Vytvorenie a zdieľanie tabule pomocou Excelu a Skupín od Microsoftu

Získanie údajov

1. Môžete skopírovať a prilepiť údaje priamo do Excelu alebo môžete nastaviť dotaz zo zdroja údajov. V tomto článku sme použili dotaz Analýza predaja zo šablóny Northwind Traders pre Microsoft Access. Ak ju chcete použiť, otvorte Access, prejdite na položky Súbor > Nové a vyhľadajte výraz Northwind a vytvorte šablónu databázy. Potom budete môcť pristupovať k ľubovolnému dotazu, ktorý je zahrnutý v šablóne. Do excelového zošita sme už vložili tieto údaje za vás, preto ak nemáte Access, nie je to prekážka.

2. Overte, či sú údaje správne štruktúrované a nechýbajú žiadne riadky ani stĺpce. Každý riadok by mal predstavovať samostatný záznam alebo položku. Ak potrebujete pomoc pri nastavení dotazu, alebo ak je potrebné vaše údaje upraviť, pozrite si tému Získať a transformovať v Exceli.

   

3. Ak údaje nie sú naformátované ako excelová tabuľka, naformátujte ich. Pri importe údajov z Accessu sa údaje automaticky importujú do tabuľky.

Vytvorenie kontingenčných tabuliek

1. Vyberte ľubovoľnú bunku v rozsahu údajov a prejdite na položky Vložiť > Kontingenčná tabuľka > Nový hárok. Ďalšie podrobnosti nájdete v téme Vytvorenie kontingenčnej tabuľky na analýzu údajov z hárkov.

2. Pridajte do kontingenčnej tabuľky potrebné polia a požadované formátovanie. Táto kontingenčná tabuľka bude základom pre ostatné, preto by ste mali vykonať potrebné úpravy štýlu, rozloženia zostavy a všeobecného formátovania, aby ste to nemuseli robiť viackrát. Ďalšie podrobnosti nájdete v téme: Návrh rozloženia a formátu kontingenčnej tabuľky.

   V tomto prípade sme vytvorili súhrn predaja na najvyššej úrovni podľa kategórií produktov a zoradili ho podľa oblasti predaja v zostupnom poradí.

   

   Ďalšie podrobnosti nájdete v téme Zoradenie údajov v zostave kontingenčnej tabuľky alebo kontingenčného grafu.

3. Po vytvorení predlohy kontingenčnej tabuľky ju vyberte a skopírujte a prilepte do prázdnych oblastí hárka toľkokrát, koľkokrát je to potrebné. V našom príklade môžu kontingenčné tabuľky meniť riadky, ale nie stĺpce, preto sme ich umiestnili do rovnakého riadka a každú oddelili prázdnym stĺpcom. Vo vašom prípade však môže byť potrebné umiestniť kontingenčné tabuľky pod seba, ak majú možnosť rozbaľovania stĺpcov.

   Dôležité: Kontingenčné tabuľky sa nemôžu navzájom prekrývať, preto sa presvedčte, že je medzi nimi dostatok miesta na rozbaľovanie alebo zužovanie pri filtrovaní, pridávaní alebo odstraňovaní hodnôt.

   V tomto bode je vhodné kontingenčné tabuľky zmysluplne pomenovať, aby ste vedeli, na čo slúžia. V opačnom prípade im Excel zadá názvy Kontingenčná tabuľka1, Kontingenčná tabuľka2 atď. Vyberte každú z nich, prejdite na položky Nástroje pre kontingenčné tabuľky > Analyzovať a zadajte nový názov do poľa Názov kontingenčnej tabuľky. Bude to dôležité, keď sa kontingenčné tabuľky pripoja k ovládacím prvkom rýchlych filtrov a časovej osi.

   

Vytvorenie kontingenčných grafov

1. Kliknite na ľubovoľné miesto v prvej kontingenčnej tabuľke, prejdite na položky Nástroje pre kontingenčné tabuľky > Analyzovať > Kontingenčný graf a vyberte typ grafu. Vybrali sme kombinovaný graf s predajom vyjadreným pomocou skupinového stĺpcového grafu a % celkového súčtu vyjadreným vo forme čiarového grafu vyobrazeného na vedľajšej osi.

   

2. Vyberte graf a pomocou karty Nástroje pre kontingenčné grafy upravte podľa potreby jeho veľkosť a formát. Ďalšie podrobnosti nájdete v sérii článkov o formátovaní grafov.

3. Postup zopakujte vo všetkých zvyšných kontingenčných tabuľkách.

4. Teraz nastala vhodná chvíľa aj na premenovanie kontingenčných grafov. Prejdite na položky Nástroje pre kontingenčné grafy > Analyzovať a zadajte nový názov do poľa Názov grafu.

Pridanie rýchlych filtrov a časovej osi

Rýchle filtre a časové osi umožňujú rýchlo filtrovať kontingenčné tabuľky a kontingenčné grafy, aby ste mohli zobrazovať len dôležité informácie.

1. Vyberte ľubovolnú kontingenčnú tabuľku, prejdite na položky Nástroje pre kontingenčné tabuľky > Analyzovať > Filter > Vložiť rýchly filter a potom začiarknite každú položku, ktorú chcete v rýchlom filtri použiť. Na tejto tabuli sme vybrali položky Kategória, Názov produktu, Meno zamestnanca a Meno zákazníka. Po kliknutí na tlačidlo OK sa rýchle filtre pridajú do stredu obrazovky navrstvené na seba, preto je následne potrebné ich usporiadať a prípadne zmeniť ich veľkosť.

   

2. Možnosti rýchleho filtra – Ak kliknete na ľubovolný rýchly filter, môžete prejsť na položky Nástroje rýchleho filtra > Možnosti a vybrať rôzne možnosti, ako napríklad Štýl alebo počet zobrazovaných stĺpcov. Môžete zarovnať viaceré rýchle filtre tak, že ich vyberiete stlačením klávesu Ctrl a kliknutím ľavým tlačidlom myši a potom použijete nástroje Zarovnať umiestnené na karte Nástroje rýchleho filtra.

3. Pripojenia rýchleho filtra – rýchle filtre sa pripoja len ku kontingenčnej tabuľke, ktorú ste použili na ich vytvorenie, takže je potrebné vybrať každý rýchly filter a potom prejsť do časti Nástroje rýchleho filtra > Možnosti > Pripojenia zostáv a skontrolovať kontingenčné tabuľky, ku ktorým sa chcete pripojiť. Rýchle filtre a časové osi môžu ovládať kontingenčné tabuľky v ľubovoľnom hárku, a to aj vtedy, ak je hárok skrytý.

   

4. Pridanie časovej osi – Vyberte ľubovolnú kontingenčnú tabuľku, prejdite na položky Nástroje pre kontingenčné tabuľky > Analyzovať > Filter > Vložiť časovú os a potom začiarknite každú položku, ktorú chcete použiť. Na tejto tabuli sme vybrali položku Dátum objednávky.

5. Možnosti časovej osi – Kliknite na časovú os, prejdite na položky Nástroje časovej osi > Možnosti a vyberte možnosti, ako napríklad Štýl, Hlavička a Popis. Vyberte položku Pripojenia zostáv a prepojte časovú os s ľubovoľnými kontingenčnými tabuľkami.

Prečítajte si ďalšie informácie o ovládacích prvkoch rýchlych filtrov a časovej osi.

Ďalší postup

Tabuľa je teraz funkčne úplná, pravdepodobne ju však ešte bude potrebné usporiadať podľa vlastných predstáv a vykonať posledné úpravy. Je možné, že budete chcieť napríklad pridať názov zostavy alebo pozadie. Na našej tabuli sme pridali okolo kontingenčných tabuliek tvary a na karte Zobraziť vypli nadpisy a mriežky.

Nezabudnite otestovať každý rýchly filter a časovú os, aby ste sa uistili, že kontingenčné tabuľky a kontingenčné grafy sa správajú správne. Môžu sa vyskytnúť situácie, v ktorých určité výbery spôsobia problémy, ak sa jedna kontingenčná tabuľka chce upraviť a prekrývať s inou, čo nedokáže a zobrazí chybové hlásenie. Tieto problémy by sa mali odstrániť pred distribúciou tabule.

Po dokončení nastavovania tabule môžete kliknúť na kartu Zdieľanie tabule v hornej časti tejto témy a zistiť, ako tabuľu distribuovať.