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É bom começar a planejar antes de abrir o Microsoft Project. Para registrar suas ideias iniciais sobre as metas do projeto, use um aplicativo como o Word, o Excel, o OneNote ou o Outlook. Depois que todos tiverem concordado com suas ideias, você pode começar a planejar sua programação com o Project. Volte ao Mapa do Projeto para ver mais artigos que ensinam a gerenciar um projeto. |
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Dicas de gerenciamento de projetos antes de você começar . . .
Certifique-se de que tem um projeto Certifique-se de que o que está a pensar é um projeto real. Um projeto tem três características:
- É temporário e exclusivo Conceber uma fábrica de automóveis é um projeto porque é uma atividade única. A fabricação dos carros é uma série repetitiva de atividades e, portanto, não é um projeto.
- Tem materiais a entregar claramente definidos Os materiais a entregar dão um foco e objetivo ao projeto. Os participantes pensarão que seus investimentos no projeto não são válidos se as entregas não forem claramente definidas.
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Tem um início e um fim Sem uma data de fim do projeto, as partes interessadas e os investidores não desfrutarão do resultado do projeto e dos benefícios que o seu investimento possibilitou.
Eis alguns exemplos para ajudar você a decidir se você tem um projeto.
| Atividades que não são projetos | Projetos claramente definidos |
|---|---|
| Fabricação de carros |
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| Redução de riscos em relação à concorrência |
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Identificar restrições de projetos As restrições são fatores que limitam as opções do gestor de projetos na conceção e gestão de um projeto. A maioria dos projetos tem três restrições:
- Intervalo de tempo limitado As datas de fim dos principais materiais a entregar costumam corrigir a duração geral do projeto.
- Pessoas limitadas e outros recursos Normalmente, os gestores de projetos têm um número limitado de pessoas para trabalhar num projeto ou um orçamento limitado.
- Âmbito pequeno Normalmente, um projeto é limitado pelo que a equipa pode realizar. Se o projeto tem muitas entregas ou recursos, pode não haver tempo suficiente na programação para que tudo seja feito.
Uma mudança em uma limitação normalmente afeta a qualidade geral das outras duas. Por exemplo, diminuir a duração do projeto faz com que o gerente tome decisões sobre a quantidade de trabalhadores necessários para finalizar as entregas. Se não houver trabalhadores suficientes, reduzir a duração do projeto pode também reduzir o escopo do projeto.
- Identificar os intervenientes mais cedo Nada prejudica mais um projeto do que não identificar quem são os intervenientes críticos e como comunicar melhor com eles. Se você não identificá-los antes do projeto começar, poderá ficar com um projeto parado nas mãos, ou passar o limite orçamentário conforme novos objetivos e métodos são propostos para o projeto.
Etapa 1: Registrar as ideias iniciais
| Capturar ideias iniciais no OneNote | Anote ideias com o OneNote quando pensar sobre o projeto e sobre o que você deseja realizar. Suas notas podem conter emails, links para sites, vídeos ou especificações. |
|---|---|
| Importar dados do Excel para o Project | Algumas vezes, os projetos começam apenas como listas no Excel. Mas quando crescem, é mais eficaz importá-las para o Project, onde você pode organizar e programar as tarefas. |
| Utilizar o Microsoft 365 em qualquer PC para capturar notas do projeto em qualquer lugar | Trabalhe com especificações de projeto antecipadas com o Microsoft 365. Desde que você esteja trabalhando em um PC com uma conexão à Internet, poderá trabalhar em seus documentos usando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, sob demanda, de qualquer lugar. |
| Usar o Office Online em um navegador da Web | Trabalhe com Office para a Web sem o Microsoft 365. Desde que você tenha uma conta da Microsoft, poderá usar as versões da Web do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote para registrar as ideias iniciais do seu projeto. |
Etapa 2: Comunicar-se com os participantes
| Relatório sobre o progresso inicial | Independente de onde estiver no planejamento do projeto, um relatório bem apresentado ajuda a obter a aceitação dos participantes em relação às entregas do projeto. |
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| Ingressar em uma reunião online | Se os participantes não estiverem presentes, use as reuniões online para comunicar-se com eles. Compartilhe slides do PowerPoint, planilhas do Excel ou notas do OneNote para discutir planos iniciais do projeto. People podem participar em reuniões online do Microsoft Teams no respetivo escritório, em viagem ou nos respetivos dispositivos móveis. |
| Conversar com um membro da equipa do projeto | Quando surgirem perguntas enquanto estiver a trabalhar numa agenda de projeto, converse com as mesmas online através do Teams. |
Etapa 3: Começar um projeto
| Copiar e colar do Word, Outlook ou PowerPoint para o Project | Copie uma lista de tarefas no Word, Outlook ou PowerPoint e cole-as no Project para iniciar rapidamente uma agenda. O Project manterá a estrutura de tópicos e a formatação. |
|---|---|
| Criar um novo projeto com base em outro projeto ou em um modelo | Crie um novo projeto com base em um modelo preenchido previamente com tarefas de projetos similares ao seu. Os especialistas do mercado criaram vários desses projetos para ajudá-lo a começar rapidamente. |
| Importar dados do Excel para o Project | Mova uma lista de tarefas criada no Excel para o Project. O Project manterá a estrutura de tópicos e a formatação. |
| Importar uma lista de tarefas do SharePoint como um projeto inicial | Por vezes, os projetos começam como listas de tarefas no SharePoint para partilhar com pessoas sem o Project. Quando a lista de tarefas aumentar, mova-a para o Project para continuar trabalhando nela. |
| Meta de gerenciamento de projeto: Criar uma nova programação de projeto | Depois de iniciar o seu projeto no Project, pode começar a adicionar tarefas, organizá-las, ligá-las, adicionar pessoas, etc. |
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