Рабочие процессы в SharePoint

Рабочие процессы SharePoint — это заранее запрограммированные мини-приложения, которые оптимизируют и автоматизируют широкий спектр бизнес-процессов. Рабочие процессы могут варьироваться от сбора подписей, отзывов или утверждений для плана или документа до отслеживания текущего состояния рутинной процедуры. Рабочие процессы SharePoint разработаны таким образом, чтобы экономить ваше время и усилия, а также обеспечивать согласованность и эффективность задач, которые вы выполняете на регулярной основе.

Что такое рабочий процесс SharePoint?

Вероятно, вы уже знаете, что такое блок-схема. Это графическая карта процесса с инструкциями о том, что происходит на каждом этапе.

Рабочий процесс SharePoint похож на автоматическую блок-схему, которая избавляет вас от множества трудозатрат, догадок и случайности из стандартных рабочих процессов.

Например, рассмотрим процесс утверждения документов на рисунке. Выполнение этого процесса вручную может потребовать много проверок и отслеживания, пересылки документов и отправки напоминаний, и каждую из этих задач должен выполнять вы или один или несколько ваших коллег. Это означает много дополнительной работы и постоянный поток прерываний.

Но если для выполнения этого процесса используется рабочий процесс утверждения документов SharePoint, вся проверка, отслеживание, напоминание и пересылка выполняются рабочим процессом автоматически. Если кто-то задерживает выполнение задачи или возникает какая-либо другая проблема, большинство включенных рабочих процессов создают уведомление об этом. Снижается контроль за процессом.

Запустить рабочий процесс SharePoint очень просто. Выберите тип рабочего процесса, выберите параметры и запустите рабочий процесс. При необходимости отмените или прервите рабочий процесс.

Какие процессы можно автоматизировать с помощью рабочего процесса SharePoint?

Каждый из включенных типов рабочих процессов действует как шаблон. Вы добавляете экземпляр рабочего процесса для одного списка или библиотеки либо для всего семейства веб-сайтов с помощью формы инициации , чтобы указать нужные параметры и назначения для экземпляра. Эти параметры и выбор включают в себя, кому рабочий процесс назначает задачи, крайние сроки задач, способ и кем может быть запущен рабочий процесс, а также инструкции, которые должны включаться в уведомления о задачах. Создайте рабочий процесс, перейдя в раздел "Параметры> списка","Параметры рабочего процесса", "Добавить>рабочий процесс". Если хотите, прочитайте больше о рабочих процессах 2010 и 2013.

Существует пять предварительно запрограммированных типов рабочих процессов.

Утверждение (направление документа или элемента на утверждение или отклонение)

Рабочий процесс утверждения направляет документ или другой элемент назначенным лицам для утверждения или отклонения. Вы также можете использовать рабочий процесс утверждения для управления утверждением контента в списке или библиотеке. Дополнительные сведения и пошаговые инструкции см. в статье "Все о рабочих процессах утверждения".

Сбор отзывов (направление документа или элемента для отзыва)

Рабочий процесс "Сбор отзывов" направляет документ или другой элемент назначенным людям для получения отзывов. Рабочий процесс "Сбор отзывов" консолидирует все отзывы от участников для владельца рабочего процесса и предоставляет запись о процессе рецензирования. Дополнительные сведения и пошаговые инструкции см. в статье "Все о рабочих процессах сбора отзывов".

Сбор подписей (маршрутизация документа, книги или формы на предмет цифровых подписей)

Рабочий процесс "Сбор подписей" направляет документ Microsoft Office назначенным пользователям для получения их цифровых подписей. Обратите внимание, что рабочий процесс "Сбор подписей" работает только с документами Word, книгами Excel и формами InfoPath. Дополнительные сведения и пошаговые инструкции см. в статье "Все о рабочих процессах сбора подписей".

Three-State (отслеживание вопроса, проекта или задачи в трех состояниях или фазах)

Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания состояния элемента списка в трех состояниях (фазах). Его можно использовать для управления бизнес-процессами, которые требуют от организаций отслеживания большого количества вопросов или элементов. Примеры: вопросы службы поддержки клиентов, заявители по продажам или задачи проекта.

При каждом переходе между состояниями рабочий процесс назначает задачу пользователю и отправляет ему по электронной почте оповещение о задаче. После выполнения этой задачи рабочий процесс обновляет статус элемента и переходит в следующее состояние. Трехэтапный рабочий процесс предназначен для работы с шаблоном списка "Отслеживание вопросов", но его можно использовать с любым списком, содержащим столбец "Выбор " с тремя или более значениями.

Дополнительные сведения и пошаговые инструкции см. в статье "Использование трехэтапного рабочего процесса".

Утверждение публикации (автоматизация маршрутизации контента для проверки и утверждения)

Рабочий процесс утверждения публикации похож на другие рабочие процессы SharePoint в том, что он автоматизирует направление контента экспертам и заинтересованным лицам для проверки и утверждения. Уникальность рабочего процесса утверждения публикаций заключается в том, что он разработан специально для сайтов публикации, где публикация новых и обновленных веб-страниц жестко контролируется. На таких сайтах нельзя опубликовать новый контент до его утверждения каждым утверждающим рабочего процесса. Дополнительные сведения и пошаговые инструкции см. в статье Использование рабочего процесса утверждения публикации.

Кто может добавлять и запускать рабочий процесс SharePoint?

Чтобы добавить или запустить рабочий процесс, необходимо иметь соответствующее разрешение для списка, библиотеки или семейства веб-сайтов, в которых выполняется этот рабочий процесс:

• Добавление рабочего процесса По умолчанию для добавления рабочего процесса необходимо разрешение "Управление списками". (У группы "Владельцы" и "Участники" есть разрешение "Управление списками" по умолчанию, у группы "Посетители" — нет.)
• Запуск рабочего процесса Кроме того, по умолчанию у вас должно быть разрешение "Изменение элементов" для запуска рабочего процесса, который уже добавлен. (У группы "Владельцы" и группы "Участники" есть разрешение "Изменение элементов" по умолчанию; у группы "Посетители" его нет.)
  Кроме того, владельцы могут настроить определенные рабочие процессы так, чтобы их могли запускать только члены группы "Владельцы". В случае дочернего сайта с уникальными разрешениями владельцам необходимо обеспечить явное назначение необходимых разрешений пользователям рабочего процесса. См. статью Настройка разрешений для списка или библиотеки SharePoint.

Разделы справки добавляют и запускают рабочий процесс SharePoint?

На следующей схеме показаны основные этапы планирования, добавления, выполнения и изменения рабочего процесса SharePoint. Далее следуют отдельные разделы, посвященные каждому из шагов.

• План При использовании формы инициации для добавления своей версии рабочего процесса убедитесь, какие параметры вам нужны и какие сведения вам понадобятся.
• Добавить Заполните форму инициации, чтобы добавить версию рабочего процесса в список, библиотеку или семейство веб-сайтов.
• Начальный экран Запустите новый рабочий процесс (вручную или автоматически) с документа или другого элемента в списке или библиотеке. (Если вы запустите его вручную, у вас будет возможность изменить некоторые параметры формы связи рабочего процесса в более короткой форме инициации.) Когда рабочий процесс запускается, он создает задачи, отправляет уведомления сообщениям и начинает отслеживать действия и события.
• Монитор Во время выполнения рабочего процесса можно просматривать страницу "Состояние рабочего процесса ", чтобы увидеть, какие задачи завершены и какие другие действия были выполнены. При необходимости здесь можно настроить текущие и будущие задачи и даже отменить или прекратить выполнение рабочего процесса.
• Рецензия После завершения выполнения всю его историю можно просмотреть на странице Workflow Status . Также со страницы состояния можно создавать статистические отчеты об общей производительности этого рабочего процесса.
• Изменение Если рабочий процесс работает не совсем так, как вы хотите, вы можете открыть исходную форму связи, которую вы использовали для его добавления, и внести изменения в нее.