Vytvorenie a zdieľanie tabule pomocou Excelu a Skupín od Microsoftu

Tabuľa je vizuálne znázornenie kľúčových metrík, ktoré vám umožňujú rýchlo zobraziť a analyzovať údaje na jednom mieste. Tabule poskytujú nielen konsolidované zobrazenia údajov, ale aj možnosť samoobslužnej business intelligence, v ktorej môžu používatelia filtrovať údaje tak, aby zobrazovali len to, čo je pre nich dôležité. V minulosti bolo pri vytváraní zostáv v Exceli často potrebné generovať viacero zostáv podľa potrieb rôznych ľudí alebo oddelení.

Príklad excelovej tabule s rýchlymi filtrami a časovou osou

Prehľad

V tejto téme sa budeme zaoberať používaním viacerých kontingenčných tabuliek, kontingenčných grafov a nástrojov kontingenčných tabuliek na vytvorenie dynamickej tabule. Potom poskytneme používateľom možnosť rýchleho filtrovania údajov podľa svojich predstáv pomocou rýchlych filtrov a časovej osi, ktoré umožňujú automatické rozbalenie kontingenčných tabuliek a grafov a zobrazenie len informácií, ktoré používatelia chcú vidieť. Okrem toho môžete po pridaní alebo aktualizácii údajov tabuľu rýchlo obnoviť. Vďaka tomu je veľmi praktická, pretože zostavu tabule je potrebné vytvoriť iba raz.

V tomto príklade vytvoríme z jedného zdroja údajov štyri kontingenčné tabuľky a grafy.

Po vytvorení tabule vám ukážeme, ako ju zdieľať s ľuďmi vytvorením skupiny Microsoft. K dispozícii je tiež interaktívny excelový zošit, ktorý si môžete stiahnuť a postupovať podľa týchto krokov samostatne.

Stiahnuť excelový zošit s kurzom o tabuli.

Získanie údajov

Môžete skopírovať a prilepiť údaje priamo do Excelu alebo môžete nastaviť dotaz zo zdroja údajov. V tomto článku sme použili dotaz Analýza predaja zo šablóny Northwind Traders pre Microsoft Access. Ak ho chcete použiť, môžete otvoriť Access a prejsť na položku Súbor > Nové > Hľadať a v časti Hľadať zadať výraz Northwind a vytvoriť databázu šablón. Keď to urobíte, budete mať prístup ku všetkým dotazom zahrnutým v šablóne. Tieto údaje sme už vložili do excelového zošita za vás, takže ak nemáte Access, nemusíte sa obávať.
Overte správnú štruktúru údajov bez chýbajúcich riadkov alebo stĺpcov. Každý riadok by mal predstavovať samostatný záznam alebo položku. Pomoc s nastavením dotazu alebo s údajmi, s ktorým je potrebné manipulovať, nájdete v téme Získanie & transformácie v Exceli.
Ak údaje nie sú naformátované ako excelová tabuľka, naformátujte ich. Pri importe údajov z Accessu sa údaje automaticky importujú do tabuľky.

Vytvorenie kontingenčných tabuliek

Vyberte ľubovoľnú bunku v rozsahu údajov a prejdite na položky Vložiť > Kontingenčná tabuľka > Nový hárok. Ďalšie podrobnosti nájdete v téme Vytvorenie kontingenčnej tabuľky na analýzu údajov z hárkov.
Pridajte do kontingenčnej tabuľky potrebné polia a požadované formátovanie. Táto kontingenčná tabuľka bude základom pre ostatných, takže by ste mali venovať nejaký čas potrebným úpravám štýlu, rozloženia zostavy a všeobecného formátovania, aby ste to nemuseli robiť viackrát. Ďalšie podrobnosti nájdete v téme: Návrh rozloženia a formátu kontingenčnej tabuľky.

V tomto prípade sme vytvorili súhrn predaja na najvyššej úrovni podľa kategórií produktov a zoradili ho podľa oblasti predaja v zostupnom poradí.

Ďalšie podrobnosti nájdete v téme Zoradenie údajov v zostave kontingenčnej tabuľky alebo kontingenčného grafu.
Po vytvorení predlohy kontingenčnej tabuľky ju vyberte a skopírujte a prilepte do prázdnych oblastí hárka toľkokrát, koľkokrát je to potrebné. V našom príklade môžu kontingenčné tabuľky meniť riadky, ale nie stĺpce, preto sme ich umiestnili do rovnakého riadka a každú oddelili prázdnym stĺpcom. Vo vašom prípade však môže byť potrebné umiestniť kontingenčné tabuľky pod seba, ak majú možnosť rozbaľovania stĺpcov.

Dôležité: Kontingenčné tabuľky sa nemôžu navzájom prekrývať, preto sa uistite, že váš návrh im poskytne dostatok priestoru, aby sa dali rozbaliť a zmýliť, keď sa hodnoty filtrujú, pridávajú alebo odstraňujú.

V tomto momente môžete kontingenčným tabuľkám dať zmysluplné názvy, aby ste vedeli, čo robia. V opačnom prípade ich Excel pomenuje kontingenčná tabuľka1, kontingenčná tabuľka2 atď. Môžete vybrať každú z nich, potom prejsť na položku Analyzovať kontingenčnú tabuľku > kontingenčnej tabuľke a potom zadať nový názov do poľa Názov kontingenčnej tabuľky . Bude to dôležité, keď sa kontingenčné tabuľky pripoja k ovládacím prvkom rýchlych filtrov a časovej osi.

Vytvorenie kontingenčných grafov

Kliknite na ľubovoľné miesto v prvej kontingenčnej tabuľke, prejdite na položku Nástrojena analýzu > kontingenčnej tabuľky > kontingenčný graf a potom vyberte typ grafu. Vybrali sme kombinovaný graf s predajom ako skupinový stĺpcový graf a % súčtu ako čiarový graf vykreslený na vedľajšej osi.
Na kartách Analýza, Návrh a Formátkontingenčného grafu vyberte požadovanú veľkosť a formát. Ďalšie podrobnosti nájdete v našich radoch vo formátovacích grafoch.
Postup zopakujte vo všetkých zvyšných kontingenčných tabuľkách.
Teraz je tiež vhodný čas na premenovanie kontingenčných grafov. Prejdite na položku Analýza kontingenčného grafu > kontingenčného grafu a potom zadajte nový názov do poľa Názov grafu .

Pridanie rýchlych filtrov a časovej osi

Rýchle filtre a časové osi umožňujú rýchlo filtrovať kontingenčné tabuľky a kontingenčné grafy tak, aby ste videli len tie informácie, ktoré sú pre vás zmysluplné.

Rozložené zobrazenie rýchlych filtrov a časovej osi na tabuli

Vyberte ľubovoľnú kontingenčnú tabuľku a prejdite na položku Analýza kontingenčnej tabuľky > filter > vložte rýchly filter a potom skontrolujte každú položku, ktorú chcete použiť pre rýchly filter. Pre túto tabuľu sme vybrali položky Kategória, Názov produktu, Zamestnanec a Meno zákazníka. Po kliknutí na tlačidlo OK sa rýchle filtre pridajú do stredu obrazovky, ktoré sú naskladané na seba, takže ich budete musieť podľa potreby usporiadať a zmeniť ich veľkosť.
Možnosti rýchleho filtra: Ak kliknete na ľubovoľný rýchly filter, môžete prejsť na kartu Rýchly filter a vybrať rôzne možnosti, ako napríklad Štýl a počet zobrazených stĺpcov. Viacero rýchlych filtrov môžete zarovnať tak, že ich vyberiete stlačením kombinácie klávesov Ctrl + kliknutie ľavým tlačidlom myši a potom použijete nástroje Zarovnať na karte Nástroje rýchleho filtra .
Connections rýchleho filtra: Rýchle filtre sa pripoja len ku kontingenčnej tabuľke, ktorú ste použili na ich vytvorenie, takže je potrebné vybrať každý rýchly filter a potom prejsť do rýchleho filtra > rýchly filter > zostavu Connections a skontrolovať kontingenčné tabuľky, ku ktorým sa chcete pripojiť. Rýchle filtre a časové osi môžu ovládať kontingenčné tabuľky v ľubovoľnom hárku, a to aj vtedy, ak je hárok skrytý.
Pridať časovú os: Vyberte ľubovoľnú kontingenčnú tabuľku a prejdite na položku Analyzovať > filter > vložte časovú os a potom skontrolujte každú položku, ktorú chcete použiť. Pre túto tabuľu sme vybrali dátum objednávky.
Možnosti časovej osi: Kliknite na časovú os a prejdite na kartu Časová os a vyberte možnosti ako Štýl, Hlavička a Popis. Vyberte položku Pripojenia zostáv a prepojte časovú os s ľubovoľnými kontingenčnými tabuľkami.

Prečítajte si ďalšie informácie o ovládacích prvkoch rýchlych filtrov a časovej osi.

Ďalší postup

Tabuľa je teraz funkčne dokončená, pravdepodobne ju však budete musieť usporiadať tak, aby bola podľa vašich predstáv, a vykonať posledné úpravy. Môžete napríklad pridať názov zostavy alebo pozadie. Pre našu tabuľu sme pridali tvary okolo kontingenčných tabuliek a na karte Zobraziť vypli nadpisy a mriežky.

Nezabudnite otestovať každý rýchly filter a časovú os, aby ste sa uistili, že kontingenčné tabuľky a kontingenčné grafy sa správajú podľa vašich predstáv. Môžu sa vyskytnúť situácie, v ktorých určité výbery spôsobia problémy, ak sa jedna kontingenčná tabuľka chce upraviť a prekrývať s inou, čo nedokáže a zobrazí chybové hlásenie. Tieto problémy by sa mali odstrániť pred distribúciou tabule.

Po dokončení nastavenia tabule môžete kliknúť na kartu Zdieľať tabuľu v hornej časti tejto témy a naučiť sa ju distribuovať.