ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เวิร์กโฟลว์ SharePoint สามารถช่วยให้คุณทํากระบวนการทางธุรกิจให้เป็นแบบอัตโนมัติ ทําให้กระบวนการเหล่านั้นมีความสอดคล้องกันมากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เวิร์กโฟลว์ การอนุมัติ ทําให้คุณสามารถกําหนดเส้นทางเอกสารและรายการอื่นๆ ที่เก็บไว้ใน SharePoint ไปยังผู้ใช้หนึ่งคนหรือหลายคนเพื่อขอการอนุมัติได้ 

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน SharePoint 

ถ้าสิ่งที่คุณต้องทําคือทํางานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติให้เสร็จสมบูรณ์ เพียงเลื่อนลงไปที่ส่วน เสร็จสมบูรณ์ และขยาย คุณอาจจะยังไม่ต้องการส่วนอื่นๆ ในตอนนี้

เวิร์กโฟลว์ SharePoint

• มีประสิทธิภาพและสม่ําเสมอ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะกําหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการ กําหนดงานรีวิวและติดตามความคืบหน้า และส่งตัวเตือนและแจ้งเตือนเมื่อจําเป็นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถตรวจสอบและปรับเปลี่ยนกิจกรรมในเวิร์กโฟลว์ได้จากหน้าสถานะส่วนกลาง และประวัติของเหตุการณ์ต่างๆ หรือการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์จะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 60 วันหลังจากทํางานเสร็จสมบูรณ์
• งานที่น้อยลงสําหรับคุณ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะช่วยประหยัดเวลาและลดปัญหาให้คุณและผู้ร่วมงานได้ และในขณะเดียวกันก็เพิ่มประสิทธิภาพและทําให้กระบวนการการอนุมัติของคุณเป็นมาตรฐานอีกด้วย

นี่คือไดอะแกรมแบบง่ายๆ ของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เคล็ดลับสำหรับการใช้บทความนี้

ข้อมูลในบทความนี้นำเสนอในส่วนที่ขยายออกได้สิบส่วน

คลิกที่นี่สำหรับเคล็ดลับสองสามข้อเกี่ยวกับการใช้บทความนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ถ้าสิ่งที่คุณต้องทําคือทํางานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติให้เสร็จสมบูรณ์ เพียงเลื่อนลงไปที่ส่วน เสร็จสมบูรณ์ และขยาย คุณอาจจะยังไม่ต้องการส่วนอื่นๆ ในตอนนี้

ถ้าคุณต้องการเพิ่ม เริ่ม ตรวจสอบ และบํารุงรักษาเวิร์กโฟลว์ ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับงานเหล่านี้ คุณอาจพบว่าการอ่านแต่ละส่วนของบทความนี้มีประโยชน์กับคุณ ในครั้งแรกที่คุณออกแบบและเพิ่มเวิร์กโฟลว์ เมื่อคุณคุ้นเคยกับข้อมูลและเค้าโครงบทความแล้ว คุณจะสามารถตรงไปยังส่วนที่คุณต้องการในการกลับมาเยี่ยมชมอีกครั้ง

Content approval and publishing approval คุณอาจมีรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการให้รีวิวรายการใหม่และ/หรือเวอร์ชันใหม่ของรายการปัจจุบันเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา หรือความเหมาะสมของรูปแบบและสไตล์ก่อนที่ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการนั้นจะมองเห็นได้ กระบวนการการรีวิวชนิดนี้เรียกว่า การอนุมัติเนื้อหา และคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหาในรายการหรือไลบรารีได้ (นอกจากนี้ยังมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศ ที่คล้ายกันมาก ซึ่งสร้างขึ้นโดยเฉพาะสําหรับใช้ในไซต์ SharePoint ที่ประกาศเว็บเพจไปยังอินเทอร์เน็ต)

ข้อมูลเกี่ยวกับการพิมพ์บทความนี้ นี่เป็นบทความที่ยาว ถ้าคุณต้องการพิมพ์เฉพาะส่วนที่เลือก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเฉพาะ ส่วนเหล่านั้นเท่านั้นที่ขยายออกเมื่อคุณพิมพ์ (นอกจากนี้ ถ้าคุณต้องการรวมกราฟิกที่สมบูรณ์ไว้ในสําเนาที่พิมพ์ของคุณ ให้พิมพ์ในแนวนอนไม่ใช่แนวตั้ง)

และข้อมูลเกี่ยวกับการค้นหา ก่อนที่คุณจะค้นหาข้อความหรือคำในบทความนี้ ต้องแน่ใจว่าส่วนที่คุณต้องการค้นหาได้ถูกขยายไว้แล้ว

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเป็นฟีเจอร์หนึ่งของ SharePoint ซึ่งใช้เพื่อกําหนดเส้นทางเอกสารหรือข้อมูลอื่นๆ ที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารี SharePoint ไปยังผู้ใช้หนึ่งคนหรือหลายคนเพื่อขอการอนุมัติหรือปฏิเสธของพวกเขา เวิร์กโฟลว์ทําให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ ปรับปรุงประสิทธิภาพ และเป็นมาตรฐานอีกด้วย

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติพื้นฐานที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint ทําหน้าที่เป็นเทมเพลต ด้วยการใช้เทมเพลตนี้ คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหลายเวิร์กโฟลว์ไปยังไซต์ของคุณได้ แต่ละเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มเป็น เวอร์ชันที่ไม่ ซ้ํากันของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติพื้นฐาน โดยแต่ละเวิร์กโฟลว์มีวิธีการทํางานเฉพาะของตัวเอง โดยยึดตามการตั้งค่าที่คุณระบุไว้เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

1. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถทำอะไรให้ฉันได้บ้าง
2. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติไม่สามารถทําอะไรได้บ้าง
3. ใครสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้บ้าง
4. คุณวางแผน เพิ่ม ใช้งาน และเก็บรักษาเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้อย่างไร

1. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถทําอะไรให้ฉันได้บ้าง

• เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติลงในรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชันเป็นครั้งแรก คุณจะสามารถระบุจํานวนผู้เข้าร่วมที่จะเพิ่มเข้ามา และกําหนดว่าจะมอบหมายงานให้พวกเขาให้ทีละคนต่อๆ กันไป (แบบต่อเนื่อง) หรือจะมอบหมายให้ทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) คุณยังสามารถตัดสินใจว่าจะแบ่งงานของผู้เข้าร่วมออกเป็นระยะที่แยกจากกันสองระยะหรือมากกว่า รวมถึงระบุวันครบกําหนดสุดท้ายและ/หรือเวลาที่อนุญาตให้ทําแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้อีกด้วย และแต่ละครั้งที่คุณเริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูลด้วยตนเอง คุณจะสามารถปรับเปลี่ยนค่าของการตั้งค่าเหล่านี้ได้
• เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานให้กับผู้เข้าร่วมที่ระบุแต่ละคน ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะเลือกระหว่างการตอบกลับที่เป็นไปได้ต่างๆ มากมาย เช่น อนุมัติหรือปฏิเสธข้อมูล ร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล มอบหมายงานใหม่ หรือยกเลิกหรือลบงานนั้น
• ขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่ คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยน (ถ้าจำเป็น) จากหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ส่วนกลางได้ในหน้าเดียว
• รายการของเหตุการณ์เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดซึ่งเกิดขึ้นในระหว่างการทำงานนี้ (หรือ อินสแตนซ์) ของเวิร์กโฟลว์จะยังคงมีอยู่ในหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับการอ้างอิงที่ไม่เป็นทางการเป็นเวลา 60 วันหลังจากที่เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์

คุณยังสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อจัดการกระบวนการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการหรือไลบรารีได้ด้วย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน ตัวควบคุม ของบทความนี้

2. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติไม่สามารถทําอะไรได้บ้าง

โดยปกติแล้วผู้เข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะไม่ได้รับอนุญาตให้ทําการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูลที่ถูกรีวิวอยู่ แต่ผู้เข้าร่วมสามารถร้องขอให้มีการเปลี่ยนแปลงกับข้อมูลในการดําเนินงานอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์แทนได้ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ที่ผู้เข้าร่วมจะแทรกข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามในข้อมูลเอง ให้ดูที่บทความ ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคําติชม ในส่วน ดูเพิ่มเติม

นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติไม่ได้ออกแบบมาเพื่อรวบรวมลายเซ็นด้วย ถ้าคุณต้องการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อเก็บรวบรวมลายเซ็นในเอกสาร Microsoft Word, เวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel หรือฟอร์ม Microsoft InfoPath ให้ดูที่บทความ ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การเก็บรวบรวมลายเซ็น ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ส่วนบน

3. ใครสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้บ้าง

เมื่อต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้ทําดังนี้ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการ รายการ เพื่อเพิ่มเวิร์ กโฟลว์ (กลุ่มเจ้าของมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์)

เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์นอกจากนี้ ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์ แก้ไขรายการ เพื่อ เริ่มเวิร์ กโฟลว์ที่ได้เพิ่มไปแล้ว (ทั้งกลุ่มสมาชิกและกลุ่มเจ้าของมีสิทธิ์แก้ไขรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์)

อีกทางเลือกหนึ่งคือ เจ้าของสามารถเลือกกําหนดค่าเวิร์กโฟลว์เฉพาะเพื่อให้สามารถเริ่มต้นได้โดย สมาชิก ของกลุ่มเจ้าของเท่านั้น (เมื่อต้องการทําสิ่งนี้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ต้องการสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ บนหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์)

ส่วนบน

4. คุณวางแผน เพิ่ม ใช้งาน และเก็บรักษาเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้อย่างไร

ขั้นตอนพื้นฐานมีดังนี้

• ก่อนที่เวิร์กโฟลว์จะทํางาน (วางแผน เพิ่ม เริ่ม)
  ก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณต้องวางแผนตําแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ (สําหรับรายการหรือไลบรารีเดียว หรือสําหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน) และรายละเอียดต่างๆ ของวิธีการทํางานนั้น หลังจากที่คุณได้เพิ่มและกําหนดค่าเวิร์กโฟลว์แล้ว ใครก็ตามที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงได้ เวิร์กโฟลว์ยังสามารถตั้งค่าให้ทํางานโดยอัตโนมัติได้ด้วย สามารถเปิดใช้งานการเรียกใช้อัตโนมัติได้โดยยึดตามเหตุการณ์ที่ทริกเกอร์อย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองเหตุการณ์ ได้แก่ เมื่อมีการเพิ่มหรือสร้างข้อมูลในรายการหรือไลบรารี หรือเมื่อข้อมูลใดๆ ในรายการหรือไลบรารีมีการเปลี่ยนแปลง
• ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ทํางาน (เสร็จสมบูรณ์ ตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน)
  ขณะที่เวิร์กโฟลว์ทํางานอยู่ ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะทํางานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ ตัวเตือนอัตโนมัติจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมที่ทํางานไม่ตรงตามกําหนดเวลาของงาน ขณะเดียวกัน ความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์สามารถตรวจสอบได้จากหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ส่วนกลาง สําหรับอินสแตนซ์เฉพาะของเวิร์กโฟลว์นั้น การปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ทํางานสามารถทําได้จากหน้าเดียวกัน และถ้าจําเป็น เวิร์กโฟลว์สามารถถูกยกเลิกหรือสิ้นสุดลงได้
• หลังจากเวิร์กโฟลว์ทํางาน (รีวิว รายงาน เปลี่ยนแปลง)
  เมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ ประวัติทั้งหมดของการเรียกใช้ (หรือ อินสแตนซ์) นั้นสามารถได้รับการรีวิวได้ถึง 60 วันบนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ จากหน้าเดียวกัน สามารถสร้างรายงานทางสถิติเกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันนี้ได้ สุดท้าย ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทํางานของเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถเปิดและแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ที่คุณทําเสร็จแล้วเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ในครั้งแรกได้

แผนผังลำดับงานต่อไปนี้แสดงขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้จากทัศนะของคนที่กำลังจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่

วางแผนเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่

ในส่วนนี้ เราระบุการตัดสินใจที่คุณต้องการทำและข้อมูลที่คุณต้องการประกอบเข้าด้วยกันก่อนที่จะเพิ่มเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ถ้าคุณคุ้นเคยกับวิธีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้แล้ว และต้องการตัวเตือนเกี่ยวกับขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น คุณสามารถมุ่งตรงไปยังส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้ได้เลย

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

1. เทมเพลตและเวอร์ชันต่างๆ
2. แนะนำฟอร์มความสัมพันธ์
3. คำถามสิบสองข้อที่ต้องตอบ

1. เทมเพลตและเวอร์ชันต่างๆ

เวิร์กโฟลว์ที่รวมไว้ในผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำหน้าที่เป็นเทมเพลตต้นแบบให้กับเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มลงไปยังรายการ ไลบรารี และไซต์คอลเลกชัน

ตัวอย่างเช่น แต่ละครั้งที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ จริงๆ แล้วคุณกําลังเพิ่มเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทั่วไปหนึ่งเวอร์ชัน คุณตั้งชื่อและการตั้งค่าเฉพาะให้แต่ละเวอร์ชัน ซึ่งคุณจะระบุในฟอร์มความสัมพันธ์เมื่อคุณเพิ่มเวอร์ชันนั้นๆ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเพิ่มหลายเวิร์กโฟลว์ได้ ทุกเวอร์ชันจะยึดตามเทมเพลตหลักของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ แต่แต่ละเวอร์ชันจะมีชื่อและปรับให้เหมาะสมกับวิธีการใช้งานที่เฉพาะเจาะจง เวอร์ชันที่มีชื่อยังสามารถอ้างอิงถึงเป็น อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ได้อีกด้วย

ส่วนบน

2. แนะนำฟอร์มความสัมพันธ์

เมื่อคุณเพิ่มเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ใหม่โดยยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่รายการใดเทมเพลตหนึ่ง คุณจะต้องกรอก ฟอร์มความสัมพันธ์ เพื่อระบุวิธีที่คุณต้องการให้อินสแตนซ์ใหม่ของคุณทํางาน

ในส่วนต่อไปนี้ คุณจะพบรายการของคําถามซึ่งจะให้คุณเตรียมพร้อมในการกรอกฟอร์มความสัมพันธ์ให้สมบูรณ์ ก่อนอื่นใช้เวลาสักครู่เพื่อดูแบบฟอร์มและเขตข้อมูล

หน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์

เขตข้อมูลในกล่องสีแดงบนหน้าที่สองก็จะปรากฏบน ฟอร์มการเริ่มต้น ซึ่งจะถูกแสดงในแต่ละครั้งที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง และสามารถแก้ไขได้ที่นั่นสำหรับการเรียกใช้งานครั้งเดียว

ส่วนบน

3. คำถามสิบสองข้อที่ต้องตอบ

ทันทีที่คุณทราบคําตอบสําหรับคําถามทั้งหมดในส่วนนี้แล้ว คุณก็พร้อมแล้วที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์

1. ชนิดเวิร์กโฟลว์นี้ถูกต้องใช่ไหม
2. จะเลือกหนึ่งรายการหรือไลบรารี หรือทั้งไซต์คอลเลกชัน และชนิดเนื้อหาหนึ่งชนิดหรือชนิดเนื้อหาทั้งหมด?
3. จะใช้ชื่ออะไรดี
4. รายการงานและรายการประวัติ ใช้ที่มีอยู่หรือจะสร้างใหม่ดี
5. จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นี้อย่างไร (และโดยใคร)
6. ชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากสิ่งนี้จะมีเวิร์กโฟลว์นี้ด้วยหรือไม่
7. ผู้เข้าร่วม เป็นใครบ้างและอยู่ในลำดับใด
8. มีข้อมูลเพิ่มเติมอะไรที่ผู้เข้าร่วมต้องการบ้าง
9. กำหนดส่งงานเมื่อไหร่
10. เวิร์กโฟลว์นี้จะสิ้นสุดเมื่อไหร่
11. จำเป็นต้องแจ้งให้ใครทราบบ้าง
12. เวิร์กโฟลว์นี้จะควบคุมการอนุมัติเนื้อหาหรือไม่

01. ชนิดเวิร์กโฟลว์นี้ถูกต้องใช่ไหม

มีเทมเพลตเวิร์กโฟลว์หลายเทมเพลตที่มีคําว่า 'การอนุมัติ' อยู่ในชื่อ บทความนี้เกี่ยวข้องกับเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ที่ปรากฏในเมนูเป็น การอนุมัติ SharePoint 2010 ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าชนิดเวิร์กโฟลว์นี้เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสําหรับคุณหรือไม่ ให้กลับไปดูที่ส่วน เรียนรู้ ของบทความนี้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลตเวิร์กโฟลว์อื่นๆ ที่มีให้ใช้งาน ให้ดูบทความ เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน SharePoint ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ส่วนบน

02. จะเลือกหนึ่งรายการหรือไลบรารี หรือทั้งไซต์คอลเลกชัน (และ) ชนิดเนื้อหาเดียว หรือชนิดเนื้อหาทั้งหมดดีล่ะ

คุณสามารถสร้างเวอร์ชันใหม่ของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่พร้อมใช้งานในรายการหรือไลบรารีเดียวเท่านั้น หรือคุณสามารถทําให้พร้อมใช้งานทั้งไซต์คอลเลกชันก็ได้

• ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการหรือไลบรารีเดี่ยว คุณสามารถตั้งค่าให้ทำงานบนเนื้อหาทุกชนิด หรือบนเนื้อหาชนิดเดียวเท่านั้น
• อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณต้องตั้งค่าให้ทำงานบนชนิดเนื้อหาของไซต์เดียวเท่านั้น

ชนิดเนื้อหาคืออะไร

เอกสารแต่ละรายการหรือข้อมูลอื่นๆ ที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารี SharePoint เป็นของชนิด เนื้อหาชนิดใดชนิดหนึ่ง ชนิดเนื้อหาอาจเป็นแบบพื้นฐานและทั่วไป เช่น เอกสาร หรือสเปรดชีต Excel หรือเฉพาะทาง เช่น สัญญาทางกฎหมาย หรือข้อมูลจําเพาะการออกแบบผลิตภัณฑ์ เนื้อหาบางชนิดจะพร้อมใช้งานในผลิตภัณฑ์ SharePoint ตามค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถกําหนดเนื้อหาเหล่านี้เองและเพิ่มเนื้อหาอื่นๆ ที่คุณสร้างขึ้นเองได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้าง หรือกําหนดชนิดเนื้อหาของไซต์เอง และ การเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี

ส่วนบน

03. จะใช้ชื่ออะไรดี

ตั้งชื่อเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณซึ่ง

• ระบุไว้อย่างชัดเจนว่ามันมีไว้ทําอะไร
• แยกความแตกต่างได้อย่างชัดเจนจากเวิร์กโฟลว์อื่นๆ

ตัวอย่างเช่น

ลองจินตนาการว่าคุณเป็นสมาชิกกลุ่มของบรรณาธิการ กลุ่มของคุณต้องการใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่แตกต่างกันสองเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการกับการส่งเอกสารจากผู้สนับสนุนภายนอก ดังนี้

• คุณจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์แรกกับเอกสารที่ส่งแต่ละเอกสารเพื่อตัดสินใจว่าจะยอมรับเอกสารนั้นสําหรับกระบวนการแก้ไขหรือไม่
• หลังจากที่คุณยอมรับและแก้ไขเอกสารที่ส่งแล้ว คุณจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ที่สองบนแบบร่างที่แก้ไขเพื่อตัดสินใจว่าจะยอมรับเอกสารเป็นขั้นสุดท้ายหรือไม่

คุณอาจจะตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์แรกว่า ยอมรับการอนุมัติการส่ง และเวิร์กโฟลว์ที่สองว่า การอนุมัติแบบร่างสุดท้าย

ส่วนบน

04. รายการงานและรายการประวัติ ใช้ที่มีอยู่หรือจะสร้างใหม่ดี

คุณสามารถให้เวิร์กโฟลว์ของคุณใช้รายการงานและรายการประวัติเริ่มต้นของไซต์ ใช้งานและรายการประวัติ อื่นๆ ที่มีอยู่ หรือร้องขอรายการใหม่สําหรับเวิร์กโฟลว์นี้โดยเฉพาะ

• ถ้าไซต์ของคุณมีเวิร์กโฟลว์จํานวนมาก หรือบางเวิร์กโฟลว์อาจจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับงานจํานวนมาก ให้ลองพิจารณาร้องขอรายการใหม่สําหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ (การจัดการรายการที่ยาวเกินไปอาจฉุดประสิทธิภาพการทํางาน ระบบจะเก็บรักษารายการที่สั้นกว่าหลายๆ รายการได้เร็วและง่ายกว่ารายการเดียวที่ยาวมากๆ)
• ถ้างานและประวัติสําหรับเวิร์กโฟลว์นี้มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับซึ่งคุณต้องการแยกออกจากรายการงานทั่วไป คุณควรระบุว่าคุณต้องการ รายการใหม่ที่แยกต่างหากสําหรับเวิร์กโฟลว์นี้อย่างแน่นอน (หลังจากที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสมสําหรับรายการใหม่)

ส่วนบน

05. จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นี้อย่างไร (และโดยใคร)

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มทำงานด้วยตนเองเท่านั้น หรือโดยอัตโนมัติเท่านั้น หรือทั้งสองวิธี ดังนี้

• เมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติบนเอกสารหรือรายการที่เฉพาะเจาะจงด้วยตนเอง ฟอร์มอื่น ซึ่งก็คือ ฟอร์มการเริ่มต้น จะถูกแสดง ฟอร์มการเริ่มต้นมีการตั้งค่าส่วนใหญ่จากหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ ด้วยวิธีนี้ ถ้าบุคคลที่เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าใดๆ เหล่านั้น (สําหรับอินสแตนซ์ปัจจุบันเท่านั้น) พวกเขาสามารถทําได้ก่อนที่จะคลิก เริ่ม ไปที่รายการ > เมนูบริ>บทของรายการ เวิร์กโฟลว์> เลือกเวิร์กโฟลว์เพื่อเริ่มด้วยตนเอง
• แน่นอนว่า หากเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ ฟอร์มการเริ่มต้นจะไม่มีโอกาสแสดงออกมา ดังนั้นการตั้งค่าเริ่มต้นที่ระบุไว้ในฟอร์มความสัมพันธ์จะถูกนําไปใช้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ

ภาพประกอบเหล่านี้แสดงความแตกต่างระหว่างการเริ่มด้วยตนเองกับการเริ่มโดยอัตโนมัติ

Any changes that you make in the initiation form are applied only during the current instance of the workflow. เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า เริ่มต้น ถาวรของเวิร์กโฟลว์ คุณต้องแก้ไขฟอร์ม ความสัมพันธ์ ดั้งเดิม ตามที่อธิบายไว้ในส่วน เปลี่ยนแปลง ของบทความนี้

เริ่มด้วยตนเอง

ถ้าคุณอนุญาตการเริ่มด้วยตนเอง ทุกคนที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูลใดๆ ก็ตามที่มีสิทธิ์ได้ทุกเวลา

ข้อดีของการเริ่มด้วยตนเองก็คือ คุณและผู้ร่วมงานของคุณสามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ได้ เฉพาะเมื่อคุณ เลือกที่จะใช้ และทุกครั้งที่คุณเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ คุณจะมีโอกาสเปลี่ยนการตั้งค่าบางอย่างโดยใช้ฟอร์มการเริ่มต้น

ตัวอย่างง่ายๆ ถ้าคุณต้องการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณ เฉพาะกับ รายการที่เขียนโดยผู้เขียนจากภายนอกทีมของคุณ การเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองเท่านั้นจะป้องกันไม่ให้เวิร์กโฟลว์ทํางานโดยอัตโนมัติในรายการที่เขียนโดยคุณและเพื่อนร่วมทีมของคุณ (วิธีแก้ไขปัญหาอีกวิธีหนึ่ง: รักษารายการหรือไลบรารีหนึ่งรายการสําหรับข้อมูลจากผู้สร้างในทีมของคุณ และแยกรายการหรือไลบรารีสําหรับรายการจากผู้เขียนอื่นๆ ทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ แต่เฉพาะในรายการผู้เขียนภายนอกเท่านั้น วิธีแก้ไขปัญหาอื่น: เพิ่มเงื่อนไข IF และตั้งค่า สร้างโดย ให้กับบุคคลที่เฉพาะเจาะจง

ข้อเสียหลักของการเริ่มด้วยตนเองคือบางคนต้องจําว่าต้องเรียกใช้เวิร์กโฟลว์เมื่อใดก็ตามที่เหมาะสม

เริ่มโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มต้นโดยอัตโนมัติโดยเหตุการณ์ใดๆ ต่อไปนี้

• บางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ
• ข้อมูลใหม่ถูกสร้างในหรือถูกอัปโหลดไปยังรายการหรือไลบรารี
• ข้อมูลที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารีนั้นได้ถูกเปลี่ยนแปลง

ข้อดีของการเริ่มโดยอัตโนมัติก็คือไม่มีใครต้องจําว่าจะต้องเริ่มเวิร์กโฟลว์ จะทํางานทุกครั้งที่เหตุการณ์ทริกเกอร์เกิดขึ้น

ตัวอย่างง่ายๆ ถ้าคุณต้องรับผิดชอบความถูกต้องและความเหมาะสมของข้อมูลในรายการ คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติไปยังรายการนั้น และระบุให้ตัวคุณเองเป็นผู้เข้าร่วมเพียงรายเดียวได้ คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มโดยอัตโนมัติทุกๆ ครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในรายการและทุกๆ ครั้งที่มีการเพิ่มข้อมูลใหม่ได้ วิธีนี้จะทําให้คุณได้รับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

มีข้อเสียสองข้อของการเริ่มโดยอัตโนมัติ คือ

• คุณไม่สามารถหยุดเวิร์กโฟลว์ไม่ให้ทํางานเมื่อใดก็ตามที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น
• คุณไม่สามารถทําการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าใดๆ ได้ที่การเริ่มต้นของแต่ละอินสแตนซ์

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทํางานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่มีบุคคลพยายามประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูล ให้ดูที่ส่วน ตัวควบคุม ของบทความนี้

ส่วนบน

06. ชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากสิ่งนี้จะมีเวิร์กโฟลว์นี้ด้วยหรือไม่

เฉพาะเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหาสําหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณจะได้รับตัวเลือกในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงในชนิดเนื้อหาอื่นทั้งหมดในไซต์คอลเลกชันที่ สืบทอดมาจาก ชนิดเนื้อหาที่คุณกําลังเพิ่มเวิร์กโฟลว์เข้าไป

หมายเหตุ

• การดำเนินการที่ทำให้การเพิ่มส่วนเพิ่มเติมทั้งหมดเสร็จสิ้นอาจใช้เวลานาน
• ถ้าการสืบทอดสำหรับไซต์หรือไซต์ย่อยที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เพิ่มไปยังชนิดเนื้อหาที่สืบทอดถูกตัดขาด คุณต้องแน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของในไซต์แต่ละไซต์หรือไซต์ย่อยเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนี้

ส่วนบน

07. ผู้เข้าร่วม เป็นใครบ้างและอยู่ในลำดับใด

คุณจะต้องใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลสําหรับแต่ละบุคคลที่มอบหมายงานรีวิวให้

ขั้นตอนเดียวหรือหลายขั้นตอน? คุณสามารถเลือกที่จะให้มีขั้นตอนของการรีวิวงานเพียงขั้นตอนเดียวหรือให้มีหลายขั้นตอนก็ได้ ถ้าคุณมีมากกว่าหนึ่งขั้นตอน ขั้นตอนจะถูกดําเนินการทีละขั้นต่อกันไป

บทวิจารณ์แบบขนานหรือบทวิจารณ์แบบต่อเนื่อง? สําหรับผู้เข้าร่วมในขั้นตอนหนึ่งใดๆ คุณสามารถเลือกว่าจะมอบหมายงานรีวิวให้พวกเขาทั้งหมดในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน) หรือเลือกว่าจะมอบหมายงานรีวิวให้พวกเขาทีละงานต่อๆ กัน (แบบต่อเนื่อง) ในลําดับที่คุณกําหนดก็ได้ ตัวเลือกแบบต่อเนื่องจะเป็นประโยชน์ถ้า ตัวอย่างเช่น คุณตั้งค่าให้เวิร์กโฟลว์หยุดหลังจากการปฏิเสธครั้งแรก หรือถ้าคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมคนหลังๆ สามารถดูที่ข้อคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมคนก่อนๆ โดยให้เป็นส่วนหนึ่งของบริบทของการรีวิวของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น

สถานการณ์สมมติแบบง่ายๆ นี้แสดงให้เห็นข้อดีสองสามข้อของทั้งการรีวิวแบบหลายขั้นตอนและแบบต่อเนื่อง ดังนี้

สมมติว่า กิตติเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ เขาต้องการให้เพื่อนร่วมงาน Anna และ Sean ตรวจสอบแต่ละรายการก่อน ก่อนที่เขาจะทบทวนเอง เขายังต้องการให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดก่อน ที่ เขาจะรีวิวถ้า Anna หรือ Sean ปฏิเสธข้อมูล Frank สามารถตั้งค่านี้ได้สองวิธี ดังนี้

• โดยใช้การรีวิวแบบต่อเนื่องแฟรงก์จัดให้มีการทบทวนแบบต่อเนื่องขั้นตอนเดียวซึ่งแอนนาและฌอนเป็นผู้เข้าร่วมสองคนแรกและเขาเป็นคนที่สาม และเขาเลือกตัวเลือก สิ้นสุดเมื่อถูกปฏิเสธ ครั้งแรก
  ในการดําเนินการนี้ อัญชนาจะต้องอนุมัติข้อมูลก่อนที่งานของธินจะถูกมอบหมาย จากนั้นช่านจะต้องอนุมัติข้อมูลก่อนที่งานของกิตติจะถูกมอบหมาย หากแอนนาปฏิเสธรายการ ทั้งฌอนและแฟรงค์จะไม่ได้รับมอบหมายงาน และถ้า Anna อนุมัติ แต่ Sean ปฏิเสธ เวิร์กโฟลว์ก็จะยังคงสิ้นสุดก่อนที่งานรีวิวของ Frank จะได้รับมอบหมาย
  นี่คือวิธีที่แฟรงก์ตั้งค่าการทบทวนแบบต่อเนื่องขั้นตอนเดียวของเขา
  
  
• โดยใช้สองขั้นตอนถ้า Frank ต้องการให้ Anna และ Sean ได้รับมอบหมายการรีวิวของพวกเขาในเวลาเดียวกัน เพื่อที่ Sean จะได้ไม่ต้องรอให้ Anna ทําเสร็จก่อนที่เธอจะสามารถเริ่มได้ เขาสามารถตั้งค่าสองขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์: ขั้นตอนแรกเป็นขั้นตอนคู่ขนานสําหรับการรีวิวของ Anna และ Sean และขั้นตอนที่สองเป็นขั้นตอนแยกต่างหากสําหรับการรีวิวของเขาเท่านั้น เขาเลือกตัวเลือก สิ้นสุดเมื่อปฏิเสธครั้งแรก อีกครั้ง ขั้นตอนที่สองจะไม่เริ่มจนกว่าขั้นตอนแรกจะเสร็จสมบูรณ์ ถ้า Anna หรือ Sean ปฏิเสธข้อมูล งานการรีวิวของ Frank จะไม่ถูกมอบหมายให้
  นี่คือวิธีที่แฟรงก์ตั้งค่าการทบทวนคู่ขนานสองขั้นตอนของเขา
  
  

นี่คือไดอะแกรมของทั้งสองวิธี

ผู้เข้าร่วมภายนอก มีกระบวนการพิเศษสําหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมซึ่งไม่ได้เป็นสมาชิกในองค์กร SharePoint ของคุณ ในกระบวนการนี้ สมาชิกไซต์ทําหน้าที่เป็นพร็อกซีสําหรับผู้เข้าร่วมภายนอก

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการนั้น:

Assign one task to each whole group, or one to each group member? If you include a group address or distribution list among your workflow participants, you can have the workflow assign one task to each member of the group, or assign only one task to the entire group (but still send a notification of that single task to each member). When only one task is assigned to the whole group, then any member of the group can claim and complete that single task. (You'll find instructions for claiming a group task in the Complete segment of this article.)

ส่วนบน

08. มีข้อมูลเพิ่มเติมอะไรที่ผู้เข้าร่วมต้องการบ้าง

มีเขตข้อมูลข้อความในฟอร์มความสัมพันธ์ซึ่งคุณสามารถให้คำแนะนำ รายละเอียดเกี่ยวกับความต้องการ ทรัพยากร และอื่นๆ

มีสองสิ่งที่คุณอาจจะเพิ่มลงไป คือ

• ข้อมูลที่ติดต่อ ในกรณีที่ผู้เข้าร่วมพบความยุ่งยากหรือมีคำถาม
• ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณจะมอบหมายงานให้กับแต่ละกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่ายเพียงงานเดียวเท่านั้น ให้ระบุในที่นี้ว่าสมาชิกคนเดียวของแต่ละกลุ่มดังกล่าวควรรับงานนั้นก่อนที่จะทํางานให้เสร็จสมบูรณ์ ด้วยวิธีนี้ สมาชิกคนอื่นๆ ในกลุ่มจะไม่เสียเวลาไปกับการเริ่มงานเดียวกัน คุณจะพบรายละเอียดเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

ส่วนบน

09. กำหนดส่งงานเมื่อไหร่

คุณสามารถระบุวันกำหนดส่งงานเวิร์กโฟลว์ได้ด้วยหนึ่งหรือทั้งสองวิธี ดังนี้

ตามวันที่ในปฏิทิน คุณสามารถระบุวันที่เดี่ยวๆ ในปฏิทินสำหรับวันกำหนดส่งงานทั้งหมดได้

• ถ้าคุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณให้เริ่มโดยอัตโนมัติ โดยปกติแล้วคุณไม่ควรใช้ตัวเลือกนี้ This is because the date value that you specify will not automatically adjust itself in relation to the current date each time the workflow starts automatically.

ตามระยะเวลาของงาน คุณสามารถกำหนดจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือนซึ่งอนุญาตให้ทำงานแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ โดยจะเริ่มต้นเมื่องานนั้นๆ ถูกมอบหมายไปแล้ว

• วันครบกําหนดในปฏิทินจะเข้าไปแทนที่ระยะเวลางานที่ระบุ นั่นก็คือ ถ้าวันนี้เป็นวันที่ 10 มิถุนายน และฉันได้รับมอบหมายงานในวันนี้ซึ่งมีระยะเวลางานสามวัน แต่ก็มีวันครบกําหนดส่งตามปฏิทินเป็นวันที่ 11 มิถุนายน ดังนั้นงานจะครบกําหนดในวันที่ 11 มิถุนายน (วันครบกําหนดตามปฏิทิน) ไม่ใช่วันที่ 13 มิถุนายน (วันสุดท้ายของระยะเวลางานสามวัน)

ส่วนบน

10. เวิร์กโฟลว์นี้จะสิ้นสุดเมื่อไหร่

ถ้าจะหลีกเลี่ยงการเสียเวลากับการรีวิวที่ไม่จำเป็น คุณสามารถเลือกให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดทันที (ก่อนวันครบกำหนดที่ระบุหรือที่คำนวณ) เมื่อเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่งของสองเหตุการณ์นี้เกิดขึ้น คือ

• ผู้เข้าร่วมปฏิเสธข้อมูล
• ข้อมูลถูกเปลี่ยนแปลงด้วยวิธีการใดๆ

ส่วนบน

11. จำเป็นต้องแจ้งให้ใครทราบบ้าง

ในเขตข้อมูล CC บนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ คุณสามารถใส่ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์นี้เริ่มต้นหรือสิ้นสุด

• การใส่ชื่อที่นี่ จะไม่ มีผลต่อการมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ให้กับบุคคลนั้น
• เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและสิ้นสุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้
• เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเป็นคนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและสิ้นสุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

ส่วนบน

12. เวิร์กโฟลว์นี้จะควบคุมการอนุมัติเนื้อหาหรือไม่

คุณอาจมีรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการให้รีวิวรายการใหม่และ/หรือเวอร์ชันใหม่ของรายการปัจจุบันเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา หรือความเหมาะสมของรูปแบบและสไตล์ก่อนที่ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการนั้นจะมองเห็นได้ กระบวนการตรวจทานประเภทนั้นเรียกว่าการอนุมัติเนื้อหา

ในผลิตภัณฑ์ SharePoint คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อทําให้กระบวนการการอนุมัติเนื้อหาง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน การควบคุมการอนุมัติเนื้อหา ของบทความนี้

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมแล้วที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ไปยังรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน ให้ไปที่ส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ควบคุมการอนุมัติเนื้อหาโดยการใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

คุณอาจมีรายการและไลบรารีที่คุณต้องการให้ตรวจทานรายการใหม่และ/หรือเวอร์ชันใหม่ของรายการปัจจุบันเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาหรือความเหมาะสมของรูปแบบและสไตล์ก่อนที่รายการนั้นจะแสดงให้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการนั้นเห็นได้ กระบวนการตรวจทานประเภทนั้นเรียกว่าการอนุมัติเนื้อหา

ในผลิตภัณฑ์ SharePoint คุณสามารถควบคุมการอนุมัติเนื้อหาด้วยตนเองได้โดยไม่มีเวิร์กโฟลว์ แต่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติของ SharePoint สามารถทำให้กระบวนการนั้นง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการกําหนดเวอร์ชันและฟีเจอร์การอนุมัติเนื้อหาในผลิตภัณฑ์ SharePoint เราขอแนะนําให้คุณเริ่มต้นด้วยการทบทวนบทความต่อไปนี้

• จำเป็นต้องมีการอนุมัติของรายการในรายการหรือไลบรารีไซต์
• การอนุมัติหรือปฏิเสธรายการหรือแฟ้มในรายการไซต์หรือไลบรารี
• เปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

มีสองวิธีซึ่งเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถควบคุมกระบวนการการอนุมัติเนื้อหา แต่ละวิธีสัมพันธ์กับตัวควบคุมเดี่ยวในฟอร์มความสัมพันธ์ซึ่งคุณได้กรอกไว้เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ในครั้งแรก คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณสําหรับสิ่งหนึ่งสิ่งใดหรือทั้งสองสิ่งนี้

การควบคุมการประกาศของเวอร์ชันหลัก

ในพื้นที่ ตัวเลือกการเริ่ม ของหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ มีตัวเลือกให้ เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูล บางสิ่งที่ควรทราบ มีดังนี้

• ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติซึ่งทำงานบนชนิดเนื้อหาทั้งหมดในรายการหรือไลบรารีเดี่ยวเท่านั้น และจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ใดๆ ที่ทำงานบนข้อมูลของชนิดเนื้อหาเดี่ยวเท่านั้น
• สำหรับการทำให้ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งาน จะต้องเปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาสำหรับรายการหรือไลบรารีบนหน้า การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน และจะต้องเลือกตัวเลือก สร้างเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (แบบร่าง) บนหน้าเดียวกันนั้น
• ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ตัวเลือกสองตัวเลือกที่ตามมาจะไม่พร้อมใช้งาน คือ เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เมื่อมีการสร้างข้อมูลใหม่ และ เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการ
• ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ เวิร์กโฟลว์ของคุณจะทำงานโดยอัตโนมัติบนข้อมูลเมื่อมีใครบางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูลนั้นเท่านั้น
• ในหนึ่งรายการหรือไลบรารีใดๆ สามารถมีได้เพียงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหนึ่งเวิร์กโฟลว์ซึ่งใช้เพื่ออนุมัติการประกาศของเวอร์ชันหลัก ถ้าคุณพยายามจะกําหนดเวิร์กโฟลว์ที่สองในรายการหรือไลบรารีเดียวกันสําหรับฟังก์ชันนี้ คุณจะถูกพร้อมท์ให้เลือกเวิร์กโฟลว์ใดเวิร์กโฟลว์หนึ่ง

Control not based on versioning

ในพื้นที่ เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหา ของหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ มีตัวเลือกให้ อัปเดตสถานะการอนุมัติหลังจากเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ (ใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา)

ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานในฟอร์มไม่ว่าจะจําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาในรายการหรือไลบรารีหรือไม่ ไม่ว่าจะโดยวิธีใด ค่าในเขตข้อมูล การอนุมัติ สําหรับข้อมูลจะถูกอัปเดตโดยยึดตามผลลัพธ์ของเวิร์กโฟลว์

โดยใช้ตัวเลือกนี้ คุณจะสามารถ

• เรียกใช้เวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองตลอดเวลา หรือ
• เลือกตัวเลือกการเริ่มโดยอัตโนมัติหนึ่งตัวเลือกหรือหลายตัวเลือกในหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ หรือ
• อนุญาตให้เริ่มได้ทั้งด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติ

ตัวควบคุมเนื้อหาสำหรับไซต์การเผยแพร่เว็บ

ตัวควบคุมเนื้อหาเป็นกระบวนการเฉพาะในไซต์ที่ประกาศหน้าไปยังเว็บ ดังนั้น จะมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศที่เฉพาะเจาะจงสําหรับใช้ในการประกาศไซต์ และเทมเพลตไซต์ (ไซต์การประกาศที่มีเวิร์กโฟลว์ซึ่งมีชื่ออยู่) ที่รวมเวอร์ชันหนึ่งของเวิร์กโฟลว์นั้นซึ่งได้ถูกกําหนดเองไว้สําหรับใช้ในการเผยแพร่เว็บ

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมแล้วที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ไปยังรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน ให้ไปที่ส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ (สำหรับหนึ่งรายการหรือไลบรารีเท่านั้น)

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณอาจจะพบว่าการทบทวนทั้งส่วน เรียนรู้ และส่วน วางแผน ในบทความนี้ก่อนจะดําเนินการตามขั้นตอนในส่วนนี้เป็นประโยชน์สําหรับคุณ

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีสองสิ่งที่จำเป็นต้องมีตามลำดับก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้ คือ

อีเมล เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ส่งอีเมลการแจ้งให้ทราบและตัวแจ้งเตือน คุณจะต้องเปิดใช้งานอีเมลสําหรับไซต์ SharePoint ของคุณ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าได้ทําเช่นนี้ไปรึยัง ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ นอกจากนี้ ให้ดู SharePoint 2013 ทีละขั้นตอน: การตั้งค่าสําหรับการตั้งค่าอีเมลขาออก

สิทธิ์ การตั้งค่าเริ่มต้นของ SharePoint กําหนดให้คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์สําหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน (กลุ่มเจ้าของมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่มี สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ ของบทความนี้)

ส่วนบน

2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงไป

2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

   หมายเหตุ

   ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บมีชื่อว่า Calendar

3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

4. บนหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ แสดงความสัมพันธ์ของเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ ให้ระบุว่าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ทำงานบนเอกสาร รายการ หรือโฟลเดอร์หรือไม่ จากนั้นคลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์

5. กรอกข้อมูลในหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ให้สมบูรณ์
   (คําแนะนําตามภาพประกอบ)
   

   	ชนิดเนื้อหา เก็บสิ่งที่เลือกเริ่มต้นเป็น ทั้งหมด หรือเลือกชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจง
   	เทมเพลต เลือกการอนุมัติ – เทมเพลต SharePoint 2010 หมายเหตุ: ถ้าเทมเพลตการ อนุมัติ SharePoint 2010 ไม่ปรากฏในรายการ ให้ติดต่อผู้ดูแล SharePoint ของคุณเพื่อสอบถามเกี่ยวกับการเปิดใช้งานสําหรับไซต์คอลเลกชันหรือเวิร์กสเปซของคุณ ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่ การตั้งค่าไซต์>ฟีเจอร์ไซต์>คอลเลกชัน ฟีเจอร์การเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์
   	Name พิมพ์ชื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้ ชื่อจะช่วยระบุเวิร์กโฟลว์นี้ให้กับผู้ใช้ของรายการหรือไลบรารีนี้ สำหรับข้อแนะนำสำหรับการตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	รายการงาน เลือกรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการงานที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก รายการงานใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการงานใหม่ (แทนการเลือกใช้รายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	รายการประวัติ เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการประวัติที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก ประวัติเวิร์กโฟลว์ (ใหม่) เพื่อสร้างรายการใหม่ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการประวัติใหม่ (แทนการเลือกรายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	ตัวเลือกการเริ่มต้น ระบุวิธีในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเลือกตัวเลือกการเริ่มต้น ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้ สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา รวมถึงการประกาศเวอร์ชันหลัก ให้ดูที่ส่วน ตัวควบคุม ของบทความนี้ โปรดสังเกตว่าตัวเลือก เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูลจะไม่ ปรากฏขึ้น ถ้าคุณกําลังเพิ่มเวิร์กโฟลว์สําหรับชนิดเนื้อหาเดียวเท่านั้น และโปรดสังเกตด้วยว่าถ้าคุณเลือก เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูล กล่องกาเครื่องหมายทั้งสองกล่องต่อไปนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

6. เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดของฟอร์มนี้เป็นไปตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

7. กรอกข้อมูลในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
   (คําแนะนําตามภาพประกอบ)

   หมายเหตุ

   ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะมีตัวเลือกที่หลากหลายในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์นี้ หมายเลขหนึ่งถึงเจ็ดในภาพประกอบต่อไปนี้ ตั้งแต่ผู้ อนุมัติ จนถึง สําเนาถึง ในแต่ละครั้งที่คุณเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง เพื่อที่คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหล่านั้นให้กับเฉพาะหนึ่งอินสแตนซ์ได้

   

   	มอบหมายให้ ใส่ชื่อหรือที่อยู่สำหรับบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้ ถ้างานจะถูกมอบหมายให้ครั้งละหนึ่งคน (แบบต่อเนื่อง) ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลําดับที่ควรมอบหมายงาน ถ้างานทั้งหมดจะถูกมอบหมายในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน) ลําดับของชื่อหรือที่อยู่ไม่สําคัญ ถ้าคุณกําลังมอบหมายงานให้กับบุคคลที่อยู่ภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอกเข้ามา ให้ดูในส่วน ที่สมบูรณ์ของ บทความนี้
   	Order ระบุว่าควรมอบหมายงานทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนาน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ในบทความนี้
   	เพิ่มขั้นตอนใหม่ เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนแรกที่คุณเพิ่งจะกําหนดค่าไป ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	ขยายกลุ่ม เมื่อต้องการมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ลงในเขตข้อมูล มอบหมายให้ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนจะมีงานของตนเองที่ต้องทําให้เสร็จ) เมื่อต้องการมอบหมายงานเพียงงานเดียวให้กับทั้งแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ลงในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน แต่สมาชิกคนใดคนหนึ่งสามารถอ้างสิทธิ์และทํางานเดี่ยวให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของทั้งกลุ่มได้ คุณจะพบคําแนะนําสําหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม ในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของ บทความนี้
   	การร้องขอ ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคําแนะนําเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมอาจจําเป็นต้องใช้ รวมถึง: ข้อมูลที่ติดต่อ หากเป็นการเหมาะสม อาจทําหมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้แก่ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่ายไปไว้ด้วย (You'll find instructions for claiming a group task in the Complete segment of this article.)
   	วันครบกำหนด และระยะเวลางาน ระบุวันครบกําหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจํานวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทําแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย หากต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ทํางานแบบอัตโนมัติ จะเป็นการดีที่จะปล่อยให้เขตข้อมูล วันครบกําหนดสําหรับงานทั้งหมด ว่างเอาไว้ แล้วใช้เขตข้อมูลสําหรับระยะเวลางานสองเขตข้อมูลเพื่อควบคุมวันครบกําหนดแทน คุณสามารถใส่วันครบกําหนดที่แน่นอนลงในแบบฟอร์มการเริ่มต้นได้ตลอดเวลาถ้าและเมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้วันครบกำหนดหรือเมื่อใดจะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	CC ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือสิ้นสุด การใส่ชื่อที่นี่ จะไม่ มีผลต่อการมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้ เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้
   	สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์ ไม่เลือกตัวเลือกใดๆ เลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้ หรือจะเลือกทั้งสองตัวเลือกนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกเหล่านี้ ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหา เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ ถ้าคุณจะใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา รวมถึงการประกาศเวอร์ชันหลัก ให้ดูที่ส่วน ตัวควบคุม ของบทความนี้

8. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทุกอย่างตามที่ต้องการในหน้านี้เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ (สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน)

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณอาจจะพบว่าการทบทวนทั้งส่วน เรียนรู้ และส่วน วางแผน ในบทความนี้ก่อนจะดําเนินการตามขั้นตอนในส่วนนี้เป็นประโยชน์สําหรับคุณ

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีสองสิ่งที่จำเป็นต้องมีตามลำดับก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้ คือ

อีเมล เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ส่งอีเมลการแจ้งให้ทราบและตัวแจ้งเตือน คุณจะต้องเปิดใช้งานอีเมลสําหรับไซต์ของคุณ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าได้ทําเช่นนี้ไปรึยัง ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ นอกจากนี้ ให้ดู SharePoint 2013 ทีละขั้นตอน: การตั้งค่าสําหรับการตั้งค่าอีเมลขาออก

สิทธิ์ การตั้งค่าเริ่มต้นของ SharePoint กําหนดให้คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์สําหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน (กลุ่มเจ้าของมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่มี สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ ของบทความนี้)

ส่วนบน

2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ไปยังโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

2. คลิกไอคอนการตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

   หมายเหตุ

   เวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มลงในทั้งไซต์คอลเลกชันจะต้องเพิ่มสำหรับข้อมูลของชนิดเนื้อหาเดี่ยวเท่านั้น

   

   1. On the page for the selected content type, under Settings, click Workflow Settings.
      
   2. บนหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เพิ่มเวิร์กโฟลว์
      
   3. กรอกข้อมูลในหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ให้สมบูรณ์
      (คําแนะนําตามภาพประกอบ)

   

   	เทมเพลต เลือกการอนุมัติ – เทมเพลต SharePoint 2010 หมายเหตุ: ถ้าเทมเพลตการ อนุมัติ SharePoint 2010 ไม่ปรากฏในรายการ ให้ติดต่อผู้ดูแล SharePoint ของคุณเพื่อสอบถามเกี่ยวกับการเปิดใช้งานสําหรับไซต์คอลเลกชันหรือเวิร์กสเปซของคุณ ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่ การตั้งค่าไซต์> ฟีเจอร์ไซต์ > คอลเลกชัน ฟีเจอร์การเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์
   	Name พิมพ์ชื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้ ชื่อจะช่วยระบุเวิร์กโฟลว์นี้ให้กับผู้ใช้ของไซต์คอลเลกชันนี้ สำหรับข้อแนะนำเกี่ยวกับการตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	รายการงาน เลือกรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการงานที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก รายการงานใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการงานใหม่ (แทนการเลือกใช้รายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	รายการประวัติ เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการประวัติที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก ประวัติเวิร์กโฟลว์ (ใหม่) เพื่อสร้างรายการใหม่ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการประวัติใหม่ (แทนการเลือกรายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	ตัวเลือกการเริ่มต้น ระบุวิธีในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเลือกตัวเลือกการเริ่มต้น ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	เพิ่มเวิร์กโฟลว์นี้ลงในชนิดเนื้อหาลูกหรือไม่ ระบุว่าต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ถูกเพิ่มลงใน (สัมพันธ์กับ) ไซต์และชนิดเนื้อหารายการอื่นทั้งหมดที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหานี้ด้วยหรือไม่ การดำเนินการที่ทำให้การเพิ่มส่วนเพิ่มเติมทั้งหมดเสร็จสิ้นอาจใช้เวลานาน ถ้าการสืบทอดถูกตัดขาดสำหรับไซต์หรือไซต์ย่อยที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เพิ่มไปยังชนิดเนื้อหาที่สืบทอด คุณต้องแน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของในแต่ละไซต์หรือไซต์ย่อยเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนี้

5. เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดของหน้านี้เป็นไปตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

6. กรอกข้อมูลในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
   (คําแนะนําตามภาพประกอบ)

   หมายเหตุ

   ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะมีตัวเลือกที่หลากหลายในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์นี้ หมายเลขหนึ่งถึงเจ็ดในภาพประกอบต่อไปนี้ ตั้งแต่ผู้ อนุมัติ จนถึง สําเนาถึง ในแต่ละครั้งที่คุณเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง เพื่อที่คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหล่านั้นให้กับเฉพาะหนึ่งอินสแตนซ์ได้

   

   	มอบหมายให้ ใส่ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้ ถ้างานจะถูกมอบหมายให้ครั้งละหนึ่งคน (แบบต่อเนื่อง) ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลําดับที่คุณต้องการมอบหมายงาน ถ้างานทั้งหมดจะถูกมอบหมายในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน) ลําดับของชื่อหรือที่อยู่ไม่สําคัญ ถ้าคุณกําลังมอบหมายงานให้กับบุคคลที่อยู่ภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอกเข้ามา ให้ดูในส่วน ที่สมบูรณ์ของ บทความนี้
   	Order ระบุว่าควรมอบหมายงานทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนาน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ในบทความนี้
   	เพิ่มขั้นตอนใหม่ เพิ่มขั้นตอนใดๆ ก็ตามที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนแรกที่คุณเพิ่งจะกำหนดค่าไป ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	ขยายกลุ่ม เมื่อต้องการมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ลงในเขตข้อมูล มอบหมายให้ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนจะมีงานของตนเองที่ต้องทําให้เสร็จ) เมื่อต้องการมอบหมาย งานเพียงงานเดียวให้กับทั้งกลุ่ม ซึ่งคุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้ ล้าง กล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน แต่สมาชิกคนใดคนหนึ่งสามารถอ้างสิทธิ์และทํางานเดี่ยวให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของทั้งกลุ่มได้ You'll find the instructions for claiming a group task in the Complete segment of this article.)
   	การร้องขอ ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคําแนะนําเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมอาจจําเป็นต้องใช้ รวมถึง: ข้อมูลที่ติดต่อ หากเป็นการเหมาะสม อาจทําหมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้แก่ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่ายไปไว้ด้วย (You'll find instructions for claiming a group task in the Complete segment of this article.)
   	วันครบกำหนด และระยะเวลางาน ระบุวันครบกําหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจํานวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทําแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย หากต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ทํางานแบบอัตโนมัติ จะเป็นการดีที่จะปล่อยให้เขตข้อมูล วันครบกําหนดสําหรับงานทั้งหมด ว่างเอาไว้ แล้วใช้เขตข้อมูลสําหรับระยะเวลางานสองเขตข้อมูลเพื่อควบคุมวันครบกําหนดแทน คุณสามารถใส่วันครบกําหนดที่แน่นอนลงในแบบฟอร์มการเริ่มต้นได้ตลอดเวลาถ้าและเมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้วันครบกำหนดหรือเมื่อใดจะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	CC ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือสิ้นสุด การใส่ชื่อที่นี่ จะไม่ มีผลต่อการมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้ เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้
   	สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์ ไม่เลือกตัวเลือกใดๆ เลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้ หรือจะเลือกทั้งสองตัวเลือกนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกเหล่านี้ ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหา เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ ถ้าคุณจะใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา รวมถึงการประกาศเวอร์ชันหลัก ให้ดูที่ส่วน ตัวควบคุม ของบทความนี้

7. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทุกอย่างตามที่ต้องการในหน้านี้เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมแล้ว ให้ไปที่ส่วน เริ่ม ของบทความนี้ และเริ่มต้นอินสแตนซ์แรกเพื่อทดสอบเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณ

เริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มด้วยตนเองเท่านั้น โดยอัตโนมัติเท่านั้น หรือทั้งสองวิธี ดังนี้

• ด้วยตนเอง ได้ทุกเวลาโดยใครก็ตามที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นนั้นๆ
• โดยอัตโนมัติ เมื่อใดก็ตามที่เหตุการณ์ทริกเกอร์ที่ระบุเกิดขึ้น กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในรายการหรือไลบรารี และ/หรือ เมื่อข้อมูลในรายการมีการเปลี่ยนแปลงในลักษณะใดๆ และ/หรือ เมื่อมีใครบางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ)
  (เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์หรือเหตุการณ์ได้ระบุไว้ในหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ ในระหว่างความสัมพันธ์ดั้งเดิมและการกําหนดค่าของเวิร์กโฟลว์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้)

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

1. เริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ
2. เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง
3. เริ่มด้วยตนเองจากรายการหรือไลบรารี
4. เริ่มด้วยตนเองจากภายในโปรแกรม Microsoft Office

1. เริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ

ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดค่าให้เริ่มโดยอัตโนมัติ ฉะนั้น ทุกครั้งที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น เวิร์กโฟลว์จะทำงานบนข้อมูลที่ทริกเกอร์ข้อมูลนั้นทันที

เมื่อเริ่มแล้ว เวิร์กโฟลว์จะกําหนดงานแรกหรือหลายๆ งานและส่งการแจ้งเกี่ยวกับงานไปยังผู้รับมอบหมายแต่ละคน ในขณะเดียวกัน ระบบจะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้น (แตกต่างไปจากการแจ้งเกี่ยวกับงาน) ไปยังผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรก รวมถึงผู้ที่มีรายชื่อแสดงไว้ในเขตข้อมูล สําเนาถึง ในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์อีกด้วย

ส่วนบน

2. เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

หมายเหตุเกี่ยวกับสิทธิ์ โดยปกติแล้ว คุณต้องมีสิทธิ์ แก้ไขรายการ เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ (ตามค่าเริ่มต้น ทั้งกลุ่ม สมาชิก และ กลุ่ม เจ้าของ มีสิทธิ์นี้ แต่กลุ่ม ผู้เยี่ยมชม จะไม่มีสิทธิ์ อย่างไรก็ตาม เจ้าของยังสามารถเลือก โดยขึ้นอยู่กับเวิร์กโฟลว์แต่ละเวิร์กโฟลว์ เพื่อกําหนดให้มีสิทธิ์ จัดการรายการ สําหรับผู้ที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ ด้วยการเลือกตัวเลือกนี้ เจ้าของสามารถระบุได้ว่าเฉพาะพวกเขาและเจ้าของคนอื่นๆ เท่านั้นที่สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์เฉพาะได้ สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน การเรียนรู้ ของบทความนี้)

มีที่เริ่มต้นได้สองที่

คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองจากที่ใดที่หนึ่งในสองที่นี้

• จากรายการหรือไลบรารี ที่เก็บข้อมูลเอาไว้
• From inside the item itself, opened in the Microsoft Office program in which it was created. (Note that this must be the installed program, and not a web-application version.)

สองส่วนย่อยที่เหลือในส่วนนี้จะมีคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธีมาด้วย

ส่วนบน

3. เริ่มด้วยตนเองจากรายการหรือไลบรารี

1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่เก็บข้อมูลที่คุณต้องการให้เรียกใช้เวิร์กโฟลว์

2. คลิกที่จุดไข่ปลาถัดจากชื่อของรายการ จากนั้นในกล่องโต้ตอบ ให้คลิกที่จุดไข่ปลาเพื่อเปิดเมนูรายการ แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนูดรอปดาวน์

3. บนเวิร์กโฟลว์: บนหน้า ชื่อข้อมูล ภายใต้ เริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ ให้คลิกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเรียกใช้
   

4. บนหน้า เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ ในฟอร์มการเริ่มต้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องหารนำไปใช้กับอินสแตนซ์ที่ระบุของเวิร์กโฟลว์นี้

   หมายเหตุ

   Changes made here, in the initiation form, are used only during the current instance of the workflow. If you want to make any changes that will apply each time the workflow runs, or if you want to change workflow settings that don't appear in this form, see the CHANGE segment of this article.

   

   	มอบหมายให้ ทำการเปลี่ยนแปลงรายชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้ ถ้างานจะถูกมอบหมายให้ครั้งละหนึ่งคน ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลําดับที่ควรมอบหมายงาน ถ้างานทั้งหมดจะได้รับมอบหมายในเวลาเดียวกัน ลําดับของชื่อหรือที่อยู่ไม่สําคัญ ถ้าคุณกําลังมอบหมายงานให้กับบุคคลที่อยู่ภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอกเข้ามา ให้ดูที่ส่วน ที่สมบูรณ์ ของบทความนี้
   	Order คุณควรแน่ใจว่าจะมอบงานให้แบบทีละครั้งไป (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายให้ทั้งหมดเลยในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนาน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ในบทความนี้
   	เพิ่มขั้นตอนใหม่ เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนที่ถูกกำหนดค่าในปัจจุบัน ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	ขยายกลุ่ม เมื่อต้องการมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ลงในเขตข้อมูล มอบหมายให้ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนจะมีงานของตนเองที่ต้องทําให้เสร็จ) เมื่อต้องการมอบหมายงานเพียงงานเดียวให้กับทั้งแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ลงในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน แต่สมาชิกคนใดคนหนึ่งสามารถอ้างสิทธิ์และทํางานเดี่ยวให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของทั้งกลุ่มได้ You'll find the instructions for claiming a group task in the Complete segment of this article.)
   	การร้องขอ ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคําแนะนําเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมอาจจําเป็นต้องใช้ รวมถึง: ข้อมูลที่ติดต่อกรณีที่มีคำถามหรือปัญหา หมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้แก่ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย (คุณจะพบคําแนะนําสําหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วน ที่สมบูรณ์ ของบทความนี้)
   	วันครบกำหนด และระยะเวลางาน ระบุวันครบกําหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจํานวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทําแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้วันครบกำหนดและเมื่อใดจะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
   	CC เพิ่มเติมหรือลบออกได้ตามต้องการ โปรดจําไว้ว่า: การใส่ชื่อที่นี่ จะไม่ มีผลต่อการมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ เนื่องจากคุณกําลังเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คุณจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มและหยุด ไม่ว่าคุณจะมีชื่อระบุอยู่ในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ก็ตาม

5. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทั้งหมดในฟอร์มการเริ่มต้นตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก เริ่ม เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งานออกไป และในขณะเดียวกันจะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มงานมาถึงคุณหรือใครก็ตามที่มีชื่อระบุไว้ในเขตข้อมูล CC ของฟอร์มการเริ่มต้น

ส่วนบน

1. เปิดข้อมูลในโปรแกรม Office ที่ติดตั้งไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

2. ในข้อมูลที่เปิดอยู่ ให้คลิกแท็บ ไฟล์ คลิก บันทึกและส่ง จากนั้นคลิกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการให้ทำงานบนข้อมูลนั้น

3. ถ้าคุณจะเห็นข้อความต่อไปนี้แจ้งให้คุณทราบว่าเวิร์กโฟลว์ต้องการให้ไฟล์ของคุณเช็คอินอยู่ ให้คลิกปุ่ม เช็คอิน

4. คลิกปุ่ม เริ่มเวิร์กโฟลว์ ใหญ่

5. บนหน้า เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ ในฟอร์มการเริ่มต้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องหารนำไปใช้กับอินสแตนซ์ที่ระบุของเวิร์กโฟลว์นี้

   หมายเหตุ

   Changes made here, in the initiation form, are used only during the current instance of the workflow. If you want to make any changes that will apply each time the workflow runs, or if you want to change workflow settings that don't appear in this form, see the CHANGE segment of this article.

   

	มอบหมายให้ ทำการเปลี่ยนแปลงรายชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้ ถ้างานจะถูกมอบหมายให้ครั้งละหนึ่งคน (แบบต่อเนื่อง) ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลําดับที่ควรมอบหมายงาน ถ้างานทั้งหมดจะถูกมอบหมายในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน) ลําดับของชื่อหรือที่อยู่ไม่สําคัญ ถ้าคุณกําลังมอบหมายงานให้กับบุคคลที่อยู่ภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอกเข้ามา ให้ดูในส่วน ที่สมบูรณ์ของ บทความนี้
	Order คุณควรแน่ใจว่าจะมอบงานให้แบบทีละครั้งไป (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายให้ทั้งหมดเลยในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนาน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ในบทความนี้
	เพิ่มขั้นตอนใหม่ เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนที่ถูกกำหนดค่าในปัจจุบัน ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
	ขยายกลุ่ม เมื่อต้องการมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ลงในเขตข้อมูล มอบหมายให้ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนจะมีงานของตนเองที่ต้องทําให้เสร็จ) เมื่อต้องการมอบหมายงานเพียงงานเดียวให้กับทั้งแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ลงในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนในกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน แต่สมาชิกคนใดคนหนึ่งสามารถอ้างสิทธิ์และทํางานเดี่ยวให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของทั้งกลุ่มได้ You'll find the instructions for claiming a group task in the Complete segment of this article.)
	การร้องขอ ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคําแนะนําเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมอาจจําเป็นต้องใช้ รวมถึง: ข้อมูลที่ติดต่อกรณีที่มีคำถามหรือปัญหา หมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้แก่ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย (ถ้ามี) (You'll find the instructions for claiming a group task in the Complete segment of this article.)
	วันครบกำหนด และระยะเวลางาน ระบุวันครบกําหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจํานวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทําแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้วันครบกำหนดและเมื่อใดจะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้
	CC เพิ่มเติมหรือลบออกได้ตามต้องการ โปรดจําไว้ว่า: การใส่ชื่อที่นี่ จะไม่ มีผลต่อการมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ เนื่องจากคุณกําลังเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คุณจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มและหยุด ไม่ว่าคุณจะมีชื่อที่ระบุอยู่ในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ก็ตาม

1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทั้งหมดในฟอร์มการเริ่มต้นตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก เริ่ม เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งาน และในขณะเดียวกันก็จะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มถึงคุณหรือใครก็ตามที่มีชื่อระบุไว้ในเขตข้อมูล CC ของฟอร์มการเริ่มต้น

ถัดไปคืออะไร

• ถ้านี่เป็นการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์นี้เป็นครั้งแรก ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ อาจต้องการข้อมูลและความช่วยเหลือเพื่อทํางานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ (พวกเขาอาจพบว่าส่วน ที่สมบูรณ์ของ บทความนี้มีประโยชน์)
• เช่นเดียวกัน คุณควรตรวจดูว่าผู้เข้าร่วมเหล่านั้นได้รับการแจ้งทางอีเมลหรือไม่ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการแจ้งเหล่านั้นจะไม่ถูกจัดการโดยตัวกรองอีเมลขยะ
• และแน่นอนว่าคุณอาจมีงานเวิร์กโฟลว์หนึ่งงานหรือมากกว่านั้นที่ต้องทําให้เสร็จด้วยตัวเอง ไปที่ส่วน เสร็จสิ้น ของบทความนี้เพื่อดูรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีดําเนินการให้เสร็จสมบูรณ์
• สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการติดตามความคืบหน้าของอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ให้ไปยังส่วน การตรวจสอบ ของบทความนี้

การทำงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติให้เสร็จสมบูรณ์

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณได้รับมอบหมายงานในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ การทบทวนส่วนนี้ของบทความอย่างละเอียดก่อนการทํางาน อาจเป็นประโยชน์ต่อคุณอย่างมาก ด้วยวิธีนี้ คุณจะระมัดระวังกับตัวเลือกทั้งหมดที่อาจเปิดอยู่สําหรับคุณ

ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับบทความที่ถูกต้อง

เวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกัน จะมีการกระทำของงานที่ต่างกันออกไป

ดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่มทํางาน ควรตรวจสอบให้แน่ใจเสียก่อนว่างานที่ได้รับมอบหมายนั้นเป็นงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจริงๆ ไม่ใช่งานสําหรับเวิร์กโฟลว์ชนิดอื่น

ค้นหาข้อความ โปรดอนุมัติ ในตำแหน่งใดๆ ดังต่อไปนี้

• ในบรรทัด เรื่อง ของการแจ้งเกี่ยวกับงาน
  
• บนแถบข้อความในข้อมูลที่จะมีการรีวิว
  
• ในชื่องาน บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์
  

ถ้าคุณไม่เห็นข้อความ โปรดอนุมัติ ในตําแหน่งเหล่านี้ ให้ตรวจสอบกับผู้ที่เริ่มหรือเพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกดูว่าเวิร์กโฟลว์นั้นยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ใด หรือเป็นเวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเองหรือไม่ คุณจะพบลิงก์ไปยังบทความเกี่ยวกับวิธีการใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint ในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

อย่างไรก็ตาม ถ้างานของคุณเป็นงานการอนุมัติ เราขอแนะนำให้คุณอ่านต่อไป!

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

1. ภาพรวมของกระบวนการ
2. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความการแจ้งเกี่ยวกับงาน
3. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี
4. รีวิวข้อมูล
5. การกรอกให้ครบถ้วนและการส่งฟอร์มงาน
6. การแจ้งเกี่ยวกับการพ้นกำหนด
7. การอ้างสิทธิ์และทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ (เลือกได้)
8. การร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (เลือกได้)
9. การมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น (เลือกได้)
10. การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้เข้าร่วมภายนอก (เลือกได้)

1. ภาพรวมของกระบวนการ

โดยปกติ เมื่อคุณได้รับมอบหมายงานในเวิร์กโฟลว์ คุณจะรับทราบงานเหล่านั้นได้จากหนึ่งในสามวิธีดังต่อไปนี้

• คุณได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงานทางอีเมล
• คุณเปิดเอกสาร Microsoft Office แล้วเห็นแถบข้อความที่แจ้งว่าคุณได้รับมอบหมายงานที่เกี่ยวข้อง
• คุณตรวจสอบไซต์ SharePoint แล้วพบว่าได้รับมอบหมายงานหนึ่งงานหรือมากกว่านั้น

เมื่อคุณพบว่าได้รับมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ โดยทั่วไปคุณจะดําเนินการสองอย่างต่อไปนี้

• รีวิวข้อมูล ตรวจดูว่าคุณสามารถอนุมัติข้อมูลในสถานะปัจจุบันได้หรือไม่
• เสร็จสิ้นงานของคุณ ใช้ฟอร์มงานเพื่อส่งผลการรีวิวของคุณ

มีสามรายการดังต่อไปนี้ที่มักเข้ามาเกี่ยวข้องกับการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ของคุณ คือ

• ข้อความแจ้งให้ทราบ (ซึ่งคุณได้รับมาเป็นอีเมล)
• ข้อมูลที่ส่งมาให้คุณอนุมัติ (ซึ่งคุณจะเปิดและรีวิว)
• ฟอร์มงาน (ซึ่งคุณจะเปิดดู ทำให้เสร็จสมบูรณ์ และส่ง)

นี่คือลักษณะของทั้งสามรายการ

ส่วนบน

2. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความการแจ้งเกี่ยวกับงาน

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน ในคำแนะนำ การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกที่ลิงก์ไปยังข้อมูล
2. ในข้อมูลที่เปิดอยู่ ให้คลิกปุ่ม เปิดงานนี้ บนแถบข้อความ

ส่วนบน

3. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ในรายการหรือไลบรารีที่เก็บข้อมูลที่รอการรีวิว ให้คลิกลิงก์ กำลังดำเนินการ ที่สัมพันธ์กับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์นั้น
2. ในหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกที่ชื่องานของคุณ
3. ในฟอร์มงาน ที่แถบข้อความ งานเวิร์กโฟลว์นี้นำไปใช้กับ ให้คลิกที่ลิงก์ไปยังข้อมูล

ส่วนบน

4. รีวิวข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลเป็นเอกสาร Microsoft Word

โปรดสังเกตแถบข้อความสีเหลืองที่ด้านบนสุดของเอกสาร

• เซิร์ฟเวอร์แบบอ่านอย่างเดียวเอกสารนี้เปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว หมายความว่าคุณสามารถอ่านเอกสารได้ แต่ไม่สามารถทําการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเอกสารนั้นได้
  (โปรดสังเกตว่าเมื่อทํางานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจนเสร็จสมบูรณ์ คุณมักจะไม่ทําการเปลี่ยนแปลงใดๆ โดยตรงในข้อมูลนั้น แต่ให้คุณใช้ฟอร์มงานเพื่อลงทะเบียนการตอบกลับทั้งหมดของคุณ)
• งานเวิร์กโฟลว์เมื่อคุณพร้อมที่จะลงทะเบียนการตอบกลับของคุณในฟอร์มงาน ให้คลิกปุ่ม เปิดงานนี้

ส่วนบน

5. การกรอกให้ครบถ้วนและการส่งฟอร์มงาน

ฟอร์มงานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะมีลักษณะดังนี้

โปรดสังเกตว่าสองรายการแรก (ลบรายการ และ งานเวิร์กโฟลว์นี้ใช้กับชื่อรายการ) จะไม่ ปรากฏในฟอร์มงานเมื่อฟอร์มงานถูกเปิดจากภายในข้อมูลเพื่อการรีวิว

	ลบรายการ เมื่อต้องการลบงานนี้ออกจากอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกปุ่มนี้ การลบงานจะไม่ลบข้อมูลที่จะรีวิว ถ้าคุณลบงาน การกระทําดังกล่าวจะทํางานเหมือนเป็น (และถูกบันทึกเก็บไว้ในประวัติว่าเป็น) การปฏิเสธเอกสาร ดังนั้น ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกกําหนดค่าให้สิ้นสุดเมื่อมีการปฏิเสธครั้งแรก ฉะนั้น การลบงานจึงทําให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดการทํางานนั่นเอง งานที่ถูกลบออกไปแล้วจะไม่ปรากฏให้เห็นในพื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ อีกต่อไป (อย่างไรก็ตาม การลบและการปฏิเสธอัตโนมัติที่ตามมาจะยังคงถูกบันทึกไว้ในพื้นที่ ประวัติ ของหน้า)ถ้าคุณไม่ได้เริ่มอินสแตนซ์นี้ของเวิร์กโฟลว์ คุณอาจต้องการตรวจสอบกับบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นก่อนที่คุณจะลบงานออก
	งานเวิร์กโฟลว์นี้นําไปใช้กับ ชื่อรายการ เมื่อจะเปิดข้อมูลเพื่อทำการรีวิว ให้คลิกที่ลิงก์ที่นี่
	สถานะ ร้องขอโดย ข้อคิดเห็นที่นำมารวม วันครบกำหนด คุณไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงรายการในทั้งสี่เขตข้อมูลนี้ได้ แต่อาจพบว่าข้อมูลที่อยู่ในเขตข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์อยู่บ้าง โปรดสังเกตว่า ในกล่อง ข้อคิดเห็นที่นำมารวม นอกจากจะมีคำแนะนำต่างๆ ที่เกี่ยวกับวิธีทำงานให้เสร็จสมบูรณ์แล้ว ยังมีข้อคิดเห็นทั้งหมดจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่ทำงานในอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์เดียวกันนี้เสร็จแล้วอีกด้วย ในวิธีเดียวกัน หลังจากที่คุณส่งแบบฟอร์มของคุณ ข้อคิดเห็นใดๆ ที่รวมอยู่ในกล่อง ข้อคิดเห็น (4) นั้นจะปรากฏในกล่อง ข้อคิดเห็นที่นำมารวม สำหรับผู้เข้าร่วมลำดับถัดไปด้วย
	ข้อคิดเห็น ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ลงไปที่นี่จะถูกบันทึกไว้ในประวัติเวิร์กโฟลว์ และจะปรากฏในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็นที่นำมารวม (3) เพื่อให้ผู้เข้าร่วมคนต่อมาสามารถเห็นได้
	อนุมัติ ถ้าต้องการอนุมัติข้อมูล ก่อนอื่นให้คุณพิมพ์ข้อคิดเห็นที่คุณต้องการร่วมแสดงลงในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็น (4) จากนั้นคลิกปุ่มนี้
	ปฏิเสธ เมื่อต้องการปฏิเสธข้อมูล ก่อนอื่นให้คุณพิมพ์ข้อคิดเห็นที่คุณต้องการร่วมแสดงลงในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็น (4) จากนั้นคลิกปุ่มนี้
	ยกเลิก ถ้าต้องการปิดฟอร์มงานโดยไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือการตอบกลับใดๆ ให้คลิกปุ่มนี้ งานนั้นจะยังคงไม่เสร็จสมบูรณ์และเป็นงานที่มอบหมายให้คุณทําอยู่
	ร้องขอการเปลี่ยนแปลง ถ้าต้องการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่คุณกําลังรีวิวอยู่ ให้คลิกปุ่มนี้ สําหรับภาพประกอบของฟอร์มที่คุณกรอกรายละเอียดการร้องขอของคุณและคําแนะนําอื่นๆ โปรดไปยังส่วนย่อย ที่ 8 ในส่วนนี้ การร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจถูกปิดใช้งานสําหรับงานเวิร์กโฟลว์บางอย่าง
	มอบหมายงานใหม่ ถ้าต้องการมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น ให้คลิกปุ่มนี้ สําหรับภาพประกอบของหน้าที่คุณจะกรอกรายละเอียดของการมอบหมายงานใหม่และคําแนะนําอื่นๆ โปรดไปยังส่วนย่อยที่ 7 ในส่วนนี้ การมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจถูกปิดใช้งานสําหรับงานเวิร์กโฟลว์บางอย่าง

ส่วนบน

6. การแจ้งเกี่ยวกับการพ้นกำหนด

ถ้างานหรือทั้งอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์พ้นกำหนดเวลาที่ต้องทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ จะมีส่งการแจ้งให้ทราบโดยอัตโนมัติไปยัง

• บุคคลที่ได้รับมอบหมายงานนั้น
• บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น (หรือ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรก ถ้าเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ)

ส่วนบน

7. การอ้างสิทธิ์และทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ (เลือกได้)

ถ้ามีเพียงงานเดียวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มซึ่งมีคุณรวมอยู่ด้วย นั่นหมายถึง สมาชิกในกลุ่มคนใดก็ตามจะสามารถอ้างสิทธิ์และทำงานเดี่ยวนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ในฐานะของทั้งกลุ่มได้

อ้างสิทธิ์งาน ก่อนที่คุณจะ ตรวจทานข้อมูล ทันทีที่คุณอ้างสิทธิ์งาน งานนั้นจะถูกมอบหมายให้คุณ และสมาชิกกลุ่มคนอื่นๆ จะไม่สามารถทํางานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ (ด้วยวิธีนี้ มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ทํางานที่จําเป็น)

1. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้ชี้ไปที่ชื่องานซึ่งมอบหมายให้กับกลุ่มของคุณจนกระทั่งมีลูกศรปรากฏขึ้น
2. คลิกที่ลูกศร แล้วคลิก แก้ไขข้อมูล จากนั้นคลิกปุ่ม อ้างสิทธิ์งาน ซึ่งอยู่ในฟอร์มงาน
   

เมื่อมีการรีเฟรชหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นว่างานนั้นไม่ได้ถูกมอบหมายให้กับกลุ่มอีกต่อไปแล้ว แต่จะเป็นงานที่มอบหมายให้คุณคนเดียวเท่านั้น

ในเวลาต่อมา ถ้าคุณยังทำงานไม่เสร็จสมบูรณ์ และต้องการปล่อยงานนั้นกลับไปให้กลุ่มทำอีกครั้ง ให้ทำตามขั้นตอนเดิมเพื่อกลับไปยังฟอร์มงาน แต่คลิกที่ปุ่ม ปล่อยงาน

ส่วนบน

8. การร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (เลือกได้)

ก่อนเริ่มทําขั้นตอนนี้ โปรดสังเกตว่าเวิร์กโฟลว์อาจถูกตั้งค่าให้ สิ้นสุดทันที ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ คุณควรตรวจสอบกับผู้ที่เริ่มหรือผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เป็นคนแรกเพื่อให้แน่ใจได้ว่าสามารถทําการเปลี่ยนแปลงได้ และการสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์ที่จุดนั้นก็ไม่ได้เป็นปัญหาแต่อย่างใด

เราจะสาธิตตัวเลือกการร้องขอการเปลี่ยนแปลงให้ดู ดังในสถานการณ์ต่อไปนี้

ขั้นแรก สมมติว่าคุณชื่อ กิตติ

และสมมติว่าเพื่อนร่วมงานของคุณที่ชื่อ อัญชนา ได้เริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติบนเอกสารที่เธอได้สร้างขึ้น

เมื่อคุณรีวิวเอกสารใหม่ของอัญชนา แล้วรู้สึกว่าบทนํามีความยาวมากเกินไป

คุณสามารถคลิกปุ่ม ร้องขอการเปลี่ยนแปลง ที่ด้านล่างของฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์ จากนั้นกรอกข้อมูลในฟอร์มให้เสร็จเรียบร้อย

	ร้องขอการเปลี่ยนแปลงจาก ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณร้องขอการเปลี่ยนแปลง (ถ้าต้องการส่งการร้องขอไปยังบุคคลที่เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นั้น หรือส่งไปยังบุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัตินี้คนแรก ถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ คุณสามารถปล่อยให้เขตข้อมูลนี้ว่างไว้ได้)
	การร้องขอใหม่ อธิบายการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการให้ทำ และให้ข้อมูลที่บุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลงจำเป็นต้องใช้ (ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ในที่นี้จะถูกเพิ่มเติมลงในพื้นที่ของ ข้อคิดเห็นที่นำมารวม)
	ระยะเวลาใหม่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งในสามข้อดังต่อไปนี้ ถ้าต้องการเก็บวันครบกำหนดที่มีอยู่เอาไว้ ให้ปล่อยเขตข้อมูลนี้ว่างเปล่า เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดทั้งหมดออก ให้พิมพ์ตัวเลข 0 เมื่อต้องการระบุวันครบกําหนดใหม่ ให้ทําดังนี้ พิมพ์ตัวเลขที่นี่แล้วระบุหน่วยของระยะเวลาในเขตข้อมูลต่อไปนี้ เมื่อนํามารวมกัน รายการทั้งสองจะระบุระยะเวลาก่อนที่งานการเปลี่ยนแปลงจะครบกําหนด
	หน่วยของระยะเวลาใหม่ ถ้าคุณกําลังระบุระยะเวลางานใหม่ ให้ใช้เขตข้อมูลนี้ร่วมกับเขตข้อมูลระยะเวลา ใหม่ เพื่อระบุระยะเวลาก่อนที่งานจะครบกําหนด (ตัวอย่างเช่น: 3 วันหรือ 1 เดือน หรือ 2 สัปดาห์)

เมื่อคุณได้ข้อมูลทั้งหมดในฟอร์มที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ส่ง งานปัจจุบันของคุณก็จะถูกทําเครื่องหมายเป็นเสร็จสมบูรณ์ (แต่คุณยังไม่เสร็จสิ้น คุณจะได้รับมอบหมายงานการอนุมัติอีกครั้งหลังจากที่อัญชนาทํางานการเปลี่ยนแปลงเสร็จสิ้น)

ขณะเดียวกันอัญชนาก็จะได้รับอีเมลแจ้งให้ทราบดังนี้

อัญชนาสามารถทราบได้ทันทีที่มองเห็นบรรทัด เรื่อง (หมายเลข 1 ในภาพประกอบ) ว่านี่ไม่ใช่การแจ้งการอนุมัติตามปกติ แต่เป็นการร้องขอการเปลี่ยนแปลงบางสิ่งในข้อมูล เธอค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ระบุที่ได้มีการร้องขอมาในข้อความ การเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอ (หมายเลข 2)

อัญชนาจะเช็คเอาท์ข้อมูล ทำการเปลี่ยนแปลงตามที่ร้องขอ บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่เธอทำ แล้วเช็คอินข้อมูลกลับไป

หลังจากนั้นเธอจะไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ แล้วเปิดฟอร์มการร้องขอการเปลี่ยนแปลงจากพื้นที่งานที่ตรงนั้น

        

อัญชนาเพิ่มข้อมูลใดๆ ที่ต้องการลงในเขตข้อมูลข้อคิดเห็น แล้วคลิกส่งการตอบกลับ เวิร์กโฟลว์จะดําเนินการสองอย่างดังต่อไปนี้

• ทําเครื่องหมายงานที่ร้องขอการเปลี่ยนแปลงของอัญชนาเป็นเสร็จสมบูรณ์
• ทําการมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้กับคุณ (ซึ่งมีข้อคิดเห็นของอัญชนารวมอยู่ในเขตข้อมูลข้อ คิดเห็นที่นํามารวม) แล้วส่งการแจ้งเกี่ยวกับงานนั้นไปให้กับคุณ

ถึงตอนนี้ คุณก็สามารถทำการรีวิวข้อมูลที่ได้รับการเปลี่ยนแปลงมาแล้วต่อไปจนเสร็จสมบูรณ์

ขณะเดียวกัน การดำเนินการทั้งหมดเหล่านี้จะถูกติดตามและมองเห็นได้ในส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการทั้งหมด

ส่วนบน

9. การมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น (เลือกได้)

ถ้าคุณต้องการให้คนอื่นทำงานเวิร์กโฟลว์ที่คุณได้รับมอบหมายมาให้เสร็จสมบูรณ์แทนตัวคุณ ให้คลิกปุ่ม มอบหมายงานใหม่ ในฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์

ฟอร์มนี้จะแสดงขึ้นมา

	มอบหมายงานใหม่ให้แก่ กรอกชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการมอบหมายงานนี้ให้ ถ้าต้องการมอบหมายงานนี้ให้บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น หรือให้บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นี้คนแรก ถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มแบบอัตโนมัติ ให้ปล่อยให้เขตข้อมูลนี้ว่างไว้
	การร้องขอใหม่ ใส่ข้อมูลใดๆ ที่บุคคลที่คุณมอบหมายงานให้ทําต้องการใช้เพื่อทํางานนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ (ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ในที่นี้จะถูกเพิ่มเติมลงในพื้นที่ของ ข้อคิดเห็นที่นำมารวม)
	ระยะเวลาใหม่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งในสามข้อดังต่อไปนี้ ถ้าต้องการเก็บวันครบกำหนดที่มีอยู่เอาไว้ ให้ปล่อยเขตข้อมูลนี้ว่างเปล่า เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดทั้งหมดออก ให้พิมพ์ตัวเลข 0 เมื่อต้องการระบุวันครบกําหนดใหม่ ให้ทําดังนี้ พิมพ์ตัวเลขที่นี่แล้วระบุหน่วยของระยะเวลาในเขตข้อมูลต่อไปนี้ เมื่อนํามารวมกัน รายการทั้งสองจะระบุระยะเวลาก่อนที่งานการเปลี่ยนแปลงจะครบกําหนด
	หน่วยของระยะเวลาใหม่ ถ้าคุณกําลังระบุระยะเวลางานใหม่ ให้ใช้เขตข้อมูลนี้ร่วมกับเขตข้อมูลระยะเวลา ใหม่ เพื่อระบุระยะเวลาก่อนที่งานจะครบกําหนด (ตัวอย่างเช่น: 3 วันหรือ 1 เดือน หรือ 2 สัปดาห์)

เมื่อกรอกแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ส่ง งานของคุณจะถูกทําเครื่องหมาย เป็นเสร็จสมบูรณ์ งานใหม่ได้ถูกมอบหมายให้ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบงาน และการแจ้งเกี่ยวกับงานจะถูกส่งออกไปแล้ว

ข้อมูลใหม่ที่คุณจัดหาไว้จะถูกรวมอยู่ในข้อความ มอบสิทธิ์โดย ในการแจ้งเกี่ยวกับงานใหม่ (หมายเลข 1 ในตัวอย่างประกอบต่อไปนี้)

ขณะเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้จะถูกติดตามและสามารถมองเห็นได้ในส่วน งาน และส่วน ประวัติ บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ดังที่แสดงไว้ที่นี่

ส่วนบน

10. การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้เข้าร่วมภายนอก (เลือกได้)

มีกระบวนการพิเศษสําหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมซึ่งไม่ได้เป็นสมาชิกในองค์กร SharePoint ของคุณ ในกระบวนการนี้ สมาชิกไซต์ทําหน้าที่เป็นพร็อกซีสําหรับผู้เข้าร่วมภายนอก ดังนี้

1. ใส่ที่อยู่อีเมลของผู้เข้าร่วมภายนอกลงในขั้นตอน มอบหมายให้ ที่เหมาะสมบนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์
2. เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานของผู้เข้าร่วมภายนอกไปให้กับสมาชิกไซต์ซึ่งเป็นบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ หรือให้กับสมาชิกผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรก ถ้าเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่ได้รับมอบหมายงานนี้จะทําหน้าที่เป็น พร็อกซี สําหรับผู้เข้าร่วมภายนอก
3. สมาชิกของไซต์นี้จะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน พร้อมทั้งคําแนะนําในการส่งสําเนาข้อมูลเพื่อการรีวิวนั้นไปให้ผู้เข้าร่วมภายนอกด้วย (ในขณะเดียวกัน ผู้เข้าร่วมภายนอกจะได้รับสําเนาการแจ้งเตือนงาน ซึ่งสามารถทําหน้าที่เป็นการแจ้งเตือนที่มีประโยชน์หรือทําให้ตื่นตัว)
4. สมาชิกของไซต์ที่ได้รับมอบหมายงานตามจริง จะส่งสำเนาของข้อมูลนั้นไปยังผู้เข้าร่วมภายนอก
5. ผู้เข้าร่วมภายนอกทำการรีวิวข้อมูลและส่งการตอบกลับของเขากลับไปยังสมาชิกของไซต์
6. เมื่อได้รับการตอบกลับจากผู้เข้าร่วมภายนอก สมาชิกของไซต์จะทํางานให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้เข้าร่วมภายนอก

นี่คือแผนผังของกระบวนการ

ตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน หรือหยุดเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำลังทำงานอยู่

ตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางที่คุณสามารถตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน หรือหยุดเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ก็คือหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ

ก่อนอื่น เราจะแสดงวิธีการไปยังหน้านั้น จากนั้น เราจะแสดงวิธีการใช้ตัวเลือกและข้อมูลต่างๆ ที่คุณพบที่นั่น สุดท้าย เราจะแสดงหน้าอีกสองหน้าที่คุณจะสามารถรับข้อมูลการตรวจสอบเพิ่มเติมได้

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

1. การไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์
2. การใช้หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์
3. การเปลี่ยนแปลงงานที่กำลังดำเนินการอยู่ (งานที่มอบหมายไปแล้ว)
4. การเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต (งานที่ยังไม่ได้มอบหมาย)
5. การยกเลิกหรือสิ้นสุดการทำงานของเวิร์กโฟลว์
6. การค้นหาดูว่าเวิร์กโฟลว์ใดกำลังทำงานกับข้อมูลนั้นๆ อยู่
7. การตรวจสอบเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน

1. การไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

ในรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลนั้นๆ อยู่ ให้คลิกลิงก์ กำลังดำเนินการ สำหรับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลก็คือเอกสารที่ชื่อ Keynote Draft และมีเวิร์กโฟลว์คือ Approval 3

หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ จะเปิดขึ้น

ส่วนบน

2. การใช้หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์

ใต้ภาพประกอบของแต่ละส่วนบนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นคําถามเกี่ยวกับการตรวจสอบต่างๆ ที่ส่วนได้มีคําตอบให้ไว้แล้ว

ส่วน ข้อมูลเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

• ใครเป็นผู้เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้
• อินสแตนซ์นี้เริ่มตั้งแต่เมื่อใด
• อินสแตนซ์นี้มีการทำงานครั้งล่าสุดเมื่อใด
• อินสแตนซ์นี้กำลังทำงานอยู่บนข้อมูลใด
• สถานะปัจจุบันของอินสแตนซ์นี้คืออะไร

ส่วน งาน

คำถามที่ต้องตอบ

• มีงานใดบ้างที่ได้สร้างและมอบหมายออกไปแล้ว และสถานะปัจจุบันของงานเหล่านี้เป็นอย่างไร
• มีงานใดบ้างที่เสร็จสมบูรณ์ไปเรียบร้อยแล้ว และผลลัพธ์ของแต่ละงานเหล่านั้นคืออะไร
• แต่ละงานที่ถูกสร้างและมอบหมายออกไปแล้วนั้นมีวันครบกำหนดเมื่อใด

งานที่ถูกลบและงานที่ ยังไม่ได้มอบหมายจะไม่ ปรากฏในส่วนนี้

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

• ในอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้ มีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นมาแล้วบ้าง
• โปรดทราบว่างานที่พ้นกําหนด และการแจ้งเตือนงาน ที่เกินกําหนดจะไม่ปรากฏในพื้นที่นี้

ส่วนบน

3. การเปลี่ยนแปลงงานที่กำลังดำเนินการอยู่ (งานที่มอบหมายไปแล้ว)

การเปลี่ยนแปลงงานที่มอบหมายออกไปแล้วแต่ยังทำไม่เสร็จสมบูรณ์ สามารถทำได้โดยใช้สองวิธีดังต่อไปนี้

• การเปลี่ยนแปลงงานเดี่ยวที่กำลังดำเนินการอยู่
• การเปลี่ยนแปลงงานทั้งหมดที่กำลังดำเนินการอยู่

การเปลี่ยนแปลงงานเดี่ยวที่กำลังดำเนินการอยู่

สิทธิ์เมื่อต้องการทําการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับงาน เดี่ยว ซึ่งมอบหมายให้บุคคลอื่นที่ไม่ใช่ตัวคุณเอง คุณต้องมีสิทธิ์จัดการรายการ (กลุ่มเจ้าของมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่มี ตัวอย่างเช่น การมีสิทธิ์ที่อนุญาตให้คุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงงานของผู้เข้าร่วมอื่นได้)

ถ้าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นเหล่านี้

1. คลิกชื่องานที่อยู่ในรายการ งาน
   
2. ใช้ฟอร์มงานสำหรับทำงานให้เสร็จ ลบงาน หรือ มอบหมายงานใหม่

สําหรับคําแนะนําเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ฟอร์มงาน ให้ดูที่ส่วน สมบูรณ์ ของบทความนี้

การเปลี่ยนแปลงงานทั้งหมดที่กำลังดำเนินการอยู่

สิทธิ์ All four of the command links in the following illustration appear on the Workflow Status page of anyone who has the Manage Lists permission. The first three links appear on the page of the person who started the workflow instance, but the End this workflow link isn't appear unless that person also has the Manage Lists permission. (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

1. ในบริเวณใต้ การแสดงเป็นภาพของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ อัปเดตงานที่ทำอยู่ของการอนุมัติ

2. เปลี่ยนแปลงแก้ไขตามที่คุณต้องการได้ในฟอร์มที่เปิดขึ้นมา จากนั้นคลิก ตกลง

   • ข้อความที่แสดงการเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกส่งให้กับบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้
   • งานที่เสร็จสมบูรณ์หรือถูกลบไปแล้ว และงานที่ยังไม่ได้มอบหมาย จะไม่ได้รับ ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่คุณทําในฟอร์มนี้
   • ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงงานที่ยังไม่ได้มอบหมายให้ใคร ให้ดูที่ส่วน การเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต

	ระยะเวลาต่องาน หน่วยของระยะเวลา ถ้าต้องการเก็บวันครบกำหนดที่มีอยู่เอาไว้ให้ปล่อย ระยะเวลาต่องาน ให้ว่างและอย่าทำการเปลี่ยนแปลง หน่วยของระยะเวลา เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดออกเพื่อให้ว่างเปล่า ให้พิมพ์เลข 0 ใน ระยะเวลาต่องาน เมื่อต้องการย้ายวันครบกำหนดโดยการขยายระยะเวลาของงาน ให้ใช้เขตข้อมูลระยะเวลาเพื่อระบุทั้งตัวเลขและชนิดของหน่วยของเวลาที่คุณต้องการขยายระยะเวลา
	การร้องขอ เมื่อต้องการเปลี่ยนข้อความการร้องขอให้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ก็ตามที่คุณต้องการได้ในกล่องข้อความ

1. เมื่อคุณได้เขตข้อมูลทั้งหมดในฟอร์มในแบบที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ตกลง

งานที่กำลังดำเนินการอยู่ทั้งหมดในอินสแตนซ์ปัจจุบันจะถูกอัปเดตทันที

ส่วนบน

4. การเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต (งานที่ยังไม่ได้มอบหมาย)

สิทธิ์ All four of the command links in the following illustration appear on the Workflow Status page of anyone who has the Manage Lists permission. The first three links appear on the page of the person who started the workflow instance, but the Terminate this workflow now linkisn't appear unless that person also has the Manage Lists permission. (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

1. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เพิ่มหรืออัปเดตผู้อนุมัติของการอนุมัติ ในพื้นที่ใต้การแสดงเป็นภาพของเวิร์กโฟลว์

2. เปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการในฟอร์มที่เปิดขึ้นมา จากนั้นคลิก อัปเดต

   หมายเหตุ

   งานที่สร้างและมอบหมายแล้ว จะไม่ได้รับ ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่คุณทําในฟอร์มนี้

	ผู้เข้าร่วม ลำดับ ขยายกลุ่ม To add or remove participants, or to change the order of tasks Add, remove, and/or rearrange the order of participant names or addresses in the Participants fields. ถ้าจะลบทั้งขั้นตอนให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE หมายเหตุ: คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมาย ขยายกลุ่ม เพื่อระบุว่าควรมอบหมายกลุ่มการแจกจ่ายที่แสดงรายการเพียงหนึ่งงานสําหรับทั้งกลุ่มหรือมอบหมายหนึ่งงานต่อสมาชิกหรือไม่ สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เขตข้อมูลเหล่านี้ ให้ดูที่ส่วน วางแผน และส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้
	การร้องขอ เมื่อต้องการเปลี่ยนข้อความการเรียกประชุม ให้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณต้องการกับข้อความในกล่อง
	วันครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมด ระยะเวลาต่องาน หน่วยของระยะเวลา เมื่อต้องการเปลี่ยนหรือนําวันครบกําหนดปฏิทินออก ลบวันที่ที่มีอยู่ แล้วใส่วันใหม่ หรือถ้าต้องการนําวันครบกําหนดที่ระบุออกทั้งหมด ให้ปล่อยให้เขตข้อมูลว่างเปล่า (อย่าพิมพ์เลขศูนย์ในเขตข้อมูลนี้ เขตข้อมูลนี้ต้องมีค่าวันที่ในปฏิทินหรือว่างเปล่า) เมื่อต้องการเก็บระยะเวลาที่มีอยู่เอาไว้ ให้ปล่อย ระยะเวลาต่องาน ให้ว่างไว้และอย่าทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับ หน่วยระยะเวลา เมื่อต้องการเอาระยะเวลาออกเพื่อให้ว่างเปล่าให้พิมพ์ตัวเลข 0ใน ระยะเวลาต่องาน เมื่อต้องการขยายระยะเวลาของงาน ให้ทําดังนี้ ใช้เขตข้อมูลระยะเวลาเพื่อระบุทั้งตัวเลขและชนิดของหน่วยของเวลาที่คุณต้องการขยายระยะเวลา (สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าวันครบกําหนดและระยะเวลา ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้)

1. เมื่อคุณได้เขตข้อมูลทั้งหมดในฟอร์มในแบบที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ตกลง

งานในอนาคตทั้งหมดในอินสแตนซ์ปัจจุบันจะสะท้อนให้เห็นผลจากการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณ

ส่วนบน

5. การยกเลิกหรือสิ้นสุดการทำงานของเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถหยุดการทำงานของอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ก่อนที่จะทำงานเสร็จสมบูรณ์ได้โดยใช้วิธีสองวิธีดังต่อไปนี้

• ยกเลิกเวิร์กโฟลว์ งานทั้งหมดจะถูกยกเลิก แต่จะยังคงไว้ในพื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์
• จบเวิร์กโฟลว์ งานทั้งหมดจะถูกยกเลิกและถูกลบออกจากพื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ (อย่างไรก็ตาม ข้อความเหล่านี้จะยังคงแสดงให้เห็นอยู่ในพื้นที่ ประวัติเวิร์กโฟลว์)

มีคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธีดังนี้

การยกเลิก (งานทั้งหมดจะถูกยกเลิก แต่ยังถูกเก็บไว้ในรายการงานและประวัติ)

สิทธิ์ All four of the command links in the following illustration appear on the Workflow Status page of anyone who has the Manage Lists permission. The first three links appear on the page of the person who started the workflow instance, but the End the workflow link isn't appear unless that person also has the Manage Lists permission. (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้อินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์อีกต่อไปแล้ว คุณก็สามารถหยุดงานนั้นได้

• บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ในพื้นที่ใต้การแสดงด้วยภาพของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ ยกเลิกงานการอนุมัติทั้งหมด
• คลิก ใช่ เพื่อยืนยัน

งานปัจจุบันทั้งหมดถูกยกเลิก และเวิร์กโฟลว์จะจบลงโดยมีสถานะเป็น ถูกยกเลิก งานที่ถูกยกเลิกไปนั้นจะยังคงแสดงอยู่ทั้งในพื้นที่งานและประวัติเวิร์กโฟลว์

การสิ้นสุด (งานทั้งหมดจะถูกลบออกไปจากรายการงานแต่ยังคงอยู่ในประวัติ)

สิทธิ์ All four of the command links in the following illustration appear on the Workflow Status page of anyone who has the Manage Lists permission. The first three links appear on the page of the person who started the workflow instance, but the End this workflow link isn't appear unless that person also has the Manage Lists permission. (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

ถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น หรือเวิร์กโฟลว์หยุดทำงานและไม่สามารถตอบกลับได้ คุณสามารถสิ้นสุดการทำงานนั้นได้

บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ในบริเวณใต้ การแสดงข้อมูลของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์นี้ แล้วคลิก ใช่ เพื่อยืนยัน

งานทั้งหมดที่เวิร์กโฟลว์สร้างขึ้นจะถูกยกเลิกและลบออกจากพื้นที่งานบนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ แต่จะยังคงแสดงให้เห็นอยู่ใน ประวัติเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดโดยมีสถานะเป็น เวิร์กโฟลว์ถูกยกเลิก

ส่วนบน

6. การค้นหาดูว่าเวิร์กโฟลว์ใดกำลังทำงานกับข้อมูลนั้นๆ อยู่

ในข้อมูลใดๆ บนหน้า เวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นรายการของเวิร์กโฟลว์ที่กําลังทํางานกับข้อมูลนั้นอยู่ในปัจจุบัน

1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลถูกเก็บไว้
2. ชี้ไปที่ชื่อของข้อมูล แล้วคลิกลูกศรที่ปรากฏ จากนั้นคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนูดรอปดาวน์
3. บนเวิร์กโฟลว์: หน้าชื่อรายการ ภายใต้ เวิร์กโฟลว์ที่กําลังทํางานอยู่ คุณจะเห็นรายการของอินสแตนซ์ที่กําลังทํางานบนรายการนั้นอยู่ในปัจจุบัน

ส่วนบน

7. การตรวจสอบเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน

ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันจะสามารถดูได้ทันทีว่า

• มีกี่เวิร์กโฟลว์ที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละเทมเพลตซึ่งอยู่ในไซต์คอลเลกชันปัจจุบัน
• ในปัจจุบัน เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละเทมเพลตกำลังใช้งานอยู่ในไซต์คอลเลกชันอยู่หรือไม่
• มีอินสแตนซ์ของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์เท่าใดที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละแบบที่กำลังทำงานอยู่ในไซต์คอลเลกชันในปัจจุบัน

วิธีการมีดังนี้:

1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)
2. คลิกไอคอนการตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์
3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ การดูแลไซต์ ให้คลิก เวิร์กโฟลว์

หน้า เวิร์กโฟลว์จะเปิดและแสดงข้อมูล

ถัดไปคืออะไร

ถ้านี่เป็นการทำงานครั้งแรกของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ คุณอาจต้องการใช้คำแนะนำในส่วน การรีวิว ของบทความนี้เพื่อดูเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นในอินสแตนซ์นั้น และดูว่าเวิร์กโฟลว์ได้ทำงานตามที่คุณต้องการหรือไม่

การรีวิวผลลัพธ์ของเวิร์กโฟลว์อนุมัติ และสร้างรายงานต่างๆ

หลังจากที่อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ของคุณทํางานเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถรีวิวเหตุการณ์ที่บันทึกเก็บเอาไว้ในประวัติได้ (คุณสามารถเข้าถึงระเบียนของอินสแตนซ์ใดๆ ได้ถึง 60 วัน หลังจากที่อินสแตนซ์เสร็จสมบูรณ์)

คุณยังสามารถเรียกใช้รายงานต่างๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพโดยรวมของเวิร์กโฟลว์ระหว่างอินสแตนซ์ได้ด้วย

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

1. รีวิวเหตุการณ์ต่างๆ ในอินสแตนซ์ล่าสุด
2. เข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ได้ถึง 60 วัน
3. สร้างรายงานต่างๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

1. รีวิวเหตุการณ์ต่างๆ ในอินสแตนซ์ล่าสุด

ตราบใดที่ข้อมูลนั้นยังคงอยู่ในรายการหรือไลบรารีเดียวกัน และจนกว่าเวิร์กโฟลว์เดิมยังทำงานกับข้อมูลเดิมนั้นอีกครั้ง คุณก็ยังคงสามารถเข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ล่าสุดจากรายการหรือไลบรารีได้

เมื่อต้องการดูหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์ล่าสุดของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลใดๆ ให้ทำดังนี้

• ในรายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลนั้นๆ อยู่ ให้คลิกลิงก์สถานะสำหรับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลก็คือเอกสารที่ชื่อ Keynote Draft และเวิร์กโฟลว์คือ New Doc Approval

บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ อยู่บริเวณด้านล่าง

ส่วนบน

2. เข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ได้ถึง 60 วัน

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณต้องการรีวิวประวัติของอินสแตนซ์ หลังจาก ที่คุณได้เรียกใช้เวิร์กโฟลว์เดิมอีกครั้งบนข้อมูลเดิม

ที่จริงแล้ว คุณสามารถดำเนินการดังกล่าวได้นานถึง 60 วัน จากจุดการเข้าถึงสองจุดคือ รายการหรือไลบรารี หรือการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์

จากรายการหรือไลบรารี

1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลถูกเก็บไว้
2. ชี้ไปที่ชื่อของข้อมูล แล้วคลิกลูกศรที่ปรากฏ จากนั้นคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนูดรอปดาวน์
3. บนเวิร์กโฟลว์: หน้า ชื่อรายการ ภายใต้ เวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกชื่อหรือสถานะของอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการรีวิว
   
   หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์นั้นๆ จะเปิดขึ้น

จากการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์

• ให้เปิดการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์ที่คุณต้องการรีวิว จากนั้นคลิกที่ลิงก์ ดูประวัติเวิร์กโฟลว์

หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์นั้นๆ จะเปิดขึ้น

เมื่อต้องการเก็บการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของคุณไว้ทั้งหมด คุณอาจต้องการสร้างกฎ Outlook ตั้งค่ากฎเพื่อ คัดลอก ข้อความขาเข้าทั้งหมดที่มีข้อความที่ เติมข้อความ บนบรรทัด ชื่อเรื่อง ลงในโฟลเดอร์ที่แยกต่างหาก (ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎ Outlook ของคุณ คัดลอก ข้อความขาเข้าและไม่ใช่แค่ ย้ายข้อความ เหล่านั้น มิฉะนั้นข้อความจะไม่ปรากฏในกล่องขาเข้าของคุณด้วย)

ส่วนบน

3. สร้างรายงานต่างๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

เรียนรู้วิธีการทํางานโดยทั่วไปของหนึ่งในเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณ บนช่วงเวลาและบนอินสแตนซ์ต่างๆ คุณสามารถสร้างรายงานที่กําหนดไว้ล่วงหน้าได้หนึ่งหรือทั้งสองรายงานดังต่อไปนี้

• รายงานระยะเวลากิจกรรม ใช้รายงานนี้เพื่อดูค่าเฉลี่ยของระยะเวลาที่สําหรับแต่ละกิจกรรม ภายใน เวิร์กโฟลว์ทําให้เสร็จสมบูรณ์ รวมถึงระยะเวลาที่ใช้ในการเรียกใช้แต่ละครั้งหรือ อินสแตนซ์ ของเวิร์กโฟลว์นั้นให้เสร็จสมบูรณ์
• รายงานการยกเลิกและข้อผิดพลาด ใช้รายงานนี้เพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ถูกยกเลิกหรือพบข้อผิดพลาดก่อนที่จะทำงานได้เสร็จสมบูรณ์บ่อยครั้งเพียงใด

การสร้างรายงานที่มีอยู่สำหรับเวิร์กโฟลว์

1. ในรายการหรือไลบรารี และในคอลัมน์ สถานะ ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ ให้คลิกลิงก์ข้อมูลของสถานะใดๆ
   
2. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ และภายใต้ ประวัติเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก ดูรายงานเวิร์กโฟลว์
   
3. ค้นหาเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการดูรายงาน จากนั้นคลิกชื่อรายงานที่คุณต้องการดู
   
4. บนหน้าการกําหนดเอง ให้เก็บหรือเปลี่ยนตําแหน่งที่ตั้งที่จะสร้างไฟล์รายงาน แล้วคลิกตกลง
   
   รายงานจะถูกสร้างขึ้น และบันทึกลงในตําแหน่งที่ตั้งที่ระบุ
5. เมื่อรายงานถูกสร้างขึ้นมาเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถคลิกที่ลิงก์ดังที่แสดงในภาพประกอบเพื่อดูรายงานได้ทันที มิฉะนั้น ให้คลิก ตกลง เพื่อจบและปิดกล่องโต้ตอบ (ในภายหลัง เมื่อคุณต้องการดูรายงาน คุณจะพบรายงานนั้นในตําแหน่งที่คุณได้ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า)
   

ถัดไปคืออะไร

ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณทํางานได้อย่างที่ใจคุณต้องการแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นั้นได้แล้ว

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทํางานของเวิร์กโฟลว์ ให้ดูที่ส่วน การเปลี่ยนแปลง ของบทความนี้

การเปลี่ยนแปลง ปิดใช้งาน หรือลบเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

หลังจากที่คุณเรียกใช้อินสแตนซ์แรกของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ของคุณ และดูผลลัพธ์แล้ว คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าหนึ่งหรือหลายๆ ค่าของเวิร์กโฟลว์

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าเพิ่มเติมอีกหลายครั้งในอนาคต

และสุดท้าย ในบางครั้ง คุณอาจต้องการปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ในช่วงเวลาสั้นๆ หรือยาวนานขึ้น แต่ยังไม่ต้องการเอาออกไป หรือต้องการลบทั้งเวิร์กโฟลว์ออกไปจริงๆ เลยก็ได้

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

1. เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์
2. ปิดใช้งานหรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก

1. เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์

ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้ว คุณสามารถเปิดและแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ที่คุณใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์เข้ามาได้เลย

ถ้าเวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่ในรายการหรือไลบรารีเพียงรายการเดียว

1. ให้เปิดรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่

2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

   หมายเหตุ

   ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บมีชื่อว่า Calendar

3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ ชื่อเวิร์กโฟลว์ (คลิกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า) ให้คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า

   หมายเหตุ

   ถ้าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่คุณต้องการไม่ปรากฏในรายการ เวิร์กโฟลว์อาจเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาเพียงชนิดเดียวเท่านั้น เวิร์กโฟลว์ที่ปรากฏในรายการนี้จะถูกควบคุมโดยปุ่ม เวิร์กโฟลว์เหล่านี้ได้รับการกําหนดค่าให้ทํางานกับรายการของตัวควบคุมชนิดนี้ ที่อยู่ด้านล่างรายการ (ดูภาพประกอบ) คลิกผ่านตัวเลือกชนิดเนื้อหาในเมนูดรอปดาวน์เพื่อค้นหาว่าชนิดเนื้อหาใดที่แสดงเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ เมื่อเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการปรากฏในรายการ ให้คลิกที่ชื่อของเวิร์กโฟลว์

5. ในหน้าสองหน้าเดิมของฟอร์มความสัมพันธ์สองหน้าที่คุณเคยใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกการเปลี่ยนแปลงได้ตามที่คุณต้องการ
   สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มความสัมพันธ์ ให้ดูที่ส่วน วางแผน และส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานในรายการและไลบรารีทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน

1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)
2. คลิกไอคอนการตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์
3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์
4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่
   
5. On the page for the selected content type, under Settings, clickWorkflow Settings.
   
6. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ ชื่อเวิร์กโฟลว์ (คลิกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า) ให้คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า
   
7. ในหน้าสองหน้าเดิมของฟอร์มความสัมพันธ์สองหน้าที่คุณเคยใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกการเปลี่ยนแปลงได้ตามที่คุณต้องการ
   สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มความสัมพันธ์ ให้ดูที่ส่วน วางแผน และส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ส่วนบน

2. ปิดใช้งานหรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก

ถ้าเวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่ในรายการหรือไลบรารีเพียงรายการเดียว

1. ให้เปิดรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่

2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

   หมายเหตุ

   ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บมีชื่อว่า Calendar

3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เอาออก บล็อก หรือคืนค่าเวิร์กโฟลว์

5. ให้ใช้ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก เพื่อปิดใช้งาน เปิดใช้งานอีกครั้ง หรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก
   

ในฟอร์มจะมีทั้งหมดห้าคอลัมน์ ดังนี้

• เวิร์กโฟลว์ ชื่อของเวิร์กโฟลว์
• อินสแตนซ์ จำนวนอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลในปัจจุบัน
• อนุญาต ตัวเลือกที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานต่อไปได้อย่างเป็นปกติ
• ไม่มีอินสแตนซ์ใหม่ ตัวเลือกที่อนุญาตให้อินสแตนซ์ใดๆ ที่กําลังทํางานในปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ แต่ปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ด้วยการทําให้เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเรียกใช้อินสแตนซ์ใหม่ได้ (การดําเนินการนี้สามารถย้อนกลับได้ เมื่อต้องการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ใหม่ในภายหลัง ให้กลับมาที่หน้านี้และเลือกอนุญาต)
• เอาออก ตัวเลือกที่เอาเวิร์กโฟลว์ออกจากรายการหรือไลบรารีทั้งหมด อินสแตนซ์ที่ทํางานอยู่ทั้งหมดจะสิ้นสุดลงทันที และคอลัมน์สําหรับเวิร์กโฟลว์นั้นจะไม่ปรากฏบนหน้าสําหรับรายการหรือไลบรารีอีกต่อไป (การดําเนินการนี้ ไม่สามารถ ย้อนกลับได้)

ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานในรายการและไลบรารีทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน

1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)
2. คลิกไอคอนการตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์
3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรี ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์
4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่
   
5. On the page for the selected content type, under Settings, click Workflow Settings.
   
6. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เอาออก บล็อก หรือคืนค่าเวิร์กโฟลว์
7. ให้ใช้ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก เพื่อปิดใช้งาน เปิดใช้งานอีกครั้ง หรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก
   

ในฟอร์มจะมีทั้งหมดห้าคอลัมน์ ดังนี้

• เวิร์กโฟลว์ ชื่อของเวิร์กโฟลว์
• อินสแตนซ์ จำนวนอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลในปัจจุบัน
• อนุญาต ตัวเลือกที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานต่อไปได้อย่างเป็นปกติ
• ไม่มีอินสแตนซ์ใหม่ ตัวเลือกที่อนุญาตให้อินสแตนซ์ใดๆ ที่กําลังทํางานในปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ แต่ปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ด้วยการทําให้เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเรียกใช้อินสแตนซ์ใหม่ได้ (การดําเนินการนี้สามารถย้อนกลับได้ เมื่อต้องการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ใหม่ในภายหลัง ให้กลับมาที่หน้านี้และเลือกอนุญาต)
• เอาออก ตัวเลือกที่เอาเวิร์กโฟลว์ออกจากไซต์คอลเลกชันทั้งหมด อินสแตนซ์ที่ทํางานอยู่ทั้งหมดจะสิ้นสุดลงทันที และคอลัมน์สําหรับเวิร์กโฟลว์นั้นจะไม่ปรากฏบนหน้าสําหรับรายการหรือไลบรารีอีกต่อไป (การดําเนินการนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้)

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณได้ทําการเปลี่ยนแปลงไปแล้ว ให้ลองทดสอบการทํางานอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ให้แน่ใจเพื่อดูผลจากการเปลี่ยนแปลงนั้นอีกครั้ง

การกำหนดเองเพิ่มเติม

มีหลากหลายวิธีในการกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่อยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint เองเพิ่มเติม

คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองได้ตั้งแต่เริ่มต้น

คุณสามารถใช้โปรแกรมหนึ่งหรือทุกโปรแกรมต่อไปนี้ได้

• Microsoft SharePoint Designer 2013 ปรับแต่งฟอร์ม การกระทำ และลักษณะการทำงานของเวิร์กโฟลว์
• Microsoft Visual Studio สร้างการกระทำของเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ระบบวิธีใช้ Microsoft Software Developer Network (MSDN)