Требование утверждения элементов в списке или библиотеке

Указание, что элементы в списке требуют утверждения

1. Перейдите к списку, для которого необходимо требовать утверждение.

2. , а затем "Список параметров".

3. В разделе "Общие параметры " выберите "Параметры управления версиями".

4. В разделе "Утверждение контента " нажмите "Да " в ответ на вопрос "Требовать утверждения контента для представленных элементов"?

5. В разделе История версий элемента укажите, нужно ли создавать версии при каждом изменении элемента. Вы также можете ограничить количество сохраняемых версий.

6. В разделе «Безопасность элемента черновика » определите, какие пользователи могут видеть черновики элементов в списке.

   Совет

   Если требуется утверждение содержимого для списка или библиотеки, которая уже содержит элементы, все элементы в библиотеке помечаются как утвержденные.

7. Можно выбрать один из следующих вариантов:

   • Пользователи, которые могут читать элементы списка.
   • Только пользователи, которые могут изменять элементы в списке.
   • Только пользователи, которые могут утверждать элементы в списке, и автор элемента.

8. Нажмите кнопку ОК.

Состояние утверждения

Если кто-то отправляет в список или библиотеку элемент, требующий утверждения, он находится в состоянии "Ожидание" до тех пор, пока его не утвердит кто-нибудь (имеющий хотя бы уровень разрешений "Управление списками"). Пока он ожидает утверждения, он остается в состоянии "Ожидание ".

Обычно, когда элемент находится в состоянии "Ожидание", его могут видеть только создатель элемента и пользователи с разрешениями на управление списками и библиотеками. После изменения состояния с "Ожидание " на "Утверждено" он становится виден всем, у кого есть разрешение на просмотр списка или библиотеки.

Отклоненные статьи остаются в списке или библиотеке до тех пор, пока их не удалит автор (или кто-то другой, у кого есть необходимые разрешения). Всем элементам или файлам, которые уже существуют в списке или библиотеке, автоматически присваивается статус "Утверждено ".

Указание элементов в библиотеке SharePoint, требующих утверждения

1. Перейдите в библиотеку SharePoint, для которой требуется требовать утверждения.

2. Выберите Параметры, а затем Параметры библиотеки.
   Если этих элементов меню нет, выберите "Библиотека", а затем в группе "Параметры" выберите
   Параметры библиотеки.

3. Чтобы открыть страницу "Параметры управления версиями ", в разделе "Общие параметры" выберите "Параметры управления версиями".

   

4. В разделе "Утверждение контента " выберите "Да " в ответ на вопрос "Требовать утверждения контента для представленных элементов"? В разделе "Журнал версий документа " укажите, хотите ли вы, чтобы SharePoint создавал версии при редактировании файла. Вы также можете ограничить количество сохраняемых версий.

5. В разделе «Безопасность элемента черновика » определите, какие пользователи могут видеть элементы черновиков в библиотеке документов.

   

   Совет

   Если требуется утверждение содержимого для списка или библиотеки, которая уже содержит элементы, все элементы в библиотеке помечаются как утвержденные.

6. Можно выбрать один из следующих вариантов:

   • Пользователи, которые могут читать элементы списка.
   • Только пользователи, которые могут изменять элементы в списке.
   • Только пользователи, которые могут утверждать элементы в списке, и автор элемента.

7. Нажмите кнопку ОК.

Укажите, что элементы или файлы в списке или библиотеке требуют утверждения

Если кто-либо отправляет элемент или файл в список или библиотеку, требующие утверждения, они находятся в состоянии "Ожидания ", пока их не утвердит тот, у кого есть необходимые разрешения. Пока он ожидает утверждения, он остается в состоянии "Ожидание ".

Обычно, когда элемент или файл находится в состоянии "Ожидание ", их могут видеть только их создатель или файл и пользователи, обладающие разрешениями на управление списками и библиотеками. После изменения состояния с "Ожидание " на "Утверждено" он становится виден всем, у кого есть разрешение на просмотр списка или библиотеки. Отклоненные статьи остаются в списке или библиотеке до тех пор, пока их не удалит автор (или кто-то другой, у кого есть необходимые разрешения). Всем элементам или файлам, которые уже существуют в списке или библиотеке, автоматически присваивается статус "Утверждено ".

Изменять параметры списка или библиотеки могут только лица, обладающие разрешением "Полный доступ" или "Проектирование".

Настройка обязательного утверждения элементов или файлов

1. Если список сайтов или библиотека еще не открыты, в области быстрого запуска выберите их имя.
2. На ленте откройте вкладку "Библиотека " в группе "Средства работы с библиотекой " или "Средства для работы со списками ".
3. Если вы работаете в библиотеке, выберите "Параметры библиотеки". Если вы работаете со списком, выберите "Параметры списка". В этом примере открывается страница "Параметры библиотеки ".
   
4. В разделе "Общие параметры" выберите "Параметры управления версиями". Откроется страница "Параметры управления версиями".
   
5. В разделе "Утверждение контента" нажмите "Да" в ответ на вопрос "Требовать утверждения контента для представленных элементов?".
6. В разделе «Безопасность элемента черновика » определите, какие пользователи могут видеть элементы черновиков в библиотеке документов. В этом примере выбран только пользователь, который может утверждать элементы (и автор элемента).
7. Нажмите кнопку ОК.
   В следующем примере показаны утвержденные элементы в библиотеке после того, как параметру "Требовать утверждения контента " было присвоено значение "Да". Так как эти файлы уже были в библиотеке, они были утверждены автоматически.
   

Удаление требования утверждения из списка или библиотеки сайтов

В конечном итоге вашей организации может оказаться неудобным или ненужным требовать утверждения для каждого элемента файла в определенном списке или библиотеке. Это требование не только требует времени от человека, который должен предоставить или отклонить утверждение, но и не позволяет людям легко работать над файлом или элементом. Если вы определите, что вашей организации больше не нужно утверждать каждый элемент или файл, вы можете отменить это требование.

Отмена требования утверждения элементов или файлов в списке или библиотеке

1. Если список сайтов или библиотека еще не открыты, в области быстрого запуска выберите их имя.
2. На ленте откройте вкладку "Библиотека " в группе " Работа с библиотекой " или вкладку "Список " в группе " Работа со списками ".
3. Если вы работаете в библиотеке, выберите "Параметры библиотеки". Если вы работаете со списком, выберите "Параметры списка". В этом примере открывается страница "Параметры библиотеки ".
   
4. В разделе "Общие параметры" выберите "Параметры управления версиями". Откроется страница "Параметры управления версиями".
5. В разделе "Утверждение контента" выберите "Нет" в ответ на вопрос "Требовать утверждения контента для представленных элементов?". Появится диалоговое окно предупреждения.
   
6. Чтобы закрыть сообщение, нажмите кнопку "ОК".
7. Чтобы закрыть диалоговое окно "Параметры управления версиями", нажмите кнопку "ОК". При возврате в список или библиотеку состояние "Утверждение " больше не будет доступно на странице. Все пользователи, у которых есть разрешение на просмотр списка или библиотеки, могут просматривать весь контент, который там находится.