Skrbniški priročnik za Skupine storitve Microsoft 365 v Outlooku

Skupine storitve Microsoft 365 v Outlooku ponujajo zmogljivo rešitev za komunikacijo in sodelovanje z osebami v podjetju in zunaj njega. Ustvarite skupino za skupno rabo mape »Prejeto«, koledarja, storitve OneDrive, SharePointovega mesta, OneNotovega zvezka in še več. Povabite lahko tudi goste zunaj podjetja, da lahko sodelujejo z istimi viri.

Ko ustvarite skupino Microsoft 365, Outlook samodejno ustvari Outlookov nabiralnik v skupni rabi, koledar v skupni rabi in knjižnico dokumentov za sodelovanje pri ustvarjanju datotek. Ustvarite lahko tudi Microsoftovo skupino in integrirate opravila z Plannerjem v aplikaciji Teams. Ni vam treba skrbeti za ročno dodeljevanje dovoljenj vsem tem virom, saj jim dodajanje članov v skupino samodejno dodeli dovoljenja, ki jih potrebujejo za orodja, ki jih zagotavlja vaša skupina.

Skupine storitve Microsoft 365 članom ponujajo:

  • Mapo »Prejeto« v skupni rabi – kjer potekajo pogovori, ki jih imate običajno s seznamom prejemnikov. Mapa »Prejeto« v skupni rabi omogoča popolno iskanje, tako da predstavlja živi arhiv sporočil skupine. Novi udeleženci skupine lahko iščejo in brskajo po zgodovini, tako da so hitro na tekočem s tem, kar je bilo pred tem objavljeno v skupini. Glej: Pošiljanje e-poštnega sporočila skupini v Outlooku.
  • Knjižnice datotek v skupni rabi – skupina ima SharePointovo knjižnico datotek, kamor lahko uporabniki shranjujejo, dajo v skupno rabo in sodelujejo pri dokumentih, delovnih zvezkih, predstavitvah, slikah ali katerih drugih vrstah datotek, ki jih potrebujejo pri delu. Glejte: Skupna raba datotek s skupino v Outlooku.
  • Koledar v skupni rabi – skupina dobi koledar v skupni rabi za objavljanje dogodkov, povezanih s skupino. Vsak član, ki se je naročil v skupino, je samodejno povabljen na dogodke, objavljene v koledarju, tako da se lahko ti dogodki po želji prikažejo tudi na njihovih osebnih koledarjih. Glejte: Uporaba koledarja skupine v Outlooku za načrtovanje in urejanje dogodkov.
  • OneNotov zvezek v skupni rabi – skupina ima samodejno OneNotov zvezek v skupni rabi, kjer lahko člani skupine zbirajo in sodelujejo pri informacijah. Veliko skupin uporablja zvezek za ustvarjanje dnevnika wiki s pogostimi vprašanji in drugimi viri.
  • Dostop za goste – v skupine prejemnikov ste lahko dodali zunanje stike, vendar so dobili zgolj e-pošto. S skupinami lahko ponudite gostom dostop do e-poštnih pogovorov, datotek in celo zvezka OneNote v skupni rabi. Glejte: Uporaba skupin v Outlooku kot gost.
  • Vsebino je mogoče odkriti – skupine v Outlooku so privzeto javne, kar pomeni, da jih lahko druge osebe v vaši organizaciji preprosto odkrijejo in se pridružijo gradivu v skupini ali ga pregledajo. Če je vsebina skupine bolj občutljiva, lahko skupino preklopite na zasebno, kar skrije vsebino pred nečlani in zahteva, da lastnik skupine odobri vse zahteve za pridružitev.
  • Samopostrežno ustvarjanje - IT se ni treba zatakniti z zahtevami uporabnikov za ustvarjanje skupin. Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje lastne skupine. Če želite nadzorovati, kateri uporabniki v vaši organizaciji lahko ustvarjajo skupine, glejte članek Upravljanje, kdo lahko ustvari Skupine storitve Microsoft 365.

Skrbništvo skupin

Microsoft 365 ponuja številna uporabna orodja in zmogljivosti za lažje upravljanje in skrbništvo skupin.

Namig

Zaznamki Skupine storitve Microsoft 365 – pogosta opravila za preprost dostop do skrbniških podatkov o ustvarjanju skupin, pooblastivanju, upravljanju e-pošte, poteku pošte, obnovitvi in uporabnih skriptih.

Upravljanje imenika

Ohranjanje nadzora nad imenikom je skrb vsakega skrbnika. Tukaj je nekaj orodij, ki jih Microsoft 365 ponuja za lažje delo:

  • Pravila poimenovanja – pravilniki poimenovanja omogočajo, da določite, kaj so in kaj niso sprejemljiva imena skupin. To preprečuje uporabnikom, da bi skupinam dodelili profana ali prepovedana imena. Poleg tega lahko v podjetju uveljavite standardne predpone ali pripone za imena skupin.
    Dinamično članstvo – dinamično članstvo omogoča, da nastavite članstvo v skupini tako, da temelji na pravilu, ki dodaja (ali odstranjuje) člane skupine glede na metapodatke (kot je oddelek ali vloga) v aktivnem imeniku. Če želite več informacij o ustvarjanju dinamičnega članstva, glejte Uporaba atributov za ustvarjanje naprednih pravil.
  • Skrito članstvo – če imate razlog za to, da jo članstvo skupine zaupno, na primer, če so člani študenti, lahko članstvo skrijete pred zunanjimi strankami.
  • Dovoljenja za ustvarjanje – morda so v vaši organizaciji osebe, za katere ne želite, da bi lahko ustvarile nove skupine. Obstaja več načinov za upravljanje dovoljenja za ustvarjanje v imeniku. Glejte Upravljanje ustvarjanja skupin v okolju Microsoft 365.
  • Dnevniki nadzora – uporabnikom lahko omogočite ustvarjanje skupin in upravljanje članstva v skupini, saj lahko z dnevniki nadzora Skupine storitve Microsoft 365 lahko ugotovite, kdo je ustvaril ali izbrisal določeno skupino ali spremenil članstvo v skupini. Glejte: Iskanje po dnevniku nadzora v središču za varnost & skladnost s predpisi okolja Microsoft 365.

Upravljanje dostave

Upravljanje dostave vam omogoča nekaj načinov za obravnavo, kako naj bodo v skupini sporočila poslana ali prejeta. Poleg tega obstajajo orodja za spremljanje toka teh sporočil. Če želite več informacij, glejte Skupine storitve Microsoft 365 – pogosta opravila.

  • Pošlji kot ali pošiljanje v imenu – te nastavitve omogočajo določenim uporabnikom, da pošiljajo e-poštna sporočila tako, kot da prihajajo od ali v imenu skupine.
  • Omejitve pošiljatelja – s temi nastavitvami lahko nadzirate, kdo lahko pošilja sporočila skupini. Skupine lahko konfigurirate tako, da omogočite e-pošto od zunanjih strank, vendar boste morda želeli to omejiti na le določene zunanje stranke.
  • Podpora za zunanje uporabnike – s tem, ko v skupino povabite goste, lahko določite, da so vključeni v e-poštne pogovore v skupini. Glejte Dodajanje gostov v skupine v Outlooku , če želite izvedeti, kako dodate goste.
  • Pravila za prenos – pravila za prenos delujejo za skupine tako kot za strežnik Exchange. S pravili lahko poiščete sporočila, ki izpolnjujejo določene pogoje, in nato izvedete dejanja na teh sporočilih.
  • Namigi za pošto – namigi za pošto so informativna sporočila, ki so prikazana uporabnikom, medtem ko pišejo sporočila. Pomagajo lahko zmanjšati sporočila o neuspeli dostavi, tako da opozorijo uporabnika, da bo sporočilo verjetno posredovano zunanji stranki ali da bo preseglo količinsko omejitev.
  • Več posredniških naslovov – skupine lahko imajo vzdevke, prav tako kot nabiralniki uporabnika. Dodatni posredniški naslovi so lahko priročni za sprejemanje sporočil, poslanim drugim vzdevkom ali zato, da lažje dosežete skupino, ki ima dolgo ime ali takšno, ki ga je težko črkovati. Če želite več informacij, glejte Izbira domene, ki jo želite uporabiti pri ustvarjanju skupin v okolju Microsoft 365
  • Največja velikost pošiljanja/prejemanja – te količinske omejitve lahko pomagajo zmanjšati težave, ki nastanejo pri prejemanju (ali pošiljanju) zelo velikih sporočil. S tem lahko bolje upravljate s prostorom in zahtevami po pasovni širini.

Pravilniki o vsebini

Microsoft 365 ponuja tudi nekaj orodij za upravljanje vrste vsebine, ki je v skupni rabi v vaši skupini. Če želite več informacij, glejte Skupine storitve Microsoft 365 – pogosta opravila.

  • Smernice za uporabo – določili boste lahko smernice za uporabo za Skupine storitve Microsoft 365, da boste uporabnike poučili o najboljših praksah, s katerimi bodo njihove skupine učinkovite, in jih poučili o notranjih pravilnikih o vsebini.
  • Razvrstitev podatkov – ustvarili boste lahko prilagodljiv sistem razvrščanja podatkov za Skupine storitve Microsoft 365, ki omogoča ločevanje skupin glede na vrsto pravilnika (npr. »nerazvrščeno«, »zaupno podjetja« ali »strogo tajno«). Na ta način lahko vaše skupine prikažejo pravilnike druge vsebine v vaši organizaciji. Razširljivi pravilnik omogoča vaši organizaciji, da konfigurira končno točko, ki se pokliče vsakič, ko je skupina ustvarjena ali spremenjena – nato pa lahko uvedete lastne pravilnike za ustvarjanje ali spreminjanje skupine.

Zahteve za račun

Vsaka naročnina na Microsoft 365, ki vključuje Exchange Online in SharePoint Online, bo podpirala skupine. To vključuje paketa Business Essentials in Business Premium in pakete Enterprise E1, E3 in E5.

Če imate paket samo za Exchange, lahko še vedno dobite funkcije mape »Prejeto« in Calendar v skupni rabi skupin v Outlooku, vendar ne boste dobili knjižnice dokumentov, Plannerja ali drugih zmogljivosti.

Upravljanje spremembe Skupine storitve Microsoft 365

Uporabniki včasih niso zadovoljni s spremembami, zato je pomembno, da komunicirate z obstoječimi člani seznamov prejemnikov in jim sporočite, kaj lahko pričakujejo. Tukaj je nekaj informacij, ki jih morate vključiti v to sporočilo, skupaj z nekaterimi odgovori, ki vam bodo morda v pomoč:

Kaj so skupine v Outlooku?

Skupine okolja Microsoft 365 v Outlooku so enotna rešitev za sodelovanje za skupine/skupine, ki želijo skupno rabo razprav, datotek, koledarjev in zapiskov na poenoten način, ki ga je mogoče preprosto najti. Verjetno je ena najboljših funkcij mapa »Prejeto« skupine, ki hrani zgodovino pogovorov, kar olajša iskanje prejšnjih razprav.

Več informacij najdete v članku Izkušnja s skupinami v Outlooku.

Zakaj smo se odločili za te spremembe?

Ljudje so pogosto zahtevali možnost iskanja po sporočilih, ki so bila poslana seznamu prejemnikov, da bi poiskali informacije, o katerih je tekla beseda v preteklosti. Nadgradnja seznama prejemnikov v skupino pomeni, da ljudem ne bo treba vedno znova spraševati ali odgovarjati na ista vprašanja.

Nova skupina bo vsebovala tudi koledar dogodkov skupine, knjižnico datoteke v skupni rabi in OneNotov zvezek, kjer lahko sodelujemo in zbiramo informacije za prihodnjo uporabo.

Ali moram kaj storiti, da se pridružim tej skupini, če sem že član seznama prejemnikov?

Ne, če ste že član seznama prejemnikov, boste samodejno član nove skupine.

Kako dostopam do nove skupine v Outlooku? Kaj pa v Outlooku v spletu?

Za dostop do nove skupine v Outlooku pojdite na kategorijo »Skupine« v spodnjem delu podokna za krmarjenje na levi strani. Če skupino pogosto uporabljate, priporočamo, da jo pripnete med priljubljene, tako da z desno tipko miške kliknite nanjo in izberete Pokaži v priljubljenih.

Poleg tega so na voljo brezplačni mobilni odjemalci za Skupine Microsoft 365, ki so na voljo na vseh mobilnih platformah (iOS, Android itd.), tako da lahko preprosto dostopate do skupine na poti.

Ali še vedno ne morem samo pošiljati e-pošte?

Seveda. Iste e-poštni vzdevek, ki ste ga uporabljali za seznam prejemnikov, bo še vedno brez težav deloval za skupino v Outlooku.

Prav tako ...

ne pozabite uporabnikom sporočiti, ko bo prišlo do te spremembe in na koga se lahko obrnejo, če imajo nadaljnja vprašanja.

Selitev seznamov prejemnikov (seznamov stikov)

Microsoft ne ponuja orodja za pretvorbo nabiralnika v skupni rabi v skupino Microsoft 365 ali obratno. Vendar pa lahko sezname prejemnikov nadgradite na skupine okolja Microsoft 365. To je odličen način, da seznamom prejemnikov vaše organizacije omogočite vse funkcije in funkcionalnosti skupin v okolju Microsoft 365. Če želite več informacij, glejte Skupine storitve Microsoft 365 – pogosta opravila.

Katerih seznamov prejemnikov ni mogoče nadgraditi na skupine okolja Microsoft 365?

Na skupine okolja Microsoft 365 lahko nadgradite le preproste sezname prejemnikov, ki niso ugnezdeni v oblaku. Glejte Razdelitvenih seznamov ni mogoče nadgraditi na skupine okolja Microsoft 365.

Po selitvi seznama stikov

Ko nadgradite skupino prejemnikov v skupino okolja Microsoft 365, boste morda želeli izvesti nekaj nadaljnjih opravil, da zagotovite nemoteno delo.

  • Nadaljnje delo z uporabniki – posvetujte se z njimi takoj, ko je nadgradnja končana in nato znova nekaj dni zatem. S tem, ko boste pokazali posluh in boste odzivni na morebitna vprašanja, boste na dobri poti, da bodo uporabniki zadovoljni in da bo sprememba za njih prijetna.
  • Spremljanje poročil o dejavnosti – Skrbnik za Microsoft 365 portal vsebuje nekaj dobrih poročil, ki vam lahko pokažejo, koliko uporabnikov uporablja skupino, kako pogosto in katere funkcije uporabljajo. Ta poročila so vam lahko v pomoč pri oblikovanju vašega nadaljnjega delo in usposabljanja uporabnikov, kot tudi prepoznavanja največjih prednosti, ki so jih uporabniki dobili s skupinami. Glejte: Poročila o dejavnostih v Skrbniško središče za Microsoft 365.
  • Delite vašo izkušnjo – naj druge skupine v podjetju vedo, da ste nadgradili vaše skupine prejemnikov in kako ste postopali, da je bil prehod uspešen! Deljenje teh informacij lahko pomaga drugim skupinam, da sledijo vašemu vzoru in sami pridejo do uspešne nadgradnje.

Več informacij v tehnični skupnosti Skupine Microsoft 365

Ali imate vprašanja o Skupine storitve Microsoft 365? Obiščite tehnično skupnost Skupine Microsoft 365.

Ustvarjanje skupin v različnih programih

Namig

Privzeto lahko vsi uporabniki ustvarijo skupine okolja Microsoft 365. Več informacij najdete v članku Upravljanje, kdo lahko ustvari Skupine storitve Microsoft 365.

Skupine storitve Microsoft 365 lahko ustvarite iz različnih orodij, vključno z Outlookom, Outlook v spletu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams in drugimi. Orodje, ki ga boste izbrali za začetek, je odvisno od vrste skupine, s katero delate. Pri Microsoftu na primer običajno začnemo z Outlookom, ko ustvarjamo skupino, organizirano okoli e-pošte in koledarja. Če je skupina namenjena komunikaciji v celotnem podjetju, običajno začnemo z rešitvijo Viva Engage. Za sodelovanje na podlagi klepeta bi skupino ustanovili v aplikaciji Microsoft Teams.

Osebe zunaj organizacija ne vidijo vsebine v javnih skupinah ali zasebnih skupinah in nimajo dostopa do njih, razen če so bile te osebe izrecno povabljene kot gostje. Če želite več informacij, glejte Dodajanje gostov v skupine v Outlooku .

Najboljše prakse za Skupine storitve Microsoft 365

Upravljanje lastnikov, članov in gostov

Lastniki skupin so moderatorji skupine. Lahko dodajajo člane in jih odstranjujejo in imajo edinstvena dovoljenja, kot so brisanje pogovorov iz mape »Prejeto« v skupni rabi ali spreminjanje različnih nastavitev skupine. Lastniki skupine lahko preimenujejo skupino, posodobijo opis ali sliko in še več. Če poznate SharePointove vloge, je lastnik skupine skrbnik zbirke mest.

Namig

Najboljša praksa je, da imate vsaj dva lastnika za skupino, če lahko. Če en lastnik ni na voljo, lahko drugi spremeni skupino.

Člani skupine so običajni uporabniki v organizaciji, ki uporabljajo skupino za sodelovanje. Lahko dostopajo do vsega v skupini, vendar ne morejo spreminjati nastavitev skupine. V SharePointu jih imenujemo člane mesta. Če želite več informacij o dodajanju ali odstranjevanju članov skupine, glejte Dodajanje, urejanje in odstranjevanje članov skupin v Outlooku.

Gostje so podobni članom skupine, vendar gre za osebe zunaj organizacije. Uporabniki lahko privzeto povabijo goste, da se pridružijo vaši skupini, in to nastavitev lahko nadzirate. Če želite več informacij, glejte Dodajanje gostov v skupine v Outlooku.

Uporaba aplikacije Microsoft Teams za trajen delovni prostor, ki temelji na klepetu

Odličen način za ohranjanje stika s skupino je Microsoft Teams. Microsoft Teams je notranja zanka vaše skupine – stalen delovni prostor za klepet, kjer lahko vodite neformalne pogovore v realnem času o zelo osredotočenih temah ali določenih podskupinah v skupini. Čeprav integracija aplikacije Teams ne pride samodejno, lahko preprosto ustvarite skupino Teams na podlagi svoje skupine Microsoft 365.

Ko skupina doseže svoj namen, jo lahko izbrišete, da sprostite sistemske vire, in odstranite skupino, da ni več navedena na seznamu ali prikazana. Če želite več informacij, glejte Urejanje ali brisanje skupine v Outlooku . Če se ne želite ukvarjati z brisanjem starih skupin, lahko vaš skrbnik nastavi pravilnike o zapadlosti, zaradi katerih bodo zapadle stare skupine, ki bodo samodejno odstranjene po določenem obdobju. Glejte tudi: Pravilnik o poteku skupine Microsoft 365.

Zagotavljanje, poimenovanje in zaščita informacij

Obstajajo trije osnovni modeli omogočanja uporabe Skupine storitve Microsoft 365: Odprto, Vodeno za IT ali Nadzorovano. Vsak ima svoje prednosti.

Model Prednosti
Odprt (privzeto) Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje skupine, ne da bi morali čakati ali za to prositi skrbnika IT
Vodi IT Uporabniki zahtevajo skupino pri skrbniku IT. Skrbnik IT jim lahko pomaga izbrati najboljše orodje za sodelovanje glede na njihove potrebe.
Nadzorovan Ustvarjanje skupin je omejeno na določene osebe, skupine ali storitve (glejte: Nadzor, kdo lahko ustvari Skupine storitve Microsoft 365)

Če želite nadzorovati poimenovanje Skupine storitve Microsoft 365, lahko s pravilnikom o poimenovanju prisilite, da se imena skupin držijo določenih standardov, vključno s predponami ali priponami, ter blokirate sporna imena. Če želite več informacij, glejte Pravilnik o poimenovanju Skupine Microsoft 365.

Vsaka skupina ima najmanj enega lastnika, ki lahko doda ali odstrani člane in izvede nekaj osnovnih ohranjevanj skupine in njene vsebine. Če lastnik (ali lastniki) skupine iz kakršnega koli razloga zapusti organizacijo, lahko skrbnik skupini dodeli novega lastnika. 

Če imate skrbniška dovoljenja za Exchange Online, lahko skupine upravljate tudi v Skrbniškem središču za Microsoft 365 (glejte Upravljanje članstva v skupini v Skrbniško središče za Microsoft 365) ali v lupini PowerShell (glejte Upravljanje Skupine storitve Microsoft 365 s lupino PowerShell.

Morda boste nekoč želeli izbrisati skupino iz svojega najemnika. Če želite več informacij o tem, kako izbrišete skupino, glejte: Brisanje skupine v Outlooku. Če je skupina pomotoma izbrisana, jo lahko skrbniki obnovijo za največ 30 dni. Glejte: Obnovitev izbrisane skupine Microsoft 365.

Če želite bolj avtomatiziran način upravljanja življenjskega cikla Skupine storitve Microsoft 365, lahko uporabite pravilnike o poteku za skupine, ki potekajo v določenem časovnem intervalu. Lastniki skupine bodo 30, 15 in 1 dan pred potekom skupine prejeli e-poštno sporočilo, ki jim bo omogočilo, da preprosto podaljšajo skupino, če jo še vedno potrebujejo. Glejte: Pravilnik o poteku skupine Microsoft 365.

Omejitve skupin v okolju Microsoft 365

Omejitve skupin najdete na spletnem mestu Pregled Skupine storitve Microsoft 365 za skrbnike.

Če nameravate uporabiti funkcijo »Skupinsko pisanje nazaj« iz orodja Azure Active Directory Connect, je največja dolžina 448 znakov, povezanih z atributom »Opis«.

Če želite več informacij o shrambi v SharePoint Onlineu, glejte Omejitve SharePoint Onlinea.

Upravljanje Skupine storitve Microsoft 365 je učinkovitejše, če imate na voljo informacije o uporabi skupin. Skrbnik za Microsoft 365 ima orodje za poročanje, s katerim si lahko ogledate informacije, kot so poraba prostora za shranjevanje, število aktivnih skupin in celo način uporabe skupin uporabnikov. Če želite več informacij, glejte: Poročila okolja Microsoft 365 v skrbniškem središču .

Skupine storitve Microsoft 365 ponujajo številna orodja za skladnost s predpisi, zaščito informacij in e-odkrivanje.

Glejte tudi