Создание автоматических отчетов о состоянии с помощью агента Project Manager

Агент диспетчера проектов (предварительная версия) автоматизирует сообщения электронной почты о состоянии для ваших планов, создавая краткие профессиональные сводки на основе хода выполнения, вех и предстоящих задач. Это помогает информировать заинтересованных лиц, экономит время и поддерживает прозрачность и согласованность между проектами.

Примечание: Агент "Диспетчер проектов" в настоящее время выпускается для клиентов. Подробнее об этом см. в разделе Вопросы и ответы об агенте диспетчера проектов.

Запуск нового отчета

Вариант 1. Начните с нового плана

Перейдите к Microsoft Teams и откройте приложение Планировщик.
Создайте план , выбрав План с помощью диспетчера проектов или Premium.
Поделитесь своим планом, щелкнув значок Поделиться в правом верхнем углу. Вы можете создать новую группу или добавить план в существующую группу.
Добавьте в план не менее 10 задач.
Щелкните вкладку Отчеты в верхнем баннере. Если эта вкладка не отображается, проверка меню переполнения (три точки) для получения дополнительных параметров.

Вариант 2. Начните с существующего плана

Перейдите к Microsoft Teams и откройте приложение Планировщик.
Откройте план "Премиум" или план с помощью Диспетчера проектов , который содержит не менее 10 задач.
Убедитесь, что план предоставлен группе общего доступа. Если нет, поделитесь им, нажав кнопку Поделиться в правом верхнем углу.
Перейдите на вкладку Отчет .

Совет: Отчеты лучше всего работают с планами, которые отслеживались в течение определенного периода времени и заполнены задачами. Если в плане меньше 10 задач, попробуйте добавить еще несколько задач, прежде чем создавать отчет.

Создание, просмотр и изменение отчета

Выберите Начало работы на верхнем баннере на вкладке Отчеты .
Чтобы добавить период времени в отчете, перейдите в раздел Выбор отчетного периода, выберите раскрывающийся список, чтобы указать период времени, который будет охватывать отчет.
В разделе Укажите дополнительные сведения можно добавить в отчет конкретные сведения о том, что вы хотите. Например, "Создание комплексного обновления по высокоприоритетным элементам для команды руководителей".
Выберите Сгенерировать. Агент "Диспетчер проектов" будет синтезировать информацию из плана для создания специализированного отчета.
Отчет будет отображаться на холсте Loop, и вы получите уведомление из приложения со ссылкой на отчет.

Вы можете внести в отчет прямые изменения, чтобы завершить работу с содержимым.

Примечание: Создание отчета может занять несколько минут в зависимости от сложности плана. Вы можете перейти с текущей страницы или Планировщик приложения, так как отчет будет доступен при возвращении.

Просмотр последних отчетов

Выберите конкретный план, содержащий отчеты, к которым вы хотите получить доступ.
Перейдите на вкладку Отчеты .
В разделе Последние отчеты вы увидите список с 10 последними созданными отчетами.

Просмотр всех прошлых отчетов

Выберите конкретный план, содержащий отчеты, к которым вы хотите получить доступ.
Перейдите на вкладку Отчеты .
В разделе Последние отчеты вы увидите список с 10 последними созданными отчетами.
Выберите Просмотреть все в левом верхнем углу, чтобы открыть папку SharePoint, в которой хранятся все предыдущие отчеты.

Совет: Вы также можете просмотреть все предыдущие отчеты, если у вас есть открытый отчет, найдя параметр в кнопке с несколькими действиями в правом верхнем углу с плавающей панелью.

Принятие мер с отчетами

Предоставление общего доступа к отчету в качестве компонента Loop

При просмотре отчета можно получить доступ к дополнительным параметрам с помощью значков Loop в правом верхнем углу.

Выберите Общие расположения, чтобы просмотреть ссылку на папку SharePoint, в которой хранится компонент Loop. Здесь также можно выбрать "Добавить в Loop рабочую область", чтобы включить компонент в другую рабочую область.
Выберите Копировать компонент и вставьте его в другое место, например в Microsoft Teams, Outlook, OneNote, Word или других приложениях Microsoft 365. Все изменения, внесенные в компонент в этих расположениях, будут автоматически обновляться в режиме реального времени.
Выберите Просмотреть, у кого есть доступ , чтобы просмотреть список участников команды, которые в настоящее время имеют разрешение на доступ к отчету.

Предоставление общего доступа к отчету внешним пользователям за пределами группы

Перейдите в папку SharePoint, в которой хранится Loop компонент, и откройте его оттуда.
После открытия отчета в Loop выберите Поделиться в правом верхнем углу.

Предоставление общего доступа к отчету с помощью бюллетеня SharePoint

Открыв отчет в Планировщик в Teams, выберите Поделиться как информационный бюллетень в правой части панели действий. Это действие преобразует отчет в формат бюллетеня SharePoint.

Закрытие отчета

Нажмите кнопку Закрыть в правой части панели действий с плавающей кнопкой, чтобы вернуться на страницу отчета по умолчанию.

Требования к доступу

Чтобы получить доступ к отчету о состоянии, пользователи должны иметь доступ к Агент "Диспетчер проектов".

Функция отчета о состоянии работает со следующими планами:

Планы с поддержкой диспетчера проектов
Общие планы уровня "Премиум"

Примечание: Пользователи без лицензии на Microsoft 365 Copilot могут просматривать и редактировать отчеты, но не могут создавать новые отчеты. Пользователи без лицензииПланировщик, план 1, Планировщик и Project, план 3 или Планировщик и Project, план 5 не могут создать новый план уровня "Премиум", но могут получить доступ к существующим планам уровня "Премиум".