Definir as regras para uma mala direta

Quando você está enviando cartas para sua lista de emails, você pode personalizar a mensagem. Por exemplo, inclua as palavras "Vencimento anterior" para alguns destinatários com base em valores em determinados campos da fonte de dados. A personalização é baseada em regras executadas quando você executa a mesclagem.

O exemplo "passado devido" usaria um If... Então... Outra regra, especificando para incluir o texto , "Vencido" para destinatários em que o valor de um campo Data de Vencimento está no passado.

A configuração de regras é feita depois de selecionar destinatários para a mesclagem de email e depois de inserir campos de mesclagem no documento..

Acessea Regrade Emails> e escolha uma regra com base nas descrições abaixo.

Perguntar

Por exemplo, você está enviando o mesmo convite para uma reunião trimestral. Sua fonte de dados não armazena as datas da reunião e a data da reunião aparece mais de uma vez no convite.

Ao colocar indicadores em seu documento e incluir um campo Ask, você pode executar a mesma mesclagem para cada reunião. A única coisa que você terá que digitar é a data da reunião, e você vai digitá-la apenas uma vez.

1. No documento de mesclagem, pressione Ctrl+F9 e digite um nome para criar um indicador. Repita isso, usando o mesmo nome, em todos os lugares em que você deseja que a resposta ao campo Pedir apareça no documento.
2. Coloque o cursor em algum lugar no documento, antes do primeiro indicador que você acabou de criar.
3. Vá para Regras de Email>>Pergunte.
4. Selecione o indicador que você acabou de criar (ou digite seu nome) e insira um prompt, como "Data do evento?" na caixa Prompt .
5. Selecione OK e , em seguida, OK novamente.
6. Ao final do processo, ao selecionar Concluir & Mesclagem, escolha Editar Documentos Individuais. Você será solicitado a obter uma resposta para cada destinatário. Essa resposta será inserida nos indicadores especificados, nos documentos resultantes da mesclagem.

Mais informações: Códigos de campo: campo Perguntar

Preencher

Por exemplo, você está enviando o mesmo convite para uma reunião trimestral. Sua fonte de dados não armazena as datas da reunião e a data da reunião aparece apenas uma vez no convite.

Ao colocar um campo Preenchimento no documento, você pode executar a mesma mesclagem para cada reunião. A única coisa que você terá que digitar é a data da reunião.

1. Coloque o cursor para onde deseja que o texto de preenchimento vá.
2. Na guia Mailings, acessePreenchimento deregras>.
3. Insira um prompt, como "Data do evento?" na caixa Prompt .
4. Selecione OK e , em seguida, OK novamente.
5. No final do processo, quando você acertar Concluir & Mesclagem, selecione Editar Documentos Individuais. Você será solicitado a obter uma resposta para cada destinatário. Essa resposta será inserida no campo Preenchimento, nos documentos resultantes da mesclagem.

Mais informações: códigos de campo: campo Fill-In

Se... Então... Mais

Por exemplo, você está enviando correspondência para uma lista de participantes da conferência que estão viajando internamente e internacionalmente. O campo País/Região em sua fonte de dados pode estar em branco para participantes domésticos. Você pode usar um If... Então... Mais... regra para personalizar a mensagem para todos os destinatários. Os destinatários cujo campo País/Região está em branco podem ver: "Você será recebido no portão na chegada", enquanto todos os outros destinatários podem ver: "Você será bem-vindo na mesa perto da Alfândega".

1. Coloque o cursor para onde deseja que o texto condicional vá.
2. Vá pararegras>de email>se... Então... Outra coisa.
3. Na lista Nome do campo , escolha o campo da fonte de dados que determinará o texto condicional.
4. Na lista Comparação , escolha uma maneira de comparar o valor dos dados.
5. Na caixa Comparar com , insira o valor de comparação (ignore isso se você escolher estiver em branco ou não estiver em branco como a comparação).
6. Na caixa Inserir esse texto , insira o texto que vai no documento quando os critérios de comparação forem atendidos.
7. Na caixa Inserir esse texto caso contrário, insira o texto que vai no documento quando os critérios de comparação não forem atendidos.
8. Selecione OK.

Mais informações: código de campo: campo IF

Mesclar Registro nº

Por exemplo, você deseja que a correspondência mostre a cada destinatário sua posição em uma lista de espera. Você pode classificar a lista de destinatários em ordem cronológica de inscrições e, em seguida, usar uma regra de registro de mesclagem # para exibir a posição numerada do destinatário na lista.

O número de registro reflete qualquer classificação ou filtragem que você aplicou à fonte de dados antes da mesclagem.

1. Coloque o cursor em que deseja que o número de registro apareça.
2. Acesse Registro demesclagem>de regras>de email#.

Mais informações: códigos de campo: campo MergeRec

Mesclar Sequência nº

Por exemplo, você deseja que a correspondência mostre a cada destinatário o número total de pessoas que se inscreveram para um evento. A regra Sequência de Mesclagem # fornece uma contagem dos registros no documento mesclado.

1. Coloque o cursor em que deseja que o número de registro apareça.
2. Vá para Sequência deMesclagem>de Regras>de Email#.

Mais informações: códigos de campo: campo MergeSeq

Próximo Registro

Por exemplo, você está usando a mesclagem de email para imprimir sua lista de contatos em uma única folha de papel. Use a regra Próximo Registro para informar Word para prosseguir para o próximo registro sem iniciar uma nova página.

1. Coloque o cursor em que deseja que os dados do próximo registro sejam exibidos.
2. Vá paraRegras>de Email>Próximo Registro.
3. Inserir um campo de mesclagem para os dados desejados a seguir
   Uma lista de nomes da empresa pode ser semelhante a esta:
   «Company_Name»
   «Próximo registro»«Company_Name"
   «Próximo registro»«Company_Name"

Mais informações: Códigos de campo: próximo campo

Próximo Registro If

Por exemplo, você deseja uma lista de participantes da conferência de viagens domésticas em uma folha de papel e participantes de viagens internacionais listados em outra folha de papel. O campo País/Região em sua fonte de dados pode estar em branco para os viajantes domésticos. Você pode usar uma regra Next Record If para impedir que Word inicie uma nova página até que ela atinja destinatários cujo campo País/Região não esteja em branco. Para isso, primeiro você classificaria sua fonte de dados por País/Região.

1. Coloque o cursor em que deseja que os dados do próximo registro sejam exibidos.
2. Vá paraRegras>de Email>Próximo Registro Se.
3. Na lista Nome do campo , escolha o nome do campo de mesclagem, como City.
4. Na lista Comparação , escolha uma maneira de comparar o valor dos dados. Por exemplo, para escolher destinatários em uma cidade específica, escolha Igual a.
5. Na caixa Comparar com , insira o valor que você deseja usar. Por exemplo, para destacar os destinatários em Tóquio, digite Tóquio (ignore isso se você escolher estiver em branco ou não estiver em branco como a comparação).

Mais informações: códigos de campo: campo NextIf

Definir Marcador

Por exemplo, você está preparando convites para uma conferência em que o palestrante ainda não foi finalizado. Você pode deixar espaços reservados para o nome do orador em todo o documento e incluir uma regra Definir Indicador, em que você insere o nome do orador uma vez e ele aparece em todos os espaços reservados.

Os espaços reservados são campos Ref; A regra Definir Indicador insere um campo que não é exibido no documento (a menos que você pressione Alt+F9 para revelar códigos de campo).

1. Coloque o cursor em qualquer lugar no documento.
2. Vá para oMarcador de Conjunto deRegras>de Emails> e digite um nome e selecione OK.
3. Coloque o cursor onde quiser que o texto do indicador seja exibido.
4. Vá para Inserir> Campode Partes>Rápidas e escolha Ref.
5. Escolha o nome do indicador que você acabou de criar e selecione OK.
6. Insira o campo Ref em todos os lugares que você deseja que o texto do indicador apareça.
7. Antes de executar a mesclagem, clique com o botão direito do mouse no campo Definir, selecione Editar Campo e insira o texto desejado na caixa Texto .
8. Selecione OK.

Mais informações: Códigos de campo: definir campo 

Ignorar Registro Se

Por exemplo, você possui uma loja de roupas e descobre que tem um estoque excessivo de uma camiseta específica, mas não no tamanho mais popular. Quando você se preparar para enviar um folheto de vendas, você excluirá clientes que usam um determinado tamanho. Use a regra Ignorar Registro Se para comparar o conteúdo dos dados de tamanho dos clientes com o tamanho que você deseja excluir.

1. Vá paraRegras>de Emails>Ignorar Registro Se.
2. Na lista Nome do campo , escolha o nome do campo de mesclagem, como Tamanho.
3. Na lista Comparação , escolha uma maneira de comparar o valor dos dados. Por exemplo, para destacar clientes que usam um tamanho específico, escolha Igual a.
4. Na caixa Comparar com , insira o valor que você deseja usar. Por exemplo, para destacar clientes que usam tamanho extra-pequeno, escolha XS (ignore isso se você escolher estiver em branco ou não estiver em branco como a comparação).

Mais informações: códigos de campo: campo SkipIf