Mali by ste pri používaní skupiny produktov balíka Office používať Excel alebo používať Access na spravovanie tabuľkových údajov? Doplnkový článok s názvom Používanie Accessu alebo Excelu na spravovanie údajov popisuje výhody jednotlivých produktov a ich prínos v tabuľke. Ale prečo si vybrať medzi nimi? Ak ukladáte údaje v Accesse a pripájate sa k nim z Excelu, získate výhody oboch možností. Tu je desať dôvodov, prečo je spoločné používanie Excelu a Accessu zmysluplné.
Napriek tomu, že Excel nie je databáza, často sa používa na ukladanie údajov a často sa používa na riešenie jednoduchých problémov s databázou. Excel je však plochá databáza súborov, nie relačná databáza. Keď sa jednoduché tabuľky musia vyvíjať do viacerých tabuliek súvisiacich údajov, Access je prvou voľbou pre informačných pracovníkov na rýchle vytvorenie databázovej aplikácie. Access bol vždy skvelým "vstupným panelom údajov" na zhromažďovanie a konsolidáciu rôznorodých údajov v celom podniku, z ktorých veľká časť sa nachádza v excelových zošitoch. Keď sú vaše údaje v Accesse, môžete pridať ďalšie tabuľky a pripojiť sa k nim, vytvoriť dotazy (alebo zobrazenia údajov), štruktúrovať údaje a definovať typy údajov, aby sa zabezpečila integrita údajov, zdieľanie a aktualizácia údajov medzi mnohými používateľmi a vytváranie výkonných zostáv a formulárov.
Na rozdiel od jednoduchého rozloženia tabuľkového hárka v Exceli je Access usporiadaný odlišne s niekoľkými vzájomne prepojenými objektmi, ktoré sa môžu spočiatku zdať skľučujúce. Na používanie Accessu však nemusíte byť odborníkom. Access je určený pre všetky typy používateľov a môžete ho používať len tak ďaleko, ako potrebujete.
Odlúpte prístup k vrstve naraz.
1. Access môžete používať tromi spôsobmi: ako príležitostný používateľ, mocný používateľ alebo vývojár.
2. Tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy sa navzájom budujú a tvoria jadro databázovej aplikácie.
3. Príležitostní používatelia majú sprievodcov, zostavovačov vlastností, používateľské rozhranie Office Fluent a funkcie podobné Excelu na rýchlu prácu.
4. Power users have macros, the property pane, expressions, and database design tools to delve deeper and do more.
5. Vývojári môžu pracovať s modulmi a vyvíjať kód VBA na vytváranie vlastných databázových riešení a nasadenie aplikácií runtime.
Dobrým spôsobom, ako začať, je skopírovať údaje z Excelu do Accessu. Môžete vytvoriť accessovú tabuľku a zobraziť ju v údajovom zobrazení, ktoré sa veľmi podobá excelovému hárku. Môžete vykonávať bežné úlohy vytvárania tabuliek, ako je napríklad definovanie typu údajov, názvu poľa alebo nového poľa, priamo v údajovom zobrazení. Ak napríklad zadáte dátum do prázdneho poľa, Access nastaví pre toto pole typ údajov Dátum a čas. Ak zadáte text, napríklad názov, Program Access použije na pole typ údajov Text. Ak chcete pole premiestniť, jednoducho naň kliknite a presuňte ho.
Keď kopírujete údaje z Excelu a prilepíte ich do Accessu, nemusíte najprv vytvoriť tabuľku ani otvoriť tabuľku v údajovom zobrazení. Access automaticky zobrazí otázku, či vaše údaje obsahujú hlavičky, dobre odhadne použitie správneho typu údajov a vytvorí accessovú tabuľku. Nemôže to byť jednoduchšie.
Ďalšie informácie nájdete v téme Otvorenie prázdneho údajového hárka.
Jedným z najjednoduchších spôsobov odvodenia výhod Excelu aj Accessu je prepojenie excelového hárka s accessovými tabuľkami. Accessové prepojenie použite vtedy, keď plánujete ponechať údaje v Exceli, ale zároveň pravidelne využívať niektoré z mnohých funkcií Accessu, ako je napríklad vytváranie zostáv a dotazovanie. Prepojíte údaje z Accessu a nie z Excelu.
Access podporuje dva zásadne odlišné spôsoby vytvárania databázových tabuliek. Používatelia môžu vytvárať nové natívne tabuľky na ukladanie údajov v databáze Accessu alebo môžu vytvoriť prepojenia na existujúce údaje mimo databázy Accessu. Údaje v prepojených tabuľkách sa zobrazujú a správajú sa mnohými spôsobmi rovnako ako natívne tabuľky. Sprievodca správcom prepojenej tabuľky vám pomôže sledovať, vyhľadať a aktualizovať excelový hárok alebo iný zdroj údajov, ak sa premiestni a prepojenie sa preruší.
Keď vytvoríte prepojenie na excelový hárok alebo pomenovaný rozsah, Access vytvorí novú tabuľku, ktorá je prepojená s excelovými údajmi. Ak chcete pridať, upraviť alebo odstrániť údaje, vykonajte zmeny v Exceli a obnovte (alebo znova dotazujte) údaje v accessovej tabuľke. Obsah tabuľky však nie je možné upravovať v Accesse. S údajmi prepojenými na Excel môžete vytvárať zostavy, dotazy a formuláre iba na čítanie v Accesse.
Ďalšie informácie nájdete v téme Import údajov alebo prepojenie na údaje v excelovom zošite.
Ak sa rozhodnete vystrihnúť údajový kábel, môžete údaje presunúť do Excelu importovaním údajov do Accessu. Všimnite si, že import slova má dva rôzne významy medzi Excelom a Accessom. Pri importe (alebo pripojení) v Exceli vytvárate trvalé pripojenie k údajom, ktoré je možné obnoviť. V Accesse sa pri importe údaje do Accessu prenesú raz, ale bez trvalého pripojenia údajov. Keď importujete údaje, Access uloží údaje do novej alebo existujúcej tabuľky bez toho, aby sa zmenili údaje v Exceli. V Accesse môžete importovať ľubovoľný alebo všetky hárky v excelovom zošite v rámci jednej operácie.
Sprievodca importom vás prevedie krokmi importu a pomôže vám pri dôležitých rozhodnutiach o tom, či zmeniť typy údajov a pridať hlavičky. Ak sa pri importe údajov vyskytnú chyby, Access vás upozorní a uloží ich do tabuľky, aby ste ich mohli rýchlo nájsť a opraviť. Môže sa napríklad nachádzať alfanumerické PSČ uložené hlboko v stĺpci, o ktorý ste si mysleli, že je celé číslo, alebo sa zistila duplicitná identifikácia pre pole hlavného kľúča. Môžete vykonať zmeny v excelovom zošite a znova importovať údaje alebo vykonať zmeny v novej accessovej tabuľke. Po dokončení operácie môžete uložiť kroky, ktoré ste použili, a dokonca vytvoriť úlohu Outlooku, ktorá vám pripomenie, kedy pravidelne vykonať operáciu importovania.
Po importovaní údajov sú teraz v Accesse natívne a na pridanie, úpravu a odstránenie údajov môžete použiť údajové hárky a formuláre. Po importovaní údajov sa môžete rozhodnúť, či sa majú odstrániť údaje z Excelu. Zvyčajne je vhodné mať na aktualizáciu údajov len jedno miesto.
Poznámka: Import údajov z Excelu do Accessu neimportuje vzorce, iba výsledky týchto vzorcov.
Ďalšie informácie nájdete v témach:
Accessové údaje môžete tiež znova pripojiť k Excelu. Ak to chcete urobiť, vytvorte pripojenie v Exceli, ktoré je často uložené v súbore pripojenia údajov balíka Office (.odc) k accessovej databáze a načítajte všetky údaje z tabuľky alebo dotazu. Po pripojení k údajom môžete excelové zošity automaticky obnoviť (alebo aktualizovať) z pôvodnej accessovej databázy vždy, keď sa databáza aktualizuje novými informáciami.
Ďalšie informácie nájdete v témach:
Keď sú vaše údaje v Accesse, môžete využiť skvelé množstvo nástrojov na vytváranie zostáv a prispôsobenie. Chcete vytvoriť zostavu pomocou niekoľkých kliknutí? Použite Sprievodcu zostavou. Chcete navrhnúť a upraviť rozloženie zostavy v reálnom čase pomocou dynamických údajov, premiestniť a zmeniť veľkosť blokov údajov, pridať a odstrániť polia a okamžite zobraziť zmeny pri ich vytváraní? Použite zobrazenie rozloženia. Chcete pracovať so zostavou na vyhľadávaní, filtrovaní a zoraďovaní dynamických údajov? Použite zobrazenie Zostava. Chcete pridať tlačidlá príkazov, čísla strán, obrázky, hypertextové prepojenia a profesionálne vyzerajúce štýly sami? V skupinách Ovládacie prvky a Rozloženie na karte Návrh na páse s nástrojmi použite mnohých sprievodcov ovládacími prvkami a galérie. Pomocou Accessu môžete jednoducho vytvárať jednoduché zostavy, skupinové a súhrnné zostavy, menovky s adresami, grafické zostavy a podstáv.
Po vytvorení zostavy použite Access na elektronickú distribúciu zostavy. Zostavu môžete napríklad odoslať pomocou e-mailovej správy alebo ju uložiť v rôznych formátoch, ako je napríklad snímka Accessu alebo PDF súbor, a pridať ju na webovú stránku alebo lokalitu SharePoint.
Ďalšie informácie nájdete v témach:
Keď sú vaše údaje v Accesse, môžete využiť mnohé nástroje na vytváranie a prispôsobenie formulárov. Chcete vytvoriť formulár len pomocou niekoľkých kliknutí? Použite Sprievodcu formulárom. Chcete navrhnúť a upraviť rozloženie formulára v reálnom čase pomocou dynamických údajov, premiestniť a zmeniť veľkosť blokov údajov, pridať a odstrániť polia a okamžite zobraziť zmeny pri jeho vytváraní? Použite zobrazenie rozloženia. Chcete pridať tlačidlá príkazov, zoznamy, rozbaľovacie polia, skupiny možností, obrázky, vstupné masky, grafy, hypertextové prepojenia a profesionálne vyzerajúce štýly sami? V skupinách Ovládacie prvky a Rozloženie na karte Návrh na páse s nástrojmi použite mnohých sprievodcov ovládacími prvkami a galérie. Pomocou Accessu môžete jednoducho vytvárať jednoduché formuláre, formuláre s kartami, spojité formuláre, kontextové formuláre, modálne dialógové okná a podformuláre.
V Accesse môžete jednoducho vytvoriť rozdelený formulár, ktorý zobrazí synchronizovaný údajový hárok a zobrazenie formulára, aby ste z oboch získali to najlepšie. Po vytvorení úhľadného formulára sa pomocou štandardných navigačných tlačidiel a vyhľadávacieho poľa v dolnej časti formulára môžete jednoducho posúvať, filtrovať a dokonca vyhľadávať údaje v pozadí formulára.
Ďalšie informácie nájdete v témach:
Bez ohľadu na to, ktorý produkt použijete, filtrujete údaje tak, aby fungovali s podmnožinou údajov, a údaje zoraďujete tak, aby sa zoradeli podľa svojich predstáv. V Accesse môžu používatelia Excelu filtrovať a zoraďovať údaje v údajovom zobrazení bez toho, aby museli znova naučiť úplne nové používateľské rozhranie. Ikony, ponuky príkazov, príkazy, kritériá a dialógové okná sú veľmi podobné bez ohľadu na to, či pracujete s textom, číslami, dátumami alebo prázdnymi hodnotami. Môžete dokonca uložiť filtre a zoradenia spolu s údajovým zobrazením.
Dotaz môžete vytvoriť v Accesse a dokonca ani neviete, čo znamená SQL. Štyria sprievodcovia dotazmi vám pomôžu vytvoriť jednoduché dotazy, nájsť duplikáty, vyhľadať nezhodné záznamy a vytvoriť krížové dotazy. Nemusíte ani vytvoriť dotaz. jednoducho filtrujte a zoraďte údaje tak, ako chcete, a uložia sa pomocou údajového hárka.
Ďalšie informácie nájdete v témach:
Teraz, keď sa vaša rodina rozrástla, zoznam sviatočných pohľadnice sa zrazu zväčšil a musíte sledovať oveľa viac narodenín a výročí. Žiadny problém! Ako zdroj údajov hromadnej korešpondencie môžete použiť accessovú tabuľku alebo dotaz a pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou Word vytvoriť operáciu hromadnej korešpondencie pre listy, karty, e-mailové správy a obálky. Ak potrebujete vytvoriť menovky s adresami, vytvorte a vytlačte menovky zo vytvorenej zostavy pomocou Sprievodcu menovkami v Accesse. Môžete dokonca automaticky pridať čiarový kód zodpovedajúci každej adrese zákazníka.
Ďalšie informácie nájdete v témach:
Access aj Excel poskytujú príkazy na pripojenie k údajom v zoznamoch SharePointu. Excel poskytuje jednosmerné pripojenie k prepojeným zoznamom SharePointu iba na čítanie. Keďže Access umožňuje čítať a zapisovať (obojsmerné) údaje v prepojených zoznamoch SharePointu. Zoznamy Accessu a SharePointu fungujú spolu veľmi dobre. Typy údajov Accessu a SharePointu, ako je napríklad text vo formáte RTF, iba pripojenie (na podporu sledovania histórie revízií v poli oznamu), prílohy, automatické číslovanie, vyhľadávania a polia s viacerými hodnotami, umožňujú plynulú integráciu a málo nekonzistentných údajov( ak existuje).
Keď prepojíte údaje zoznamu SharePointu s accessovou databázou, môžete údaje zoznamu SharePointu dokonca použiť offline v lokálnej databáze Accessu, lokálne pracovať s údajmi a potom sa znova pripojiť na lokalitu SharePoint a nahrať všetky zmeny. Všetky konfliktné zmeny údajov vykonané inými používateľmi sa budú spracovávať pomocou Sprievodcu riešením konfliktov. Formuláre a zostavy, ktoré ste vytvorili v Accesse, sú založené na rovnakých údajoch, ale prepojené so zoznamami SharePointu.
Excel poskytuje nasledujúce body integrácie so sharepointovým serverom.
1. Vykonanie jednorazového importu údajov excelového hárka do zoznamu SharePointu alebo exportu údajov excelového hárka do zoznamu SharePointu s cieľom vytvoriť trvalé jednosmerné pripojenie údajov.
2. Obnovenie údajov v excelovom hárku zo zoznamu SharePointu pomocou trvalého jednosmerného pripojenia údajov.
3. Publikovanie excelových zošitov v Excel Services a zobrazenie údajov a práca s nimi pomocou webovej časti Excel Web Access na stránke webových častí.
4. Importujte (pripojte) údaje do excelového zošita zo serverov OLAP, SQL Server a accessových databáz a plochých súborov.
Access poskytuje nasledujúce body integrácie so serverom SharePoint Server.
1. Vykonanie jednorazového importu alebo exportu údajov medzi accessovými zobrazeniami a zoznamom SharePointu.
2. Vytvorením trvalého obojsmerného pripojenia môžete prepojiť údaje medzi accessovými tabuľkami a zoznamom SharePointu. (Aktualizované údaje zoznamu možno zobraziť v accessovej tabuľke, aktualizované údaje accessovej tabuľky možno zobraziť v zozname.)
3. Nastavenie údajov zoznamu na režim offline, aktualizácia v Accesse, opätovné sprístupnenie online, synchronizácia aktualizácií a riešenie konfliktov.
4. Zobrazenie a úprava údajov zoznamu v accessovom údajovom zobrazení, zobrazení formulára a zobrazení zostavy.
Ďalšie informácie nájdete v témach:
Môžete vytvoriť pomerne sofistikované počítačové databázové aplikácie bez toho, aby ste museli písať jeden riadok kódu VBA. Každý objekt Accessu má rozsiahlu množinu vlastností a udalostí, ktoré sú jednoducho prístupné z hárka vlastností, čo vám pomôže prispôsobiť riešenie. Každý objekt obsahuje podrobných návrhárov, ktorí zobrazujú všetky funkcie, ktoré máte k dispozícii. Ďalšie šablóny databázy sú k dispozícii v Office Online. Šablóny polí a tabuliek vám pomôžu rýchlo vytvárať a prispôsobovať nové tabuľky. Novú databázu môžete navrhnúť úplne od začiatku pomocou vstavaných nástrojov na navrhovanie databáz.
Accessové makrá používajú deklaratívne prostredie, ktoré nevyžaduje písanie kódu VBA, takže nemusíte byť vývojárom. Každá akcia makra vykonáva úlohu, ako je napríklad otvorenie formulára, spustenie dotazu, vyhľadanie záznamov alebo zobrazenie správy. Makrá môžete vložiť v ľubovoľnom prípade zostavy, formulára alebo ovládacieho prvku. Väčšina makier obsahuje argumenty a môžete do nich pridať podmienenú logiku, aby mohli robiť to, čo chcete. Môžete dokonca definovať premenné a vykonať kontrolu chýb, a to znova bez písania kódu VBA.
Navrhnite prototyp a spustite ho it oddelením. Vytvorte riešenie pre svoj tím, keď ho potrebujú ASAP, a to na šnúrku s holými kosťami zamestnancov. Sledujte predané lístky na firemnú párty, sledujte čas použiteľnosti výrobných materiálov alebo značky na tlač akceptačných štítkov pre diely. Sledovanie úloh, problémov a výstupov v tímových projektoch. Vytvorte databázu predajného kanála na monitorovanie potenciálnych predajov v rámci malej skupiny odborníkov na predaj.
