Uvoz urnika iz Excela v izmene

V tem članku

Pregled

Uvoz urnika v izmene

Ogled in odpravljanje napak pri uvozu

Vzorčni Excelov delovni zvezek

Pregled

Z uvozom v Excelu lahko izvedete ta dejanja, ki jih sicer izvedete ročno v aplikaciji Shifts:

Dodelite izmene in dela dela za vsakega člana ekipe.
Dodajte odprte izmene.
Organizirajte izmene po skupini.
Dodajte člane skupine v skupine.
Dodajte opombe za določen dan.

Če želite ročno izpolniti urnik, glejte Izpolnjevanje urnika v izmenah.

Opombe:

Z uvozom v Excelu lahko dodate podatke o urniku, kot so izmene, dela dela in odpirate izmene. Z uvozom v Excelu ne morete urejati ali izbrisati podatkov urnika, ki že obstaja v izmenah.
Če ste onemogočili odprte izmene v nastavitvah izmen ali če nimate dovoljenj za dodajanje skupin v izmene, ne boste mogli dodati odprtih izmen ali organizirati izmen po skupinah prek Excelovega uvoza.
Ne morete uvoziti urnika, ki je več kot dve leti pred trenutnim datumom.

Najprej vnesite podatke o urniku v Excelov delovni zvezek in nato uvozite delovni zvezek v izmene. Izmene vključujejo Excelov vzorčni delovni zvezek, s katerega lahko vnesete podatke o urniku.

Novo datoteko lahko ustvarite na podlagi vzorčnega delovnega zvezka ali pa neposredno v delovni zvezek dodate podatke o urniku. Če uporabljate vzorčni delovni zvezek, se prepričajte, da ste izbrisali vzorčne podatke, preden prenesete datoteko.

Pomembno: Preverite, ali sta jezik, ki je nastavljen v vaši napravi , in oblika zapisa števil v Excelu nastavljena na isto regijo. Tako zagotovite, da se oblike datuma v aplikaciji Teams ujemajo s podatki, ki ste jih vnesli v Excel. Teams odraža isto obliko zapisa datuma in ure kot jezik, datum in ura vaše naprave.

Če sta vaša naprava in Excel na primer nastavljena na angleščino (Združene države ), excelova oblika datuma 06/03/2024 natančno predstavlja 3. marec 2024 v aplikaciji Teams. Če je vaša naprava nastavljena na angleščino (Združeno kraljestvo ) in je Excel nastavljen na angleščino (Združene države ), se oblika excelovega datuma 06/03/2024 v aplikaciji Teams tolmači kot 6. junij 2024.

Uvoz urnika v izmene

V oknu Izmene v spletu ali na namizju v zgornjem izberite Več možnosti in nato izberite Uvozi urnik.
Izberite Naloži datoteko. Po potrebi izberite povezavo Prenesi vzorec, da pridobite vzorčni Excelov delovni zvezek.
Preberite navodila v vzorčnem delovnem zvezku ali pa si oglejte razdelek Vzorčni Excelov delovni zvezek v tem članku, kjer najdete podrobnosti o tem, kako dodate podatke o urniku.
Izpolnite svoj urnik v Excelu.
Ko dodate podatke o urniku, jih lahko uvozite v izmene. Izberite Prenesi datoteko, poiščite mesto, kamor ste shranili Excelov delovni zvezek, in nato izberite Odpri.
Ko prenesete datoteko, lahko preverite stanje prenosa in podrobnosti v tabeli Zgodovina uvoza . V stolpcu Stanje boste videli eno od teh stanj:
- Uvoženo označuje, da je bil vaš urnik uspešno uvožen in je zdaj prikazan v koledarju izmen.
- Napaka označuje, da ima vaš urnik napake in da ni bil uvožen ali delno uvožen. Če je bil urnik delno uvožen, boste v stolpcu Stanje videli povezavo poročilo o prenosu.
Pomembno: V tabeli je prikazano stanje zadnjih 10 prenosov vaše skupine v zadnjih 30 dneh. Prenose si lahko ogledate vi in drugi vodje v ospredju skupine. Če več upraviteljev frontline v vaši skupini uvaža urnike v izmene, preverite stanje prenosa, preden ga odstranite iz tabele.

Opombe:

Posamezna Excelova datoteka podpira največ 30.000 entitet urnika, 10.000 posameznih entitet (izmen, odprtih izmen in dela dela brez dela). Če želite uvoziti več elementov, ustvarite drugo datoteko.
Načrtujete lahko delavni čas, ki je daljši od 24 ur. Vendar pa izmene in odprte izmene, daljše od 24 ur, niso podprte.

Ogled in odpravljanje napak pri uvozu

V stolpcu Stanje izberite Prenesi poročilo, da prenesete Excelovo datoteko z napakami. Datoteka je privzeto shranjena v mapo »Prenosi« v računalniku s tem imenom: ImportScheduleErrors_<ID ekipe>.xls.
Odprite datoteko in pojdite na delovni list Napake. V vsaki vrstici je prikazano mesto napake in kaj je treba popraviti.
Pojdite na delovni list Izmene, Odpri izmene ali Dela brez dela in odpravite napake. Mesta napak so označena z rdečo barvo.

V tem primeru je izmena daljša od 24 ur. Če želite odpraviti napako, spremenite začetni ali končni datum izmene.
Ko odpravite napake, shranite datoteko in jo nato znova uvozite v shifts.

Excelov vzorčni delovni zvezek

Z našim vzorčnim delovnim zvezkom si lahko pomagate pri razporejanju urnika v Excel. Naš vzorčni delovni zvezek vsebuje te delovne liste:

Navodila: Navodila za vnos podatkov o urniku.
Izmene, izklop inodpiranje izmen: za dodajanje izmen, dela dela in odprtih izmen.
Opombe za dan: če želite vnesti opombe, ki ustrezajo določenemu dnevu.
Člani: seznam oseb v vaši skupini samo za branje, ki mu lahko dodelite izmene.

V nasprotnem primeru ustvarite svoj Excelov delovni zvezek s strukturo, ki je opisana v delovnih listih »Izmene«, »Dela brez dela«, »Odpri izmene« in » Dnevni zapiski«.

Pomembno:

Vrstni red stolpcev na delovnih listih ni mogoče odstraniti ali spremeniti. V nasprotnem primeru se pri uvozu datoteke prikaže sporočilo o napakah.
Zahtevani stolpci so na vsakem delovnem listu označeni kot krepki in ne sme biti prazen.

Delovni list »Izmene«

Na delovnem listu Shifts je vsak izmena prikazan kot vrstica z 12 stolpci. Tukaj so podrobnosti o stolpcih in kako jih uporabite.

Stolpec	Lastnost	Vrsta	Opis	Vnos	Primer
A	Član	Izbirno	Ime člana skupine, dodeljenega izmeni.	Vnesite ime člana skupine.	Martin Fitzgerald
B	Službeni e-poštni naslov	Obvezno	E-poštni naslov člana skupine.	Vnesite e-poštni naslov člana skupine.	mfitzgerald@contoso.com
C	Skupina	Obvezno	Skupina za razporejanje, kateri pripada član skupine.	Vnesite besedilo, številke in/ali posebne znake. Dodate lahko novo ali obstoječo skupino.	Usnjeni izdelki
D	Začetni datum shift	Obvezno	Datum začetka izmene.	Oblika zapisa: mm/dd/llll dd/mm/llll	13. 08. 2024 13/08/2024
E	Začetni čas izmene	Obvezno	Čas začetka izmene.	Oblika: 12 ur 24 ur	8:30 m 8:30 8:30
F	Končni datum shift	Obvezno	Datum konca izmene.	Oblika zapisa: mm/dd/llll dd/mm/llll	13. 08. 2024 13/08/2024
G	Končni čas izmene	Obvezno	Čas, ko se izmena konča.	Oblika: 12 ur 24 ur	Ob 17:45 Ob 17:45 15:45
H	Barva teme	Izbirno	Barva za razvrstitev izmene.	Vnesite eno od teh možnosti: 1. Bele 2. Modro 3. Zelena 4. Vijolično 5. Roza 6. Rumena 7. Siva 8. Modro 9. Temnogreen 10. Temna konica 11. Temni žebljiček 12. DarkYellow	2. Modra
I	Oznaka po meri	Izbirno	Label to customize the shift.	Vnesite besedilo, številke in/ali posebne znake. Največ 23 znakov.	Majhno usnjeno blago
J	Neplačan prelom	Izbirno	Trajanje preloma izmene v minutah.	Vnesite številko (v minutah), ki je manjša od trajanja izmene.	45
K	Opombe	Izbirno	Opombe za člane skupine o tej določeni izmeni.	Vnesite besedilo, številke in/ali posebne znake. Največ 500 znakov.	Z našim novim sistemom zahtevajte dostavo elementov v našo trgovino.
L	V skupni rabi	Obvezno	Možnost skupne rabe izmene s skupino takoj, ko so podatki uvoženi.	Izberite V skupni rabi ali Ni v skupni rabi. Če ne želite dati izmene v skupno rabo, lahko daste izmeno po uvozu v skupno rabo z možnostjo Skupna raba z ekipo v aplikaciji Shifts.	Ni v skupni rabi

Delovni list »Izklopljeno«

Na delovnem listu »Izklop« je vsak element od izklopa prikazan kot vrstica z 11 stolpci. Tukaj so podrobnosti o stolpcih in kako jih uporabite.

Stolpec	Lastnost	Vrsta	Opis	Vnos	Primer
A	Član	Izbirno	Ime člana skupine, ki ima čas za delo.	Vnesite ime člana skupine.	Martin Fitzgerald
B	Službeni e-poštni naslov	Obvezno	E-poštni naslov člana skupine.	Vnesite e-poštni naslov člana skupine.	mfitzgerald@contoso.com
C	Začetni datum	Obvezno	Datum začetka izklopa.	Oblika: mm/dd/llll dd/mm/llll	13. 08. 2024 13/08/2024
D	Čas začetka	Obvezno	Čas začetka izklopljenega časa.	Oblika: 12 ur 24 ur	12:00 12:00 00:00
E	Končni datum	Obvezno	Datum konca dela dela.	Oblika: mm/dd/llll dd/mm/llll	20. 8. 2024 20/08/2024
F	Končni čas	Obvezno	Čas, ko se dela dela off.	Oblika: 12 ur 24 ur	12:00 12:00 00:00
G	Razlog za izklop	Obvezno	Razlog, ki opravičuje off.	Na seznamu razlogov za dela proste dela, ki so na voljo v nastavitvah storitve Shifts za svojo skupino, vnesite razlog za dela proste dela.	Počitnice
H	Opombe	Izbirno	Opombe za člana skupine o njihovi odsoti.	Vnesite besedilo, številke in/ali posebne znake. Največ 500 znakov.	Uživaj med prazniki.
I	Barva teme	Izbirno	Barva za kategoriziranje časa.	Vnesite eno od teh možnosti: 1. Bele 2. Modro 3. Zelena 4. Vijolično 5. Roza 6. Rumena 7. Siva 8. Modro 9. Temnogreen 10. Temna konica 11. Temni žebljiček 12. DarkYellow	7. Siva
J	V skupni rabi	Obvezno	Možnost skupne rabe časa s članom skupine, takoj ko so podatki uvoženi.	Izberite V skupni rabi ali Ni v skupni rabi. Če ne želite dati izmene v skupno rabo, lahko daste izmeno po uvozu v skupno rabo z možnostjo Skupna raba z ekipo v aplikaciji Shifts.	V skupni rabi

Odpiranje delovnega lista »Izmene«

Na delovnem listu Odpri izmene se vsaka odprta izmena prikaže kot vrstica z 11 stolpci. Tukaj so podrobnosti o stolpcih in kako jih uporabite.

Stolpec	Lastnost	Vrsta	Opis	Vnos	Primer
A	Skupina	Obvezno	Skupina za načrtovanje, iz katere je mogoče zahtevati odprto izmeno.	Vnesite besedilo, številke in/ali posebne znake. Dodate lahko novo ali obstoječo skupino.	Usnjeni izdelki
B	Začetni datum	Obvezno	Datum začetka odprte izmene.	Oblika: mm/dd/llll dd/mm/llll	13. 08. 2024 13/08/2024
C	Čas začetka	Obvezno	Čas začetka odprte izmene.	Oblika: 12 ur 24 ur	8:30 m 8:30 8:30
D	Končni datum	Obvezno	Datum, ko se odprta izmena konča.	Oblika: mm/dd/llll dd/mm/llll	13. 08. 2024 13/08/2024
E	Končni čas	Obvezno	Čas, ko se odprta izmena konča.	Oblika: 12 ur 24 ur	Ob 17:45 Ob 17:45 15:45
G	Odpiranje reže	Obvezno	Število odprtih izmen, ki jih lahko zahtevajo člani skupine.	Vnesite število med 1 in 255.	2
H	Barva teme	Izbirno	Barva za razvrstitev odprte izmene.	Vnesite eno od teh možnosti: 1. Bele 2. Modro 3. Zelena 4. Vijolično 5. Roza 6. Rumena 7. Siva 8. Modro 9. Temnogreen 10. Temna konica 11. Temni žebljiček 12. DarkYellow	6. Rumena
I	Oznaka po meri	Izbirno	Label to customize the open shift.	Vnesite besedilo, številke in/ali posebne znake. Največ 23 znakov.	Majhno usnjeno blago
J	Neplačan prelom	Izbirno	Trajanje preloma izmene v minutah.	Vnesite številko (v minutah), ki je manjša od trajanja izmene.	45
K	Opombe	Izbirno	Opombe za člane skupine o tej odprti izmeni.	Vnesite besedilo, številke in/ali posebne znake. Največ 500 znakov.	Z našim novim sistemom zahtevajte dostavo elementov v našo trgovino.
L	V skupni rabi	Obvezno	Možnost skupne rabe izmene s članom skupine, takoj ko so podatki uvoženi.	Izberite V skupni rabi ali Ni v skupni rabi. Če ne želite dati izmene v skupno rabo, lahko daste izmeno po uvozu v skupno rabo z možnostjo Skupna raba z ekipo v aplikaciji Shifts.	Ni v skupni rabi

Delovni list »Dnevni zapiski«

Vsak dan lahko dodate opombo.

Stolpec	Lastnost	Vrsta	Opis	Vnos	Primer
A	Datum	Obvezno	Datum, ko želite, da se opomba prikaže v urniku.	Oblika: mm/dd/llll dd/mm/llll	13. 08. 2024 13/08/2024
B	Opomba	Obvezno	Pošljite sporočilo svoji skupini.	Vnesite besedilo, številke in/ali posebne znake. Največ 500 znakov.	Izobraževanje na mestu