Usar tarefas de projeto no Business Contact Manager

Para ajudá-lo a concluir um projeto comercial, você pode dividi-lo em uma série de tarefas do projeto que você pode organizar na ordem em que elas precisam ser concluídas, e você pode atribuí-las aos membros da equipe.

Para cada tarefa, atribua uma data de início e uma data de conclusão. Ao fazer o andamento de uma tarefa, você pode atualizar o nível de conclusão. Com essas informações, você pode exibir o projeto comercial como um gráfico de barras disposto em uma linha do tempo. Isso lhe dá um útil visual do local onde você está no processo e o quanto ainda tem que começar.

Este artigo explica como criar, atribuir, atualizar e acompanhar tarefas do projeto.

Para obter informações sobre como excluir registros, incluindo tarefas do projeto, consulte excluir registros do Business Contact Manager.

O que você deseja fazer?

Criar e atribuir uma tarefa de projeto

Atualizar uma tarefa de projeto atribuída a você

Acompanhar tarefas do projeto vinculadas ao seu projeto comercial

Gráfico de tarefas do projeto em uma linha do tempo

Criar e atribuir uma tarefa de projeto

Quando você cria um projeto comercial, como uma apresentação de vendas, ele pode incluir várias tarefas do projeto. Por exemplo:

  • Organizar para um espaço de apresentação

  • Fornecer atualizações atendedas

  • Criar, produzir e entregar materiais de vendas.

Você pode atribuir essas tarefas a qualquer pessoa com quem compartilhou o Banco de dados do Business Contact Manager.

Observação: Não é possível vincular arquivos ou mensagens de email às tarefas do projeto, mas você pode anexar itens como arquivos e mensagens de email na seção comentários de um registro de tarefa do projeto.

Criar uma nova tarefa de projeto

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. Na faixa de opções, no grupo novo , clique em nova tarefa de projeto.

Concluir o formulário de tarefa do projeto

O formulário de tarefas do projeto inclui páginas gerais e detalhes . A página geral é exibida por padrão.

Página geral

Você pode usar esse modo de exibição para registrar informações sobre a tarefa do projeto, incluindo a quem a tarefa do projeto está atribuída, o projeto comercial vinculado e a data de conclusão, o status.

Seção informações da tarefa do projeto
  1. Na caixa assunto , digite um nome para a tarefa do projeto (obrigatório).

  2. Atribuir a tarefa do projeto a um membro ou um funcionário da equipe    Clique no nome da pessoa na lista atribuída a .

    Observação: Os nomes na lista atribuída a são os funcionários com quem você compartilhou seu banco de dados do Business Contact Manager. Para saber mais sobre como compartilhar seu banco de dados, consulte Compartilhar seus dados do Business Contact Manager com outros usuários.

Seção projeto vinculado
  1. Clique no botão vincular a para selecionar o projeto comercial ao qual esta tarefa do projeto está vinculada (obrigatório).

    Observação: Uma tarefa de projeto pode ser vinculada somente a um projeto comercial. Se você criou esta tarefa do projeto a partir de um formulário de projeto comercial, essas informações já foram inseridas.

Seção Configurações da tarefa do projeto
  1. Nas caixas data de início e data de conclusão , insira as datas de início e de conclusão da tarefa.

    As informações sobre a data inicial são adicionadas à parte superior do registro, abaixo da faixa de opções.

  2. Clique em uma descrição do status da tarefa do projeto na caixa status .

  3. Na caixa % concluída , digite um número entre 0 e 100.

  4. Marque a caixa de seleção atenção requerida se esta tarefa do projeto exigir atenção da pessoa para a qual ela foi atribuída.

A tarefa é adicionada à lista de tarefas da pessoa na barra de tarefas pendentes do Outlook.

  1. Na caixa prioridade , selecione um nível de prioridade, baixo, normal ou alto, para a tarefa do projeto.

Para personalizar a lista, clique em editar esta lista

  1. Marque a caixa de seleção lembrete para definir um lembrete para o proprietário desta tarefa do projeto e, em seguida, clique na seta e selecione uma data e hora.

Seção de comentários
  1. Digite ou cole comentários ou anexe arquivos ou outros itens do Outlook, como mensagens de email, no campo comentários .

    Observação: Os arquivos anexados e itens do Outlook estão listados no campo comentários. Os itens não estão listados na página de histórico do projeto comercial vinculado.

  2. Clique no botão Adicionar carimbo de hora para adicionar a data e a hora aos seus comentários.

  3. Se você tiver concluído a inserção de informações sobre a tarefa do projeto, clique em salvar & fechar. Caso contrário, prossiga para a próxima seção deste artigo.

Página de detalhes

Você pode usar esta página para registrar a data de conclusão, as horas de trabalho concluídas e qualquer quilometragem que pode ser reembolsada ou que precisa ser rastreada.

  1. Para exibir a página de detalhes, na faixa de opções, no grupo Mostrar , clique em detalhes.

  2. Digite a data em que a tarefa do projeto foi concluída na caixa data de conclusão .

  3. Digite o número de horas do total de trabalho estimado para esta tarefa na caixa de trabalho total .

  4. Digite o número de horas de trabalho real na caixa trabalho real .

  5. Na caixa milhagem , insira a quilometragem Faturável para esta tarefa do projeto.

  6. Clique em Salvar e Fechar.

Dica: Depois de salvar a tarefa do projeto, os detalhes dessa tarefa são exibidos na seção informações de tarefas do projeto do projeto comercial vinculado.

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Atribuir uma tarefa do projeto

Observação: Você só pode atribuir uma tarefa de projeto a outra pessoa se o seu banco de dados do Business Contact Manager for compartilhado com outros usuários. Para obter mais informações sobre como usar seu banco de dados, consulte compartilhar seus dados do Business Contact Manager com outros usuários.

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. No painel lista, clique na guia tarefas do projeto e, em seguida, clique duas vezes na tarefa do projeto para abri-la.

  3. No registro de tarefa do projeto, na lista atribuída a , clique em um nome.

    Observação: Você verá os nomes na lista atribuída a somente se você tiver compartilhado seu banco de dados com outros usuários.

  4. Clique em Salvar e Fechar.

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Atualizar uma tarefa de projeto atribuída a você

Para manter o andamento do projeto comercial atualizado, as tarefas do projeto precisam ser atualizadas à medida que você e seus colegas de trabalho executam o trabalho dessas tarefas. Quando uma tarefa do projeto é atribuída a você, você pode vê-la na barra de tarefas pendentes do Outlook.

Como?

  1. No Outlook, na faixa de opções, clique na guia Exibir .

  2. No grupo layout , clique em barra de tarefas pendentese, em seguida, faça o seguinte:

  3. Se a barra de tarefas pendentes não for exibida, clique em normal.

  4. Se a lista de tarefas não estiver incluída na barra de tarefas pendentes, repita as etapas anteriores e clique em lista de tarefas.

Atualizar uma tarefa de projeto

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. No painel lista, na guia tarefas do projeto , clique duas vezes na tarefa do projeto para abri-la.

  3. Na seção configurações de tarefa do projeto , atualize o status atual, porcentagem concluída e se a tarefa precisa de atenção do proprietário do projeto comercial.

  4. Na seção comentários , você pode colar comentários de outros arquivos ou digitar comentários diretamente nesse campo. Clique no botão Adicionar carimbo de hora para adicionar uma data e hora aos seus comentários.

  5. Clique em Salvar e Fechar.

Observação: Depois de salvar o registro da tarefa do projeto, as informações mais recentes desta tarefa são exibidas na seção informações de tarefas do projeto do registro do projeto comercial vinculado.

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Acompanhar tarefas do projeto vinculadas ao seu projeto comercial

Se você for o proprietário do projeto comercial, poderá acompanhar o andamento das tarefas do projeto exibindo os gadgets de tarefa do projeto, como tarefas de projeto-conclusão próxima, ou exibindo as tarefas do projeto na seção informações de tarefas do projeto de um registro de projeto comercial.

Os gadgets tarefas do projeto exibem informações sobre todas as tarefas de projetos para todos os seus projetos comerciais.

Para obter informações sobre como exibir gadgets no espaço de trabalho gerenciamento de projetos, consulte usar gadgets no Business Contact Manager.

Exibir as tarefas do projeto em um projeto de negócios individual

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. No painel lista, na guia projetos comerciais , clique duas vezes no projeto comercial que você deseja revisar.

    Na seção informações de tarefas do projeto , as informações sobre cada tarefa do projeto são exibidas. Você pode clicar duas vezes em qualquer tarefa do projeto para abri-la e ver informações mais detalhadas.

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Gráfico de tarefas do projeto em uma linha do tempo

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. Na Faixa de Opções, clique na guia Relatórios.

  3. No grupo Gerenciamento de projetos , clique em tarefas do projetoe selecione tarefas do projeto-todas.

  4. Na janela relatório, na faixa de opções, no grupo classificar e filtrar , clique em filtro.

  5. Na caixa de diálogo Filtrar tarefas do projeto , clique na guia filtro avançado .

  6. Na lista nome do campo , clique em vinculado a. Na lista comparação , clique em iguala e, em seguida, na caixa comparar com , digite o nome do projeto comercial que você está acompanhando.

  7. Clique em OK.

  8. Na faixa de opções, no grupo Mostrar , clique em gráfico.

    As tarefas do projeto do projeto comercial são exibidas como barras de tarefas verdes em uma linha do tempo. Uma linha preta em uma barra de tarefas indica a porcentagem da tarefa concluída.

Dica: Você pode exibir elementos de gráfico adicionais. Na faixa de opções, no grupo gráfico , clique em Rótulose, em seguida, selecione os rótulos que você deseja exibir.

Para obter mais informações sobre relatórios e filtros, consulte usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager e Filtrar registros no Business Contact Manager.

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Observação:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode apresentar erros gramaticais ou imprecisões. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. Você pode nos dizer se as informações foram úteis? Use o artigo em inglês como referência.​

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