado de agendamento controlado pelo esforço. Se não quiser que a duração seja alterada, você poderá mudar a configuração controlada pelo esforço da tarefa. |
| Controlar o progresso do seu cronograma | Controlar o trabalho num projeto não é apenas essencial para garantir que o projeto é concluído dentro do prazo. Ele também permite que você aprenda com os erros e acertos em um projeto. |
| Salvar uma linha de base | Quando o seu chefe pergunta como está a decorrer o seu projeto em relação ao plano original, a última coisa que quer dizer é "não sei". Evite isso definindo uma linha de base como um instantâneo do seu cronograma original antes de o projeto começar. |
| Exibir um relatório de projeto do progresso das pessoas | Crie e personalize relatórios gráficos de andamento do projeto. Você pode ver esses relatórios no Project ou exportá-los para outros aplicativos como PowerPoint, Word ou Excel. |
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