Definir as regras para uma mala direta

Ao enviar cartas para sua lista de endereçamento, você pode personalizar a mensagem. Por exemplo, inclua as palavras "Vencido" para alguns destinatários com base nos valores em determinados campos da fonte de dados. A personalização é baseada em regras executadas quando você executa a mesclagem.

O exemplo "Vencido" usaria um If... Então... Regra Else , especificando a inclusão do texto "Vencido" para destinatários em que o valor de um campo Data de Conclusão está no passado.

A configuração das regras é feita após a seleção dos destinatários para a mala direta e após a inserção dos campos de mesclagem no documento.

Vá paraRegrade correspondências> e escolha uma regra com base nas descrições abaixo.

Perguntar

Por exemplo, você está enviando o mesmo convite para uma reunião trimestral. Sua fonte de dados não armazena as datas da reunião, e a data da reunião aparece mais de uma vez no convite.

Ao colocar marcadores no documento e incluir um campo Perguntar, você pode executar a mesma mesclagem para cada reunião. A única coisa que você terá que digitar é a data da reunião, e você a digitará apenas uma vez.

1. No documento de mesclagem, pressione Ctrl+F9 e digite um nome para criar um indicador. Repita isso, usando o mesmo nome, em todos os lugares onde deseja que a resposta ao campo Perguntar apareça no documento.
2. Coloque o cursor em algum lugar do documento, antes do primeiro indicador que você acabou de criar.
3. Vá paraRegras>de correspondência.>
4. Selecione o indicador que você acabou de criar (ou digite o nome dele) e insira um prompt, como "Data do evento?" na caixa Prompt .
5. Selecione OK e, em seguida, OK novamente.
6. No final do processo, ao selecionar Concluir & Mesclar, escolha Editar documentos individuais. Será solicitada uma resposta para cada destinatário. Essa resposta será inserida nos indicadores especificados, nos documentos resultantes da mesclagem.

Mais informações: Códigos de campo: Campo Perguntar

Preencher

Por exemplo, você está enviando o mesmo convite para uma reunião trimestral. Sua fonte de dados não armazena as datas da reunião, e a data da reunião aparece apenas uma vez no convite.

Ao colocar um campo de preenchimento no documento, você pode executar a mesma mesclagem para cada reunião. A única coisa que você terá que digitar é a data da reunião.

1. Coloque o cursor onde você quer que o texto de preenchimento fique.
2. Na guia Correspondências, vá paraPreenchimento de Regras>.
3. Insira um prompt, como "Data do evento?" na caixa Prompt .
4. Selecione OK e, em seguida, OK novamente.
5. No final do processo, ao clicar em Concluir & Mesclar, selecione Editar documentos individuais. Será solicitada uma resposta para cada destinatário. Essa resposta será inserida no campo Preencher, nos documentos resultantes da fusão.

Mais informações: Códigos de campo: campo Fill-In

Se ... Então... Else

Por exemplo, você está enviando correspondência para uma lista de participantes de conferências que estão viajando tanto nacional quanto internacionalmente. O campo País/Região na sua fonte de dados pode estar em branco para os participantes domésticos. Você pode usar um If... Então... Caso contrário... regra para personalizar a mensagem para todos os destinatários. Os destinatários cujo campo País/Região esteja em branco podem ver "Você será recebido no portão ao chegar", enquanto todos os outros destinatários podem ver "Você será recebido no balcão próximo à alfândega".

1. Coloque o cursor onde você quer que o texto condicional fique.
2. Vá paraRegras>de Correspondências>se... Então... Caso contrário.
3. Na lista Nome do campo , escolha o campo da fonte de dados que determinará o texto condicional.
4. Na lista Comparação , escolha uma maneira de comparar o valor dos dados.
5. Na caixa Comparar a , insira o valor de comparação (ignore isso se você escolheu está em branco ou não está em branco como comparação).
6. Na caixa Inserir este texto , insira o texto que vai no documento quando os critérios de comparação forem atendidos.
7. Na caixa de texto Caso contrário, insira este texto , insira o texto que vai no documento quando os critérios de comparação não forem atendidos.
8. Selecione OK.

Mais informações: Códigos de campo: campo IF

Mesclar Registro nº

Por exemplo, você deseja que a correspondência mostre a cada destinatário sua posição em uma lista de espera. Você pode classificar a lista de destinatários em ordem cronológica de inscrições e, em seguida, usar uma regra Mesclar registro # para exibir a posição numerada do destinatário na lista.

O número do registro reflete qualquer classificação ou filtragem aplicada à fonte de dados antes da mesclagem.

1. Coloque o cursor onde deseja que o número do registro apareça.
2. Vá paraRegras>de correspondência,>Mesclar Registro #.

Mais informações: Códigos de campo: campo MergeRec

Mesclar Sequência nº

Por exemplo, você deseja que a correspondência mostre a cada destinatário o número total de pessoas que se inscreveram para um evento. A regra de Sequência de Mesclagem # fornece uma contagem dos registros no documento mesclado.

1. Coloque o cursor onde deseja que o número do registro apareça.
2. Vá paraSequência de mesclagem deregras>de correspondências> #.

Mais informações: Códigos de campo: campo MergeSeq

Próximo Registro

Por exemplo, você está usando mala direta para imprimir sua lista de contatos em uma única folha de papel. Use a regra Próximo Registro para dizer ao Word para prosseguir para o próximo registro sem iniciar uma nova página.

1. Coloque o cursor onde você quer que os dados do próximo registro apareçam.
2. Vá paraRegras>de correspondências>próximo registro.
3. Insira um campo de mesclagem para os dados que você deseja em seguida
   Uma lista de nomes de empresas pode ter esta aparência:
   «Company_Name»
   «Próximo Record»«Company_Name»
   «Próximo Record»«Company_Name»

Mais informações: Códigos de campo: Próximo campo

Próximo Registro If

Por exemplo, você deseja uma lista de participantes de conferências de viagens domésticas em uma folha de papel e participantes de viagens internacionais listados em outra folha de papel. O campo País/Região na sua fonte de dados pode estar em branco para os viajantes domésticos. Você pode usar uma regra Próximo Registro Se para impedir que o Word inicie uma nova página até atingir destinatários cujo campo País/Região não esteja em branco. Para fazer isso, primeiro classifique a fonte de dados por país/região.

1. Coloque o cursor onde você quer que os dados do próximo registro apareçam.
2. Vá paraRegras>de correspondência,>próximo registro se.
3. Na lista Nome do campo , escolha o nome do campo de mesclagem, como Cidade.
4. Na lista Comparação , escolha uma maneira de comparar o valor dos dados. Por exemplo, para escolher destinatários em uma cidade específica, escolha Igual a.
5. Na caixa Comparar a , insira o valor que você deseja usar. Por exemplo, para destacar destinatários em Tóquio, digite Tóquio (ignore isso se você escolheu está em branco ou não está em branco como comparação).

Mais informações: Códigos de campo: campo NextIf

Definir Marcador

Por exemplo, você está preparando convites para uma conferência em que o palestrante principal ainda não foi finalizado. Você pode deixar espaços reservados para o nome do locutor em todo o documento e incluir uma regra Definir indicador, em que você insere o nome do locutor uma vez e ele aparece em todos os espaços reservados.

Os espaços reservados são campos Ref; a regra Definir Indicador insere um campo que não é exibido no documento (a menos que você pressione Alt+F9 para revelar os códigos de campo).

1. Coloque o cursor em qualquer lugar no documento.
2. Vá paraDefinir Marcador deRegras>de> Correspondência, digite um nome e selecione OK.
3. Coloque o cursor onde desejar que o texto do indicador apareça.
4. Vá para Inserir>campo de peças> rápidas e escolha Ref.
5. Escolha o nome do marcador que você acabou de criar e selecione OK.
6. Insira o campo Ref em todos os lugares em que deseja que o texto do indicador apareça.
7. Antes de executar a mesclagem, clique com o botão direito do mouse no campo Definir, selecione Editar campo e insira o texto desejado na caixa Texto .
8. Selecione OK.

Mais informações: Códigos de campo: Definir campo 

Ignorar Registro Se

Por exemplo, você possui uma loja de roupas e descobre que tem um excesso de estoque de uma camiseta específica, mas não no tamanho mais popular. Quando você se preparar para enviar um panfleto de vendas, excluirá os clientes que usam um determinado tamanho. Use a regra Ignorar Registro Se para comparar o conteúdo dos dados de Tamanho dos clientes com o tamanho que você deseja excluir.

1. Vá paraRegras>de correspondências>Ignorar registro se.
2. Na lista Nome do campo , escolha o nome do campo de mesclagem, como Tamanho.
3. Na lista Comparação , escolha uma maneira de comparar o valor dos dados. Por exemplo, para destacar os clientes que usam um tamanho específico, escolha Igual a.
4. Na caixa Comparar a , insira o valor que você deseja usar. Por exemplo, para destacar os clientes que usam tamanho extrapequeno, escolha XS (ignore isso se você escolheu está em branco ou não está em branco como comparação).

Mais informações: Códigos de campo: campo SkipIf