Facilitátor v schôdzach cez Microsoft Teams

Agent facilitátora pracuje v rámci schôdzí cez Teams na efektívnejšiu spoluprácu vrátane nasledujúcich funkcií:

Generuje poznámky generované umelou inteligenciou v reálnom čase počas schôdzí, vďaka čomu môžu všetci spoluvytvárať a bezproblémovo spolupracovať.
Zhrnie kľúčové rozhodnutia a otvorí otázky z diskusie o schôdzi.
Odpovedá účastníkom schôdze na otvorené otázky v chate schôdze.
Dokumenty – prehľady z diskusie o schôdzi.
Skontroluje program schôdze z pozvánky na schôdzu a poznámok zo schôdze Loop súčasti a potom odošle program v chate schôdze, aby všetci účastníci vedeli o témach, o ktorých sa má diskutovať.
Príkazy účastníkov na definovanie cieľov schôdze, ak sa nezistí žiadny program schôdze.
Pomáha diskusii udržať si program a čas zobrazením tém v časovači agendy s časovými vyhradeniami a označením, keď sa pre danú tému začala diskusia.
Spravuje čas spustením a zobrazením časovača odpočítavania všetkým účastníkom a upozorňovaním účastníkov na skončenie časovača, aby schôdza zostala v obraze.
Upozorní účastníkov, keď sa schôdza spustí počas naplánovaného času ukončenia, a pomáha účastníkom naplánovať potrebné následné schôdze.
@mentions neprítomných účastníkov v chate schôdze, keď boli viackrát spomenutí počas schôdze.
Požiadajte facilitátora o vytvorenie slučky alebo wordového dokumentu na základe konverzácie.
Požiadajte facilitátora, aby vám pomohol spravovať úlohy pomocou @mentioning Facilitator pri vytváraní, aktualizácii alebo dotazovaní úloh súvisiacich s danou schôdzou. Tieto úlohy sa zosynchronizujú s plánom schôdze priradeným k danej inštancii.
Úlohy proaktívne vytvorené facilitátorom sa automaticky synchronizujú s plánom schôdze priradeným k danej inštancii schôdze. K dispozícii vo verejnej ukážke aplikácie Teams.

Dôležité:

Ak chcete po skončení schôdze vyzvať facilitátora, uistite sa, že ste pred schôdzou alebo počas nej zapli prepis. Ak je kopilot nastavený na spustenie bez prepisu, facilitator začne bez prepisu rovnako.
Na pridanie facilitátora k schôdzi alebo jej zapnutie počas schôdze sa vyžaduje licencia na Microsoft 365 Copilot. Každý účastník schôdze (okrem externých účastníkov) však môže zobraziť všetky aktualizácie v reálnom čase v chate a poznámkach.

Pridanie facilitátora do pozvánky na schôdzu

Existujú tri možné spôsoby, ako môžete pridať facilitátora k schôdzi prostredníctvom jeho pozvánky na schôdzu:

V pozvánke na schôdzu použite prepínač Facilitátor.
V pozvánke na schôdzu použite možnosť Zapnúť pre facilitator.
Použite tablu Možností schôdze.

Poznámka: Facilitátor je možné pridať len do plánovaných schôdzí a nemožno ho pridať do schôdzí kanála, okamžitých schôdzí ani hovorov cez Teams.

Zapnutie facilitátora vo formulári plánovania schôdze

Zapnutie funkcie Facilitator pri plánovaní schôdze:

Vyberte kalendára v aplikácii Teams.
Vyberte položku Nová udalosť > udalosť.
Vyberte položku Pridať facilitátor. Ďalšie možnosti >v pozvánke na schôdzu pridajte Facilitator .

Používanie tably možností schôdze

Zjednodušenie môžete do pozvánky na schôdzu pridať aj zmenou možností schôdze.

V pozvánke na schôdzu vyberte položku Možnosti .
V možnostiach schôdze vyberte položku Kopilot a ďalšie umelej inteligencie .
Zapnite prepínač Facilitator .
Vyberte položku Použiť.

Vytvorenie agendy schôdze

Facilitátor automaticky vyhľadá agendu v popise schôdze a Loop súbor s poznámkami zo schôdze. Ak chcete, aby facilitátor extrahoval program zo poznámok zo schôdze alebo pozvánky na schôdzu, vykonajte tieto kroky:

Pred začatím schôdze napíšte program schôdze do popisu schôdze alebo do poznámok zo schôdze Loop súčasť.
Zapnutie facilitátora počas plánovania alebo na začiatku schôdze.

Facilitátor prečíta program a odošle správu v chate.

Program schôdze môže poskytnúť aj @mentioning facilitátor v chate.

Príklad: "@Facilitator, tu je agenda: úvod (5 minút), diskusia o produkte (25 minút)."

Pridanie facilitátora počas schôdze

Zapnutie facilitátora počas schôdze:

V ovládacích prvkoch schôdze vyberte položku Ďalšie akcie .
V ponuke vyberte položku Zapnúť Facilitator.

Keď zapnete funkciu Facilitator, zobrazí sa výzva na výber jazyka, ak ešte nebol vybratý jazyk schôdze. Keď je facilitátor zapnutý, môže poskytnúť prehľady počas celého trvania schôdze.

Schopnosť moderovania pre agenta facilitátora, ktorý pracuje na schôdzi cez Teams.

Ikona Poznámky v ovládacích prvkoch schôdze sa zmení na Ikona poznámok generovaných umelou inteligenciou , čo znamená, že sú zapnuté poznámky generované umelou inteligenciou. Poznámky generované umelou inteligenciou sa nezobrazia okamžite, ale začnú o niekoľko minút neskôr na základe diskusie zachytenej v prepise.

Poznámka: Účastníci mobilnej schôdze môžu vidieť vygenerované živé poznámky. Počas schôdze môžu facilitátor zapnúť alebo vypnúť iba účastníci schôdze, ktorí sú organizátormi alebo prezentujúcimi a používajú Teams pre web alebo pracovnú plochu.

Vypnutie facilitátora počas schôdze

Vypnutie facilitátora počas schôdze:

V ovládacích prvkoch schôdze vyberte položku Ďalšie akcie .
V ponuke vyberte položku Vypnúť Facilitátor .

Vypnutím funkcie Facilitator sa zastaví automatické zapisovanie poznámok, ale neodstráni sa poznámky, ktoré už boli urobené.

Sledovanie schôdze pomocou agendy

Facilitátor automaticky sleduje agendu, keď sa program nachádza v pozvánke na schôdzu alebo v poznámkach k schôdzi, alebo keď sa program nachádza v chate.

Ak chcete začať sledovať, @mention facilitator a poskytnúť program. Príklad: "@Facilitator, tu je agenda: úvod (5 minút), diskusia o produkte (25 minút)."
Ak chcete program upraviť, @mention Facilitator a požiadajte ho, aby urobil zmenu. Napríklad "@Facilitator, add 'Strategy review' to the agenda for 15 minutes."

Facilitátor pomáha účastníkom sledovať čas v rámci týchto bodov programu zdieľaním programu v časovači na etape schôdze. Ak má program vyhradený čas, časovač vám pomôže sledovať čas pre každú tému.

Facilitátor si vypočuje diskusiu o schôdzi a označí témy znakom začiarknutia po začatí diskusie o danej téme.

Facilitátor označuje témy znakmi začiarknutia v intervaloch počas schôdze, nie bezprostredne po začatí diskusie.

Požiadajte facilitátor o spustenie časovača

Môžete tiež požiadať facilitátora, aby spustil časovač, ktorý nie je viazaný na program schôdze.

V chate schôdze @mention Facilitator a požiadajte ho, aby spustil časovač.
1. Napríklad "@Facilitator, pridajte časovač na päť minút."
Facilitátor začne časovač počas schôdze.
Môžete tiež @mention facilitator pre akcie, ako je napríklad obnovenie, pozastavenie a zastavenie časovača.

Zapisovanie poznámok pomocou funkcie Facilitator v mobilnom zariadení

Priamo z mobilného zariadenia môžete okamžite zaznamenávať, prepisovať a organizovať poznámky zo schôdze priamo z mobilného zariadenia.

Zapisovanie poznámok pomocou facilitátora:

Skontrolujte, či má vaše zariadenie nainštalovanú najnovšiu verziu aplikácie Teams. Aktualizácie nájdete v obchode Apple App Store.
Otvorte mobilnú aplikáciu Teams.
Ťuknite na položku Kalendár .
Ťuknite na položku Schôdza .
Ťuknite na položku Zapisovať poznámky pomocou funkcie Facilitator.
Vypnite natívne funkcie izolácie hlasu v systéme iOS:
1. Počas hovoru potiahnite prstom nadol z pravého horného rohu obrazovky a otvorte ovládacie centrum.
2. Ťuknite na položku Režim mikrofónu.
3. Vyberte Standard.

Nastavenia izolácie hlasu v systéme iOS sa zachovajú v budúcich schôdzach.

Generovanie živých poznámok pri zhromažďovaní hovoreného obsahu môže trvať niekoľko minút. Po skončení schôdze budete môcť zobraziť poznámky alebo získať prepojenie na zdieľanie. Ak chcete získať prístup k poznámkam neskôr, ako aj ku kopilotu, otvorte schôdzu v kalendári alebo zozname chatov a zobrazte si zhrnutie.

Ďalšie informácie o poznámkach zo schôdze v aplikácii Teams nájdete v téme Zapisovanie poznámok zo schôdze v aplikácii Microsoft Teams.

Kontrola obsahu generovaného umelou inteligenciou po schôdzi

K ľubovoľnému obsahu vytvorenému facilitátorom počas schôdze môžete získať prístup prostredníctvom chatu a poznámok zo schôdze v časti Zhrnúť po skončení schôdze.

Vyberte položku Chat v aplikácii Teams.
Vyberte chat schôdze, v ktorom ste zapli funkciu Facilitator.
V hornej časti chatu schôdze vyberte položku Zhrnúť. Môžete tiež otvoriť chat schôdze a z miniatúry schôdze vybrať možnosť Zobraziť zhrnutie.
Vyberte položku poznámky.

Vyhľadanie poznámok generovaných umelou inteligenciou po skončení schôdze na karte Zhrnutie chatu v Teams.

Poznámky zo schôdze generované umelou inteligenciou sa ukladajú na stránke Microsoft Loop a každý účastník schôdze môže upraviť Loop stránku pred, počas alebo po schôdzi, ako aj upravovať poznámky vygenerované umelou inteligenciou počas a po schôdzi. Okrem poznámok generovaných umelou inteligenciou v reálnom čase na karte Poznámky obsahuje karta súhrnu umelej inteligencie aj súhrn úplného prepisu vygenerovaný po schôdzi.

Kladenie otázok facilitátorovi v chate schôdze

Facilitátor pôsobí ako člen tímu spolupráce v chate schôdze a môže pomôcť vyhľadávať na webe a odpovedať na otázky týkajúce sa konverzácie počas schôdze. Len @mention facilitator na:

Získajte rýchle súhrny, ktoré môžete dohnať.
Kladenie otázok týkajúcich sa schôdze alebo chatu alebo zdieľaných dokumentov.
Nájdite odpovede o konverzácii alebo všeobecných témach.
Udržiavajte tím aktualizovaný pomocou kľúčových prehľadov.
Vyhľadajte na webe relevantné informácie, ktoré chcete zdieľať.
Kladenie otázok o programe a čase.

Spravovanie úloh

Facilitátor vám môže pomôcť spravovať úlohy zo schôdze. Facilitátor automaticky zaznamenáva počas schôdze úlohy, ku ktorým máte prístup v poznámkach. V časti Spracovanie úloh vyberte položku Prijať na synchronizáciu a synchronizujte tieto úlohy s Plannerom.

Môžete tiež priamo prostredníctvom chatu na schôdzi požiadať facilitátora o vytvorenie, úpravu a priradenie ďalších úloh. Úlohy, ktoré od facilitátora požiadate, aby sa automaticky synchronizovali s Plannerom. Môžete tiež dotazovať konkrétne úlohy alebo všetky úlohy súvisiace s danou schôdzou.

Vytvorenie dokumentu

Facilitátor môže vytvoriť dokument Word alebo Loop na základe konkrétnej témy zo schôdze zadaním @Facilitator spolu so žiadosťou. Facilitátor tiež ponúkne pomoc pri diskusii o tvorbe dokumentov. V takýchto prípadoch budete musieť prijať a uznať facilitátora, aby ste tento koncept vygenerovali.

Súvisiace témy

Používanie Copilota v schôdzach cez Microsoft Teams

Najčastejšie otázky o agentoch v aplikácii Microsoft Teams