Formulärmallens livscykel

I den här artikeln

• Fas 1: planera

• Fas 2: design

• Fas 3: Distribuera

• Fas 4: underhåll

• Fas 5: arkivering

Fas 1: planera

Hur mycket tid du ägnar åt planeringen beror på hur komplexa formulär mal len är, din organisations struktur och om processerna och kraven i organisationen.

Om din formulärmall endast kommer att användas av medlemmar i ditt omedelbara team kan planerings fasen vara mycket informell. Om formulär mal len är mer komplex är planerings fasen troligen en mer formell och engagerad process, och du kan behöva samråda med många intressenter. Om din formulärmall till exempel kommer att vara en del av ett större företags system, som en utgifts rapportering eller ett system för företags resurs planering, måste du antagligen skapa formella planerings dokument, till exempel funktions specifikationer.

I båda fallen bör du kontrol lera följande innan du börjar utforma formulär mal len:

• Användar mål    Vad behövs för att användarna ska kunna göra med formulär mal len? Vilka scenarier måste du ha stöd för? Hur kommer du att mäta framgång för att möta användarnas mål?

• Kompatibilitet    Måste formulär mal len vara tillgänglig för användare utanför organisationen, antingen nu eller i framtiden? Vill du till exempel att formulär mal len ska vara tillgänglig på organisationens externa webbplats för kunder som inte har installerat InfoPath på sina datorer? I så fall kan du skapa en webbläsarkompatibel formulärmall i stället för en standard formulär mal len InfoPath-Only. Måste vissa användare i organisationen kunna fylla i formuläret i InfoPath 2003? Om så är fallet kanske du vill designa en bakåtkompatibel formulärmall. Vill du att användare ska kunna fylla i formulär medan de är borta från kontoret eller på annat sätt offline? Om så är fallet kan du lägga till funktioner i formulär mal len som gör att den fungerar effektivt i offlineläge.

• Befintliga användar formulär    Använder du för närvarande Microsoft Office Word-dokument eller Microsoft Office Excel-arbetsböcker för att samla in data från användarna? Om så är fallet kan du enkelt konvertera dessa filer till InfoPath-formulärmallar. 

• Integrerings krav    Vilka andra produkter eller tekniker fungerar med din formulärmall? Du kan till exempel behöva lagra data i formulär mal len i en Microsoft SQL Server-databas, eller så kan du bestämma dig för att basera formulär mal len på en webb tjänst så att det går att skicka data till en databas som inte är direkt kompatibel med InfoPath.

• Gränssnitts krav    Behöver du följa rikt linjer för företags varumärken? Vad vill du att formulär mal len ska se ut? Vilka typer av kontroller ska du använda och hur strukturerar du dem?

• Process krav    Blir formulär mal len en del av en större affärs process, till exempel processen att godkänna en utgifts rapport? Om så är fallet, vilka typer av vyer du behöver, och hur implementerar du reglerna som styr hur data flyttas genom organisationen och bearbetas av olika personer och affärs system? Kommer du att använda arbets flödes funktioner i andra program, till exempel Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Måste formulär mal len hantera kod eller skript? Om så är fallet, använder du affärsutvecklare eller ska det här arbetet betalas ut?

• Krav för data lagring    Vad vill du göra med data i användar formulär? Om användarna till exempel snabbt behöver kunna skicka formulär data fram och tillbaka, och du inte behöver återanvända data, kan du använda e-postmeddelanden för att lagra data. Om användare behöver kunna komma åt och dela formulär data kanske du vill lagra samlingar med relaterade InfoPath-formulär i bibliotek på en server med Microsoft Windows SharePoint Services. Om användare behöver ha till gång till formulär data i andra affärs program eller system, till exempel utgifts rapporter eller redovisnings program, kanske du vill lagra data i företags databaserna. Detta åstadkoms ofta genom att formulär mal len kopplas till en webb tjänst som fungerar som en mellanhand mellan formulär mal len och databasen eller affärs systemet.

• Säkerhets krav    Vilken sorts säkerhets problem och sårbarheter har du på dig? Måste formulär mal len installeras på användarnas datorer eller så kan användarna få åtkomst till den från en nätverks resurs? Vill du att användarna ska signera sina formulär eller vissa uppsättningar med data digitalt? Kopplas formulär mal len direkt till en databas, eller så använder du data anslutnings filer i data anslutnings bibliotek, som vanligt vis hanteras av en administratör?

• Test krav    Vilken process ska du använda för att testa formulär mal organisationens utseende och beteende? Behöver du skapa en formell test plan?

• Distributions krav    Hur planerar du att dela en formulärmall med andra? Var publiceras formulär mal len? Om du planerar att publicera den på en server som kör InfoPath Forms Services vill du publicera den i ett bibliotek eller som webbplats innehållstyp ? Hur kommer du att meddela användare om formulärmallens tillgänglighet? Vad finns det för att få en ny version av formulärmallar?

• Underhålls krav    Vill du arkivera formulärmallar, användar formulär eller båda? Hur länge behöver du för att hålla data? Vilka typer av arkiverings-och data lagrings principer krävs av din organisation?

Överst på sidan

Fas 2: design

När du har utfört planerings fasen kan du börja utforma processen. Vi rekommenderar att du följer anvisningarna nedan när du utformar en formulärmall. Men du kan avvika från beställningen om det behövs. Du kanske hellre vill definiera data verifiering, villkorsstyrd formatering och regler för kontroller när du lägger till dessa kontroller i formulär mal len, i stället för att senare i design processen.

• Steg 1: skapa formulär mal len

• Steg 2: skapa eller ange huvud data källan

• Steg 3: definiera layout

• Steg 4: lägga till kontroller

• Steg 5: lägga till data anslutningar

• Steg 6: lägga till data verifiering, regler och andra affärs logik funktioner

• Steg 7: skapa anpassade vyer

• Steg 8: Aktivera sändnings beteende

• Steg 9: Aktivera säkerhetsfunktioner

• Steg 10: testa utseende och beteende

Steg 1: skapa formulär mal len

När du skapar en formulärmall kan du behöva importera ett befintligt formulär, till exempel ett Word-dokument eller en Excel-arbetsbok, till InfoPath eller Ange kompatibilitetsinställningar för formulär mal len så att de resulterande formulären kan fyllas i i InfoPath 2003 eller i en webbläsare. De flesta av dessa alternativ finns i dialog rutan designa en formulärmall . Om du till exempel vill utforma en formulärmall som kan öppnas och fyllas i i antingen Microsoft Office InfoPath eller en webbläsare kan du markera kryss rutan Aktivera endast webbläsare-kompatibla funktioner i dialog rutan designa en formulärmall .

Följande resurser innehåller ytterligare information om hur du skapar en formulärmall.

Steg 2: skapa eller ange huvud data källan

Alla formulärmallar är baserade på en data källa som lagrar data som samlas in i ett formulär. Denna data källa kan vara en företags databas, en webb tjänst eller en befintlig XML-fil som används i organisationen för att standardisera data, till exempel en XML-schema (. xsd). Om du inte har en befintlig data källa kan du låta InfoPath skapa en åt dig när du lägger till kontroller i formulär mal len.

Du kan visa en representation av data källan för formulär mal len i åtgärds fönstret data källa :

När du först skapar en formulärmall måste du bestämma vilka av följande tillvägagångs sätt:

• Låt InfoPath skapa data källan    Om du skapar en tom formulärmall skapas data källan för dig när du lägger till kontroller i formulär mal len. Det här kan vara användbart när du utformar en formulärmall som ska användas tillsammans med medlemmar i ett litet team, om du inte har åtkomst till en befintlig data källa i organisationen, eller när du inte behöver lagra informationen som du samlar in utanför formuläret. Det här kan också vara användbart när du delar formulär i ett SharePoint-bibliotek eller i ett e-postmeddelande och du vill visa information från formuläret i kolumner i biblioteket eller i en InfoPath -formulärmall i stället för att lagra den i en databas eller annan extern plats.

• Använda en befintlig data Källa    Om du baserar formulärmallens design på en befintlig data källa, till exempel en databas eller webb tjänst, upprättas en huvuddataanslutning till data källan. Det kan bara finnas en data anslutning i en formulärmall. Senare i design processen kan du skapa data anslutningar till sekundära data källor för att fylla i list rutor med externa data eller skicka data till fler än en data källa. Mer information om sekundära data källor finns i "steg 5: lägga till data anslutningar" längre fram i den här artikeln.

Följande resurser innehåller ytterligare information som kan hjälpa dig att avgöra vilken typ av data källa som ska användas och när du bör lägga till ytterligare data anslutningar till formulär mal len.

Steg 3: definiera layout

De flesta formulärmallar innehåller minst en layouttabell, som är ett ramverk för att organisera och ordna formulär innehåll, inklusive kontroller, avsnitt i ett formulär, logo typer och andra typer av bilder.

Du kan hitta färdiga layouttabeller i åtgärds fönstret layout :

Följande resurser innehåller mer information om alternativ för visuell design för formulär mal len.

Steg 4: lägga till kontroller

Kontroller gör att användare kan ange och markera data i formulär mal len. De kan också användas för att visa data från befintliga data källor, till exempel databaser eller webb tjänster. När du har skapat en formulärmalls layout kan du infoga vilken kontroll som helst i formulär mal len. Åtgärds fönstret kontroller ger till gång till alla kontroller som är tillgängliga i InfoPath, inklusive eventuella anpassade kontroller som har lagts till i åtgärds fönstret, till exempel ActiveX-kontroller eller malldelar.

Du kan lägga till en kontroll i formulär mal len genom att klicka på namnet i listan Infoga kontroller eller genom att dra den från åtgärds fönstret till arbets ytan för formulär mal len. Beroende på vilken typ av kontroll som du lägger till i formulär mal len kan användare som fyller i formuläret skriva text i textfält, Visa data i upprepa kontroller, göra markeringar från alternativ knappar och markera kryss rutor, välja poster från listor och klicka på kommando knappar som utför kommandon. De data som användare anger i en kontroll lagras i formulärets data källa.

Följande resurser innehåller mer information om hur du använder kontroller i InfoPath.

Steg 5: lägga till data anslutningar

Alla formulärmallar har en primär data källa, som kallas huvud data källan. Om du utformar en formulärmall baserad på en extern data källa, till exempel en databas eller webb tjänst, skapar InfoPath huvud data källan baserat på den externa data källan. Om du utformar en tom formulärmall skapar InfoPath huvud data källa för dig när du lägger till kontroller i formulär mal len.

När du utformar en formulärmall kan du också lägga till data anslutningar till en eller flera sekundära data källor. En sekundär data källa är en XML-datafil, en databas eller en webb tjänst som används i ett formulär för posterna i en listruta eller för skript åtgärder. Det gör att du kan fylla i list rutor och andra kontroller med data som inte finns i en SQL Server-databas eller SharePoint-lista. Du kan också lägga till data anslutningar till sekundära data källor när du vill att användarna ska kunna skicka data till mer än en extern data källa.

Följande resurser innehåller ytterligare information om sekundära data anslutningar och vad de används till i InfoPath.

Steg 6: lägga till data verifiering, regler och andra affärs logik funktioner

Det är viktigt att minska kostnaderna och öka effektiviteten i ditt företag när så är möjligt. Du kan använda funktioner för företags logik i formulär mal len för att förhindra problem med data inmatningen och för att automatisera åtgärder i användarens formulär. När du använder InfoPath-funktioner som dataverifiering, villkorsstyrd formatering och Rules kan du definiera villkor och åtgärder som automatiskt utför uppgifter som baseras på händelser, till exempel öppning eller stängning av ett formulär eller värden som anges i formuläret mallen.

Följande resurser innehåller ytterligare information som illustrerar företags logik funktionerna i InfoPath.

Företags logik funktionerna i InfoPath är allt du behöver för de flesta formulärmallarna. Om en formulärmall kräver ytterligare funktioner som inte är tillgängliga i InfoPath kan du använda kod för att skapa anpassade funktioner. Om du vill skriva skript kan du använda Microsoft Script Editor (MSE) för att skapa, redigera och felsöka Microsoft JScript eller Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript)-kod. Om du vill skriva hanterad kod kan du använda Microsoft Visual Studio 2005 Tools för Applications (VSTA) för att skapa, redigera och felsöka Visual Basic-eller Visual C#-kod. Om du har Microsoft Visual Studio 2005 kan du dessutom integrera design läges funktioner i Visual Studio 2005 genom att hämta och installera Microsoft Visual Studio 2005 Tools för Microsoft Office 2007 på datorn. Du kan sedan öppna Visual Studio 2005, skapa ett InfoPath-formulärmall och använda design läges funktioner för att designa formulär mal len. Information om hur du laddar ned Microsoft Visual Studio 2005 Tools för Microsoft Office 2007 finns i InfoPath-utvecklare på webbplatsen för Microsoft Developer Network (MSDN).

Steg 7: skapa anpassade vyer

Alla InfoPath-formulärmallar har en standardvy som visar när användare först öppnar ett formulär som baseras på din formulärmall.

Du kan använda åtgärds fönstret vyer för att designa fler vyer av formulär mal len:

När du utformar en ny vy upprepas vanligt vis processen att utforma formuläret, lägga till kontroller och lägga till data verifiering och andra funktioner.

Genom att skapa olika vyer av formulär mal len kan du låta användarna titta på data i formuläret på olika sätt. Detta hindrar dig från att skapa flera formulärmallar för samma affärs process. Om du till exempel använder en formulärmall som används för att bearbeta försäkrings anspråk kan du skapa en vy för försäkrings tagarna, en andra vy för försäkrings agenter och en tredje vy för försäkrings omkopplare. Var och en av de här vyerna är anpassade för att passa den typ av användare som anger information i den. Du kan också utforma anpassade utskriftsvyer som bara används för att skriva ut formuläret.

Vyer ska vara enkla och relativt själv för klar Ande. Om du däremot vill kommunicera särskilda instruktioner för användarna kan du behöva skapa hjälp i vyn. Du kan till exempel skapa en DAC-vy för formulär mal len och sedan lägga till en knapp i standardvyn som användare kan klicka på för att komma åt hjälpen.

Följande resurser innehåller ytterligare information om vyer.

Steg 8: Aktivera sändnings beteende

När du utformar formulärmallar för att samla in data som en del av en större affärs process kvarstår inte informationen i de formulär som användarna fyller i. I stället flyttas formulär data från formuläret till nästa stadium i affärs processen, vanligt vis till en extern data källa, till exempel en databas eller webb tjänst. En anställd kan till exempel använda InfoPath för att fylla i en Reseräkning och sedan skicka formuläret till en webb tjänst där formuläret kan behandlas.

Om du anger var du vill att informationen i formulär mal len ska skickas kan dina affärs processer öka korrektheten och effektiviteten, eftersom du kan använda mer kontroll för dessa processer. Innan användarna kan skicka in sina formulär data säkerställer InfoPath att data i formulären är giltiga och låter användarna korrigera ogiltiga data. Med den här funktionen kan du se till att endast giltiga data skickas till den externa data källan.

I följande resurser förklaras hur du utformar formulär mal len så att formulär data skickas till en valfri plats.

Steg 9: Aktivera säkerhetsfunktioner

Du bör använda organisationens befintliga säkerhets principer som grund för val som du gör för att skydda formulärmallarna och deras relaterade formulär.

Om du skapar webb läsar kompatibla formulärmallar kan du tänka på att ett antal faktorer påverkar säkerheten hos servrar som använder InfoPath Forms Services. Vissa styrs av dig och andra styrs av din administratör, vilka är den person som konfigurerar och hanterar användar konton, tilldelar behörigheter och hjälper användare med nätverks-eller Server åtkomst problem. Du kan behöva koordinera med administratören att ange lämpliga alternativ för formulär mal len.

I följande resurser förklaras hur du utformar en formulärmall med säkerhet i åtanke.

Steg 10: testa utseende och beteende

Din test plan beror på hur komplexa formulär mal len är och på befintliga principer i organisationen för att distribuera formulärmallar. Din test plan kan vara så enkel som att Förhandsgranska formulär mal len för att testa beteendet och utseendet på formulär som baseras på formulär mal len. När du distribuerar en formulärmall på en större skala kan det bli nödvändigt med mer grundlig, formell testning. Du kanske till exempel vill kunna testa eller schemalägga pilot distributioner med ett urval av användare.

Det vanligaste test passet innebär vanligt vis att du förvisar formulär mal len i förHands gransknings fönstret i InfoPath. I förHands gransknings fönstret kan du Visa formuläret medan det visas för användarna och ange data i kontrollerna för att testa deras funktion. Det gör att du kan kontrol lera justering och formatering av kontroller. Du kan också testa funktionerna för kontrollerna i formuläret. Du kan till exempel ange data i kontroller för att kontrol lera att data verifiering, formler, regler och data anslutningar fungerar som de ska. I förHands gransknings fönstret bör du också se till att formulär mal len är fri från skrivfel och redaktionella inkonsekvenser och att det ser bra ut i visuell synpunkt.

Du kan göra mycket av testerna själv, innan du publicerar och distribuerar formulär mal len, bör du testa den med användare för att kontrol lera att de uppfyller förväntningarna. Det bästa är om du publicerar en mall för pilotprojekt och skickar den till ett litet urval av användare. På det sättet kan du begära feedback från riktiga användare om formulärmallens övergripande användbarhet. Du kan sedan göra nödvändiga ändringar innan du publicerar formulär mal len till en större mål grupp.

I följande resurs förklaras hur du testar formulär mal len med åtgärds fönstret kontrol lera layout .

Överst på sidan

Fas 3: Distribuera

Processen för att distribuera en formulärmall är att publicera formulär mal len, aktivera den för användning på webben (endast för webbläsaraktiverade formulärmallar) och göra användare medvetna om formulärmallens tillgänglighet. Om du planerar att installera en formulärmall på användarnas datorer kan publicerings processen även skapa en speciell installations fil. Du kan publicera formulärmallar på många platser, inklusive distributions listor för e-post och servrar med InfoPath Forms Services eller Windows SharePoint Services.

Om du planerar att publicera en webbkompatibel formulärmall på en server som kör InfoPath Forms Services, måste du läsa in formulär mal len och först publicera den. I de flesta fall kan du utföra det här steget under publiceringen genom att markera en kryss ruta i publicerings guiden. Om din formulärmall innehåller vissa funktioner, till exempel hanterad kod, kommer du inte att kunna göra det själv. I stället måste du spara formulär mal len på en delad plats och sedan låta en Server grupp administratör veta att den är tillgänglig för granskning. Server grupps administratören kan sedan kontrol lera att formulär mal len är fri från fel och varningar, ladda upp den till en plats i webb server gruppen och sedan aktivera den i en webbplatssamling på servern.

Följande resurser beskriver publicerings processen och vad den innehåller.

Överst på sidan

Fas 4: underhåll

Om du underHåller en formulärmall måste du uppdatera formulär mal len när det behövs och släppa nya versioner. Det är också en bra idé att regelbundet begära feedback från användare om hur designen är användbar. Uppfyller formulär mal len fortfarande deras behov eller behöver den ändras?

När du publicerar en formulärmall som du har ändrat kan InfoPath uppdatera både formulär mal len (XSN-filen) och eventuella befintliga formulär (XML-filer) som baseras på den mallen. När användare öppnar ett befintligt formulär hämtas den senaste kopian av formulär mal len automatiskt och deras formulär data uppdateras så att de matchar den versionen. Som standard ersätter InfoPath automatiskt den äldre versionen av formulär mal len med den senaste versionen. Du kan välja den uppdaterings metod som du föredrar för att uppdatera befintliga användar formulär.

Om du är Server grupps administratör för en server som kör InfoPath Forms Services och du måste ladda upp en ny version av en administratörsgodkänd formulärmall kan du bestämma hur över gången mellan den befintliga versionen och den uppgraderade versionen ska ske. Du kan till exempel välja att ersätta formulär mal len med en senare version utan att orsaka data förlust till användare som fyller i formuläret i en webbläsare. Om du har ett övertygande skäl, till exempel en säkerhets korrigering, kan du välja att omedelbart skriva över formulär mal len.

Om du behöver uppdatera en befintlig malldel öppnar du den, gör nödvändiga ändringar, sparar malldelen och distribuerar den sedan till designer för utvecklare. När formulärdesigner har lagt till den senaste versionen av malldelen i åtgärds fönstret kontroller kan de använda den i deras formulärmallar. Om de öppnar en formulärmall som innehåller en äldre version av malldelen uppmanas de att uppdatera malldelen med den senaste versionen.

Följande resurser innehåller mer information om hur du ändrar och uppdaterar formulärmallar och malldelar.

Överst på sidan

Fas 5: arkivering

Organisationer arkiverar ofta formulärmallar och formulär som det sista steget i formulär-design livs cykeln. Om du inte längre behöver en viss formulärmall kan du ta bort den från att använda den och spara en digital kopia av formulär mal len för posterna. Dessutom kanske du vill behålla data som samlas in i formulär som baseras på den formulär mal len.

Många organisationer följer strikta rikt linjer avseende lagring och bevarande av data i Arkiv. En organisation kan till exempel vara obligatorisk för att spara kund transaktions poster på en fil under ett visst antal år. Arkiv rikt linjerna i din organisation kan drivas av interna principer, myndighets lag eller båda. Som en del av planerings processen bör du ta reda på vad din policy är.