จดหมายเวียนช่วยให้คุณสามารถสร้างชุดเอกสารที่ปรับแต่งสำหรับผู้รับแต่ละราย ตัวอย่างเช่น ฟอร์มจดหมายอาจเป็นปรับแต่งเพื่อระบุผู้รับแต่ละรายตามชื่อ แหล่งข้อมูล เช่น รายการ สเปรดชีต หรือฐานข้อมูล จะเชื่อมโยงกับเอกสาร พื้นที่ที่สำรองไว้ซึ่งเรียกว่าเขตข้อมูลผสานจะบอกตำแหน่งในเอกสารให้ Word รวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูล
คุณทำงานบนเอกสารหลักใน Word แทรกเขตข้อมูลผสานสำหรับเนื้อหาที่ปรับแต่งซึ่งคุณต้องการรวมไว้ เมื่อจดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์ เอกสารที่ผสานจะสร้างเวอร์ชันส่วนบุคคลสำหรับแต่ละชื่อในแหล่งข้อมูล
แหล่งข้อมูล
ขั้นตอนแรกของคุณในการตั้งค่าจดหมายเวียนคือการเลือกแหล่งข้อมูลที่คุณจะใช้สำหรับข้อมูลที่ปรับให้เป็นส่วนบุคคล สเปรดชีต Excel และรายการที่ติดต่อ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลที่ใช้กันมากที่สุดแต่ฐานข้อมูลทุกชนิดที่คุณสามารถเชื่อมต่อกับ Word จะใช้งานได้ ถ้าคุณยังไม่มีแหล่งข้อมูล คุณก็สามารถพิมพ์ได้ใน Word ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจดหมายเวียน
สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับแหล่งข้อมูล ให้ดูแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้สำหรับจดหมายเวียน
Excel หรือ Outlook
ถ้าคุณทราบว่าคุณจะใช้ Excel หรือ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลของคุณ ให้ดู:
ชนิดของเอกสาร
Word มีเครื่องมือสำหรับการรวมข้อมูลของคุณลงในเอกสารประเภทต่อไปนี้ ติดตามลิงก์สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับแต่ละประเภท:
-
จดหมาย ที่มีคำทักทายแบบส่วนบุคคล จดหมายแต่ละฉบับจะพิมพ์บนแผ่นกระดาษแยกกัน
สร้างและพิมพ์ชุดจดหมายที่ปรับแต่งสำหรับแต่ละบุคคล -
อีเมล ซึ่งที่อยู่ของผู้รับแต่ละรายคือที่อยู่เพียงอันเดียวในบรรทัด ถึง คุณจะส่งอีเมลได้โดยตรงจาก Word
สร้างและส่งข้อความอีเมล -
ซองจดหมาย หรือ ป้ายผนึก ซึ่งชื่อและที่อยู่มาจากแหล่งข้อมูลของคุณ
สร้างและพิมพ์ชุดซองจดหมายสำหรับการส่งจดหมาย
สร้างและพิมพ์แผ่นงานป้ายผนึกจดหมาย -
ไดเรกทอรีที่แสดงรายการชุดข้อมูลสำหรับแต่ละรายการในแหล่งข้อมูลของคุณ ใช้เพื่อพิมพ์รายชื่อที่ติดต่อของคุณหรือเพื่อแสดงกลุ่มข้อมูล เช่นนักเรียนทุกคนในแต่ละชั้นเรียน เอกสารประเภทนี้เรียกอีกอย่างว่าแค็ตตาล็อกผสาน
สร้างไดเรกทอรีของชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นๆ