Руководство администратора по группам Microsoft 365 в Outlook

Группы Microsoft 365 в Outlook предлагают мощное решение для общения и совместной работы с людьми как внутри, так и вне компании. Создайте группу для совместного использования папки "Входящие", календаря, OneDrive, сайта SharePoint, записной книжки OneNote и многого другого. Вы также можете пригласить гостей из-за пределов вашей компании, чтобы они могли совместно работать, используя те же ресурсы.

Когда вы создаете группу Microsoft 365, Outlook автоматически создает общий почтовый ящик Outlook, общий календарь и библиотеку документов для совместной работы над файлами. Вы также можете создать команду Microsoft и интегрировать задачи с Планировщиком в Teams. Вам не придется вручную назначать этим ресурсам разрешения, так как при добавлении пользователей в группу им автоматически назначаются разрешения на доступ к средствам, предоставляемым группой.

Группы Microsoft 365 предоставляют участникам:

В общем почтовом ящике происходят беседы, которые вы обычно ведете в списках рассылки. В общем почтовом ящике поддерживается поиск по всем элементам, поэтому он является обновляемым архивом сообщений группы. Новички могут выполнить поиск в журнале или просмотреть его, чтобы быстро понять, что публиковалось в группе ранее. Дополнительные сведения см. в статье "Отправка сообщения электронной почты группе в Outlook".
Библиотека общих файлов — это место, где пользователи могут хранить, обмениваться и совместно работать над документами, книгами, презентациями, изображениями и любыми другими типами файлов, над которыми им нужно работать. Дополнительные сведения см. в статье "Предоставление общего доступа к файлам группе в Outlook".
Общий календарь. Ваша группа получает общий календарь для публикации событий, связанных с группой. Каждый участник, подписавшийся на группу, автоматически приглашается на события, публикуемые в календаре, чтобы эти события также могли отображаться в их личных календарях, если они того пожелают. Дополнительные сведения см. в статье "Планирование и редактирование событий с помощью календаря группы в Outlook".
Общая записная книжка OneNote: для группы автоматически создается общая записная книжка OneNote, в которой участники могут собирать сведения и совместно работать с ними. Многие группы создают на основе записной книжки обновляемый вики-сайт с часто задаваемыми вопросами и другими ресурсами.
Гостевой доступ : раньше в группы рассылки можно было добавлять внешние контакты, но они могли получать только сообщения электронной почты. Используя группы, вы можете обеспечить гостям доступ к беседам, файлам и даже общей записной книжке OneNote. Дополнительные сведения см. в статье "Использование групп в Outlook в качестве гостя".
Контент доступен для обнаружения. Группы в Outlook по умолчанию являются общедоступными, поэтому другим пользователям в организации легко найти их и присоединиться к ним, а также просмотреть содержимое группы и общие материалы. Если содержимое группы конфиденциально, вы можете сделать ее частной, чтобы скрыть содержимое от внешних пользователей и требовать утверждения запросов на присоединение.
Самостоятельное создание — ИТ-отделу не нужно увязнуть в запросах пользователей на создание групп. Они смогут делать это самостоятельно. Если вы хотите управлять тем, какие пользователи в вашей организации могут создавать группы, см. Управление тем, кто может создавать Группы Microsoft 365.

Администрирование групп

Microsoft 365 предлагает ряд полезных инструментов и возможностей для упрощения управления и администрирования ваших групп.

Совет

Закладка Группы Группы Microsoft 365 — общие задачи для удобного доступа к сведениям об администраторе по созданию групп, делегированию, управлению электронной почтой, потоку почты, восстановлению и полезным сценариям.

Управление каталогом

Любому администратору приходится заниматься обслуживанием каталога. Вот некоторые инструменты, которые предлагает Microsoft 365 для упрощения этой задачи:

Политики именования: такие политики позволяют определить допустимые имена групп. Благодаря этому пользователи не смогут присваивать им оскорбительные или запрещенные имена. Кроме того, можно принудительно применять стандартные префиксы и суффиксы для имен групп.
Динамическое членство позволяет установить членство в группе с помощью правила, которое добавляет (или удаляет) участников группы на основе метаданных (например, отдела или роли) в Active Directory. Дополнительные сведения о создании динамического членства см. в статье "Использование атрибутов для создания расширенных правил ".
Скрытое членство: если на это есть причина, можно сделать участие в группе конфиденциальным. Например, если в группу включены учащиеся, можно скрыть сведения о них от посторонних лиц.
Разрешения на создание — возможно, вы не хотите иметь возможность создавать группы в вашей организации. Существует несколько методов управления разрешениями на создание в каталоге. См. статью Управление созданием групп Microsoft 365.
Журналы аудита — вы можете с уверенностью разрешить пользователям создавать группы и управлять их членством, так как журналы аудита групп Группы Microsoft 365 позволяют отслеживать, кто создал или удалил группу, а также кто изменил ее членство. Дополнительные сведения см. в разделе Поиск в журнале аудита в Центре безопасности & соответствия требованиям Microsoft 365.

Управление доставкой

Управление доставкой предоставляет некоторые методы для управления тем, как группы должны отправлять или получать сообщения. Кроме того, существуют инструменты для отслеживания потока этих сообщений. Дополнительные сведения см. в статье Группы Microsoft 365 — общие задачи.

"Отправить как" или "Отправить от имени": эти параметры позволяют определенным пользователям отправлять сообщения электронной почты от имени группы.
Ограничения отправителей: эти параметры позволяют контролировать то, кому разрешено отправлять сообщения в группу. Даже если для группы разрешено получение почты от внешних отправителей, вы можете ограничить их список определенными лицами.
Поддержка внешних пользователей: пригласив гостей в группу, вы можете включить их в беседы. Дополнительные сведения о добавлении гостей см. в статье "Добавление гостей в группы Outlook ".
Правила транспорта: правила транспорта применяются для групп так же, как для сервера Exchange. Они находят сообщения, соответствующие определенным условиям, а затем выполняют с ними действия.
Подсказки: это информативные сообщения, которые выводятся при создании письма. Они помогают избежать получения отчетов о недоставке, предупреждая о том, что сообщение может быть отправлено внешним лицами или может привести к превышению квоты.
Несколько прокси-адресов: у группы могут быть псевдонимы, как у почтового ящика пользователя. Дополнительные прокси-адреса удобно использовать для получения сообщений, отправленных на другие псевдонимы, и для отправки писем в группу с длинным или сложным названием. Дополнительные сведения см. в статье Выбор домена для использования при создании групп Microsoft 365.
Максимальный размер отправки или получения: эти квоты позволяют избежать проблем с получением (или отправкой) сообщений очень большого размера и обеспечивают соблюдение ограничений хранилища и пропускной способности.

Политики в отношении контента

Microsoft 365 также предоставляет инструменты для управления типом контента, к которому предоставляется общий доступ в вашей группе. Дополнительные сведения см. в статье Группы Microsoft 365 — общие задачи.

Рекомендации по использованию - Вы сможете определять рекомендации по использованию для Группы Microsoft 365, чтобы обучать пользователей передовым методикам, помогающим поддерживать эффективность их групп, и обучать их внутренним политикам контента.
Классификация данных — вы сможете создать настраиваемую систему классификации данных для Группы Microsoft 365, которая позволяет разделять группы по типам политик (например, «несекретно», «корпоративная тайна» или «совершенно секретно»). Благодаря этому ваши группы смогут соответствовать политикам, принятым для другого содержимого. Расширяемая политика позволяет настроить конечную точку, которая вызывается при создании или изменении группы, а затем реализовать собственные политики создания или изменения групп.

Требования к учетной записи

Группы поддерживаются в любой подписке Microsoft 365, в которой есть Exchange Online и SharePoint Online. включая планы Microsoft 365 бизнес базовый и Microsoft 365 бизнес премиум, а также Microsoft 365 корпоративный E1, E3 и E5.

Если ваш план включает только Exchange, вы также сможете использовать общий почтовый ящик и общий календарь групп Outlook, но у вас не будет доступа к библиотеке документов, Планировщику и другим возможностям.

Управление изменениями в Группы Microsoft 365

Иногда пользователи негативно реагируют на изменения, поэтому очень важно сообщить участникам списков рассылки, чтобы им следует ожидать. Вот сведения, которые следует включить в сообщение, а также ответы на некоторые вопросы:

Что такое группы в Outlook?

Группы Microsoft 365 в Outlook — это единое решение для совместной работы для команд или групп, которым требуется место для единого и простого поиска обмена обсуждениями, файлами, календарями и заметками. Вероятно, самой полезной функцией является хранение журнала бесед в почтовом ящике, что упрощает поиск предыдущих обсуждений.

Дополнительные сведения см. в интерфейсе групп в Outlook.

Зачем мы вносим это изменение?

Пользователи часто запрашивали возможность поиска в сообщениях, опубликованных в списке рассылки. Изменение списка рассылки на группу позволит участникам выполнять поиск в группе, вместо того чтобы постоянно задавать одни и те же вопросы.

Кроме того, новая группа содержит календарь для событий группы, библиотеку общих файлов и записную книжку OneNote, в которой можно собирать полезную информацию и совместно редактировать ее.

Нужно ли делать что-то еще для присоединения к группе, если я уже являюсь участником списка рассылки?

Нет, вы автоматически станете участником группы.

Разделы справки получить доступ к новой группе в Outlook? А как насчет Outlook в Интернете?

Для доступа к новой группе в Outlook просто перейдите к категории "Группы" в нижней части левой области навигации. Если вы часто используете эту группу, ее можно добавить в Избранное, щелкнув и выбрав Показать в избранном.

Кроме того, существуют бесплатные мобильные клиенты для групп Microsoft 365 на всех мобильных платформах (iOS, Android и т. д.), чтобы вы могли легко получить доступ к группе в пути.

Разве я не могу по-прежнему просто отправлять письма?

Да, конечно. Псевдоним электронной почты, который вы использовали для списка рассылки, по-прежнему будет работать для группы в Outlook.

Совет

Не забудьте сообщить пользователям, когда произойдет изменение и к кому следует обращаться с дополнительными вопросами.

Перенос списков рассылки (списков контактов)

Корпорация Майкрософт не предоставляет инструмент для преобразования общего почтового ящика в группу Microsoft 365 и наоборот. Однако вы можете обновить списки рассылки до групп Microsoft 365. Это отличный способ предоставить спискам рассылки организации все функции и возможности групп Microsoft 365. Дополнительные сведения см. в статье Группы Microsoft 365 — общие задачи.

Какие списки рассылки нельзя обновить до групп Microsoft 365?

В группы Microsoft 365 можно преобразовать только простые невложенные списки рассылки, управляемые облаком. Не удается обновить списки рассылки до групп Microsoft 365.

После переноса списка контактов

После обновления группы рассылки до группы Microsoft 365 вам может потребоваться выполнить несколько последующих задач, чтобы обеспечить бесперебойную работу.

Поработайте с пользователями : свяжитесь с ними сразу после завершения обновления, а затем через несколько дней. Если вы продемонстрируете, что вы прислушиваетесь к ним и реагируете на любые вопросы, которые могут у него возникнуть, это будет иметь большое значение для того, чтобы он был счастлив и чувствовал себя комфортно в связи с переменами.
Мониторинг отчетов о вовлеченности. На портале администрирования Microsoft 365 Admin есть несколько хороших отчетов, которые могут показать вам, сколько пользователей используют группу, как часто и какие функции они используют. Эти отчеты помогут вам разработать план дальнейшего взаимодействия и обучения пользователей, а также выявить, где ваши пользователи получают наибольшую пользу от новой группы. Дополнительные сведения см. в статьях "Отчеты о действиях" в Центре администрирования Microsoft 365.
Поделитесь своим опытом. Расскажите другим командам в своей компании об обновлении группы рассылки и о шагах, которые вы предприняли для ее успешного выполнения! Предоставление этой информации может помочь другим командам последовать вашему примеру и успешно выполнить собственное обновление.

Учитесь в техническом сообществе групп Microsoft 365

У вас есть вопросы о Группах Microsoft 365? Посетите техническое сообщество групп Microsoft 365.

Создание групп из разных приложений

Совет

По умолчанию создавать группы Microsoft 365 могут все пользователи. Дополнительные сведения см. в разделе Управление разрешениями на создание групп Группы Microsoft 365.

Вы можете создавать Группы Microsoft 365 из различных инструментов, включая Outlook, Outlook в Интернете, Outlook Mobile, SharePoint, Планировщик, Teams и другие. Выбор средства зависит от того, с какой группы вы работаете. Например, мы в корпорации Майкрософт обычно начинаем с Outlook, когда создаем группу, основанную на электронной почте и календаре. Если группа предназначена для общения в рамках всей компании, мы, как правило, начинаем с Viva Engage. Для совместной работы в чате мы создадим группу в Microsoft Teams.

Ни к закрытым, ни к открытым группам не смогут получать доступ внешние пользователи, если только они не были отдельно приглашены как гости. Дополнительные сведения см. в статье "Добавление гостей в группы в Outlook ".

Подготовка, именование и защита информации

Существует три основные модели подготовки групп Microsoft 365: открытая, под руководством ИТ-отдела и контролируемая. Каждая из них имеет свои преимущества.

Модель	Преимущества
Открытая (по умолчанию)	Пользователи могут создавать собственные группы по мере необходимости, не дожидаясь помощи ИТ-отдела.
Под руководством ИТ-отдела	Пользователи обращаются в ИТ-отдел с просьбой создать группу. ИТ-специалисты могут оказать им помощь в выборе подходящих средств совместной работы.
Контролируемая	Создание групп ограничено определенными пользователями, командами или службами (см. Управление разрешениями пользователей на создание групп Группы Microsoft 365)

Если вы хотите управлять именованием ваших Групп Microsoft 365, вы можете использовать политику именования, чтобы заставить имена групп соответствовать определенным стандартам, включая префиксы или суффиксы, а также блокировать нежелательные имена. Дополнительные сведения см. в статье Политика именования групп Microsoft 365.

У каждой группы есть по крайней мере один владелец, который может добавлять и удалять участников, а также управлять группой и ее содержимым. Если владельцы группы по какой-либо причине покидают организацию, администратор может назначить нового владельца.

Кроме того, если у вас есть права администратора Exchange Online, вы можете управлять группами в Центре администрирования Microsoft 365 (см. статью Управление участием в группах в Центре администрирования Microsoft 365) или с помощью PowerShell (см. раздел "Управление" Группы Microsoft 365 с PowerShell).

Порой возникает необходимость удалить группу из клиента. Сведения об удалении группы см. в статье Удаление группы в Outlook. Если группа была случайно удалена, администраторы могут восстановить ее в течение 30 дней. Дополнительные сведения см. в статье Восстановление удаленной группы Microsoft 365.

Если вы предпочитаете более автоматизированный способ управления жизненным циклом групп Группы Microsoft 365, вы можете использовать политики срока действия, чтобы группы с ограниченным сроком действия отправлялись через определенный интервал времени. Владельцы группы будут получать уведомления по электронной почте за 30, 15 и 1 день до истечения срока действия, и, если группа все еще нужна, они могут легко продлить ее действие. См. статью Политика срока действия группы Microsoft 365.

Ограничения для групп Microsoft 365

Ограничения групп см. в разделе "Обзор групп Группы Microsoft 365" для администраторов.

Для функции "Обратная запись группы" в Azure Active Directory Connect максимальная длина атрибута Description составляет 448 символов.

Дополнительные сведения о хранилище SharePoint Online см. в статье Ограничения SharePoint Online.

Управление группами Microsoft 365 эффективнее, если у вас есть полезная информация об использовании групп. В Центре администрирования Microsoft 365 есть средство ведения отчетов, с помощью которого можно просматривать такие сведения, как использование хранилища, количество активных групп и даже то, как пользователи используют группы. Дополнительные сведения см. в отчетах Microsoft 365 в Центре администрирования.

Группы Microsoft 365 предоставляют ряд средств для обеспечения соответствия требованиям, защиты информации и обнаружения электронных данных.