Nya Outlook innehåller en ny, kraftfull e-postupplevelse som kan hjälpa verkställande administratörer och ombud att bli mer produktiva i sitt dagliga arbete. Den här artikeln innehåller några av de nya Outlook-tipsen för kalender och e-post som är användbara för administrativa administratörer. För att komma igång rekommenderar vi att du provar nya Outlook.
Vi vill veta hur vi kan förbättra upplevelsen för exekutiva administratörer och ombud! Du kan skicka in dina synpunkter här.
Obs
Ombudsåtkomst är bara tillgängligt om du använder ett arbets- eller skolkonto i Microsoft 365 eller med Exchange Online.
Dela och öppna en kalender med behörigheter för att redigera eller delegera
Dela kategorihantering med ett ombud
Lägga till nya delade kalendrar eller delegerade kalendrar
Lägga till och visa delade postlådor eller ombudspostlådor och mappar
Hantera och använda chefers kategorier som ombud
Tips för chefsassistenter i e-post och kalender
Dela och öppna en kalender med behörigheter för att redigera eller delegera
Mer information om hur du delar och kommer åt en kalender med redigerings- eller ombudsbehörigheter i Outlook finns i Dela och få åtkomst till en kalender med redigerings- eller ombudsbehörigheter i Outlook.
Dela behörighet till kategorihantering med ett ombud
Välj Calendar
i navigeringsfönstret.Välj Dela kalender på fliken Start.
På sidan Delning och behörigheter skriver du namnet eller e-postadressen till den person som du vill dela kalendern med och tilldelar ombudsåtkomst. Även om du kan dela din kalender med fler än en person kan du bara lägga till en person i taget från Outlook på webben.
När du har lagt till den person som du vill ska hantera kalendern väljer du listrutan bredvid namnet och sedan vilken behörighetsnivå du vill att användaren ska ha.
Välj Delegera om du vill ge dem behörighet att redigera kalendern och vill att de får de mötesförfrågningar och svar som skickas till dig.
Om du vill låta ombudet hantera dina kategorier markerar du kryssrutan för Låt ombudet hantera kategorier.
När du har lagt till den person som du vill dela kalendern med och valt vilken behörighet personen ska ha väljer du Dela. Om du bestämmer dig för att inte dela kalendern för tillfället väljer du Ta bort.
Den person som du har delat kalendern med får ett e-postmeddelande om tilldelningen. När mottagaren väljer knappen Acceptera i inbjudan läggs din kalender till i den personens lista med kalendrar.
Mer information finns i Dela och få åtkomst till en kalender med behörigheter för att redigera eller delegera i Outlook.
Visa delade kalendrar
Delade eller delegerade kalendrar kanske inte visas som standard i nya Outlook. Om du vill visa delade kalendrar klickar du på Visa alla i kalenderlistan och visar delade kalendrar under People kalendrar. Välj sedan den kalender du är intresserad av och välj sedan Dela vy i menyfliksområdet för att visa flera kalendrar sida vid sida.
Lägga till nya delade kalendrar eller delegerade kalendrar
Du kan lägga till en ny delad kalender eller ombudskalender antingen från det e-postmeddelande du får för att hantera inbjudan eller direkt från kalendern.
Om du vill lägga till direkt från din kalender klickar du på Lägg till kalender. Välj sedan Lägg till från katalog och välj den chef eller teammedlem vars kalender du vill lägga till.
Obs
Du kan lägga till en teammedlems kalender och se deras standardkalenderdelningsinformation (för de flesta organisationer är detta vanligtvis ledig/upptagen-delning).
Lägga till och visa delade postlådor eller ombudspostlådor och mappar
Om du vill lägga till delade postlådor eller ombudsmappar klickar du på de tre punkterna bredvid mappen Delas med mig under ditt konto och väljer Lägg till delad mapp eller postlåda.
Välj sedan det delade konto eller ombudskonto som du vill lägga till. Du kan då visa den delade postlådan eller mapparna under Delas med mig.
Hantera och använda chefers kategorier som ombud
Om du har beviljats behörighet som kategorihanterare måste du godkänna behörigheterna och starta om Outlook för att listan med chefens kategorier ska kunna hanteras i inställningarna
.
Du kan nu skapa nya kategorier åt din chef som har gett behörigheten. Du kan även använda de här kategorierna på chefens e-post- och Calendar-händelser.
Visa och skapa kategorier för en chef:
- Gå till Outlook-inställningar .
- Välj Kontokategorier>.
- Välj chefens konto i listrutan för att visa deras kategorier.
- Härifrån kan du skapa nya kategorier.
Använd kategorier för möten och händelser i kalendern:
- Gå till Calendar i Outlook.
- Expandera avsnittet People kalendrar
och välj chefens kalender. - Markera och håll ned (eller högerklicka) på ett av deras möten eller händelser och välj sedan Kategorisera
- Om du vill lägga till en befintlig kategori markerar du den i listan eller väljer Ny kategori. Ange ett namn på den nya kategorin och välj en färg.
- Välj Spara.
Obs
- För närvarande kan du bara skapa kategorier åt någon annan. Det går ännu inte att redigera, markera som favorit eller ta bort befintliga kategorier åt någon annan.
- Det kan dessutom ta upp till 30 minuter innan den nya kategorin återspeglas i den andra personens kalender.
Det här är några kalendertips och e-posttips som hjälper chefsassistenter och ombud att navigera bättre i sina tidshanteringsbehov i nya Outlook.
Tips för Calendar
Hitta tid och begär ett fysiskt möte
När du schemalägger ett möte klickar du på Hitta en tid för att enkelt hitta lämpliga tider i deltagarens kalendrar. Du kan visa tillgänglighet genom att hovra över deltagarikonen.
Du kan också begära personlig närvaro genom att aktivera växlingsknappen för fysiskt evenemang . Du kan fortfarande lägga till en Teams-möteslänk för deltagare som kanske inte kan ansluta personligen.
Använda Schemaläggningsassistenten
Använd assistenten för schemaläggning för att enkelt hitta tid för möten. I nya Outlook kan du visa deltagarnas tidszoner och schemaetiketter i Schemaläggningsassistenten.
Observera att deltagarnas tidszoner bara visas om minst en deltagare befinner sig i en annan tidszon.
Använda Schemaläggningsassistenten för att schemalägga möten
Automatiska onlinemöten
I nya Outlook är alla möten online som standard. Växlingsknappen för Teams-möten aktiveras när du lägger till deltagare i ett möte. Till skillnad från klassiska Outlook läggs Teams-möteslänken och informationen till när inbjudan har skickats. Du kan sedan visa mötesinbjudan för att visa och kopiera Teams mötesinformation.
Vi arbetar med att uppdatera det här beteendet och skapa möteslänkar i förväg så att du ser en upplevelse som matchar klassiska Outlook i framtiden.
Obs
Du kan uppdatera alla inställningar för möten online från Inställningar>, Kalender>, händelser** och inbjudningar och aktivera eller inaktivera Lägg till onlinemöte i alla möten.
Om du använder tredjepartsleverantörer för onlinemöten som Zoom eller Cisco WebEx kommer du även att se dem som alternativ för mötesleverantörer i den här inställningen, förutsatt att du har deras webbtillägg installerat.
Dölj deltagarlistan
Du kan nu välja att dölja deltagarlistan så att den inte visas för användare som får mötesinbjudan. När du skapar ett nytt möte väljer du Svarsalternativ och klickar på Dölj deltagarlista
Deltagare kan lägga till rum
I nya Outlook kan deltagare lägga till rum genom att vidarebefordra mötesinbjudan till relevanta rum. Mötesrummet blir då synligt för alla deltagare.
Redigera händelser i en serie
Nya Outlook för Windows erbjuder följande alternativ för redigering av en mötesserie:
- Den här händelsen: Uppdateringar endast den markerade instansen av mötesserien.
- Den här och alla följande händelser: Uppdateringar den valda instansen och alla framtida förekomster i serien och tidigare instanser lämnas oförändrade. (Det här alternativet är inte tillgängligt i klassiska Outlook för Windows.)
- Alla händelser i serien: Uppdateringar varje instans i mötesserien.
Ändra en avtalad tid, ett möte eller en händelse i Outlook
Skapa en dubblett av ett möte
Högerklicka på en händelse på kalenderytan och välj Duplicera händelse för att duplicera den.
Lägga till flera tidszoner i kalendern
Hantera enkelt möten i olika tidszoner i nya Outlook. I nya Outlook kan du lägga till upp till 20 tidszoner i kalendern, medan det bara går att lägga till 3 tidszoner i klassiska Outlook.
Använda chefers kategorier i kalendern
Välj och håll ned (eller högerklicka) på en händelse i kalendervyn och välj Kategorisera för att tillämpa chefens kategorier. Vi planerar att tillåta verkställande administratörer att redigera, favoritmarkera och ta bort chefskategorier i framtiden.
Ta emot aviseringar om delad kalender
I nya Outlook kan användare välja att få aviseringar om ändringar av händelser i den delade kalendern. Den här funktionen utökas till både verkställande huvudnamn och ombud.
Du kan välja vilka kalendrar du vill välja aviseringar från Inställningar>, Kalender>, Delade kalendrar,> Calendar, uppdateringar.
Skicka inte svar RSVP spårad
Om användaren i klassiska Outlook väljer Skicka inget svar när personen svarar kan organisatören inte spåra den enskilda RSVP:n.
Men i nya Outlook, om användaren avmarkerar Email organizer medan RSVPing, även om det inte kommer att finnas ett synligt svarsmeddelande som skickas till organisatören, kommer arrangören fortfarande att kunna spåra RSVP så länge arrangören och RSVPing deltagaren finns i samma M365-klientorganisation (eller organisation).
Vi planerar att stödja RSVP-spårning mellan olika klienter i framtiden.
Bevara avböjda möten i kalendern och RSVP-möten i inkorgen
Behåll avböjda möten i kalendern så att du fortfarande kan vara medveten om det och uppdatera OSA senare om det behövs. Detta kan aktiveras genom att välja InställningarCalendarHändelser>>och inbjudningar och klicka på kryssrutan Spara avvisade händelser.
Möten som har OSA kan också behållas i inkorgen så att du enkelt kan hitta dem senare. Detta kan göras från InställningarCalendarHändelser>>och inbjudningar>Inbjudningar från andra personer och välja Ta bort inbjudningar från inkorgen när du har svarat.
De här inställningarna måste aktiveras i chefens postlåda för att de ska respekteras i ombudets kalender respektive inkorgmapp.
Följa ett möte som du inte kan delta i
Med det nya RSVP-alternativet kan du låta organisatören veta att du inte kan delta men att du vill hålla dig informerad. Du har fortfarande åtkomst till möteschatten och alla inspelningar och mötesanteckningar om de är tillgängliga. Det här är ett bra sätt att hålla dig informerad om diskussioner som du eller dina chefer inte kan delta i.
OSA personligen eller virtuellt
När du vill veta hur många personer som kommer att delta i ett evenemang personligen eller virtuellt skapar du ett fysiskt evenemang genom att aktivera växlingsknappen för fysiskt evenemang bredvid platsfältet. Även om du markerar händelsen som "personlig" kan du också lägga till ett Teams-möte för dem som inte kan ta sig till kontoret men ändå vill delta.
Mottagarna ser nu RSVP-alternativen för Ja, personligen, Ja, virtuellt och Ja utan närvaroinformation.
Skicka uppdatering till tillagda/borttagna deltagare
Nu kan du skicka mötesuppdateringar endast till de tillagda/borttagna deltagarna i stället för till alla i mottagarlistan.
Dra och släpp e-postmeddelanden och bifogade filer
Nya Outlook har stöd för att dra och släppa e-post och bifogade filer i mötesformuläret för att hålla arbetsflödena effektiva.
Kopiera och exportera mötesdeltagare
Nya Outlook introducerar nu förbättrade funktioner för deltagarhantering, inklusive:
- Kopiera: Kopiera och klistra enkelt in deltagarinformation direkt från gränssnittet
- Sortera: Sortera deltagarlistan alfabetiskt efter visningsnamn (kommer snart)
- Sök: Hitta snabbt deltagare med bara några få tangenttryckningar (kommer snart)
- Ladda ned: Exportera information om deltagarspårning till en .csv fil för extern användning (kommer snart)
E-post-tips
E-postfilter och regler för verkställande administratörer
I nya Outlook kan verkställande administratörer använda e-postfiltret för kalenderinbjudningar för att enkelt hitta mötesinbjudningar.
Du kan också konfigurera en regel för mottagna Email för andra för chefens konto och automatiskt flytta den till en separat mapp och kategorisera den som du vill.
Skapa uppgifter genom att dra och släppa e-postmeddelanden
Håll koll på saker enkelt genom att dra e-postmeddelanden till Min dag och omvandla dem till uppgifter.
Fästa e-postmeddelanden för snabb åtkomst
Nu kan du fästa ett e-postmeddelande högst upp i inkorgen, vilket sparar tid från att behöva gå tillbaka och söka efter det. Hovra eller högerklicka på e-postmeddelandet och välj Fäst för att fästa det.
Schemalägg när e-post ska skickas
I dagens hybrida arbetsvärld kan din dag vara någon annans natt, så du vill inte skicka ett e-postmeddelande till någon mitt i natten. Med nya Outlook är det enkelt att skicka ett e-postmeddelande när du vill. Välj listrutepilen bredvid Skicka och välj Schemalägg sändning.
Skicka e-postmeddelanden med fördröjning eller efter schema i Outlook
Viloläge för e-post
Med vilolägesfunktionen kan du schemalägga en tid då e-postmeddelandet levereras till Inkorgen igen, så att det visas på den tid du vill, så att du kan hantera det när det är rätt tid för dig. Högerklicka bara på ett meddelande och välj Viloläge, eller välj Viloläge i menyfliksområdet. Välj sedan den tid du vill att den ska levereras.
Ångra sändningstid
Nya Outlook erbjuder alternativet att ångra skicka. När du har skickat ett e-postmeddelande visas alternativet Ångra i upp till 10 sekunder. Du kan gå till Inställningar>för e-post>Compose och Ångra>ångra skicka för att hantera den här inställningen.
Konfigurera Frånvarande
Du kan konfigurera autosvar för när du inte är på kontoret. Du kan också blockera kalendern och automatiskt tacka nej till nya möten från den här upplevelsen. Om du vill konfigurera automatiska svar går du till Inställningar>Konton>Automatiska svar.
Använd dokumentkoppling
Nya Outlook har stöd för grundläggande funktioner för dokumentkoppling. Från ett nytt e-postmeddelande väljer du listrutan Skicka och sedan Starta dokumentkoppling. Varje mottagare får en egen kopia av e-postmeddelandet utan att andra mottagare listas.
Avancerad dokumentkoppling kommer snart och tillåter variabla fält i e-postmeddelandet som kan fyllas i med värden som definierats i listan. Följ den här översikten för mer information.
Ge feedback
Vi lyssnar! Din feedback hjälper oss att förbättra produkten.
Du kan skicka feedback om den nya Outlook-upplevelsen viaFeedback om hjälp>. Nämn – jag är en EA eller så är jag ett ombud när du lägger till kommentarer.