Flytta data från Excel till Access

Steg 1: Importera data från Excel till Access

Att importera data är en åtgärd som kan gå mycket smidigare om du tar dig tid att förbereda och rensa dina data. Att importera data är som att flytta till ett nytt hem. Om du rensar ut och organiserar dina ägodelar innan du flyttar, är det mycket lättare att bosätta sig i ditt nya hem.

Rensa dina data innan du importerar

Innan du importerar data till Access är det en bra idé att göra följande i Excel:

• Konvertera celler som innehåller icke-atomära data (d.v.s. flera värden i en cell) till flera kolumner. En cell i kolumnen "Kompetens" som innehåller flera färdighetsvärden, t.ex. programmering med "C# ", "VBA-programmering" och "Webbdesign" ska till exempel brytas ut för att avgränsa kolumner som var och en bara innehåller ett färdighetsvärde.

• Använd kommandot RENSA för att ta bort inledande, avslutande och flera inbäddade blanksteg.

• Ta bort icke utsskrivande tecken.

• Hitta och åtgärda stavfel och skiljetecken.

• Ta bort dubblettrader eller dubblettfält.

• Kontrollera att kolumner med data inte innehåller blandade format, särskilt tal som formaterats som text eller datum som formaterats som tal.

Mer information finns i följande hjälpavsnitt för Excel:

• Tio sätt att rensa data

• Filtrera efter unika värden eller ta bort dubblettvärden

• Konvertera tal som är sparade som text till siffror

• Konvertera datum som sparas som text till datum

Välj den bästa datatypen när du importerar

Under importen i Access vill du göra bra val så att du får få (om några) konverteringsfel som kräver manuell åtgärd. I följande tabell sammanfattas hur Excel-talformat och Access-datatyper konverteras när du importerar data från Excel till Access, och innehåller några tips på de bästa datatyperna att välja i guiden Importera kalkylblad.

När data finns i Access kan du ta bort Excel-data. Glöm inte att säkerhetskopiera den ursprungliga Excel-arbetsboken innan du tar bort den.

Mer information finns i access-hjälpavsnittet Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

Lägg automatiskt till data på ett enkelt sätt

Ett vanligt problem som Excel-användare har är att lägga till data med samma kolumner i ett stort kalkylblad. Du kan till exempel ha en lösning för resursspårning som började i Excel men som nu har vuxit till att omfatta filer från många arbetsgrupper och avdelningar. Dessa data kan finnas i olika kalkylblad och arbetsböcker eller i textfiler som är datafeeds från andra system. Det finns inget användargränssnittskommando eller ett enkelt sätt att lägga till liknande data i Excel.

Den bästa lösningen är att använda Access, där du enkelt kan importera och lägga till data i en tabell med hjälp av guiden Importera kalkylblad. Dessutom kan du lägga till mycket data i en tabell. Du kan spara importåtgärderna, lägga till dem som schemalagda Microsoft Outlook-uppgifter och även använda makron för att automatisera processen.

Steg 2: Normalisera data med hjälp av tabellanalysguiden

Vid första anblicken kan det verka som en skrämmande uppgift att gå igenom processen att normalisera dina data. Som tur är är det mycket enklare att normalisera tabeller i Access, tack vare tabellanalysguiden.

1. Dra markerade kolumner till en ny tabell och skapa relationer automatiskt

2. Använd knappkommandon för att byta namn på en tabell, lägga till en primärnyckel, göra en befintlig kolumn till primärnyckel och ångra den senaste åtgärden

Du kan använda den här guiden för att göra följande:

• Konvertera en tabell till en uppsättning mindre tabeller och skapa automatiskt en primär- och sekundärnyckelrelation mellan tabellerna.

• Lägg till en primärnyckel i ett befintligt fält som innehåller unika värden eller skapa ett nytt ID-fält som använder datatypen Räknare.

• Skapa relationer automatiskt för att tillämpa referensintegritet med sammanhängande uppdateringar. Sammanhängande borttagningar läggs inte till automatiskt för att förhindra att data tas bort av misstag, men du kan enkelt lägga till sammanhängande borttagningar senare.

• Sök i nya tabeller efter redundanta eller duplicerade data (till exempel samma kund med två olika telefonnummer) och uppdatera detta efter behov.

• Säkerhetskopiera den ursprungliga tabellen och byt namn på den genom att lägga till "_OLD" i dess namn. Sedan skapar du en fråga som återskapar den ursprungliga tabellen, med det ursprungliga tabellnamnet så att alla befintliga formulär eller rapporter baserade på den ursprungliga tabellen fungerar med den nya tabellstrukturen.

Mer information finns i Normalisera data med hjälp av Tabellanalys.

Steg 3: Ansluta till Access-data från Excel

När data har normaliserats i Access och en fråga eller tabell har skapats som återskapar de ursprungliga data, är det enkelt att ansluta till Access-data från Excel. Dina data finns nu i Access som en extern datakälla och kan därför anslutas till arbetsboken via en dataanslutning, som är en behållare med information som används för att hitta, logga in på och komma åt den externa datakällan. Anslutningsinformationen lagras i arbetsboken och kan också lagras i en anslutningsfil, till exempel en ODC-fil (Office Data Connection) (ODC-filnamnstillägget.odc) eller en fil med filnamnstillägget Datakälla (.dsn). När du har anslutit till externa data kan du också automatiskt uppdatera (eller uppdatera) Excel-arbetsboken från Access när data uppdateras i Access.

Mer information finns i Importera data från externa datakällor (Power Query).

Hämta dina data till Access

I det här avsnittet går du igenom följande faser av normalisering av data: Dela upp värden i kolumnerna Försäljare och Adress i de mest atomära delarna, dela upp relaterade ämnen i sina egna tabeller, kopiera och klistra in tabellerna från Excel i Access, skapa viktiga relationer mellan de nya Access-tabellerna och skapa och köra en enkel fråga i Access för att returnera information.

Exempeldata i icke-normaliserad form

Följande kalkylblad innehåller icke-atomvärden i kolumnen Försäljare och kolumnen Adress. Båda kolumnerna ska delas upp i två eller flera separata kolumner. Det här kalkylbladet innehåller också information om säljare, produkter, kunder och order. Informationen bör också delas upp ytterligare, efter ämne, i separata tabeller.

Behöver du mer hjälp?

Du kan alltid fråga en expert i Excel Tech Community eller få support i Communities.