I den här artikeln beskrivs hur du flyttar data från Excel till Access och konverterar dina data till relationstabeller så att du kan använda Microsoft Excel och Access tillsammans. För att sammanfatta detta är Access bäst för att samla in, lagra, söka efter och dela data, och Excel är bäst för att beräkna, analysera och visualisera data.

Två artiklar, Med Access eller Excel för att hantera dina data och De 10främsta skälen att använda Access med Excel , diskuteras vilket program som passar bäst för en viss aktivitet och hur du använder Excel och Access tillsammans för att skapa en praktisk lösning.

När du flyttar data från Excel till Access finns det tre grundläggande steg i processen.

tre grundläggande steg

Obs!: Mer information om datamodellering och relationer i Access finns i Grundläggande databasdesign.

Steg 1: Importera data från Excel till Access

Att importera data är en åtgärd som kan gå mycket smidigare om du tar dig tid att förbereda och rensa dina data. Att importera data är som att flytta till ett nytt hem. Om du rensar och ordnar dina innehavar innan du flyttar runt är det mycket enklare att flytta till det nya hemmet.

Rensa data innan du importerar

Innan du importerar data till Access Excel det en bra idé att:

  • Konvertera celler som innehåller icke-atomiska data (d.v.s. flera värden i en cell) till flera kolumner. Exempel: En cell i kolumnen "Kompetens" som innehåller flera kompetensvärden, till exempel "C#-programmering", "VBA-programmering" och "Webbdesign" ska delas upp för att avgränsa kolumner som var och en bara innehåller ett kompetensvärde.

  • Använd kommandot RENSA om du vill ta bort inledande, avslutande och flera inbäddade blanksteg.

  • Ta bort icke utskrivbara tecken.

  • Hitta och åtgärda stavfel och skiljetecken.

  • Ta bort dubblettrader eller dubblettfält.

  • Kontrollera att kolumner med data inte innehåller blandade format, särskilt tal som formaterats som text eller datum som formaterats som tal.

Mer information finns i följande Excel hjälpavsnitt:

Obs!: Om dina datarensningsbehov är komplexa, eller om du inte har tid eller resurser för att automatisera processen på egen hand, kan du överväga att använda en tredjepartsleverantör. Om du vill ha mer information kan du söka efter "programvara för datarensning" eller "datakvalitet" med din favoritsökmotor i webbläsaren.

Välj den bästa datatypen när du importerar

Under importen i Access vill du göra bra val så att du får få (om några) konverteringsfel som kräver manuell åtgärd. Följande tabell sammanfattar hur Excel talformat och Access-datatyper konverteras när du importerar data från Excel till Access, och innehåller några tips på de bästa datatyperna att välja i guiden Importera kalkylblad.

Excel talformat

Datatyper i Access

Kommentarer

Bästa praxis

Text

Text, PM

Datatypen Access-text lagrar alfanumeriska data på upp till 255 tecken. Datatypen ACCESS PM lagrar alfanumeriska data på upp till 65 535 tecken.

Välj PM för att undvika att trunkera data.

Tal, Procent, Bråk, Vetenskapligt

Tal

Access har en datatyp för tal som varierar beroende på egenskapen Fältstorlek (Byte, Heltal, Långt heltal, Enkel, Dubbel, Decimal).

Välj Dubbel för att undvika datakonverteringsfel.

Datum

Datum

Access och Excel använder båda samma serienummer för att lagra datum. I Access är datumintervallet större: från -657 434 (1 januari 100 e.Kr.) till 2 958 465 (31 december 9999 e.Kr.).

Eftersom Access inte känner igen 1904-datumsystemet (används i Excel för Macintosh), måste du konvertera datumen antingen i Excel eller Access för att undvika förvirring.

Mer information finns i Ändra datumsystem, datumformat eller tolkning av tvåsiffriga år och Importera eller länka till data i en Excel arbetsbok.

Välj Datum.

Tid

Tid

Access och Excel båda lagrar tidsvärden genom att använda samma datatyp.

Välj Tid, som vanligtvis är standard.

Valuta, Redovisning

Currency

I Access lagras data i datatypen Valuta som 8-bytetal med precision till fyra decimaler, och används för att lagra ekonomiska data och förhindra avrundning av värden.

Välj Valuta, som vanligtvis är standard.

boolesk

Ja/Nej

I Access används -1 för alla Ja-värden och 0 för alla Nej-värden, medan Excel använder 1 för alla SANT-värden och 0 för alla FALSKT-värden.

Välj Ja/Nejsom automatiskt konverterar underliggande värden.

Hyperlänk

Hyperlänk

En hyperlänk i Excel Access innehåller en URL eller webbadress som du kan klicka på och följa.

Välj Hyperlänk, annars kan datatypen Text användas som standard i Access.

När informationen finns i Access kan du ta bort alla Excel data. Glöm inte att säkerhetskopiera den ursprungliga Excel innan du tar bort den.

Mer information finns i accesshjälpavsnittet Importera eller länka till data i en Excel arbetsbok.

Lägg automatiskt till data på ett enkelt sätt

Ett vanligt problem Excel användarna har är att lägga till data med samma kolumner i ett stort kalkylblad. Du kan till exempel ha en lösning för tillgångar som började i Excel men nu har vuxit till att omfatta filer från många arbetsgrupper och avdelningar. Dessa data kan finnas i olika kalkylblad och arbetsböcker eller i textfiler som är datafeeds från andra system. Det finns inget användargränssnittskommando eller ett enkelt sätt att lägga till liknande data i Excel.

Den bästa lösningen är att använda Access, där du enkelt kan importera och lägga till data i en tabell med hjälp av guiden Importera kalkylblad. Dessutom kan du lägga till stora data i en tabell. Du kan spara importåtgärderna, lägga till dem som schemalagda Microsoft Outlook uppgifter och även använda makron för att automatisera processen.

Steg 2: Normalisera data med hjälp av Tabellanalysguiden

Att gå igenom processen med att normalisera data kan vid första anblicken verka en svår uppgift. Som tur är är det mycket enklare att normalisera tabeller i Access tack vare tabellanalysguiden.

tabellanalysguiden

1. Dra markerade kolumner till en ny tabell och skapa relationer automatiskt

2. Använd knappkommandon för att byta namn på en tabell, lägga till en primärnyckel, göra en befintlig kolumn till primärnyckel och ångra den senaste åtgärden

Du kan använda den här guiden för att göra följande:

  • Konvertera en tabell till en uppsättning mindre tabeller och skapa automatiskt en primär- och foreign key-relation mellan tabellerna.

  • Lägg till en primärnyckel i ett befintligt fält som innehåller unika värden, eller skapa ett nytt ID-fält som använder datatypen Räknare.

  • Skapa relationer automatiskt för att använda referensintegritet med sammanhängande uppdateringar. Sammanhängande borttagningar läggs inte till automatiskt för att förhindra att data tas bort av misstag, men du kan enkelt lägga till sammanhängande borttagningar senare.

  • Sök efter redundanta eller duplicerade data i nya tabeller (t.ex. samma kund med två olika telefonnummer) och uppdatera detta som du vill.

  • Bakåt i den ursprungliga tabellen och byt namn på den genom att lägga till "_OLD" efter namnet. Därefter skapar du en fråga som återskapar den ursprungliga tabellen med det ursprungliga tabellnamnet så att befintliga formulär eller rapporter baserade på den ursprungliga tabellen fungerar med den nya tabellstrukturen.

Mer information finns i Normalisera data med tabellanalys.

Steg 3: Anslut åtkomst till data från Excel

När data har normaliserats i Access och en fråga eller tabell har skapats som återskapar de ursprungliga data är det enkelt att ansluta till Access-data från Excel. Dina data finns nu i Access som en extern datakälla och kan nu anslutas till arbetsboken via en dataanslutning, som är en behållare med information som används för att hitta, logga in i och få åtkomst till den externa datakällan. Anslutningsinformationen lagras i arbetsboken och kan också lagras i en anslutningsfil, till exempel en ODC-fil (Office Data Connection) (.odc-filnamnstillägg) eller en namnfil för datakälla (DSN-filnamnstillägg). När du ansluter till externa data kan du även uppdatera din arbetsbok Excel automatiskt från Access när informationen uppdateras i Access.

Mer information finns i Importera data från externa datakällor (Power Query).

För in data i Access

I det här avsnittet får du hjälp med följande faser av normalisering av data: Dela upp värden i kolumnerna Försäljare och Adress i de flesta atomiska delar, dela upp relaterade ämnen i egna tabeller, kopiera och klistra in tabellerna från Excel i Access, skapa nyckelrelationer mellan de nyligen skapade Access-tabellerna och skapa och köra en enkel fråga i Access för att returnera information.

Exempeldata i icke-normaliserad form

Följande kalkylblad innehåller icke-atomiska värden i kolumnen Försäljare och adresskolumnen. Båda kolumnerna ska delas upp i två eller flera separata kolumner. Det här kalkylbladet innehåller även information om säljare, produkter, kunder och order. Den här informationen bör också delas upp ytterligare, per ämne, i separata tabeller.

Säljare

Order ID

Orderdatum

Produkt-ID

Antal

Pris

Kundnamn

Adress

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

70 SEK

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

9,75 kr

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

167 SEK

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

5,25 kr

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

4,50 kr

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

9,75 kr

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

167 SEK

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

7,25 kr

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

167 SEK

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

70 SEK

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Information i sina minsta delar: atomiska data

När du arbetar med data i det här exemplet kan du använda kommandot Text till kolumn i Excel för att separera "atom"-delarna i en cell (till exempel gatuadress, ort, land och postnummer) i separata kolumner.

I följande tabell visas de nya kolumnerna i samma kalkylblad efter att de har delats för att göra alla värden atomiska. Observera att informationen i kolumnen Försäljare har delats upp i kolumnerna Efternamn och Förnamn och att informationen i kolumnen Adress har delats upp i kolumnerna Gatuadress, Ort, Delstat och Postnummer. Dessa data är i "den första normalformen".

Efternamn

Förnamn

 

Gatuadress

Ort

Region

Postnummer

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Dela ut data i organiserade ämnen i Excel

Flera tabeller med exempeldata som följer visar samma information från Excel-kalkylbladet när det har delats i tabeller för säljare, produkter, kunder och order. Tabelldesignen är inte slutgiltig, men den är på rätt spår.

Tabellen Säljare innehåller endast information om säljare. Observera att varje post har ett unikt ID (Försäljare-ID). Värdet för Försäljare-ID används i tabellen Order för att koppla order till säljare.

Säljare

Försäljare-ID

Efternamn

Förnamn

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Tabellen Produkter innehåller endast information om produkter. Observera att varje post har ett unikt ID (produkt-ID). Värdet för Produkt-ID används för att koppla produktinformation till tabellen Orderdetaljer.

Produkter

Produkt-ID

Pris

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5,25

Tabellen Kunder innehåller endast information om kunder. Observera att varje post har ett unikt ID (kund-ID). Värdet för Kundnr används för att koppla kundinformation till tabellen Order.

Kunder

Kundnummer

Namn

Gatuadress

Ort

Region

Postnummer

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabellen Order innehåller information om order, säljare, kunder och produkter. Observera att varje post har ett unikt ID (Order-ID). Viss information i den här tabellen måste delas upp i en extra tabell som innehåller orderinformation, så att tabellen Order bara innehåller fyra kolumner– det unika order-ID:t, orderdatumet, försäljare-ID och kund-ID. Tabellen som visas här har ännu inte delats upp i tabellen Orderdetaljer.

Beställningar

Order ID

Orderdatum

Person-ID

Kundnummer

Produkt-ID

Antal

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Orderinformation, som produkt-ID och antal flyttas från tabellen Order och lagras i en tabell med namnet Orderinformation. Tänk på att det finns 9 order, så det är rimligt att det finns 9 poster i den här tabellen. Observera att tabellen Order har ett unikt ID (Order-ID), som refereras från tabellen Orderdetaljer.

Den slutliga designen av tabellen Order bör se ut så här:

Beställningar

Order ID

Orderdatum

Person-ID

Kundnummer

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabellen Orderdetaljer innehåller inga kolumner som kräver unika värden (det finns ingen primärnyckel), så det är okej att några eller alla kolumner innehåller "redundanta" data. Det finns dock inga två poster i den här tabellen som ska vara helt identiska (den här regeln gäller för alla tabeller i en databas). I den här tabellen bör det finnas 17 poster – var och en som motsvarar en produkt i en enskild order. I order 2349 består till exempel tre C-789-produkter av en av de två delarna av hela ordern.

Tabellen Orderdetaljer bör därför se ut så här:

Orderinformation

Order ID

Produkt-ID

Antal

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopiera och klistra in data från Excel till Access

Nu när informationen om säljare, kunder, produkter, beställningar och orderinformation har delas upp i olika ämnen i Excel kan du kopiera dessa data direkt till Access, där de blir tabeller.

Skapa relationer mellan Access-tabellerna och köra en fråga

När du har flyttat dina data till Access kan du skapa relationer mellan tabeller och sedan skapa frågor för att returnera information om olika ämnen. Du kan till exempel skapa en fråga som returnerar Order-ID och namnen på säljare för order som angetts mellan 09-03-05 och 09-03-08.

Dessutom kan du skapa formulär och rapporter för att förenkla datainmatning och försäljningsanalys.

Behöver du mer hjälp?

Du kan alltid fråga en expert i Excel Tech Community, få support i Answers-communityn eller föreslå en ny funktion eller förbättringar på Excel User Voice.

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Microsoft Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Hur nöjd är du med översättningskvaliteten?
Vad påverkade din upplevelse?

Tack för din feedback!

×