Hantera datakällans fel (Power Query)

Det finns två typer av fel som kan uppstå när du uppdaterar data.

Lokal   Om ett fel uppstår i Excel-arbetsboken är felsökningsinsatserna åtminstone begränsade och mer hanterbara. Kanske orsakade uppdaterade data ett fel med en funktion, eller så skapades ett ogiltigt villkor i en listruta. Dessa fel är besvärande, men ganska lätta att spåra, identifiera och åtgärda. Excel har också förbättrat felhantering med tydligare meddelanden och sammanhangsberoende länkar till riktade hjälpavsnitt som hjälper dig att ta reda på och åtgärda problemet.

Avlägsen   Ett fel som kommer från en extern fjärrdatakälla är dock en helt annan sak. Något har hänt i ett system som kan vara tvärs över gatan, halvvägs runt om i världen eller i molnet. Den här typen av fel kräver en annan metod. Vanliga fjärrfel är:

• Det gick inte att ansluta till en tjänst eller resurs. Kontrollera anslutningen.

• Det gick inte att hitta filen du försöker komma åt.

• Servern svarar inte och kan behöva underhåll. 

• Det här innehållet är inte tillgängligt. Den kan ha tagits bort eller är inte tillgänglig för tillfället.

• Snälla vänta... data läses in.

Här följer några förslag som hjälper dig att hantera fel som kan uppstå.

Hitta och spara det specifika felet    Granska först fönstret Frågor & Connections (Välj data > frågor & Connections, välj anslutningen och visa sedan den utfällbara menyn). Se vilka dataåtkomstfel som inträffade och notera eventuell ytterligare information. Öppna sedan frågan för att se eventuella specifika fel med varje frågesteg. Alla fel visas med en gul bakgrund för enkel identifiering. Skriv ned eller ta en skärmbild av felmeddelandeinformationen, även om du inte förstår den. En kollega, administratör eller en supporttjänst i organisationen kanske kan hjälpa dig att förstå vad som hände och föreslå en lösning. Mer information finns i Hantera fel i Power Query.

Få hjälpinformation    Sök på webbplatsen För hjälp och utbildning för Office. Det innehåller inte bara omfattande hjälpinnehåll, utan även felsökningsinformation. Mer information finns i Korrigeringar eller lösningar för de senaste problemen i Excel för Windows.

Utnyttja den tekniska communityn    Använd Microsoft Community-webbplatser för att söka efter diskussioner som är specifika för ditt problem. Det är mycket troligt att du inte är den första personen som upplever problemet, andra har att göra med det, och kan till och med ha hittat en lösning. Mer information finns i Microsoft Excel-communitynoch Office Answers-communityn.

Söka på webben    Använd önskad sökmotor för att söka efter ytterligare webbplatser på webben som kan ge relevanta diskussioner eller ledtrådar. Detta kan vara tidskrävande, men det är ett sätt att kasta ett bredare nät för att leta efter svar på särskilt svåra frågor.

Kontakta Office-supporten      Vid det här laget förstår du förmodligen problemet mycket bättre. Det kan hjälpa dig att fokusera konversationen och minimera tiden du tillbringar med Microsoft Support. Mer information finns i Microsoft 365 och Office Kundsupport.

Även om du kanske inte kan åtgärda problemet kan du ta reda på exakt vad som är problemet för att hjälpa andra att förstå situationen och lösa det åt dig.

Problem med tjänster och servrar    Oregelbundna nätverks- och kommunikationsfel ligger troligen bakom problemet. Det bästa du kan göra är att vänta och försöka igen. Ibland försvinner problemet bara.

Ändringar av plats eller tillgänglighet    En databas eller fil har flyttats, skadats, tagits offline för underhåll eller databasen har kraschat. Diskenheter kan skadas och filer går förlorade. Mer information finns i Återställa förlorade filer på Windows 10.

Ändringar av autentisering och sekretess   Det kan plötsligt hända att en behörighet inte längre fungerar eller att en sekretessinställning har ändrats. Båda händelserna kan förhindra åtkomst till en extern datakälla. Kontakta administratören eller administratören för den externa datakällan för att se vad som har ändrats. Mer information finns i Hantera inställningar och behörigheter för datakälloroch Ange sekretessnivåer.

Öppna eller låsta filer   Om en text, CSV eller arbetsbok är öppen inkluderas inte ändringar i filen i uppdateringen förrän filen har sparats. Om filen är öppen kan den också vara låst och kan inte nås förrän den är stängd. Detta kan inträffa när den andra personen använder en icke-prenumerationsversion av Excel. Be dem stänga filen eller checka in den. Mer information finns i Låsa upp en fil som har låsts för redigering.

Ändringar av scheman vid backend   Någon ändrar ett tabellnamn, ett kolumnnamn eller en datatyp. Det här är nästan aldrig klokt, kan ha en enorm inverkan och är särskilt farligt med databaser. Man hoppas att databashanteringsteamet har satt rätt kontroller för att förhindra att detta händer, men fel uppstår. 

Blockera fel vid frågevikning    Power Query försöker förbättra prestanda när det går. Det är ofta bättre att köra en databasfråga på en server för att dra nytta av högre prestanda och kapacitet. Den här processen kallas frågevikning. Men Power Query blockerar en fråga om det finns en potential för att data ska komprometteras. En koppling definieras till exempel mellan en arbetsbokstabell och en SQL Server tabell. Arbetsbokens datasekretess är inställd på Sekretess, men SQL Server data anges till Organisationsdata. Eftersom Sekretess är mer begränsande än organisatoriskt blockerar Power Query informationsutbytet mellan datakällorna. Frågevikning sker i bakgrunden, så det kan överraska dig när ett blockeringsfel uppstår. Mer information finns i Grundläggande om frågevikning, Frågevikning och Vikning med frågediagnostik.

Ofta med Power Query kan du ta reda på exakt vad som är problemet och åtgärda det själv.

Namnändrade tabeller och kolumner    Ändringar av ursprungliga tabell- och kolumnnamn eller kolumnrubriker kommer med stor sannolikhet att orsaka problem när du uppdaterar data. Frågor bygger på tabell- och kolumnnamn för att forma data i nästan varje steg. Undvik att ändra eller ta bort de ursprungliga tabell- och kolumnnamnen, såvida inte syftet är att få dem att matcha med datakällan. 

Ändringar av datatyper    Ändringar av datatyper kan ibland orsaka fel eller oavsiktliga resultat, särskilt i funktioner som kan kräva en viss datatyp i argumenten. Några exempel är att ersätta en textdatatyp i en talfunktion eller att försöka utföra en beräkning på en icke-numerisk datatyp. Mer information finns i Lägga till eller ändra datatyper.

Cellnivåfel   Dessa typer av fel hindrar inte en fråga från att läsas in, men de visar Fel i cellen. Om du vill se meddelandet markerar du blanksteg i en tabellcell som innehåller Fel. Du kan ta bort, ersätta eller bara behålla felen. Exempel på cellfel är: 

• Omvandling    Du försöker konvertera en cell som innehåller SAKNAS till ett heltal.

• Matematisk    Du försöker multiplicera ett textvärde med ett numeriskt värde.

• Sammanfogning    Du försöker kombinera strängar men en av dem är numerisk.

Experimentera och iterera på ett säkert sätt    Om du inte är säker på att en transformation kan ha en negativ inverkan kopierar du en fråga, testar ändringarna och itererar genom varianter av ett Power Query kommando. Om kommandot inte fungerar tar du bara bort det steg du skapade och försöker igen. Om du snabbt vill skapa exempeldata med samma schema och struktur skapar du en Excel-tabell med flera kolumner och rader och importerar dem sedan (Välj data > Från tabell/område). Mer information finns i Skapa en tabell och Importera från en Excel-tabell.

Du kan känna dig som ett barn i en godisbutik när du först förstår vad du kan göra med data i Power Query-redigeraren. Men motstå frestelsen att äta allt godis. Du vill undvika att göra transformationer som oavsiktligt kan orsaka uppdateringsfel. Vissa åtgärder är enkla, till exempel att flytta kolumner till en annan plats i tabellen, och bör inte leda till uppdateringsfel på vägen, eftersom Power Query spårar kolumner efter kolumnnamnet.

Andra åtgärder kan leda till uppdateringsfel. En allmän tumregel kan vara ditt vägledande ljus. Undvik att göra betydande ändringar i de ursprungliga kolumnerna. Om du vill spela upp den på ett säkert sätt kopierar du den ursprungliga kolumnen med ett kommando (Lägg till en kolumn, Anpassad kolumn, Duplicera kolumn och så vidare) och gör sedan dina ändringar i den kopierade versionen av den ursprungliga kolumnen. Det som följer är åtgärder som ibland kan leda till uppdateringsfel och några metodtips som hjälper saker att gå smidigare.

Operation	Vägledning
Filtrering	Förbättra effektiviteten genom att filtrera data så tidigt som möjligt i frågan och ta bort onödiga data för att minska onödig bearbetning. Använd även Autofilter för att söka efter eller välja specifika värden och dra nytta av typspecifika filter som är tillgängliga i kolumnerna för datum, datumtid och datumtidszon (till exempel månad, vecka, dag).
Datatyper och kolumnrubriker	Power Query lägger automatiskt till två steg i frågan direkt efter det första källsteget: Framhävda rubriker, som framhäver den första raden i tabellen som kolumnrubrik, och Ändrad typ, som konverterar värdena från datatypen Alla till en datatyp baserat på kontrollen av värdena från varje kolumn. Det här är användbart, men det kan finnas tillfällen då du uttryckligen vill styra det här beteendet för att förhindra oavsiktliga uppdateringsfel. Mer information finns i Lägga till eller ändra datatyper och Höja eller sänka rader och kolumnrubriker.
Byta namn på en kolumn	Undvik att byta namn på de ursprungliga kolumnerna. Använd kommandot Byt namn för kolumner som läggs till av andra kommandon eller åtgärder. Mer information finns i Byta namn på en kolumn.
Dela kolumn	Dela kopior av den ursprungliga kolumnen, inte den ursprungliga kolumnen. Mer information finns i Dela en kolumn med text.
Slå samman kolumner	Sammanfoga kopior av de ursprungliga kolumnerna, inte de ursprungliga kolumnerna. Mer information finns i avsnittet Slå samman kolumner.
Ta bort en kolumn	Om du har ett litet antal kolumner att behålla använder du Välj kolumn för att behålla de du vill ha.  Tänk på skillnaden mellan att ta bort en kolumn och att ta bort andra kolumner. När du väljer att ta bort andra kolumner och uppdaterar dina data kan nya kolumner som lagts till i datakällan sedan den senaste uppdateringen förbli oupptäckta eftersom de skulle betraktas som andra kolumner när steget Ta bort kolumn körs igen i frågan. Den här situationen inträffar inte om du uttryckligen tar bort en kolumn. Tips!      Det finns inget kommando för att dölja en kolumn (som i Excel). Men om du har många kolumner och du vill dölja många av dem för att fokusera ditt arbete kan du göra följande: ta bort kolumnerna, kom ihåg steget som skapades och ta sedan bort det steget innan du läser in frågan i kalkylbladet igen. Mer information finns i Ta bort kolumner.
Ersätta ett värde	När du ersätter ett värde redigerar du inte datakällan. I stället gör du en ändring av värdena i frågan. Nästa gång du uppdaterar dina data kan värdet du sökte efter ha ändrats något eller inte längre finnas där, så kommandot Ersätt kanske inte fungerar som ursprungligen. Mer information finns i Ersätta värden.
Pivot och Unpivot	När du använder kommandot Pivotkolumn kan ett fel uppstå när du pivoterar en kolumn, inte aggregerar värden, men mer än ett enda värde returneras. Den här situationen kan uppstå efter en uppdateringsåtgärd som ändrar data på ett oväntat sätt. Använd kommandot Unpivot Other Columns när inte alla kolumner är kända, och du vill att nya kolumner som läggs till under en uppdateringsåtgärd också ska tas bort. Använd kommandot Endast markerad kolumnnär du inte känner till antalet kolumner i datakällan, och du vill se till att de markerade kolumnerna inte påverkas efter en uppdateringsåtgärd. Mer information finns i Pivotkolumner och Unpivot-kolumner.

Förhindra att fel uppstår    Om en extern datakälla hanteras av en annan grupp i organisationen måste de vara medvetna om ditt beroende av dem och för att undvika ändringar i deras system som kan orsaka problem nedströms. Håll koll på påverkan på data, rapporter, diagram och andra artefakter som är beroende av data. Konfigurera kommunikationslinjer för att säkerställa att de förstår effekten och vidta nödvändiga åtgärder för att hålla igång saker och ting på ett smidigt sätt. Hitta sätt att skapa kontroller som minimerar onödiga ändringar och förutse konsekvenserna av nödvändiga ändringar. Visserligen är detta lätt att säga och ibland svårt att göra.

Framtidssäkert med frågeparametrar    Använd frågeparametrar för att minimera ändringar i till exempel en dataplats. Du kan utforma en frågeparameter för att ersätta en ny plats, till exempel en mappsökväg, ett filnamn eller en URL. Det finns fler sätt att använda frågeparametrar för att minimera problem. Mer information finns i Skapa en parameterfråga.