Planner-agenten automatiserar e-postmeddelanden med statusrapporter för dina planer genom att generera kortfattade, professionella sammanfattningar baserade på förlopp, milstolpar och kommande uppgifter. Det hjälper till att hålla intressenterna informerade, sparar tid och stöder transparens och anpassning mellan projekt. Statusrapporter fungerar med både delade grundabonnemang och delade premiumabonnemang.
Obs
Planner-agenten lanseras för närvarande för kunder. Läs mer om det i Vanliga frågor och svar om Planner-agent.
Starta en ny rapport
Alternativ 1: Börja med ett nytt abonnemang
- Gå till Microsoft Teams och öppna Planner-appen .
- Skapa ett nytt abonnemang genom att välja antingen Basic-abonnemang eller Premium-abonnemang. Statusrapporter fungerar med båda.
- Dela planen genom att välja ikonen Dela längst upp till höger. Du kan antingen skapa en ny grupp eller lägga till planen i en befintlig grupp.
- Lägg till minst 10 aktiviteter i planen.
- Välj fliken Rapporter i den övre banderollen. Om du inte ser den här fliken kontrollerar du om det finns ytterligare alternativ på spillmenyn (tre punkter).
Alternativ 2: Börja med en befintlig plan
- Gå till Microsoft Teams och öppna Planner-appen .
- Öppna en delad plan som har minst 10 uppgifter. Statusrapporter fungerar med både delade basabonnemang (med Planner-agenten aktiverad) och delade premiumabonnemang (med Planner-agenten aktiverad).
- Se till att planen delas med en Microsoft 365-grupp. Om inte kan du dela det genom att välja knappen Dela längst upp till höger.
- Gå till fliken Rapporter .
Tips
Rapporter fungerar bäst med planer som har följts under en viss tid och som fylls i med aktiviteter. Om du har färre än 10 aktiviteter i planen kan du försöka lägga till några till innan du genererar en rapport.
Skapa, visa och redigera en rapport
- Välj Kom igång på den översta banderollen på fliken Rapporter .
- Under Rapporteringsperiod väljer du listrutan och väljer den tidsperiod som du vill att rapporten ska täcka, till exempel Förra veckan, De två senaste veckorna, Förra månaden eller Senaste kvartalet.
- (Valfritt) Välj Visa fler alternativ för att skräddarsy rapporten:
- Rapportavsnitt: Välj listrutan för att välja vilka avsnitt som ska inkluderas, till exempel Sammanfattning, Risker och blockerare och Prestationer.
- Ytterligare anvisningar: Lägg till specifik information om vad du vill ha i rapporten. Till exempel "Lägg till ett förloppsavsnitt och bryt ned det i buckets".
- Rapportlängd: Välj kortfattad, standard eller detaljerad.
- Klicka på Generera rapport. Planner-agenten syntetiserar information från planen för att skapa en skräddarsydd rapport.
- Rapporten öppnas i en Loop arbetsyta och du får ett meddelande i appen med en länk till rapporten. Du kan göra direkta redigeringar i rapporten (i Loop canvas) för att slutföra innehållet.
Obs
Rapportgenereringen kan ta några minuter beroende på hur komplex planen är. Du kan navigera bort från den aktuella sidan eller Planner-appen – rapporten är tillgänglig när du kommer tillbaka.
Visa dina senaste rapporter
- Välj den specifika plan som innehåller de rapporter du vill komma åt.
- Gå till fliken Rapporter .
- I avsnittet Senaste rapporter visas en lista med de tio senast genererade rapporterna. Varje rapport visar dess status, till exempel Utkast.
Öppna eller ta bort en rapport
I listan Senaste rapporter väljer du knappen fler alternativ (...) bredvid en rapport och väljer sedan:
- Öppna för att öppna rapporten i Loop, där du kan visa eller fortsätta redigera den.
- Ta bort om du vill ta bort rapporten från listan.
Visa alla tidigare rapporter
- Välj den specifika plan som innehåller de rapporter du vill komma åt.
- Gå till fliken Rapporter .
- I avsnittet Senaste rapporter visas en lista med de tio senast genererade rapporterna.
- Välj Visa alla högst upp i avsnittet Senaste rapporter för att öppna SharePoint-mappen där alla dina tidigare rapporter lagras.
Tips
Du kan även visa alla tidigare rapporter när du har en rapport öppen genom att leta upp alternativet i flerfunktionsknappen i det övre högra hörnet i det flytande fältet.
Vidta åtgärder utifrån dina rapporter
Dela rapporten som en Loop komponent
När du visar en rapport kan du komma åt ytterligare alternativ med hjälp av Loop ikonerna i det övre högra hörnet.
- Välj Delade platser om du vill visa SharePoint-mapplänken där Loop komponenten lagras. Härifrån kan du också välja "Lägg till i Loop arbetsyta" för att inkludera komponenten i en annan arbetsyta.
- Välj Kopiera komponent och klistra in den någon annanstans, till exempel i Microsoft Teams, Outlook, OneNote, Word eller andra Microsoft 365 appar. Alla ändringar som görs i komponenten på dessa platser uppdateras automatiskt i realtid.
- Välj Se vem som har åtkomst för att visa en lista över teammedlemmar som för närvarande har behörighet att komma åt rapporten.
Dela rapporten med externa användare utanför gruppen
- Gå till SharePoint-mappen där Loop -komponenten lagras och öppna den därifrån.
- När rapporten är öppen i Loop väljer du Dela i det övre högra hörnet.
Dela rapporten via ett SharePoint-nyhetsbrev
Med rapporten öppen i Planner i Teams väljer du Dela som nyhetsbrev till höger om det flytande åtgärdsfältet. Med den här åtgärden konverteras rapporten till ett SharePoint-nyhetsbrev.
Stänga en rapport
Välj knappen Stäng till höger om det flytande åtgärdsfältet för att återgå till standardrapportsidan.
Åtkomstkrav
För att generera en statusrapport måste användarna ha åtkomst till Planner-agenten och en Microsoft 365 Copilot licens.
Statusrapportfunktionen fungerar med följande abonnemang:
- Delade grundläggande planer (med Planner-agenten aktiverad)
- Delade premiumplaner (med Planner-agenten aktiverad)
I båda fallen måste planen delas med en Microsoft 365-grupp och ha minst 10 uppgifter.
Obs
Statusrapportfunktionen stöds inte för namngivna organisationer. Användare utan en licens för Microsoft 365 Copilot kan visa och redigera rapporter men inte generera nya rapporter.