จําเป็นต้องมีการอนุมัติของข้อมูลในรายการหรือไลบรารี

ระบุว่าข้อมูลในรายการต้องการการอนุมัติ

1. นําทางไปยังรายการที่คุณต้องการกําหนดให้มีการอนุมัติ

2. เลือก การตั้งค่า จากนั้น แสดงการตั้งค่า

3. ในส่วน การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน

4. ในส่วน การรับรองเนื้อหา ให้เลือก ใช่ ในคําตอบที่ ระบุว่าต้องการการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการที่ส่งหรือไม่

5. ในส่วน ประวัติเวอร์ชันของรายการ ให้ระบุว่าคุณต้องการสร้างเวอร์ชันในแต่ละครั้งที่รายการมีการแก้ไขหรือไม่ คุณสามารถเลือกจํากัดจํานวนเวอร์ชันที่เก็บรักษาได้

6. ในส่วน ความปลอดภัยของรายการ แบบร่าง ให้กําหนดผู้ใช้ที่สามารถดูรายการแบบร่างในรายการได้

   เคล็ดลับ

   ถ้าคุณต้องการการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลอยู่แล้ว ข้อมูลทั้งหมดในไลบรารีจะถูกทําเครื่องหมายเป็น อนุมัติ

7. คุณสามารถเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • ผู้ใช้ที่สามารถอ่านรายการในรายการ
   • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขข้อมูลในรายการเท่านั้น
   • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติข้อมูลในรายการ และผู้เขียนรายการ

8. เลือก ตกลง

สถานะการอนุมัติ

ถ้ามีคนส่งข้อมูลไปยังรายการหรือไลบรารีที่ต้องการการอนุมัติ ข้อมูลนั้นจะอยู่ในสถานะ รอดําเนินการ จนกว่าบุคคล (ที่มีระดับ สิทธิ์ จัดการรายการ) จะอนุมัติ ขณะกําลังรอการอนุมัติ จะยังคงอยู่ในสถานะ รอดําเนินการ

โดยปกติแล้ว เมื่อรายการอยู่ในสถานะ รอดําเนินการ เฉพาะผู้สร้างรายการและผู้ที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการและไลบรารีเท่านั้นที่สามารถมองเห็นได้ หลังจากสถานะเปลี่ยนจาก รอดําเนินการ เป็น อนุมัติแล้ว ทุกคนที่มีสิทธิ์ดูรายการหรือไลบรารีจะมองเห็นได้

บทความที่ถูกปฏิเสธจะยังคงอยู่ในรายการหรือไลบรารีจนกว่าผู้สร้างหรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นจะลบบทความเหล่านั้น รายการหรือไฟล์ใดๆ ที่มีอยู่แล้วในรายการหรือไลบรารีจะได้รับสถานะ อนุมัติแล้ว โดยอัตโนมัติ

ระบุรายการในไลบรารี SharePoint ที่ต้องมีการอนุมัติ

1. ไปที่ไลบรารี SharePoint ที่คุณต้องการกําหนดให้มีการอนุมัติ

2. เลือก การตั้งค่าการตั้งค่า: จากนั้นเลือก การตั้งค่าไลบรารี
   ถ้าคุณไม่เห็นรายการเมนูเหล่านี้ ให้เลือกไลบรารี และในกลุ่มการตั้งค่า ให้เลือก
   การตั้งค่าไลบรารี

3. เมื่อต้องการเปิดหน้าการตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน

   

4. ในส่วน การรับรองเนื้อหา ให้เลือก ใช่ ในคําตอบของคําถามที่ ระบุว่าต้องการการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการที่ส่งหรือไม่ ในส่วน ประวัติเวอร์ชันของเอกสาร ให้ระบุว่าคุณต้องการให้ SharePoint สร้างเวอร์ชันเมื่อไฟล์มีการแก้ไขหรือไม่ คุณสามารถเลือกจํากัดจํานวนเวอร์ชันที่เก็บรักษาได้

5. ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง ให้กําหนดว่าผู้ใช้คนใดสามารถดูรายการแบบร่างในไลบรารีเอกสารได้บ้าง

   

   เคล็ดลับ

   ถ้าคุณต้องการการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลอยู่แล้ว ข้อมูลทั้งหมดในไลบรารีจะถูกทําเครื่องหมายเป็น อนุมัติ

6. คุณสามารถเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • ผู้ใช้ที่สามารถอ่านรายการในรายการ
   • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขข้อมูลในรายการเท่านั้น
   • เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติข้อมูลในรายการ และผู้เขียนรายการ

7. เลือก ตกลง

ระบุว่ารายการหรือไฟล์ในรายการหรือไลบรารีต้องการการอนุมัติ

ถ้ามีคนส่งข้อมูลหรือไฟล์ไปยังรายการหรือไลบรารีที่ต้องการการอนุมัติ ข้อมูลหรือไฟล์นั้นจะอยู่ในสถานะ รอดําเนินการ จนกว่าผู้ที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นจะอนุมัติ ขณะกําลังรอการอนุมัติ จะยังคงอยู่ในสถานะ รอดําเนินการ

โดยปกติแล้ว เมื่อรายการหรือไฟล์อยู่ในสถานะ ค้างอยู่ เฉพาะผู้สร้างรายการหรือไฟล์และผู้ที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการและไลบรารีเท่านั้นที่สามารถมองเห็นรายการหรือไฟล์ดังกล่าวได้ หลังจากสถานะเปลี่ยนจาก รอดําเนินการ เป็น อนุมัติแล้ว ทุกคนที่มีสิทธิ์ดูรายการหรือไลบรารีจะมองเห็นได้ บทความที่ถูกปฏิเสธจะยังคงอยู่ในรายการหรือไลบรารีจนกว่าผู้สร้างหรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ที่จําเป็นจะลบบทความเหล่านั้น รายการหรือไฟล์ใดๆ ที่มีอยู่แล้วในรายการหรือไลบรารีจะได้รับสถานะ อนุมัติแล้ว โดยอัตโนมัติ

เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด หรือ ออกแบบ เท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่ารายการหรือไลบรารีได้

เมื่อต้องการตั้งค่าการอนุมัติที่จําเป็นสําหรับรายการหรือไฟล์

1. ถ้ารายการไซต์หรือไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้เลือกชื่อในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน
2. บน Ribbon ให้เลือกแท็บไลบรารีในกลุ่มเครื่องมือไลบรารีหรือเครื่องมือรายการ
3. ถ้าคุณกําลังทํางานในไลบรารี ให้เลือกการตั้งค่าไลบรารี ถ้าคุณกําลังทํางานในรายการ ให้เลือกการตั้งค่ารายการ ในตัวอย่างนี้ หน้า การตั้งค่าไลบรารี จะเปิดขึ้น
   
4. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน หน้า การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน จะเปิดขึ้น
   
5. ในส่วน การรับรองเนื้อหา ให้เลือก ใช่ ในคําตอบของคําถามที่ระบุว่าจําเป็นต้องได้รับการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการที่ส่งหรือไม่
6. ในส่วน ความปลอดภัยของรายการแบบร่าง ให้กําหนดว่าผู้ใช้คนใดสามารถดูรายการแบบร่างในไลบรารีเอกสารได้บ้าง ในตัวอย่างนี้ เลือก เฉพาะผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติรายการ (และผู้สร้างรายการ) เท่านั้น
7. เลือก ตกลง
   ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงรายการที่อนุมัติในไลบรารีหลังจากตัวเลือก จําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหา ถูกตั้งค่าเป็น ใช่ เนื่องจากไฟล์เหล่านี้อยู่ในไลบรารีแล้ว จึงได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ
   

การเอาข้อกําหนดในการอนุมัติออกจากรายการหรือไลบรารีไซต์

ในที่สุดองค์กรของคุณอาจพบว่าไม่สะดวกหรือไม่จําเป็นที่จะขอให้มีการอนุมัติสําหรับทุกรายการของไฟล์ในรายการหรือไลบรารีเฉพาะ ข้อกําหนดดังกล่าวไม่เพียงแต่เรียกร้องเวลาจากบุคคลที่ต้องให้หรือปฏิเสธการอนุมัติ แต่ยังป้องกันไม่ให้ผู้คนทํางานร่วมกันในไฟล์หรือรายการอย่างง่ายดาย ถ้าคุณพิจารณาว่าองค์กรของคุณไม่ต้องการให้ทุกอย่างหรือไฟล์ทั้งหมดได้รับการอนุมัติอีกต่อไป คุณสามารถเอาข้อกําหนดออกได้

เมื่อต้องการเอาข้อกําหนดสําหรับการอนุมัติรายการหรือไฟล์ในรายการหรือไลบรารีออก

1. ถ้ารายการไซต์หรือไลบรารีไม่ได้เปิดอยู่ ให้เลือกชื่อในบานหน้าต่าง เปิดใช้ด่วน
2. บน Ribbon ให้เลือกแท็บ ไลบรารี ในกลุ่ม เครื่องมือไลบรารี หรือแท็บ รายการ ในกลุ่ม เครื่องมือรายการ
3. ถ้าคุณกําลังทํางานในไลบรารี ให้เลือกการตั้งค่าไลบรารี ถ้าคุณกําลังทํางานในรายการ ให้เลือกการตั้งค่ารายการ ในตัวอย่างนี้ หน้า การตั้งค่าไลบรารี จะเปิดขึ้น
   
4. ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน หน้า การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน จะเปิดขึ้น
5. ในส่วน การรับรองเนื้อหา ให้เลือก ไม่ ในคําตอบของคําถามที่ระบุว่า จําเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาสําหรับรายการที่ส่งหรือไม่ กล่องโต้ตอบคําเตือนจะปรากฏขึ้น
   
6. เมื่อต้องการปิดข้อความ ให้เลือก ตกลง
7. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการกําหนดเวอร์ชัน ให้เลือก ตกลง เมื่อคุณกลับไปยังรายการหรือไลบรารีของคุณ สถานะการอนุมัติ จะไม่ปรากฏในหน้าอีกต่อไป ผู้ใช้ทั้งหมดที่มีสิทธิ์ในการดูรายการหรือไลบรารีสามารถดูเนื้อหาทั้งหมดที่อยู่ในนั้นได้