Все о рабочих процессах утверждения

Рабочие процессы SharePoint помогают автоматизировать бизнес-процессы, делая их более согласованными и эффективными. Рабочий процесс утверждения позволяет направлять документы и другие элементы, хранящиеся в SharePoint, одному или нескольким пользователям для утверждения. 

Дополнительные сведения см. в статье Рабочие процессы в SharePoint. 

Если вам нужно лишь выполнить задачу рабочего процесса утверждения Просто прокрутите вниз до полного сегмента и разверните его. Возможно, сейчас вам не понадобятся какие-либо другие сегменты.

Рабочие процессы SharePoint:

• Эффективность и согласованность В рабочем процессе утверждения автоматически направляется документ или элемент, назначаются задачи проверки и отслеживаются ход их выполнения, а также при необходимости отправляются напоминания и уведомления. Активность в рабочем процессе можно отслеживать и корректировать на центральной странице состояния, а журнал событий в запущенном рабочем процессе сохраняется в течение 60 дней после его завершения.
• Меньше работы для вас Рабочий процесс утверждения экономит время и усилия для вас и ваших коллег, и в то же время упрощает и стандартизирует процесс утверждения.

Ниже приведена схема очень простой версии рабочего процесса "Утверждение".

Советы по использованию этой статьи

Информация в этой статье представлена в десяти расширяемых сегментах.

Нажмите здесь, чтобы получить несколько советов о том, как извлечь максимальную пользу из этой статьи

Если вам нужно лишь выполнить задачу рабочего процесса утверждения Просто прокрутите вниз до полного сегмента и разверните его. Возможно, сейчас вам не понадобятся какие-либо другие сегменты.

Если вы хотите добавлять, запускать, отслеживать и поддерживать рабочие процессы Если вы еще не знакомы с этими задачами, вам может быть полезно проработать эту статью, сегмент за сегментом, при первом проектировании и добавлении рабочего процесса. Как только вы ознакомитесь с информацией и макетом статьи, вы сможете сразу перейти к нужному сегменту при любых повторных посещениях.

Утверждение контента и утверждение публикации У вас могут быть списки или библиотеки, в которых вы хотите, чтобы новые элементы и/или новые версии текущих элементов проверялись на точность их содержимого или уместность их формы и стиля, прежде чем они станут видны всем, у кого есть доступ к списку. Такой процесс проверки называется утверждением контента. Рабочий процесс утверждения можно использовать для управления утверждением контента в списке или библиотеке. (Существует также очень похожий рабочий процесс утверждения публикации, созданный специально для использования на сайтах SharePoint, публикующих веб-страницы в Интернете.)

Несколько слов о печати этой статьи Это длинная статья. Если вы хотите напечатать только выбранные сегменты, убедитесь, что при печати расширяются только эти сегменты. (Кроме того, если вы хотите включить в свою печатную копию всю графику, печатайте ее в альбомной, а не книжной ориентации.)

И несколько слов о поиске Перед тем как искать текст или термин в этой статье, убедитесь в том, что расширены все сегменты, в которых вы хотите выполнить поиск.

Дополнительные сведения о рабочих процессах утверждения

Рабочий процесс утверждения — это функция SharePoint, направляющая документ или другой элемент, хранящийся в списке или библиотеке SharePoint, одному или нескольким пользователям для утверждения или отклонения. Рабочий процесс автоматизирует, оптимизирует и стандартизирует весь процесс.

Базовый рабочий процесс утверждения, включенный в продукты SharePoint, функционирует как шаблон. С помощью этого шаблона можно добавлять на сайты несколько рабочих процессов утверждения. Каждый добавляемый рабочий процесс — это уникальная версия базового рабочего процесса утверждения, каждый из которых имеет свой специализированный способ работы в зависимости от параметров, указанных вами при добавлении.

Разделы в этом сегменте

1. Что рабочий процесс утверждения может сделать для меня?
2. Что не может сделать рабочий процесс утверждения?
3. Кто может использовать этот тип рабочего процесса?
4. Как вы планируете, добавляете, запускаете и поддерживаете этот тип рабочего процесса?

1. Что может сделать рабочий процесс утверждения?

• При первом добавлении рабочего процесса утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов можно указать, сколько участников необходимо включить, а также указать, назначаются ли их задачи последовательно (последовательно) или все одновременно (параллельно). Вы даже можете решить, следует ли разделить задачи участников на два или более отдельных этапа, а также указать окончательную дату выполнения и/или время, отведенное для выполнения каждой задачи. И каждый раз, когда вы запускаете рабочий процесс вручную для элемента, вы можете изменить любой из этих параметров.
• Рабочий процесс назначает задачу каждому указанному участнику. Каждый участник может выбрать один из нескольких вариантов ответа: утвердить или отклонить элемент, запросить изменение элемента, переназначить задачу, отменить или удалить задачу.
• Во время выполнения рабочего процесса вы можете отслеживать ход выполнения и вносить коррективы (при необходимости) на одной центральной странице состояния рабочего процесса.
• В течение 60 дней после завершения рабочего процесса список всех событий рабочего процесса, произошедших в ходе данного запуска (или экземпляра) рабочего процесса, по-прежнему доступен на странице «Состояние рабочего процесса» для неформального использования.

Вы также можете использовать рабочий процесс утверждения для управления процессом утверждения контента для списка или библиотеки. Дополнительные сведения см. в разделе «Управление » этой статьи.

2. Что не может сделать рабочий процесс утверждения?

Участникам рабочего процесса утверждения обычно не разрешается вносить изменения в проверяемый элемент. Вместо этого участники могут попросить внести изменения в элемент в ходе экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите добавить рабочий процесс, в котором участники вставляют комментарии и отслеживают изменения в самом элементе, см. статью " Все о рабочих процессах сбора отзывов" в разделе "См. также ".

Кроме того, рабочие процессы утверждения не предназначены для сбора подписей. Если вы хотите использовать рабочий процесс для сбора подписей в документе Microsoft Word, книге Microsoft Excel или форме Microsoft InfoPath, см. статью Все о рабочих процессах сбора подписей в разделе "См. также".

Топ сегмента

3. Кто может использовать этот тип рабочего процесса?

Добавление рабочего процессаПо умолчанию для добавления рабочего процесса необходимо разрешение "Управление списками". (У группы "Владельцы" есть разрешение "Управление списками" по умолчанию, а у группы "Участники" и у группы "Посетители" — нет.)

Запуск рабочего процессаКроме того, по умолчанию у вас должно быть разрешение "Изменение элементов" для запуска рабочего процесса, который уже добавлен. (У группы "Участники" и группы "Владельцы" есть разрешение "Изменение элементов" по умолчанию; у группы "Посетители" его нет.)

Кроме того, владельцы могут настроить определенные рабочие процессы так, чтобы их могли запускать только члены группы "Владельцы". (Для этого на первой странице формы связывания установите флажок "Требовать разрешения на управление списками, чтобы запустить эту проверку рабочего процесса".)

Топ сегмента

4. Как вы планируете, добавляете, запускаете и поддерживаете этот тип рабочего процесса?

Это основные этапы:

• ПЕРЕД выполнением рабочего процесса (планирование, добавление, запуск)
  Перед добавлением рабочего процесса необходимо спланировать, куда его следует добавить (для отдельного списка или библиотеки или для всего семейства сайтов), а также выяснить, как он будет работать. После добавления и настройки рабочего процесса любой пользователь, обладающий необходимыми разрешениями, может запустить рабочий процесс с определенного элемента. Рабочий процесс также можно настроить на автоматический запуск. Автоматические запуски могут активироваться на основе одного или обоих из двух событий-триггеров: при добавлении какого-либо элемента в список или библиотеку или его создании или при изменении любого элемента в списке или библиотеке.
• Во время выполнения рабочего процесса (завершения, мониторинга, настройки)
  Во время выполнения рабочего процесса отдельные участники выполняют назначенные им задачи. Автоматические напоминания отправляются участникам, которые не укладываются в сроки выполнения задач. Между тем, ход выполнения рабочего процесса можно отслеживать на центральной странице состояния рабочего процесса для этого конкретного экземпляра рабочего процесса. Корректировки рабочего процесса во время его выполнения можно вносить с той же самой страницы; И, при необходимости, рабочий процесс может быть отменен или прекращен оттуда.
• ПОСЛЕ запуска рабочего процесса (просмотр, отчет, изменение)
  После завершения рабочего процесса можно просмотреть всю историю этого запуска (или экземпляра) в течение 60 дней на странице «Состояние рабочего процесса». На этой же странице можно создавать статистические отчеты о производительности данной версии рабочего процесса. Наконец, если вы хотите что-то изменить в работе рабочего процесса, вы можете открыть и отредактировать форму связи, заполненную при первом добавлении рабочего процесса.

Следующая блок-схема иллюстрирует эти этапы с точки зрения пользователя, добавляющего новый рабочий процесс.

ЗАПЛАНИРУЙТЕ новый рабочий процесс утверждения

В этом сегменте мы определяем решения, которые вам необходимо принять, и информацию, которую вам нужно собрать, прежде чем вы добавите версию рабочего процесса "Утверждение".

Если вы уже знакомы с добавлением этого типа рабочего процесса и вам нужно только напоминание о конкретных шагах, вы можете сразу перейти к соответствующему добавлению сегмента (список/библиотека или семейство сайтов) этой статьи.

Разделы в этом сегменте

1. Шаблоны и версии
2. Знакомство с формой ассоциации
3. Двенадцать вопросов, на которые нужно ответить

1. Шаблоны и версии

Рабочие процессы, включенные в продукты SharePoint, функционируют как master шаблоны, на которых основаны отдельные рабочие процессы, добавляемые в списки, библиотеки и семейства веб-сайтов.

Например, каждый раз при добавлении рабочего процесса утверждения вы фактически добавляете версию шаблона общего рабочего процесса утверждения. Каждой версии присваивается собственное имя и параметры, которые указываются в форме ассоциации при добавлении конкретной версии. Таким образом, вы можете добавить несколько рабочих процессов, все версии основаны на шаблоне master рабочего процесса утверждения, но каждая из версий названа и адаптирована для конкретного способа использования. Именованные версии также можно назвать экземплярами рабочего процесса.

Топ сегмента

2. Знакомство с формой ассоциации

При добавлении новой версии рабочего процесса на основе одного из включенных шаблонов рабочих процессов необходимо заполнить форму ассоциации , чтобы указать, как должен работать новый экземпляр.

В следующем разделе вы найдете список вопросов, которые помогут вам подготовиться к заполнению формы ассоциации. Однако сначала уделите минуту или две, чтобы просмотреть форму и ее поля.

Первая страница формы ассоциации

Вторая страница формы ассоциации

Поля в красном поле на этой второй странице также отображаются в форме инициации, которая открывается каждый раз при запуске рабочего процесса вручную и может быть изменена в ней для одного запуска.

Топ сегмента

3. Двенадцать вопросов, на которые нужно ответить

Как только вы получите ответы на все вопросы в этом разделе, вы можете приступить к добавлению своего рабочего процесса.

1. Правильный ли это тип рабочего процесса?
2. Один список, библиотеку или все семейство сайтов? и "Один тип контента" или все типы контента?
3. Какое хорошее имя?
4. Списки задач и журнала: существующие или новые?
5. Как (и кем) можно запустить этот рабочий процесс?
6. Типы контента, унаследованные от этого, также получают этот рабочий процесс?
7. Участники: Какие люди, в каком порядке?
8. Какие дополнительные сведения нужны участникам?
9. Когда нужно выполнять задачи?
10. Когда этот рабочий процесс завершается?
11. Кого необходимо уведомлять?
12. Будет ли этот рабочий процесс управлять утверждением контента?

01. Правильный ли это тип рабочего процесса?

Существует несколько шаблонов рабочих процессов со словом "Утверждение" в названиях. В этой статье рассматривается шаблон рабочего процесса, который отображается в меню с надписью "Утверждение — SharePoint 2010". Если вы не уверены, что этот тип рабочего процесса лучше всего вам подходит, вернитесь к сегменту LEARN этой статьи. Дополнительные сведения о других доступных шаблонах рабочих процессов см. в статье "Рабочие процессы в составе SharePoint" в разделе "См. также ".

Топ сегмента

02. Один список, библиотеку или все семейство сайтов? (и) Один тип контента или все типы контента?

Вы можете сделать новую версию рабочего процесса "Утверждение" доступной только в отдельном списке или библиотеке либо во всем семействе сайтов.

• Если вы добавляете рабочий процесс для одного списка или библиотеки, вы можете настроить его выполнение для всех типов контента или только для одного типа контента.
• Однако, если вы добавляете рабочий процесс для всего семейства сайтов , необходимо настроить его для выполнения только на одном типе контента сайта.

Что такое тип контента?

Каждый документ или другой элемент, хранящийся в списке или библиотеке SharePoint, относится к тому или иному типу контента. Тип контента может быть простым и универсальным, например документ или электронная таблица Excel, или узкоспециализированным, таким как юридический контракт или спецификация дизайна продукта. Некоторые типы контента доступны в продуктах SharePoint по умолчанию, но вы можете настроить их и добавить другие типы контента, которые вы создаете сами. Дополнительные сведения см. в статьях Создание или настройка типа контента сайта и Добавление типа контента в список или библиотеку.

Топ сегмента

03. Какое хорошее имя?

Присвойте версии рабочего процесса имя, которое:

• Четко указывает, для чего он используется.
• Четко отличает его от других рабочих процессов.

Пример

Представьте, что вы являетесь членом группы редакторов. Ваша группа хочет использовать два разных рабочих процесса утверждения для управления отправкой документов внешними участниками:

• Для каждого отправленного документа вы запускаете первый рабочий процесс, чтобы решить, принимать ли его для редактирования.
• После принятия и редактирования отправленного документа запустите второй рабочий процесс с измененным черновиком, чтобы решить, следует ли принять его в качестве окончательного.

Вы можете назвать первый рабочий процесс «Принять утверждение отправки », а второй — «Окончательное утверждение черновика».

Топ сегмента

04. Списки задач и журнала: существующие или новые?

Вы можете настроить использование в своем рабочем процессе стандартных списков "Задачи" и "Журнал" сайта, использовать другие существующие списки задач и журнала или запросить новые списки только для этого рабочего процесса.

• Если на сайте много рабочих процессов или некоторые рабочие процессы включают много задач, рекомендуется запросить новые списки для каждого из них. (Работа со слишком длинными списками может замедлить производительность. Системе быстрее и проще вести несколько более коротких списков, чем один очень длинный.)
• Если задачи и история для этого рабочего процесса будут содержать конфиденциальные данные, которые нужно хранить отдельно от общего списка задач, вам обязательно следует указать, что вам нужны новые отдельные списки для этого рабочего процесса. (После добавления рабочего процесса убедитесь, что для новых списков установлены соответствующие разрешения.)

Топ сегмента

05. Как (и кем) можно запустить этот рабочий процесс?

Рабочий процесс можно настроить так, чтобы его запускали только вручную, или только автоматически, или любым из двух способов:

• Когда вы вручную запускаете рабочий процесс утверждения для определенного документа или элемента, отображается другая форма — форма инициации. Форма инициации содержит большинство параметров со второй страницы формы ассоциации . Таким образом, если пользователь, запускающий рабочий процесс, захочет изменить какие-либо из этих параметров (только для текущего экземпляра), он может сделать это до нажатия кнопки "Запустить". Переход к списку > Контекстное меню >элемента Рабочие процессы Выберите> рабочий процесс, чтобы запустить его вручную.
• При автоматическом запуске, конечно, нет возможности представить форму инициации, поэтому настройки по умолчанию, указанные в форме ассоциации, используются без каких-либо изменений.

На следующем рисунке показана разница между ручным и автоматическим запуском.

Любые изменения, внесенные в форму инициации, применяются только в текущем экземпляре рабочего процесса. Чтобы изменить постоянные настройки рабочего процесса по умолчанию, необходимо отредактировать исходную форму связи , как описано в сегменте ИЗМЕНИТЬ этой статьи.

Запуск вручную

Если разрешить запуск вручную, любой, у кого есть необходимые разрешения, может запустить рабочий процесс для любого подходящего элемента в любое время.

Преимущества ручного запуска заключаются в том, что вы и ваши коллеги можете запускать рабочий процесс только тогда, когда и если захотите, и что каждый раз, когда вы его запускаете, у вас будет возможность изменить некоторые настройки с помощью формы инициации.

Краткий пример Если вы хотите запускать рабочий процесс только для элементов, созданных писателем из-за пределов вашей команды, то запуск его только вручную не позволит автоматически выполнять его для элементов, созданных вами и вашими товарищами по команде. (Альтернативное решение: ведите один список или библиотеку для элементов от авторов вашей команды и отдельный список или библиотеку для элементов всех остальных авторов. Таким образом, вы можете запустить рабочий процесс автоматически, но только в списке сторонних авторов. Другое решение: добавьте условие "ЕСЛИ" и присвойте значение " Кем создано " конкретному человеку.

Основным недостатком ручных запусков является то, что кто-то должен помнить о том, что нужно запускать рабочий процесс, когда это необходимо.

Автоматические запуски

Вы можете настроить рабочий процесс для автоматического запуска с помощью любого из следующих событий:

• Кто-то пытается опубликовать основную версию элемента.
• В списке или библиотеке создается новый элемент.
• Элемент, уже сохраненный в списке или библиотеке, изменяется.

Преимущество автоматического запуска заключается в том, что никому не нужно помнить о запуске рабочего процесса. Он запускается каждый раз при возникновении запускающего события.

Краткий пример Если вы отвечаете за точность и уместность элементов в списке, вы можете добавить рабочий процесс утверждения в этот список и указать себя в качестве единственного участника. Можно настроить рабочий процесс таким образом, чтобы он запускался автоматически при каждом изменении элемента в списке и при добавлении нового элемента. Так вы всегда будете в курсе событий.

Два недостатка автоматических запусков:

• Вы не можете остановить выполнение рабочего процесса всякий раз, когда происходит запускающее событие.
• В начале каждого экземпляра изменить параметры нельзя.

Дополнительные сведения об автоматическом запуске рабочего процесса утверждения при каждой попытке публикации основной версии элемента см. в разделе "Управление " этой статьи.

Топ сегмента

06. Типы контента, унаследованные от этого, также получают этот рабочий процесс?

Только при добавлении рабочего процесса в тип контента всего семейства веб-сайтов предоставляется возможность также добавить рабочий процесс ко всем другим типам контента в семействе веб-сайтов, наследуемым от типа контента, в который вы добавляете рабочий процесс.

Заметки

• Операция, выполняющая все дополнительные операции, может занять много времени.
• Если наследование было нарушено для всех сайтов или дочерних сайтов, где вы хотите добавить этот рабочий процесс к наследуемым типам контента, убедитесь, что вы являетесь членом группы "Владельцы" каждого из этих сайтов или дочерних сайтов, прежде чем выполнять эту операцию.

Топ сегмента

07. Участники: Какие люди, в каком порядке?

Вам потребуется указать имя или адрес электронной почты каждого человека, которому будут назначены задачи проверки.

Один этап или несколько этапов? Можно выбрать один этап задач проверки или несколько. Если у вас более одного этапа, этапы будут выполняться один за другим.

Параллельные обзоры или серийные обзоры? Для участников любого этапа можно либо назначить задачи проверки одновременно (параллельно), либо назначить задачи проверки одну за другой (последовательно) в указанном порядке. Параметр "Последовательно" может быть полезен, если, например, вы настроили рабочий процесс на завершение после первого отклонения или если вы хотите, чтобы участники, идущие дальше, могли просматривать комментарии предыдущих участников в контексте их рецензирования.

Пример

Этот простой сценарий иллюстрирует несколько преимуществ как нескольких этапов, так и серийных обзоров:

Представьте, что Фрэнк добавляет новый рабочий процесс утверждения. Он хочет, чтобы его коллеги Анна и Шон сначала проверили каждый пункт, прежде чем он сам проверит его. Он также хочет, чтобы рабочий процесс закончился до его собственного рассмотрения, если Анна или Шон отклонят предмет. Фрэнк может настроить это двумя способами:

• С помощью последовательного рецензированияФрэнк устраивает одноэтапный сериальный обзор, в котором Анна и Шон — первые два участника, а он — третий; и он выбирает параметр Завершить при первом отклонении .
  В этом случае Анна должна утвердить пункт до того, как будет назначена задача Шона, а затем Шон должен утвердить пункт до того, как будет назначена задача Фрэнка. Если Анна отвергнет предмет, ни Шону, ни Фрэнку не будет назначено задание; и если Анна одобряет, а Шон отвергает, то рабочий процесс все равно заканчивается до того, как Фрэнку назначается задача проверки.
  Вот как Фрэнк настраивает свой одноэтапный серийный обзор.
  
  
• С помощью двух этаповЕсли Фрэнк хочет, чтобы Анне и Шону были назначены их рецензии одновременно, чтобы Шону не приходилось ждать, пока Анна закончит, прежде чем она сможет начать, он может установить два этапа в рабочем процессе: первый — параллельный этап для обзоров Анны и Шона, а второй — отдельный этап только для его собственного обзора. Он снова выбирает параметр «Закончить при первом отклонении ». Второй этап не начнется, пока не будет завершен первый; так что, опять же, если Анна или Шон отклонят предмет, задача Фрэнка по проверке никогда не будет назначена.
  Вот как Фрэнк создает свою двухэтапную параллельную проверку.
  
  

Ниже приведены схемы обоих решений.

Внешние участники Существует специальная процедура для включения участников, которые не являются членами вашей организации SharePoint. При этом участник сайта выступает в качестве посредника для внешнего участника.

Ниже приведена схема этого процесса.

Назначить по одной задаче всей группе или каждому участнику группы? Если вы укажете адрес группы или список рассылки среди участников рабочего процесса, вы можете настроить так, чтобы рабочий процесс назначал по одной задаче каждому члену группы или назначал только одну задачу всей группе (но при этом отправлял уведомление об этой задаче каждому члену). Если всей группе назначена только одна задача, то любой член группы может претендовать на эту задачу и выполнить ее. (Инструкции по получению групповой задачи см. в разделе "Полный " этой статьи.)

Топ сегмента

08. Какие дополнительные сведения нужны участникам?

В форме связи имеется текстовое поле, в котором можно предоставить инструкции, сведения о требованиях, ресурсах и т. д.

В него можно добавить следующее:

• Контактная информация, на случай, если у участников возникнут трудности или вопросы.
• Если рабочий процесс назначает только одну задачу каждой группе или списку рассылки, здесь упоминание, что хотя бы один член каждой такой группы должен получить задачу до ее завершения. Таким образом, другие участники группы не тратят время на выполнение той же задачи. Подробные сведения о том, как получить групповую задачу, можно найти в разделе "Полный " этой статьи

Топ сегмента

09. Когда нужно выполнять задачи?

Вы можете указать, когда задачи рабочего процесса должны быть выполнены одним или обоими из двух способов:

По календарной дате Вы можете указать одну календарную дату, к которой должны быть выполнены все задачи.

• Если вы настроили автоматический запуск рабочего процесса, обычно не следует использовать этот параметр. Это связано с тем, что указанное вами значение даты не будет автоматически корректироваться относительно текущей даты при каждом автоматическом запуске рабочего процесса.

По длительности задачи Можно указать количество дней, недель или месяцев, отведенных на выполнение каждой задачи, начиная с момента назначения задачи.

• Календарная дата выполнения переопределяет заданную длительность задачи. То есть, если сегодня 10 июня, и сегодня мне назначена задача с трехдневной длительностью, но также с календарной датой выполнения 11 июня, то задача будет выполнена 11 июня (календарная дата выполнения), а не 13 июня (конец трехдневной длительности).

Топ сегмента

10. Когда этот рабочий процесс завершается?

Чтобы не тратить время на ненужные проверки, можно выбрать немедленное завершение рабочего процесса (до указанной или расчетной даты выполнения) при наступлении одного из двух событий:

• Любой участник отклоняет элемент.
• Элемент изменен каким-либо образом.

Топ сегмента

11. Кого необходимо уведомлять?

В поле "Копия " на второй странице формы связи можно ввести имена или адреса всех пользователей, которые должны уведомляться каждый раз о запуске или завершении рабочего процесса.

• Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса этому человеку.
• Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его , получает уведомления о начале и окончании без необходимости указывать его в этом поле.
• Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его , получает уведомления о начале и окончании без необходимости указывать его в этом поле.

Топ сегмента

12. Будет ли этот рабочий процесс управлять утверждением контента?

У вас могут быть списки или библиотеки, в которых вы хотите, чтобы новые элементы и/или новые версии текущих элементов проверялись на точность их содержимого или уместность их формы и стиля, прежде чем они станут видны всем, у кого есть доступ к списку. Такой процесс проверки называется утверждением контента.

В продуктах SharePoint можно использовать рабочий процесс "Утверждение", чтобы сделать процесс утверждения контента еще проще и эффективнее. Дополнительные сведения см. в сегменте "Управление утверждением контента " этой статьи.

Дальнейшие действия

Если вы готовы добавить новый рабочий процесс утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов, перейдите к соответствующему сегменту добавления (список/библиотека или семейство сайтов) этой статьи.

Управление утверждением контента с помощью рабочего процесса утверждения

У вас могут быть списки и библиотеки, в которых нужно проверять новые элементы и/или новые версии текущих элементов на точность их содержимого либо уместность формы и стиля, прежде чем они станут видны всем, у кого есть доступ к списку. Такой процесс проверки называется утверждением контента.

В продуктах SharePoint можно управлять утверждением контента вручную, без рабочего процесса; но рабочий процесс утверждения в SharePoint может сделать этот процесс еще проще и эффективнее.

Если вы еще не знакомы с функциями управления версиями и утверждения контента в продуктах SharePoint, рекомендуем начать с обзора следующих статей:

• Требование утверждения элементов в списке или библиотеке
• Утверждение и отклонение элементов и файлов в списке или библиотеке на сайте
• Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки

Существует два способа, с помощью которых рабочий процесс утверждения контента может управлять процессом утверждения контента, каждый из которых связан с одним элементом управления в формах сопоставлений, заполняемых при первом добавлении рабочего процесса. Вы можете использовать рабочий процесс для одного из них или для обоих.

Контроль публикации основных версий

В области Start Options (Параметры запуска ) первой страницы формы ассоциации можно запустить этот рабочий процесс, чтобы утвердить публикацию основной версии элемента. Обратите внимание на следующие моменты.

• Этот параметр доступен только для рабочего процесса утверждения, который выполняется со всеми типами контента в одном списке или библиотеке, но не для любого рабочего процесса, который выполняется только с элементами одного типа контента.
• Чтобы эта возможность была доступна, должно быть включено утверждение контента для списка или библиотеки на странице "Параметры управления версиями", а также на этой же странице должен быть выбран параметр "Создать основную и вспомогательную (черновику) ".
• Если выбрать этот параметр, то два следующих за ним параметра станут недоступными: Запускать этот рабочий процесс при создании нового элемента и Запускать этот рабочий процесс при изменении элемента.
• Если выбран этот параметр, рабочий процесс будет выполняться автоматически для элемента только при попытке публикации основной версии этого элемента.
• В одном списке или библиотеке может быть только один рабочий процесс утверждения, используемый для утверждения публикации основных версий. При попытке назначить второй рабочий процесс в том же списке или библиотеке для этой функции вам будет предложено выбрать один из вариантов.

Элемент управления, не основанный на управлении версиями

В области "Включить утверждение контента" на второй странице формы сопоставления есть параметр Обновить состояние утверждения после завершения рабочего процесса (используйте этот рабочий процесс для управления утверждением контента).

Этот параметр доступен в форме независимо от того, требуется ли утверждение контента в списке или библиотеке. В любом случае значение в поле "Утверждение " для элемента обновляется в зависимости от результатов рабочего процесса.

С помощью этого параметра вы можете:

• Всегда запускайте рабочий процесс вручную или
• Выберите один или несколько параметров автоматического запуска на первой странице формы связывания или
• Разрешить как ручные, так и автоматические запуски

Управление контентом для веб-публикаций

Контроль содержимого — это специальный процесс на сайтах, публикующих страницы в Интернете. Соответственно, существует специализированный рабочий процесс утверждения публикации для использования на сайтах публикации, а также шаблон сайта (с именем "Сайт публикации с рабочим процессом"), который включает версию этого рабочего процесса, уже настроенную для использования в веб-публикациях.

Дальнейшие действия

Если вы готовы добавить новый рабочий процесс утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов, перейдите к соответствующему сегменту добавления (список/библиотека или семейство сайтов) этой статьи.

Добавление рабочего процесса утверждения (только для одного списка или библиотеки)

Если вы еще не знакомы с добавлением рабочих процессов, вам может быть полезно просмотреть сегменты LEARN и PLAN в этой статье, прежде чем переходить к шагам в этом сегменте.

Разделы в этом сегменте

1. Подготовка
2. Добавление рабочего процесса

1. Перед началом работы

Прежде чем вы сможете добавить рабочий процесс, нужно настроить порядок в двух вещах:

Email Чтобы рабочий процесс отправлял уведомления по электронной почте и напоминания, для сайта SharePoint необходимо включить электронную почту. Если вы не уверены, что это уже сделано, проведите проверку у администратора SharePoint. См. также пошаговое руководство по SharePoint 2013: настройка параметра исходящей Email.

Разрешения Для использования параметров SharePoint по умолчанию требуется, чтобы у вас было разрешение "Управление списками" на добавление рабочих процессов для списков, библиотек или семейств веб-сайтов. (У группы "Владельцы" есть разрешение "Управление списками" по умолчанию; у группы "Участники" и у групп "Посетители" его нет. Дополнительные сведения о разрешениях см. в разделе LEARN этой статьи.)

Топ сегмента

2. Добавление рабочего процесса

Сделайте следующее:

1. Откройте список или библиотеку, для которых вы хотите добавить рабочий процесс.

2. На ленте откройте вкладку "Список " или "Библиотека ".

   Примечание

   Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календарей вкладка называется Calendar.

3. В группе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.

4. На странице "Параметры рабочего процесса" в разделе "Показать связи рабочего процесса этого типа" укажите, должен ли рабочий процесс выполняться в документе, списке или папке, а затем щелкните "Добавить рабочий процесс".

5. Заполнение первой страницы формы ассоциации.
   (Инструкции следуют за иллюстрацией.)
   

   	Тип контента Оставьте значение по умолчанию " Все" или выберите определенный тип содержимого.
   	Шаблон Выберите шаблон "Утверждение — SharePoint 2010 ". Примечание. Если шаблон "Утверждение — SharePoint 2010 " отсутствует в списке, обратитесь к администратору SharePoint, чтобы узнать, можно ли активировать его для семейства веб-сайтов или рабочей области. Если вы администратор, перейдите в раздел "Параметры> сайта"Функции> семействавеб-сайтов, активация рабочих процессов.
   	Name (Имя) Введите имя рабочего процесса. Имя идентифицирует этот рабочий процесс для пользователей этого списка или библиотеки. Рекомендации по присвоению имен рабочему процессу см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Список задач Выберите список задач для использования в этом рабочем процессе. Вы можете выбрать существующий список задач или щелкнуть "Создать список задач ", чтобы создать новый список. Сведения о причинах создания нового списка задач (в отличие от выбора существующего) см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Список "Журнал" Выберите список журнала для использования в этом рабочем процессе. Можно выбрать существующий список журнала или щелкнуть Журнал рабочего процесса (новый), чтобы создать новый список. Информацию о причинах создания нового списка истории (в отличие от выбора существующего) см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Параметры меню "Пуск" Укажите способ или способы запуска этого рабочего процесса. Сведения о выборе параметров запуска см. в разделе ПЛАН этой статьи. Сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением контента, включая публикацию основных версий, см. в разделе "Управление " этой статьи. Обратите внимание, что параметр " Запустить этот рабочий процесс" для утверждения публикации основной версии элементане отображается , если вы добавляете рабочий процесс только для одного типа контента. Также обратите внимание, что если вы выберете "Запустить этот рабочий процесс", чтобы утвердить публикацию основной версии элемента, две следующие проверки станут недоступными.

6. Если все параметры в этой форме соответствуют вашим требованиям, нажмите кнопку "Далее".

7. Заполните вторую страницу формы ассоциации.
   (Инструкции следуют за иллюстрацией.)

   Примечание

   Продукты SharePoint предоставляют вам первые несколько параметров на второй странице формы ассоциации — цифры от одного до семи на следующем рисунке от утверждающих доCC — при каждом запуске рабочего процесса вручную, чтобы вы могли вносить изменения в эти параметры только для одного экземпляра.

   

   	Назначить Введите имена или адреса людей, которым рабочий процесс должен назначать задачи. Если задачи будут назначаться по одной (последовательно) Введите имена или адреса в том порядке, в котором должны быть назначены задачи. Если все задачи будут назначены одновременно (параллельно) Порядок имен или адресов не имеет значения. Если вы назначаете задачу пользователю за пределами организации SharePoint Дополнительные сведения о включении внешних участников см. в разделе «Полный » этой статьи.
   	Порядок Укажите, следует ли назначать задачи по одной (последовательно) или все сразу (параллельно). Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Добавление новой сцены Добавьте любые этапы помимо только что настроенного. Чтобы удалить всю сцену, щелкните поле Назначить для этой стадии и нажмите клавиши CTRL+DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Расширение групп Чтобы каждому члену каждой группы было назначено по одному назначению, установите флажок для этой проверки. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, и у каждого участника будет своя задача для выполнения.) Чтобы каждой группе в поле "Назначить" была назначена только одна задача, снимите этот флажок "проверка". (Каждый член группы получит уведомление о задаче, но любой участник может претендовать на выполнение одной задачи от имени всей группы. Инструкции по получению групповой задачи см. в разделе "Полный " этой статьи.)
   	Запрос Любой текст, который вы сюда введете, будет включен в каждое уведомление о задаче, отправляемое рабочим процессом. Не забудьте включить дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут понадобиться участникам, в том числе: Контактные данные. Если возможно, добавьте примечание об отдельных задачах, назначенных целым группам или спискам рассылки. (Инструкции по получению групповой задачи см. в разделе "Полный " этой статьи.)
   	Сроки и длительность задач Укажите окончательную дату выполнения для всего рабочего процесса и/или укажите количество дней, недель или месяцев, отведенных на завершение каждой задачи с момента ее назначения. Если этот рабочий процесс когда-нибудь запустится автоматически, обычно лучше оставить поле "Срок выполнения для всех задач" пустым и использовать два поля длительности для управления датой выполнения. Вы всегда можете указать точную дату выполнения в форме инициации, если и при начале рабочего процесса вручную. Дополнительные сведения о сроках выполнения и длительности задач см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	CC Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которые должны получать уведомления каждый раз о запуске или завершении рабочего процесса. Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса. Когда рабочий процесс запускается вручную, человек, который запускает его , получает уведомления о запуске и остановке без необходимости указывать его в этом поле. Когда рабочий процесс запускается автоматически, человек, который изначально добавил его , получает уведомления о запуске и остановке без необходимости указывать его в этом поле.
   	Завершение рабочего процесса Не выбирайте ни один из этих вариантов, ни один из них, а также оба эти параметра. Дополнительные сведения об этих параметрах см. в разделе ПЛАН данной статьи.
   	Включение утверждения контента Поставьте флажок проверки, если вы будете использовать этот рабочий процесс для управления утверждением содержимого. Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением содержимого, включая публикацию основных версий, см. в разделе "Управление " этой статьи.

8. Выбрав нужные вам параметры на этой странице, нажмите кнопку Сохранить , чтобы создать рабочий процесс.

Добавление рабочего процесса утверждения (для всего семейства веб-сайтов)

Если вы еще не знакомы с добавлением рабочих процессов, вам может быть полезно просмотреть сегменты LEARN и PLAN в этой статье, прежде чем переходить к шагам в этом сегменте.

Разделы в этом сегменте

1. Подготовка
2. Добавление рабочего процесса

1. Перед началом работы

Прежде чем вы сможете добавить рабочий процесс, нужно настроить порядок в двух вещах:

Email Чтобы рабочий процесс отправлял уведомления по электронной почте и напоминания, для вашего сайта должна быть включена электронная почта. Если вы не уверены, что это уже сделано, проведите проверку у администратора SharePoint. См. также пошаговое руководство по SharePoint 2013: настройка параметра исходящей Email.

Разрешения Для использования параметров SharePoint по умолчанию требуется, чтобы у вас было разрешение "Управление списками" на добавление рабочих процессов для списков, библиотек или семейств веб-сайтов. (У группы "Владельцы" есть разрешение "Управление списками" по умолчанию; у группы "Участники" и у групп "Посетители" его нет. Дополнительные сведения о разрешениях см. в разделе LEARN этой статьи.)

Топ сегмента

2. Добавление рабочего процесса

Сделайте следующее:

1. Переход на домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не на домашнюю страницу сайта или дочернего сайта в семействе).

2. Щелкните значок "Параметры и выберите пункт "Параметры сайта".

3. На странице "Параметры сайта" в разделе "Галереи веб-Designer" щелкните "Типы контента сайта".

4. На странице "Типы контента сайта" щелкните имя типа контента сайта, для которого требуется добавить рабочий процесс.

   Примечание

   Рабочий процесс, добавляемый во все семейство сайтов, должен добавляться только для элементов одного типа контента.

   

   1. На странице выбранного типа контента в разделе "Параметры" щелкните "Параметры рабочего процесса".
      
   2. На странице Параметры рабочего процесса щелкните ссылку Добавить рабочий процесс.
      
   3. Заполнение первой страницы формы ассоциации.
      (Инструкции следуют за иллюстрацией.)

   

   	Шаблон Выберите шаблон "Утверждение — SharePoint 2010 ". Примечание. Если шаблон "Утверждение — SharePoint 2010 " отсутствует в списке, обратитесь к администратору SharePoint, чтобы узнать, можно ли активировать его для семейства веб-сайтов или рабочей области. Если вы администратор, перейдите в раздел "Параметры> сайта" Функции > семейства веб-сайтов, активация рабочих процессов.
   	Name (Имя) Введите имя рабочего процесса. Имя идентифицирует этот рабочий процесс для пользователей этого семейства веб-сайтов. Рекомендации по присвоению имен рабочему процессу см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Список задач Выберите список задач для использования в этом рабочем процессе. Вы можете выбрать существующий список задач или щелкнуть "Создать список задач ", чтобы создать новый список. Сведения о причинах создания нового списка задач (в отличие от выбора существующего) см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Список "Журнал" Выберите список журнала для использования в этом рабочем процессе. Можно выбрать существующий список журнала или щелкнуть Журнал рабочего процесса (новый), чтобы создать новый список. Информацию о причинах создания нового списка истории (в отличие от выбора существующего) см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Параметры меню "Пуск" Укажите способ или способы запуска этого рабочего процесса. Сведения о выборе параметров запуска см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Добавить этот рабочий процесс к дочерним типам контента? Укажите, следует ли добавить этот рабочий процесс ко всем другим типам контента сайтов и списков, наследуемым от этого типа контента (связать с ними). Операция, выполняющая все дополнительные операции, может занять много времени. Если наследование было нарушено для всех сайтов или дочерних сайтов, для которых вы хотите добавить этот рабочий процесс к наследуемым типам контента, убедитесь, что вы являетесь членом группы "Владельцы" каждого из этих сайтов или дочерних сайтов, прежде чем выполнять эту операцию.

5. Если все параметры на этой странице будут настроены нужными образом, нажмите кнопку "Далее".

6. Заполните вторую страницу формы ассоциации.
   (Инструкции следуют за иллюстрацией.)

   Примечание

   Продукты SharePoint предоставляют вам первые несколько параметров на второй странице формы ассоциации — цифры от одного до семи на следующем рисунке от утверждающих доCC — при каждом запуске рабочего процесса вручную, чтобы вы могли вносить изменения в эти параметры только для одного экземпляра.

   

   	Назначить Введите имена или адреса людей, которым рабочий процесс должен назначать задачи. Если задачи будут назначаться по одной (последовательно) Введите имена или адреса в том порядке, в котором нужно назначить задачи. Если все задачи будут назначены одновременно (параллельно) Порядок имен или адресов не имеет значения. Если вы назначаете задачу пользователю за пределами организации SharePoint Дополнительные сведения о включении внешних участников см. в разделе «Полный » этой статьи.
   	Порядок Укажите, следует ли назначать задачи по одной (последовательно) или все сразу (параллельно). Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Добавление новой сцены Добавьте любые этапы помимо только что настроенного. Чтобы удалить всю сцену, щелкните поле Назначить для этой стадии и нажмите клавиши CTRL+DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Расширение групп Чтобы каждому члену каждой группы было назначено по одному назначению, установите флажок для этой проверки. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, и у каждого участника будет своя задача для выполнения.) Чтобы всей группе была назначена только одна задача, введите ее в поле "Назначить", снимите этот флажок "проверка". (Каждый член группы получит уведомление о задаче, но любой участник может претендовать на выполнение одной задачи от имени всей группы. Инструкции по получению групповой задачи см. в разделе «Полный » этой статьи.)
   	Запрос Любой текст, который вы сюда введете, будет включен в каждое уведомление о задаче, отправляемое рабочим процессом. Не забудьте включить дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут понадобиться участникам, в том числе: Контактные данные. Если возможно, добавьте примечание об отдельных задачах, назначенных целым группам или спискам рассылки. (Инструкции по получению групповой задачи см. в разделе "Полный " этой статьи.)
   	Сроки и длительность задач Укажите окончательную дату выполнения для всего рабочего процесса и/или укажите количество дней, недель или месяцев, отведенных на завершение каждой задачи с момента ее назначения. Если этот рабочий процесс когда-нибудь запустится автоматически, обычно лучше оставить поле "Срок выполнения для всех задач" пустым и использовать два поля длительности для управления датой выполнения. Вы всегда можете указать точную дату выполнения в форме инициации, если и при начале рабочего процесса вручную. Дополнительные сведения о сроках выполнения и длительности задач см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	CC Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которые должны получать уведомления каждый раз о запуске или завершении рабочего процесса. Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса. Когда рабочий процесс запускается вручную, человек, который запускает его , получает уведомления о запуске и остановке без необходимости указывать его в этом поле. Когда рабочий процесс запускается автоматически, человек, который изначально добавил его , получает уведомления о запуске и остановке без необходимости указывать его в этом поле.
   	Завершение рабочего процесса Не выбирайте ни один из этих вариантов, ни один из них, а также оба эти параметра. Дополнительные сведения об этих параметрах см. в разделе ПЛАН данной статьи.
   	Включение утверждения контента Поставьте флажок проверки, если вы будете использовать этот рабочий процесс для управления утверждением содержимого. Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением содержимого, включая публикацию основных версий, см. в разделе "Управление " этой статьи.

7. Выбрав нужные вам параметры на этой странице, нажмите кнопку Сохранить , чтобы создать рабочий процесс.

Дальнейшие действия

Если вы готовы, перейдите к сегменту START этой статьи и запустите первый экземпляр, чтобы протестировать свой новый рабочий процесс.

Запуск рабочего процесса утверждения

Рабочий процесс можно настроить так: запускается только вручную, только автоматически или любым способом:

• Вручную в любое время, любым, у кого есть необходимые разрешения.
• Автоматически при возникновении указанного запускающего события. То есть, когда элемент добавляется в список или библиотеку, и/ или когда элемент в списке каким-либо образом изменяется, и/или когда кто-то пытается опубликовать основную версию элемента).
  (Запускающие события указываются на первой странице формы ассоциации, во время исходной связи и настройки рабочего процесса. Дополнительные сведения см. в разделе PLAN этой статьи.)

Разделы в этом сегменте

1. Автоматический запуск рабочего процесса
2. Запуск рабочего процесса вручную
3. Начните вручную со списка или библиотеки
4. Запуск вручную из программы Microsoft Office

1. Запускайте рабочий процесс автоматически

Если рабочий процесс настроен на автоматический запуск, то каждый раз, когда происходит запускающее событие, рабочий процесс выполняется с элементом, который его запустил.

При запуске рабочего процесса он назначает первую задачу или задачи и отправляет уведомление о задаче каждому исполнителю. Кроме того, она также отправляет уведомления о запуске (в отличие от уведомлений о задачах) пользователю, который изначально добавил рабочий процесс, и всем, кто указан в поле «Копия » на второй странице формы связи.

Топ сегмента

2. Запуск рабочего процесса вручную

Примечание о разрешениях Как правило, для запуска рабочего процесса необходимо разрешение на изменение элементов. (По умолчанию это разрешение есть у группы "Участники" и "Владельцы", а у группы "Посетители" — нет. Однако владелец также может потребовать для каждого рабочего процесса разрешение на управление списками для пользователей, запускающих рабочий процесс. Выбирая этот параметр, владельцы могут указать, что только они и другие владельцы могут начать определенный рабочий процесс. Дополнительные сведения см. в сегменте Learn этой статьи.)

Два места, с которых можно начать

Рабочий процесс можно запустить вручную из любого из двух мест:

• Из списка или библиотеки , где хранится элемент
• Изнутри самого элемента, открытого в программе Microsoft Office, в которой он был создан. (Обратите внимание, что это должна быть установленная программа, а не версия веб-приложения.)

Оставшиеся два раздела этого сегмента содержат инструкции для обоих методов.

Топ сегмента

3. Начните вручную со списка или библиотеки

1. Перейдите в список или библиотеку, где хранится элемент, для которого нужно запустить рабочий процесс.

2. Щелкните многоточие рядом с именем элемента, а затем в диалоговом окне щелкните многоточие, чтобы открыть меню элемента, а затем выберите пункт Рабочие процессы в раскрывающемся меню.

3. На странице Рабочие процессы: имя элемента в разделе Запуск нового рабочего процесса выберите рабочий процесс, который вы хотите запустить.
   

4. На странице "Изменение рабочего процесса" в форме инициации внесите все изменения, которые необходимо применить к данному конкретному экземпляру рабочего процесса.

   Примечание

   Изменения, внесенные здесь, в форме инициации, используются только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите внести какие-либо изменения, которые будут применяться при каждом запуске рабочего процесса, или если вы хотите изменить настройки рабочего процесса, которые не отображаются в этой форме, см. раздел ИЗМЕНИТЬ этой статьи.

   

   	Назначить Внесите изменения в список людей, которым рабочий процесс должен назначать задачи. Если задачи будут назначаться по одной Введите имена или адреса в том порядке, в котором должны быть назначены задачи. Если все задачи будут назначены одновременно, Порядок имен или адресов не имеет значения. Если вы назначаете задачу пользователю за пределами организации SharePoint Дополнительные сведения о включении внешних участников см. в разделе "Полностью " этой статьи
   	Порядок Убедитесь, что спецификации, определяющие, должны ли задачи назначаться по одной (последовательно) или все одновременно (параллельно), соответствуют вашим потребностям. Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Добавление новой сцены Добавьте или любые другие этапы, которые вам нужны, помимо одного или тех, которые настроены в данный момент. Чтобы удалить всю сцену, щелкните поле Назначить для этой стадии и нажмите клавиши CTRL+DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	Развернуть "Группы" Чтобы каждому члену каждой группы было назначено по одному назначению, установите флажок для этой проверки. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, и у каждого участника будет своя задача для выполнения.) Чтобы каждой группе в поле "Назначить" была назначена только одна задача, снимите этот флажок "проверка". (Каждый член группы получит уведомление о задаче, но любой участник может претендовать на выполнение одной задачи от имени всей группы. Инструкции по получению групповой задачи см. в разделе «Полный » этой статьи.)
   	Запрос Любой текст, который вы сюда введете, будет включен в каждое уведомление о задаче, отправляемое рабочим процессом. Не забудьте включить дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут понадобиться участникам, в том числе: Контактные данные для вопросов и проблем Если возможно, примечание об отдельных задачах, назначенных целым группам или спискам рассылки (инструкции по утверждению групповой задачи см. в разделе "Полный " этой статьи.)
   	Сроки и длительность задач Укажите окончательную дату выполнения для всего рабочего процесса и/или укажите количество дней, недель или месяцев, отведенных на завершение каждой задачи с момента ее назначения. Дополнительные сведения о сроках выполнения и длительности задач см. в разделе ПЛАН этой статьи.
   	CC При необходимости внесите любые дополнения или удаления. Помните, что: Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса. Так как вы запускаете рабочий процесс вручную, вы будете получать уведомления о запуске и остановке независимо от того, указаны ли вы в этом поле или нет.

5. Выбрав нужные настройки в форме инициации, нажмите кнопку "Пуск ", чтобы запустить рабочий процесс.

Рабочий процесс назначает первую задачу или задачи, а тем временем отправляет уведомления о запуске вам и всем, кто указан в поле «Копия » формы инициации.

Топ сегмента

1. Откройте элемент в установленном приложении Office на своем компьютере.

2. В открытом элементе щелкните вкладку Файл , выберите Сохранить & Отправить, а затем щелкните рабочий процесс, который вы хотите запустить с элементом.

3. Если вы видите следующее сообщение, в котором говорится, что рабочий процесс нуждается в возврате файла, нажмите кнопку CheckIn.

4. Нажмите большую кнопку Start Workflow .

5. На странице "Изменение рабочего процесса" в форме инициации внесите все изменения, которые необходимо применить к данному конкретному экземпляру рабочего процесса.

   Примечание

   Изменения, внесенные здесь, в форме инициации, используются только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите внести какие-либо изменения, которые будут применяться при каждом запуске рабочего процесса, или если вы хотите изменить настройки рабочего процесса, которые не отображаются в этой форме, см. раздел ИЗМЕНИТЬ этой статьи.

   

	Назначить Внесите изменения в список людей, которым рабочий процесс должен назначать задачи. Если задачи будут назначаться по одной (последовательно) Введите имена или адреса в том порядке, в котором должны быть назначены задачи. Если все задачи будут назначены одновременно (параллельно) Порядок имен или адресов не имеет значения. Если вы назначаете задачу пользователю за пределами организации SharePoint Дополнительные сведения о включении внешних участников см. в разделе «Полный » этой статьи.
	Порядок Убедитесь, что спецификации, определяющие, должны ли задачи назначаться по одной (последовательно) или все одновременно (параллельно), соответствуют вашим потребностям. Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе ПЛАН этой статьи.
	Добавление новой сцены Добавьте или любые другие этапы, которые вам нужны, помимо одного или тех, которые настроены в данный момент. Чтобы удалить всю сцену, щелкните поле Назначить для этой стадии и нажмите клавиши CTRL+DELETE. Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий см. в разделе ПЛАН этой статьи.
	Расширение групп Чтобы каждому члену каждой группы было назначено по одному назначению, установите флажок для этой проверки. (Каждый член группы получит уведомление о задаче, и у каждого участника будет своя задача для выполнения.) Чтобы каждой группе в поле "Назначить" была назначена только одна задача, снимите этот флажок "проверка". (Каждый член группы получит уведомление о задаче, но любой участник может претендовать на выполнение одной задачи от имени всей группы. Инструкции по получению групповой задачи см. в разделе «Полный » этой статьи.)
	Запрос Любой текст, который вы сюда введете, будет включен в каждое уведомление о задаче, отправляемое рабочим процессом. Не забудьте включить дополнительные инструкции или ресурсы, которые могут понадобиться участникам, в том числе: Контактные данные для вопросов и решения проблем. Если применимо, примечание об отдельных задачах, назначенных целым группам или спискам рассылки. (Инструкции по получению групповой задачи см. в разделе " Полный " этой статьи.)
	Сроки и длительность задач Укажите окончательную дату выполнения для всего рабочего процесса и/или укажите количество дней, недель или месяцев, отведенных на завершение каждой задачи с момента ее назначения. Дополнительные сведения о сроках выполнения и длительности задач см. в разделе ПЛАН этой статьи.
	CC При необходимости внесите любые дополнения или удаления. Помните, что: Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса. Так как вы запускаете рабочий процесс вручную, вы будете получать уведомления о запуске и остановке независимо от того, указаны ли вы в этом поле или нет.

1. Выбрав нужные настройки в форме инициации, нажмите кнопку "Пуск ", чтобы запустить рабочий процесс.

Рабочий процесс назначает первую задачу или задачи, а тем временем отправляет уведомления о запуске вам и всем, кто указан в поле «Копия » формы инициации.

Дальнейшие действия

• Если этот рабочий процесс запускается впервые, другим участникам могут потребоваться сведения и помощь для выполнения назначенных им задач. ( Им может быть полезен полный раздел этой статьи.)
• Кроме того, рекомендуется проверка, получают ли участники свои Уведомления по электронной почте, в частности, чтобы уведомления не обрабатывались неправильно фильтрами нежелательной почты.
• И, конечно же, вам может потребоваться выполнить одну или несколько задач рабочего процесса. Перейдите к полному сегменту этой статьи, чтобы узнать, как их выполнить.
• Между тем, информацию о том, как можно отслеживать ход текущего экземпляра рабочего процесса, можно найти в разделе MONITOR этой статьи.

Выполнение задачи рабочего процесса "Утверждение"

Если задача в рабочем процессе утверждения назначена вам впервые, возможно, будет полезно просмотреть этот сегмент статьи полностью, прежде чем приступать к выполнению задачи. Таким образом, вы будете знать обо всех возможностях, которые могут быть вам доступны.

Во-первых, убедитесь, что у вас есть нужная статья

Разные типы рабочих процессов требуют разных действий с задачами.

Поэтому прежде чем начать, убедитесь, что назначенная вам задача действительно относится к задаче рабочего процесса "Утверждение", а не к задаче какого-либо другого рабочего процесса.

Ищите текст Утвердите в любом из следующих мест:

• В строке темы уведомления о задаче
  
• На панели сообщений в элементе для проверки
  
• В названии задачи на странице "Состояние рабочего процесса"
  

Если в этих расположениях отсутствует текст «Утвердите его», проведите проверку с пользователем, который начал или первоначально добавил рабочий процесс, чтобы узнать, на каком шаблоне рабочего процесса он основан или является ли он пользовательским. Ссылки на статьи об использовании других типов рабочих процессов, включенных в продукты SharePoint, см. в разделе «См. также » этой статьи.

Если же ваша задача относится к утверждению, продолжайте читать!

Разделы в этом сегменте

1. Общие сведения о процессе
2. Переход к элементу и форме задачи из сообщения уведомления о задаче
3. Переход к элементу и форме задачи из списка или библиотеки
4. Просмотреть элемент
5. Заполнение и отправка формы задания
6. Просроченные уведомления
7. Заявить и выполнить групповую задачу (необязательно)
8. Запрос на изменение элемента (необязательно)
9. Переназначение задачи утверждения другому пользователю (необязательно)
10. Выполнение задачи от имени внешнего участника (необязательно)

1. Обзор процесса

Когда вам назначена задача в рабочем процессе, вы обычно узнаете о ней одним из трех способов:

• Вы получите уведомление о задаче по электронной почте.
• Вы открываете документ Microsoft Office и видите панель сообщений с уведомлением о том, что вам назначена связанная задача.
• При проверке сайта SharePoint вы обнаруживаете, что вам в настоящее время назначена одна или несколько задач.

Когда вы узнаете, что вам назначена задача рабочего процесса утверждения, вы обычно делаете два действия:

• Просмотреть элемент Узнайте, можете ли вы утвердить элемент в его текущем состоянии.
• Выполнение задачи Используйте форму задачи, чтобы отправить результаты проверки.

Поэтому часто для выполнения задачи важны следующие три элемента:

• Уведомление (полученное по электронной почте)
• Элемент, отправленный на утверждение (который вы открываете и проверяете)
• Форма задачи (которую вы открываете, заполняете и отправляете)

Вот как выглядят эти три элемента.

Топ сегмента

2. Переход к элементу и форме задачи из сообщения уведомления о задаче

Сделайте следующее:

1. В сообщении уведомления о задаче в разделе Чтобы выполнить эту задачу , щелкните ссылку на элемент.
2. В открывшемся элементе нажмите кнопку " Открыть эту задачу " на панели сообщений.

Топ сегмента

3. Переход к элементу и форме задачи из списка или библиотеки

Сделайте следующее:

1. В списке или библиотеке, где хранится проверяемый элемент, щелкните ссылку Выполняется , связанную с элементом и рабочим процессом.
2. На странице "Состояние рабочего процесса" щелкните название задачи.
3. В форме задачи в панели сообщений Эта задача рабочего процесса применяется к панели сообщений щелкните ссылку на элемент.

Топ сегмента

4. Просмотреть элемент

В этом примере речь идет о документе Microsoft Word.

Обратите внимание на две желтые панели сообщений в верхней части документа:

• Сервер только для чтенияДокумент открыт в режиме только для чтения. Его можно читать, но нельзя вносить в него изменения.
  (Обратите внимание, что при выполнении задачи рабочего процесса утверждения вы обычно не вносите никаких изменений непосредственно в сам элемент. Вместо этого вы используете форму задачи для регистрации всех своих ответов.)
• задача бизнес-процессаКогда вы будете готовы зарегистрировать свой ответ в форме задачи, нажмите кнопку Открыть эту задачу .

Топ сегмента

5. Заполнение и отправка формы задания

Форма задачи рабочего процесса утверждения выглядит примерно так:

Обратите внимание, что первые два элемента (Удалить элемент и Эта задача рабочего процесса применяется к заголовку элемента) не отображаются в форме задачи при ее открытии из элемента для проверки.

	Удалить элемент Чтобы удалить эту задачу из текущего экземпляра рабочего процесса, нажмите эту кнопку. При удалении задачи элемент для проверки не удаляется. При удалении задачи это действие действует как отклонение документа (и записывается в журнал как). Таким образом, если рабочий процесс настроен на завершение при первом отклонении, то удаление задачи завершит рабочий процесс. Удаленная задача больше не отображается в области "Задачи " на странице "Состояние рабочего процесса". (Тем не менее, удаление и последующее автоматическое отклонение по-прежнему записываются в разделе «История» страницы.)Если вы не запускали этот экземпляр рабочего процесса, вы можете провести проверку с пользователем, который его запустил, прежде чем удалять задачу.
	Эта задача рабочего процесса применяется к заголовку элемента Чтобы открыть элемент для просмотра, щелкните ссылку здесь.
	Состояние, запрошено, объединенные комментарии, срок В этих четырех полях нельзя вносить изменения в записи, но содержащиеся в них сведения могут оказаться полезными. Обратите внимание, что поле «Консолидированные комментарии » содержит не только все дополнительные инструкции о том, как выполнить задачу, но и все комментарии, отправленные участниками, которые уже выполнили свои задачи в этом же экземпляре рабочего процесса. Таким же образом, после того, как вы отправите свою собственную форму, любые комментарии, которые вы включили в поле комментариев (4), также появятся в поле «Консолидированные комментарии » для последующих участников.
	Примечания Любой текст, который вы здесь введете, будет записан в журнале рабочего процесса, а также появится в поле «Консолидированные комментарии » (3) для последующих участников.
	Утвердить Чтобы утвердить элемент, сначала введите любые нужные комментарии в поле "Комментарии " (4) и нажмите эту кнопку.
	Отклонить Чтобы отклонить элемент, сначала введите любые комментарии, которые вы хотите добавить, в поле "Комментарии " (4) и нажмите эту кнопку.
	Отмена Чтобы закрыть форму задачи без сохранения изменений или ответов, нажмите эту кнопку. Задача останется незавершенной, и она будет назначена вам.
	Запрос на изменение Чтобы запросить изменение элемента, который вы проверяете, нажмите эту кнопку. Иллюстрацию формы, в которой вы будете вводить сведения о своем запросе, и дальнейшие инструкции см. в разделе 8 этого сегмента "Запрос изменения элемента". Примечание. Этот параметр может быть отключен для некоторых задач рабочего процесса.
	Переназначить задачу Чтобы переназначить задачу "Утверждение" другому пользователю, нажмите эту кнопку. Для иллюстрации страницы, где вы будете вводить сведения о переназначении, а также для получения дальнейших инструкций перейдите к разделу 7 в этом сегменте « Переназначение задачи утверждения другому пользователю». Примечание. Этот параметр может быть отключен для некоторых задач рабочего процесса.

Топ сегмента

6. Просроченные уведомления

Если задача или весь экземпляр рабочего процесса просрочены к завершению, уведомления отправляются по адресу:

• Пользователь, которому назначена задача
• Пользователь, запустивший рабочий процесс (или, если запуск был автоматическим, пользователь, который изначально добавил рабочий процесс)

Топ сегмента

7. Заявить и выполнить групповую задачу (необязательно)

Если только одна задача назначена всей группе, в которой вы состоите, любой член группы может претендовать на эту задачу и выполнить ее от имени всей группы.

Запросите задачу, прежде чем проверять элемент. Как только вы заявляете о задаче, она назначается вам, и никто из участников группы не может ее выполнить. (Таким образом, только один человек выполняет необходимую работу.)

1. На странице "Состояние рабочего процесса" наведите указатель мыши на имя задачи, назначенной группе, пока не появится стрелка
2. Щелкните стрелку, щелкните Изменить элемент , а затем в форме задачи нажмите кнопку Заявить о задаче .
   

При обновлении страницы «Состояние рабочего процесса» вы увидите, что задача больше не назначена группе, а конкретно вам.

Позже, если вы захотите снова освободить задачу для группы, не завершив ее, повторите те же действия, чтобы вернуться к форме задачи, но теперь нажмите кнопку Снять задачу .

Топ сегмента

8. Запрос на изменение элемента (необязательно)

Прежде чем начать этот процесс, обратите внимание, что рабочий процесс может быть настроен на немедленное завершение , если в элемент вносится какое-либо изменение. Может быть хорошей идеей провести проверку с пользователем, который запустил или первоначально добавил рабочий процесс, чтобы убедиться, что изменения можно внести и что рабочий процесс завершен на этом этапе.

Мы продемонстрируем опцию запроса на изменение, поместив ее в сценарий:

Во-первых, представьте, что вас зовут Фрэнк.

Затем представьте, что коллега по имени Анна запустила рабочий процесс утверждения для созданного ею документа.

Когда вы просматриваете новый документ Анны, вам кажется, что введение слишком длинное.

Необходимо нажать кнопку «Запросить изменение » в нижней части формы задачи рабочего процесса и заполнить эту форму.

	Запросить изменение в разделе Введите имя или адрес электронной почты человека, у которого вы запрашиваете изменение. (Чтобы отправить запрос пользователю, который запустил этот рабочий процесс, или, если рабочий процесс запустился автоматически, пользователю, который изначально добавил этот рабочий процесс "Утверждение", вы также можете оставить это поле пустым.)
	Создать запрос Опишите изменение, которое вы хотите внести, и укажите любую информацию, которая потребуется человеку, вносящему изменение. (Любой текст, который вы здесь введете, будет добавлен в области "Консолидированные комментарии ".)
	Новая длительность Выполните одно из этих трех действий: Чтобы сохранить текущую дату выполнения Оставьте это поле пустым. Чтобы полностью удалить дату выполнения Введите цифру 0. Указание новой даты выполнения Введите здесь число, а затем укажите единицы длительности в следующем поле. Вместе эти две записи определяют период, предшествующий выполнению задачи изменения.
	Новые единицы длительности Если вы указываете новую длительность задачи, используйте это поле в сочетании с полем "Новая длительность ", чтобы определить период, предшествующий сроку выполнения задачи. ( Например: 3 дня , 1 месяц или 2 недели.)

Соберите все нужные записи формы, нажмите кнопку "Отправить" и ваша текущая задача будетпомечена как завершенная. (Но это еще не все. Вам снова будет назначена задача утверждения после того, как Анна завершит задачу по изменению).

Тем временем Анна получает следующее уведомление по электронной почте:

Анна может сразу после первого взгляда взглянуть на строку темы (цифра 1 на рисунке), что это не обычное уведомление об утверждении, а просьба что-то изменить в элементе. Информацию о конкретном изменении, которое было запрошено, она находит в тексте «Запрошенное изменение» (номер 2).

Анна извлекает элемент, вносит запрашиваемые изменения, затем сохраняет изменения и возвращает элемент обратно.

Затем она переходит на страницу «Состояние рабочего процесса» и открывает там задачу с запросом на изменение из области «Задачи».

        

Анна добавляет любые нужные сведения в поле «Комментарии », а затем нажимает «Отправить ответ». Рабочий процесс выполняет два действия:

• Он помечает задачу Анны с запросом на изменение как выполненную.
• Она назначает вам новую задачу утверждения (с добавлением комментариев Анны в поле "Консолидированные комментарии ") и отправляет уведомление об этой задаче.

Теперь вы можете продолжить и завершить проверку измененного элемента.

При этом все эти действия отслеживаются и отображаются в разделе "Журнал рабочего процесса " страницы "Состояние рабочего процесса", как показано на следующем рисунке.

Ниже приведена схема всего процесса.

Топ сегмента

9. Переназначение задачи утверждения другому пользователю (необязательно)

Если вы хотите, чтобы назначенная вам задача рабочего процесса выполнялась другим пользователем, нажмите кнопку "Переназначить задачу " в форме задачи рабочего процесса.

Откроется эта форма.

	Переназначить задаче Введите имя или адрес человека, которому вы хотите назначить эту задачу. Чтобы назначить эту задачу пользователю, запустившему рабочий процесс, или, если рабочий процесс запустился автоматически, пользователю, который изначально добавил этот рабочий процесс, оставьте это поле пустым.
	Создать запрос Укажите сведения, которые потребуются человеку, которому вы назначаете задачу, для ее выполнения. (Любой текст, который вы здесь введете, будет добавлен в области "Консолидированные комментарии ".)
	Новая длительность Выполните одно из этих трех действий: Чтобы сохранить текущую дату выполнения Оставьте это поле пустым. Чтобы полностью удалить дату выполнения Введите цифру 0. Указание новой даты выполнения Введите здесь число, а затем укажите единицы длительности в следующем поле. Вместе эти две записи определяют период, предшествующий выполнению задачи изменения.
	Новые единицы длительности Если вы указываете новую длительность задачи, используйте это поле в сочетании с полем "Новая длительность ", чтобы определить период, предшествующий сроку выполнения задачи. ( Например: 3 дня , 1 месяц или 2 недели.)

Завершив заполнение формы, нажмите кнопку "Отправить". Задача будет помечена как завершенная, новой задачи будет назначена лицу, теперь ответственному за нее, и отправляется уведомление о задаче.

Все введенные сведения будут включены в текст "Делегировано " в уведомлении о новой задаче (цифра 1 на рисунке ниже).

При этом все эти изменения отслеживаются и отображаются в разделах "Задачи " и "Журнал " страницы "Состояние рабочего процесса", как показано здесь.

Топ сегмента

10. Выполнение задачи от имени внешнего участника (необязательно)

Существует специальная процедура для включения участников, которые не являются членами вашей организации SharePoint. При этом участник сайта выступает в качестве прокси-сервера для внешнего участника:

1. Включите адрес электронной почты стороннего участника в соответствующий этап Assign To на второй странице формы ассоциации.
2. Рабочий процесс фактически назначает задачу внешнего участника участнику сайта, который запускает рабочий процесс, или, если рабочий процесс запускается автоматически, участнику, который изначально добавил рабочий процесс. Этот человек, которому фактически назначена задача, выступает в качестве доверенного лица для внешнего участника.
3. Этот участник сайта получает уведомление о задаче с инструкциями отправить копию элемента для проверки внешнему участнику. (Тем временем внешний участник получает копию уведомления о задаче, которая может служить полезным оповещением или предупреждением.)
4. Участник сайта, которому фактически назначена задача, отправляет копию элемента внешнему участнику.
5. Внешний участник просматривает элемент и отправляет свой ответ участнику сайта.
6. Когда поступает ответ от внешнего участника, участник сайта завершает задачу от имени внешнего участника.

Ниже приведена схема процесса.

Отслеживание, настройка или остановка запущенного рабочего процесса утверждения

Централизованное расположение, из которого можно отслеживать, настраивать или останавливать запущенный рабочий процесс, — это страница «Состояние рабочего процесса» для этого экземпляра рабочего процесса.

Сначала мы покажем вам, как перейти на эту страницу, а затем покажем, как использовать параметры и информацию, которые вы на ней найдете. В заключение мы покажем вам две другие страницы, на которых можно получить дополнительные сведения мониторинга.

Разделы в этом сегменте

1. Переход на страницу "Состояние рабочего процесса"
2. Использование страницы "Состояние рабочего процесса" для отслеживания хода выполнения рабочего процесса
3. Изменение активных задач (уже назначенных задач)
4. Изменение будущих задач (еще не назначенных задач)
5. Отмена или прекращение выполнения этого рабочего процесса
6. Узнайте, какие рабочие процессы выполняются для элемента
7. Мониторинг рабочих процессов для всего семейства веб-сайтов

1. Переход на страницу состояния рабочего процесса

В списке или библиотеке, где находится элемент, щелкните ссылку " Выполняется " для нужного элемента и рабочего процесса.

В этом примере элементом является документ с именем Черновик основной идеи, а рабочим процессом является Утверждение 3.

Откроется страница «Состояние рабочего процесса».

Топ сегмента

2. Использование страницы "Состояние рабочего процесса" для отслеживания хода выполнения рабочего процесса

Здесь, под иллюстрацией каждого раздела страницы «Состояние рабочего процесса», вы найдете вопросы мониторинга, на которые отвечает раздел.

Раздел «Информация о рабочем процессе»

Ответы на вопросы:

• Кто запустил этот экземпляр рабочего процесса?
• Когда был запущен этот экземпляр?
• Когда произошло последнее действие в этом экземпляре?
• В каком элементе выполняется этот экземпляр?
• Каково текущее состояние этого экземпляра?

Раздел "Задачи"

Ответы на вопросы:

• Какие задачи уже созданы и назначены, и каково их текущее состояние?
• Какие задачи уже выполнены и каков результат каждой из них?
• Какой срок выполнения для каждой уже созданной и назначенной задачи?

Удаленные задачи и задачи, которые еще не назначены , не отображаются в этом разделе.

Раздел журнала рабочего процесса

Ответы на вопросы:

• Какие события уже произошли в этом экземпляре рабочего процесса?
• Обратите внимание, что в этой области не отображаются просроченные задачи и уведомления о просроченных задачах.

Топ сегмента

3. Изменение активных задач (уже назначенных задач)

Есть два способа изменить задачи, которые уже назначены, но еще не завершены:

• Изменение одной активной задачи
• Изменение всех активных задач

Изменение одной активной задачи

РазрешенияЧтобы вносить изменения в одну задачу, назначенную кому-то другому, у вас должно быть разрешение "Управление списками". (У группы "Владельцы" есть разрешение "Управление списками" по умолчанию; у группы "Участники" и у групп "Посетители" его нет. Таким образом, можно, например, иметь разрешения, позволяющие запускать рабочий процесс, но не вносить изменения в задачу другого участника.)

Если у вас есть необходимые разрешения:

1. В списке "Задачи " щелкните название задачи.
   
2. Для завершения, удаления или переназначения задачи используйте форму задачи.

Более подробные инструкции по использованию формы задачи см. в разделе "Полные " этой статьи.

Изменение всех активных задач

Разрешения Все четыре ссылки на команды на следующем рисунке отображаются на странице "Состояние рабочего процесса" у всех, у кого есть разрешение "Управление списками". Первые три ссылки отображаются на странице пользователя, запустившего экземпляр рабочего процесса, но ссылка Завершить этот рабочий процессне отображается, если у этого пользователя нет разрешения на управление списками. (Опять же, группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию; группа "Участники" и группы "Посетители" — нет.)

1. В области чуть ниже "Визуализация рабочего процесса" щелкните ссылку "Обновить активные задачи утверждения ".

2. Внесите изменения в открывшуюся форму и нажмите кнопку "ОК".

   • Сообщения, отражающие ваши изменения, отправляются людям, которым в данный момент назначены задачи в этом запуске.
   • Изменения, внесенные в эту форму, не влияют на уже выполненные или удаленные задачи, а также еще не назначенные вам.
   • Если вы хотите внести изменения в задачи, которые еще не назначены, см. следующий раздел "Изменение будущих задач".

Длительность каждой задачи, единицы длительности Чтобы сохранить текущую дату выполнения Оставьте поле "Длительность задачи " пустым и не изменяйте единицы длительности. Чтобы удалить дату выполнения, чтобы ее не было Введите число 0 в поле "Длительность одной задачи". Чтобы сдвинуть срок выполнения, увеличив длительность задачи Используйте оба поля длительности, чтобы указать количество и тип единиц, на которые вы хотите увеличить длительность.

Запрос Изменение текста запроса Внесите необходимые изменения в текстовое поле.

1. После того как все поля будут добавлены в форму, нажмите кнопку "ОК".

Все активные задачи в текущем экземпляре обновляются.

Топ сегмента

4. Изменение будущих задач (еще не назначенных задач)

Разрешения Все четыре ссылки на команды на следующем рисунке отображаются на странице "Состояние рабочего процесса" у всех, у кого есть разрешение "Управление списками". Первые три ссылки отображаются на странице пользователя, запустившего экземпляр рабочего процесса, но ссылка Завершить этот рабочий процесссейчас не отображается, если у этого пользователя также нет разрешения на управление списками. (Опять же, группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию; группа "Участники" и группы "Посетители" — нет.)

1. На странице «Состояние рабочего процесса» в области сразу под «Визуализацией рабочего процесса» щелкните ссылку « Добавить или обновить утверждающих утверждений ».

2. Внесите изменения в открывшейся форме и нажмите кнопку ОБНОВИТЬ.

   Примечание

   Изменения, внесенные в эту форму, не влияют на уже созданные и назначенные задачи.

	Участники, упорядочивание, расширение групп Добавление и удаление участников и изменение порядка выполнения задач Добавьте, удалите или измените порядок имен и адресов участников в поле "Участники ". Чтобы удалить всю сцену, щелкните поле Назначить для этой стадии и нажмите клавиши CTRL+DELETE. Примечание. С помощью поля проверки "Расширить группы" можно указать, следует ли назначать указанным группам рассылки только одну задачу для всей группы или одну задачу для каждого участника. Дополнительные сведения об использовании этих полей см. в сегменте ПЛАН и соответствующем сегменте Add (список/библиотека или семейство сайтов) этой статьи.
	Запрос Изменение текста запроса Внесите в текст поля любые изменения.
	Дата выполнения для всех задач, длительность каждой задачи, единицы длительности Чтобы изменить или удалить календарь даты выполнения Удалите существующую дату и укажите новую или оставьте поле пустым, чтобы полностью удалить конкретную дату выполнения. (Не вводите в это поле ноль. Это поле должно либо содержать значение календарной даты, либо быть пустым.) Чтобы сохранить существующий срок действия Оставьте поле "Длительность задачи " пустым и не изменяйте единицы длительности. Убрать длительность так, чтобы ее не было Введите число 0 в поле "Длительность одной задачи". Чтобы увеличить длительность задачи, выполните следующие действия Используйте оба поля длительности, чтобы указать количество и тип единиц, на которые вы хотите увеличить длительность. (Дополнительные сведения об установке сроков и продолжительности см. в разделе ПЛАН этой статьи.)

1. После того как все поля будут добавлены в форму, нажмите кнопку "ОК".

Все будущие задачи в текущем экземпляре будут отражать ваши изменения.

Топ сегмента

5. Отмена или прекращение выполнения этого рабочего процесса

Есть два способа остановить запущенный экземпляр рабочего процесса до его завершения:

• Отмена рабочего процесса Все задачи отменяются, но сохраняются в области "Задачи " на странице "Состояние рабочего процесса".
• Завершение рабочего процесса Все задачи отменяются и удаляются из области "Задачи " страницы "Состояние рабочего процесса". (Однако они все еще отражены в разделе «История рабочего процесса».)

Далее приводятся инструкции для обоих способов.

Отмена (все задачи отменены, но сохранены в списке задач и журнале)

Разрешения Все четыре ссылки на команды на следующем рисунке отображаются на странице "Состояние рабочего процесса" у всех, у кого есть разрешение "Управление списками". Первые три ссылки отображаются на странице пользователя, запустившего экземпляр рабочего процесса, но ссылка Завершить рабочего процессане отображается, если у этого пользователя нет разрешения на управление списками. (Опять же, группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию; группа "Участники" и группы "Посетители" — нет.)

Если текущий экземпляр рабочего процесса больше не нужен, его можно остановить.

• На странице "Состояние рабочего процесса" в области сразу под "Визуализация рабочего процесса" щелкните ссылку "Отменить все задачи утверждения ".
• Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить операцию.

Все текущие задачи отменяются, и рабочий процесс завершается со статусом "Отменено". Отмененные задачи по-прежнему отображаются в списке в области "Задачи " и в " Журнале рабочих процессов ".

Завершение (все задачи, удаленные из списка задач, но сохраненные в журнале)

Разрешения Все четыре ссылки на команды на следующем рисунке отображаются на странице "Состояние рабочего процесса" у всех, у кого есть разрешение "Управление списками". Первые три ссылки отображаются на странице пользователя, запустившего экземпляр рабочего процесса, но ссылка Завершить этот рабочий процессне отображается, если у этого пользователя нет разрешения на управление списками. (Опять же, группа "Владельцы" имеет разрешение "Управление списками" по умолчанию; группа "Участники" и группы "Посетители" — нет.)

Если возникает ошибка или если рабочий процесс останавливается и не отвечает, его можно прекратить.

На странице "Состояние рабочего процесса" в области сразу под "Визуализация рабочего процесса" нажмите кнопку "Завершить этот рабочий процесс", а затем нажмите кнопку "Да" для подтверждения.

Все задачи, созданные в ходе рабочего процесса, отменяются и удаляются из области "Задачи " на странице "Состояние рабочего процесса", хотя они по-прежнему отражаются в области "Журнал рабочего процесса ". Рабочий процесс завершается со статусом Рабочий процесс отменен.

Топ сегмента

6. Узнайте, какие рабочие процессы выполняются для элемента

На странице Рабочие процессы для любого элемента вы найдете список рабочих процессов, выполняемых в данный момент для этого элемента.

1. Перейдите к списку или библиотеке, где хранится элемент.
2. Наведите указатель мыши на имя элемента, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите пункт Рабочие процессы в раскрывающемся меню.
3. На странице Рабочие процессы: имя элемента в разделе Выполняемые рабочие процессы вы найдете список экземпляров, выполняемых в данный момент с элементом.

Топ сегмента

7. Мониторинг рабочих процессов для всего семейства веб-сайтов

Семейство веб-сайтов администраторы могут быстро просматривать:

• Сколько рабочих процессов на основе каждого шаблона рабочего процесса в настоящее время существует в семействе веб-сайтов.
• Указывает, активен ли в настоящий момент каждый шаблон рабочего процесса в семействе веб-сайтов.
• Сколько экземпляров версий бизнес-процессов, основанных на каждом шаблоне бизнес-процесса, на данный момент выполняется в семействе веб-сайтов.

Вот как это сделать.

1. Открытие домашней страницы семейства веб-сайтов (не домашней страницы сайта или дочернего сайта в семействе).
2. Щелкните значок "Параметры и выберите пункт "Параметры сайта".
3. На странице Параметры сайта в разделе Администрирование сайта щелкните Рабочие процессы.

Откроется страница Рабочие процессы с информацией о нем.

Дальнейшие действия

Если эта версия рабочего процесса запускается впервые, вы можете использовать инструкции в разделе REVIEW этой статьи, чтобы просмотреть события в экземпляре и выяснить, функционирует ли рабочий процесс так, как вы хотите.

ПРОСМАТРИВАТЬ результаты рабочего процесса утверждения и создавать отчеты

После завершения экземпляра рабочего процесса можно просмотреть события, записанные в его журнале. (Доступ к записи любого экземпляра можно получить в течение 60 дней после завершения экземпляра.)

Вы также можете запускать отчеты об общей производительности рабочего процесса для всех экземпляров.

Разделы в этом сегменте

1. Просмотр событий в самом последнем экземпляре
2. Доступ к журналу экземпляров на срок до 60 дней
3. Создание отчетов о производительности рабочих процессов

1. Просмотр событий в самом последнем экземпляре

Пока элемент остается в том же списке или библиотеке и до тех пор, пока тот же самый рабочий процесс не будет снова запущен для этого элемента, журнал самого последнего экземпляра доступен из списка или библиотеки.

Чтобы просмотреть страницу состояния рабочего процесса для последнего экземпляра рабочего процесса, запущенного для любого элемента:

• В списке или библиотеке, где находится элемент, щелкните ссылку состояния для нужного элемента и рабочего процесса.

В этом примере элементом является документ под названием "Черновик основной идеи ", а рабочим процессом является "Утверждение нового документа".

На странице Workflow Status раздел Workflow History находится в нижней части.

Топ сегмента

2. Доступ к журналу экземпляров на срок до 60 дней

Что делать, если вы хотите просмотреть журнал экземпляра после повторного выполнения того же рабочего процесса с тем же элементом?

Фактически, это можно сделать в течение 60 дней из одной из двух точек входа: списка, библиотеки или уведомления о завершении рабочего процесса.

Из списка или библиотеки

1. Перейдите к списку или библиотеке, где хранится элемент.
2. Наведите указатель мыши на имя элемента, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите пункт Рабочие процессы в раскрывающемся меню.
3. На странице Рабочие процессы: Имя элемента в разделе Завершенные рабочие процессы щелкните имя или состояние экземпляра рабочего процесса, который вы хотите просмотреть.
   
   Откроется страница состояния рабочего процесса для этого экземпляра.

Из уведомления о завершении рабочего процесса

• Откройте уведомление о завершении рабочего процесса для экземпляра, который вы хотите просмотреть, а затем щелкните ссылку Просмотреть журнал рабочего процесса .

Откроется страница состояния рабочего процесса для этого экземпляра.

Чтобы сохранить все уведомления о завершении, вы можете создать правило Outlook. Настройте правило копирования всех входящих сообщений с завершенным текстом в строке темы в отдельную папку. (Убедитесь, что правило Outlook копирует входящие сообщения, а не просто перемещает их, иначе они не будут отображаться в папке "Входящие".)

Топ сегмента

3. Создание отчетов о производительности рабочих процессов

Чтобы узнать, как работает одна из версий рабочего процесса в целом (с течением времени и в нескольких экземплярах), можно создать один или оба из двух предопределенных отчетов:

• Отчет о продолжительности действий Используйте этот отчет, чтобы увидеть средние значения времени, необходимого для выполнения каждого действия в рабочем процессе, а также сколько времени занимает каждое полное выполнение или экземпляр этого рабочего процесса.
• Отмена и отчет об ошибках Используйте этот отчет, чтобы узнать, часто ли рабочий процесс отменяется или сталкивается с ошибками до завершения.

Создание доступных отчетов для рабочего процесса

1. В списке или библиотеке в столбце состояния для этого рабочего процесса щелкните любую ссылку информации о состоянии.
   
2. На странице Состояние бизнес-процесса в разделе Журнал бизнес-процесса щелкните Просмотреть отчеты бизнес-процесса.
   
3. Найдите рабочий процесс, для которого требуется просмотреть отчет, а затем щелкните имя отчета, который вы хотите просмотреть.
   
4. На странице "Настройка" сохраните или измените место создания файла отчета и нажмите кнопку "ОК".
   
   Отчет создается и сохраняется в указанном расположении.
5. По завершении отчета можно перейти по ссылке, показанной на следующем рисунке. В противном случае нажмите кнопку "ОК ", чтобы завершить работу и закрыть диалоговое окно. (Позднее, когда вы будете готовы просмотреть отчет, вы найдете его в расположении, указанном на предыдущем шаге.)
   

Дальнейшие действия

Если ваш рабочий процесс функционирует именно так, как вы хотите, все готово к его использованию.

Если вы хотите что-то изменить в том, как это работает, см. раздел ИЗМЕНИТЬ в этой статье.

ИЗМЕНЕНИЕ, отключение или удаление рабочего процесса утверждения

После запуска первого экземпляра нового рабочего процесса "Утверждение" и просмотра результатов может потребоваться внести одно или несколько изменений в способ настройки рабочего процесса.

Кроме того, в будущем может потребоваться внести дополнительные изменения в конфигурацию.

Наконец, в какой-то момент вы можете захотеть отключить рабочий процесс на более короткий или более длительный период, но не удалять его, или вы действительно можете захотеть полностью удалить его.

Разделы в этом сегменте

1. Изменение постоянных настроек рабочего процесса
2. Отключение или удаление рабочего процесса

1. Изменение постоянных настроек рабочего процесса

Чтобы окончательно изменить параметры существующего рабочего процесса, откройте и отредактируйте форму связи, которая изначально использовалась для его добавления.

Если рабочий процесс выполняется только в одном списке или библиотеке

1. Откройте список или библиотеку, в которой выполняется рабочий процесс.

2. На ленте откройте вкладку "Список " или "Библиотека ".

   Примечание

   Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календарей вкладка называется Calendar.

3. В группе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.

4. На странице Параметры бизнес-процесса в разделе Имя бизнес-процесса (щелкните, чтобы изменить параметры) щелкните имя рабочего процесса, для которого вы хотите изменить параметры.

   Примечание

   Если нужный вам рабочий процесс "Утверждение" отсутствует в списке, возможно, он связан только с одним типом контента. То, какие рабочие процессы отображаются в этом списке, управляется Эти рабочие процессы настроены для выполнения с элементами управления этого типа , расположенными непосредственно под списком. (См. рисунок.) Щелкните варианты типов содержимого в раскрывающемся меню, чтобы узнать, какой из них отображает нужный вам рабочий процесс. Если нужный вам рабочий процесс появится в списке, щелкните его имя.

5. На тех же двух страницах формы ассоциации, которые изначально использовались для добавления рабочего процесса, внесите и сохраните необходимые изменения.
   Дополнительные сведения о полях и элементах управления в форме ассоциации см. в сегменте ПЛАН и соответствующем сегменте Add (список/библиотека или семейство сайтов) этой статьи.

Если рабочий процесс выполняется во всех списках и библиотеках в семействе веб-сайтов

1. Открытие домашней страницы семейства веб-сайтов (не домашней страницы сайта или дочернего сайта в семействе).
2. Щелкните значок "Параметры и выберите пункт "Параметры сайта".
3. На странице "Параметры сайта" в разделе "Галереи веб-Designer" щелкните "Типы контента сайта".
4. На странице "Типы контента сайта" щелкните имя типа контента сайта, на котором выполняется рабочий процесс.
   
5. На странице выбранного типа контента в разделе "Параметры" щелкните "Параметры рабочего процесса".
   
6. На странице Параметры бизнес-процесса в разделе Имя бизнес-процесса (щелкните, чтобы изменить параметры) щелкните имя рабочего процесса, для которого вы хотите изменить параметры.
   
7. На тех же двух страницах формы ассоциации, которые изначально использовались для добавления рабочего процесса, внесите и сохраните необходимые изменения.
   Дополнительные сведения о полях и элементах управления в форме ассоциации см. в сегменте ПЛАН и соответствующем сегменте Add (список/библиотека или семейство сайтов) этой статьи.

Топ сегмента

2. Отключение или удаление рабочего процесса

Если рабочий процесс выполняется только в одном списке или библиотеке

1. Откройте список или библиотеку, в которой выполняется рабочий процесс.

2. На ленте откройте вкладку "Список " или "Библиотека ".

   Примечание

   Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календарей вкладка называется Calendar.

3. В группе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.

4. На странице Параметры рабочего процесса щелкните ссылку Удалить, Заблокировать или Восстановить рабочий процесс.

5. Используйте форму на странице Удаление рабочих процессов для отключения, повторного включения или удаления рабочих процессов.
   

В форме есть пять столбцов:

• Рабочий процесс Имя рабочего процесса.
• Экземпляры Количество экземпляров рабочего процесса, выполняемых в данный момент с элементами.
• Разрешить Параметр, позволяющий рабочему процессу продолжать работать в обычном режиме.
• Новых экземпляров нет Параметр, разрешающий завершить все запущенные в настоящее время экземпляры рабочего процесса, но отключающий его, делая его недоступным для запуска новых экземпляров. (Это действие обратимо . Чтобы повторно включить рабочий процесс позже, вернитесь на эту страницу и выберите "Разрешить".)
• Удалить Параметр, который полностью удаляет рабочий процесс из списка или библиотеки. Все выполняемые экземпляры немедленно завершаются, и столбец для этого рабочего процесса больше не отображается на странице списка или библиотеки. (Это действие необратимо .)

Если рабочий процесс выполняется во всех списках и библиотеках в семействе веб-сайтов

1. Открытие домашней страницы семейства веб-сайтов (не домашней страницы сайта или дочернего сайта в семействе).
2. Щелкните значок "Параметры и выберите пункт "Параметры сайта".
3. На странице "Параметры сайта" в разделе "Галереи" щелкните "Типы контента сайта".
4. На странице "Типы контента сайта" щелкните имя типа контента сайта, на котором выполняется рабочий процесс.
   
5. На странице выбранного типа контента в разделе "Параметры" щелкните "Параметры рабочего процесса".
   
6. На странице Параметры рабочего процесса щелкните ссылку Удалить, Заблокировать или Восстановить рабочий процесс.
7. Используйте форму на странице Удаление рабочих процессов для отключения, повторного включения или удаления рабочих процессов.
   

В форме есть пять столбцов:

• Рабочий процесс Имя рабочего процесса.
• Экземпляры Количество экземпляров рабочего процесса, выполняемых в данный момент с элементами.
• Разрешить Параметр, позволяющий рабочему процессу продолжать работать в обычном режиме.
• Новых экземпляров нет Параметр, разрешающий завершить все запущенные в настоящее время экземпляры рабочего процесса, но отключающий его, делая его недоступным для запуска новых экземпляров. (Это действие обратимо . Чтобы повторно включить рабочий процесс позже, вернитесь на эту страницу и выберите "Разрешить".)
• Удалить Параметр, который полностью удаляет рабочий процесс из семейства сайтов. Все выполняемые экземпляры немедленно завершаются, и столбец для этого рабочего процесса больше не отображается на странице списка или библиотеки. (Это действие необратимо.)

Дальнейшие действия

Если вы внесли изменения, запустите тестовый экземпляр рабочего процесса, чтобы дважды проверить влияние изменений.

Дальнейшая настройка

Существует множество способов дополнительной настройки рабочих процессов, включенных в продукты SharePoint.

Вы даже можете создавать настраиваемые рабочие процессы с нуля.

Вы можете использовать любую или все из следующих программ:

• Microsoft SharePoint Designer 2013 Настраивайте формы, действия и поведение рабочего процесса.
• Microsoft Visual Studio Создавайте собственные настраиваемые действия рабочего процесса.

Дополнительные сведения см. в справочной системе сети Microsoft Software Developer Network (MSDN).