Objetivo de gestão de projetos: criar uma nova agenda de projeto no Project para ambiente de trabalho

Após ter completado a reflexão inicial sobre os objetivos do projeto, é hora de criar uma agenda.
Ao começar uma nova agenda, adiciona tarefas e organiza-as de forma eficaz para que a data de conclusão do projeto ocorra o mais rápido possível.
Para consultar mais artigos nesta série de guias de instruções de gestão de projetos, consulte as Informações Gerais do Project.

Sugestões de gestão de projetos antes de iniciar . . .

• Certifique-se de que está a começar no sítio certo. Se estiver no início do processo de planeamento, poderá não querer utilizar o Project. Talvez tenha uma lista simples num site do SharePoint, no Excel ou num guardanapo. Partilhe essas ideias com outras pessoas antes de iniciar o Project e reúna uma agenda. Saiba mais sobre as fases iniciais do planeamento de projetos.
• Certifique-se de que sabe o que é um projeto e o que não é. Nas fases iniciais da criação do projeto, o seu projeto pode não ter clareza ou estar demasiado definido. Seguem-se alguns exemplos para o ajudar a restringir os objetivos do seu projeto. |Projetos demasiado amplamente definidos|Projetos definidos com mais clareza| |:--- |:--- | |Reduzir a sobrecarga de custos|
  • Projeto para atualizar uma fábrica de produção para aumentar a eficiência.
  • Projeto para localizar a fábrica de manutenção mais perto das instalações de produção.
  | |Reduzir o risco da concorrência|
  • Projeto para substituir o software de segurança.
  • Projeto para recrutar especialistas de risco de uma indústria relacionada.
  |
• Ok, todos acreditaram na sua grande ideia. E agora? Inicie o Microsoft Project e comece. Adicione tarefas, organize-as hierarquicamente e configure um calendário de projetos de modo a saber quais são as suas horas de trabalho. Pode também começar a adicionar pessoas, mas normalmente isso é feito mais tarde. Saiba mais sobre adicionar pessoas ao seu projeto.

Passo 1: criar um novo projeto

Opções	Descrição
Criar um novo projeto a partir de um modelo	Baseie um novo projeto num modelo pré-preenchido com tarefas de projetos semelhantes ao seu. Muitos destes modelos foram criados por peritos da indústria para o ajudar a começar.
Criar um novo projeto do zero	Comece com uma folha em branco e, em seguida, preencha-a com tarefas, pessoas e outras informações de agenda.
Abrir um projeto existente	Abra um projeto que já tenha configurado e baseie o seu projeto atual nele.
Abrir um projeto a partir de uma versão anterior	Abra um projeto que criou numa versão anterior do Project.

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Passo 2: adicionar tarefas

Opções	Descrição
Adicionar novas tarefas	Adicione tarefas a uma agenda para segmentar o trabalho em partes possíveis de gerir.
Definir a duração da tarefa	Configure o intervalo de tempo (ou tempo de calendário) que uma tarefa deverá durar. Pode introduzir um número ou simplesmente introduzir um marcador de posição de duração como "TBD" ou "Falar com a Luciana primeiro".
Definir a quantidade de trabalho que as pessoas executam em tarefas	Defina a quantidade de tempo (ou pessoa-horas) para a tarefa ser concluída. Esta é a quantidade de tempo independentemente do número de pessoas a trabalhar na tarefa.
Importar dados do Excel para o Project	Se as suas tarefas já estiverem no Excel, pode copiá-las do Excel para o Project. O Project manterá a formatação e a estrutura organizacional da lista de tarefas.
Adicionar um marco	Marque o fim de porções ou fases principais do seu projeto com marcos para mostrar o progresso em direção a outros materiais a entregar principais.
Desativar uma tarefa em vez de a eliminar	Pode cancelar uma tarefa mas manter um registo da mesma no plano de projeto. Esta é uma maneira útil de testar a forma como alterações pode afetar o seu projeto.

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Passo 3: organizar tarefas

Opções	Descrição
Ligar tarefas num projeto	Ligue duas das tarefas num projeto para mostrar a respetiva relação (também chamada dependência de tarefa). As tarefas ligadas refletem os factos do projeto. Quando uma tarefa é alterada, a outra também o é.
Dividir tarefas em subtarefas e tarefas de resumo	Mostre uma hierarquia de tarefas ao criar um destaque com os botões de Avanço e Diminuir o Avanço.
Dividir uma tarefa	Quando existem interrupções numa tarefa, pode dividi-la em secções para mostrar quando para e inicia.
Criar códigos WBS	Utilize código de Estrutura Hierárquica do Trabalho (ou WBS) para destacar tarefas numericamente de modo a que o trabalho corresponda às práticas de contabilidade do seu negócio.
Planeamento descendente	Defina as fases principais e, depois, divide-as em tarefas individuais.
Como são agendadas as tarefas no Project: nos bastidores	Saiba mais sobre a forma como o Project lida com tarefas e as respetivas relações para ajudar a calcular a agenda.

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Passo 4: configurar calendários de projeto

Opções	Descrição
Definir dias úteis para todas as pessoas no projeto	Defina os dias de trabalho padrão para todos no projeto, como de segunda a sexta, das 8:00 às 17:00.
Adicionar feriados e dias de férias	Alterar as agendas de trabalho das pessoas ao adicionar feriados e férias
Criar um calendário para uma só tarefa	Identifique o tempo de trabalho e de descanso como, por exemplo, um processo de computador que é executado autonomamente durante um ciclo de 24 horas com um dia para manutenção.
Como é que o Project utiliza os calendários: nos bastidores	Saiba mais sobre como os calendários de recursos e do projeto funcionam em conjunto para ajudar o Project a calcular a agenda.

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Passo 5: gravar e publicar a agenda

Opções	Descrição
Guardar um projeto	Guarde uma cópia local do seu projeto como um ficheiro MPP.
Guardar e publicar um projeto no Project Web App	Disponibilize o trabalho do seu projeto na Internet para outros utilizadores através do Project Web App
Guardar um ficheiro de projeto como PDF	Guarde um projeto no formato PDF que pode ser visualizado com um leitor de PDF ou numa página Web.

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