O gerenciamento de projetos não costuma ser fácil. No entanto, este guia ajuda-o a compreender a gestão de projetos enquanto utiliza o Project. Cada um dos links abaixo leva a uma página para explorar um dos aspectos do gerenciamento de projetos, com artigos e pequenos tutoriais.
Iniciar um plano de projeto
Quanto mais complicado for o projeto, mais precisa de planear antes de começar a utilizar o Project. Durante a fase inicial de um projeto, use aplicativos como Word, Excel e SharePoint para ajudá-lo em seus pensamentos.
| Meta do projeto | DESCRIÇÃO |
|---|---|
| Iniciar um plano de projeto | Em geral, os projetos em que não há uma reflexão prévia falham durante a fase inicial. Nesse ponto, pense em quem são os participantes e os patrocinadores, enquanto você esboça as declarações do estatuto, as primeiras especificações e talvez um orçamento. Para projetos menores você pode fazer uma boa parte desse trabalho no Microsoft Project. Para projetos maiores, use o Word, Excel, SharePoint ou, até mesmo, seu telefone para captar seu pensamento. |
| Comunicar os planos aos participantes | Manter canais de comunicação com os participantes nem sempre é fácil. Mas é fundamental para o sucesso de um projeto. |
| Criar e compartilhar relatórios de projetos | Para auxiliar com a parte demorada da comunicação, o Project possui inúmeros relatórios que podem ser acessados em apenas um clique. Capture planos iniciais, principais etapas do projeto, requisitos orçamentários, necessidades de pessoal e assim por diante. |
Montar um cronograma de projeto
A montagem de um projeto pode levar algum tempo. A criação do projeto pode ocorrer de maneira mais uniforme se você dividir as etapas em quatro categorias:
- Adicionar tarefas
- Organizá-las
- Adicionar pessoas
- Comunicar-se com sua equipe
| Meta do projeto | DESCRIÇÃO |
|---|---|
| Criar um novo cronograma de projeto | Depois de concluir sua reflexão inicial, é hora de iniciar o Project e criar um cronograma. Você pode iniciar com um projeto em branco ou usar modelos criados por outros gerentes de projetos — alguns deles por especialistas em gerenciamento de projetos ou de um negócio similar ao seu. |
| Adicionar tarefas | As tarefas são as atividades que são realizadas em um projeto. Saiba como adicionar tarefas, alterar as propriedades delas e estimar sua duração. |
| Organizá-las | Quando você adiciona tarefas pela primeira vez, é possível que elas não estejam na melhor ordem para serem gerenciadas. Saiba como organizá-las usando tarefas de resumo e vinculando-as. |
| Adicionar pessoas e atribuí-las às tarefas | Depois de adicionar tarefas ao seu projeto, pense nas pessoas que você quer quer trabalhem nelas. Lembre-se de que adicionar pessoas e atribuir tarefas a elas são atividades distintas no Project. |
| Compartilhar recursos usando pool de recursos e projetos mestres | Para ajudar a gerir pessoas em vários projetos, coloque todas as pessoas nos seus projetos num único ficheiro de projeto. Este ficheiro funciona como um conjunto de recursos. A partir do ficheiro do conjunto de recursos, pode partilhar recursos em vários projetos (sem o Project Server). |
| Definir os custos do seu projeto | Lidar com os custos do projeto pode ser intimidador para qualquer gerente de projeto. Com o Project, você descobrirá que esse trabalho não é tão complicado. Aprenda dicas que o ajudarão a se manter dentro do orçamento. |
Gerenciar seu projeto
Seu trabalho não termina depois de criar um cronograma. Gerenciar seu projeto requer mais tempo do que apenas criá-lo. Por exemplo, as tarefas mudam, pessoas são adicionadas, a data de término precisa ser adiantada e assim por diante. Com o Project, você tem todas as ferramentas para monitorar o progresso e fazer alterações para garantir um resultado de sucesso.
| META | DESCRIÇÃO |
|---|---|
| Escolher o modo de exibição certo para o seu cronograma | Para superar a complexidade do seu cronograma, encontre a exibição apropriada. O gráfico de Gantt oferece a você uma visão de para onde seu projeto está indo. Você também pode usar uma exibição de Calendário, diagrama de rede ou linha de tempo para ajudá-lo a ver diferentes níveis de detalhes. |
| Controlar o progresso do seu cronograma | Depois de criar a sua agenda inicial, está na altura de começar a ver como as coisas estão a correr. Criar uma linha de base e utilizar as vistas certas irá ajudá-lo a controlar o progresso do seu projeto. |
| Acompanhar a porcentagem concluída da tarefa | Controlar o progresso pode parecer complicado, mas eis uma forma rápida de mostrar a percentagem concluída com a barra de progresso num gráfico Gantt. |
| Resolver problemas de alocação de recursos | Para obter o melhor desempenho e resultados dos recursos, tem de gerir cargas de trabalho de recursos para evitar sobreatribuições e suballocações. |
| Apresentar a data de término do projeto | O pior pesadelo de um gerente de projetos é quando a data de término precisa ser adiada depois que você altera o cronograma. Aprenda estratégias para ter sob controle a data de término do projeto. |
| Relatório sobre o status do projeto | A comunicação geralmente é difícil, especialmente quando você está informando más notícias. Para ajudá-lo a comunicar-se com seus participantes e executivos, o Project conta com relatórios atrativos e profissionais que você pode criar e enviar seguindo apenas algumas etapas simples. |
| Gerenciar custos do projeto | Você está estourando o orçamento? Precisa ajustar os custos? Descubra como resolver problemas de custos em seu cronograma. |
| Exibir relatórios de análise de valor agregado | O valor agregado é um método de acompanhamento avançado. Mas não é apenas para especialistas. Você pode utilizá-lo, também, para ajudar a monitorar seu projeto. |
| Gerenciar riscos | Os riscos estão em todo o lado no seu projeto. Identifique os pontos problemáticos rapidamente e encontre soluções antes que eles causem problemas maiores. |
| Trabalhar com vários projetos | O Project fornece ferramentas para o ajudar a gerir dependências entre projetos, mesmo tarefas num projeto que dependem da conclusão de outro projeto. |