ฐานข้อมูล Access สามารถช่วยคุณจัดเก็บและติดตามข้อมูลเกือบทุกชนิดได้ เช่น สินค้าคงคลัง ที่ติดต่อ หรือกระบวนการทางธุรกิจ มาดูวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป เพิ่มข้อมูล แล้วเรียนรู้เกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปสําหรับการกําหนดเองและใช้ฐานข้อมูลใหม่ของคุณ
ในบทความนี้
- เลือกเทมเพลต
- สร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น
- เพิ่มตาราง
- คัดลอกและวางข้อมูล
- นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูล
- จัดระเบียบข้อมูลด้วย ตัววิเคราะห์ตาราง
- ขั้นตอนถัดไป
การเลือกเทมเพลต
เทมเพลต Access มีตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงานที่มีอยู่แล้วภายในที่พร้อมใช้งาน เทมเพลตคือหนึ่งในสิ่งแรกๆ ที่คุณจะเห็นเมื่อเริ่ม Access และคุณสามารถค้นหาแบบออนไลน์เพื่อดูเทมเพลตเพิ่มเติมได้
- ใน Access ให้เลือก ไฟล์>ใหม่
- เลือกเทมเพลตฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป แล้วใส่ชื่อสําหรับฐานข้อมูลของคุณภายใต้ชื่อไฟล์ ถ้าคุณไม่เห็นเทมเพลตที่เหมาะกับคุณ ให้ใช้กล่องค้นหาเทมเพลตออนไลน์
- คุณสามารถใช้ตําแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Access แสดงไว้ด้านล่างกล่อง ชื่อไฟล์ หรือเลือกไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเลือก
- เลือก สร้าง
ขึ้นอยู่กับเทมเพลต คุณอาจต้องทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งาน:
ถ้า Access แสดงกล่องโต้ตอบ เข้าสู่ระบบ โดยไม่แสดงรายชื่อผู้ใช้ ให้ทําดังนี้
- เลือกผู้ใช้ใหม่
- กรอกข้อมูลในฟอร์ม รายละเอียดผู้ใช้
- เลือก บันทึก & ปิด
- เลือกชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งใส่เข้าไป จากนั้นเลือก เข้าสู่ระบบ
ถ้า Access แสดงข้อความคําเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัยในแถบข้อความ และคุณเชื่อถือแหล่งที่มาของเทมเพลต ให้เลือก เปิดใช้งานเนื้อหา ถ้าจําเป็นต้องมีการเข้าสู่ระบบฐานข้อมูล ให้ลงชื่อเข้าใช้อีกครั้ง
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปจากเทมเพลต
สร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น
ถ้าไม่มีเทมเพลตใดตรงกับความต้องการของคุณ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปเปล่า
- ใน Access ให้เลือกฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่าใหม่>
- พิมพ์ชื่อฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อแฟ้ม
- คุณสามารถใช้ตําแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Access แสดงไว้ด้านล่างกล่อง ชื่อไฟล์ หรือเลือกไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเลือก
- เลือก สร้าง
เพิ่มตาราง
ในฐานข้อมูล ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บในตารางที่เกี่ยวข้องกันหลายตาราง เมื่อต้องการสร้างตาราง ให้ทําดังนี้
เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลเป็นครั้งแรก คุณจะเห็นตารางเปล่าในมุมมองแผ่นข้อมูลที่คุณสามารถเพิ่มข้อมูลได้ เมื่อต้องการเพิ่มตารางอื่น ให้เลือกสร้าง>ตาราง คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลในเขตข้อมูลว่าง (เซลล์) หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่น เช่น เวิร์กบุ๊ก Excel ก็ได้
เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อใหม่
เคล็ดลับ
ชื่อที่สื่อความหมายจะช่วยให้คุณทราบว่าแต่ละเขตข้อมูลประกอบด้วยสิ่งใดโดยไม่ต้องดูเนื้อหา
เลือก บันทึกไฟล์>
- เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเพิ่มเติม ให้พิมพ์ในคอลัมน์คลิกเพื่อเพิ่ม
- เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง ให้เลือกคอลัมน์นั้นด้วยการคลิกส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วลากไปยังจุดที่คุณต้องการ คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน แล้วลากคอลัมน์เหล่านั้นไปพร้อมกันไปยังตําแหน่งใหม่ได้อีกด้วย
โปรดดู บทนำสู่ตาราง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
คัดลอกและวางข้อมูล
คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลจากโปรแกรมอื่น เช่น Excel หรือ Word ลงในตาราง Access ได้ ซึ่งทํางานได้ดีที่สุดเมื่อข้อมูลถูกแยกเป็นคอลัมน์ ถ้าข้อมูลอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคํา เช่น Word ให้ใช้แท็กเพื่อแยกคอลัมน์หรือแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบตารางก่อนที่คุณจะคัดลอก
ถ้าจําเป็นต้องแก้ไขข้อมูล เช่น แยกชื่อเต็มเป็นชื่อและนามสกุล ให้ทําการแก้ไขข้อมูลก่อนในโปรแกรมต้นฉบับ
เปิดแหล่งข้อมูลและคัดลอกข้อมูลด้วยการกด Ctrl+C
เปิดตาราง Access ที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล แล้ววางด้วยการกด Ctrl+V
ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อที่มีความหมาย
เลือก บันทึกไฟล์> แล้วตั้งชื่อตารางใหม่ของคุณ
หมายเหตุ
Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามข้อมูลที่คุณวางลงในแถวแรกของแต่ละคอลัมน์ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลในแถวถัดไปตรงกับแถวแรก
นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูล
คุณสามารถนําเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น หรือคุณสามารถลิงก์ไปยังข้อมูลจาก Access โดยไม่ต้องย้ายข้อมูลจากตําแหน่งที่จัดเก็บข้อมูล การลิงก์อาจเป็นตัวเลือกที่ดีถ้ามีผู้ใช้หลายคนอัปเดตข้อมูล และคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกําลังเห็นเวอร์ชันล่าสุด หรือถ้าคุณต้องการประหยัดพื้นที่จัดเก็บ สําหรับรูปแบบส่วนใหญ่ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะลิงก์หรือนําเข้าข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ นําเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในอีกฐานข้อมูลหนึ่งของ Access
กระบวนการจะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูล แต่คําแนะนําเหล่านี้จะช่วยคุณเริ่มต้นได้:
บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้เลือก แหล่งข้อมูลใหม่ แล้วเลือกรูปแบบข้อมูลที่คุณจะนําเข้าหรือลิงก์จากตัวเลือกเมนูย่อยที่แสดงอยู่
หมายเหตุ
ถ้าคุณยังไม่พบรูปแบบที่เหมาะสม คุณอาจต้องส่งออกข้อมูลไปยังรูปแบบไฟล์ที่ Access สนับสนุนก่อน เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น
ทําตามคําแนะนําในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก
เมื่อคุณลิงก์ บางรูปแบบจะพร้อมใช้งานเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณสามารถนําเข้าข้อมูลหรือลิงก์ไปได้
| แหล่งที่มา | นำเข้า | ลิงก์ |
|---|---|---|
| Excel | ใช่ | ใช่ (อ่านอย่างเดียว) |
| Access | ใช่ | ใช่ |
| ฐานข้อมูล ODBC เช่น SQL Server | ใช่ | ใช่ |
| ไฟล์ (CSV) ค่าที่คั่นด้วยข้อความหรือเครื่องหมายจุลภาค | ใช่ | ใช่ (เพิ่มระเบียนใหม่เท่านั้น) |
| รายการ SharePoint | ใช่ | ใช่ |
| XML | ใช่ | |
| บริการข้อมูล | ใช่ (อ่านอย่างเดียว) | |
| เอกสาร HTML | ใช่ | ใช่ |
| โฟลเดอร์ Outlook | ใช่ | ใช่ |
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ นําเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในอีกฐานข้อมูลหนึ่งของ Access
จัดระเบียบข้อมูลด้วย ตัววิเคราะห์ตาราง
คุณสามารถใช้ตัวช่วยวิเคราะห์ตารางเพื่อระบุข้อมูลที่ซ้ํากันได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นตัวช่วยจะมีวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบข้อมูลออกเป็นตารางที่แยกกัน Access จะเก็บตารางต้นฉบับไว้เป็นข้อมูลสํารอง
- เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีตารางที่คุณต้องการวิเคราะห์
- เลือก เครื่องมือ>ฐานข้อมูลวิเคราะห์ตาราง สองหน้าแรกของตัวช่วยสร้างมีบทช่วยสอนสั้นๆ ที่มีตัวอย่าง ถ้าคุณเห็นกล่องกาเครื่องหมายที่มีป้ายชื่อ แสดงหน้าบทนําหรือไม่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนั้น แล้วเลือก ย้อนกลับ สองครั้งเพื่อดูบทนํา หากคุณไม่ต้องการดูหน้าบทนําอีก ให้ล้าง แสดงหน้าบทนํา?.
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู นอร์มัลไลซ์ข้อมูลของคุณโดยใช้ตัววิเคราะห์ตาราง
ขั้นตอนต่อไป
ส่วนที่เหลือของกระบวนการออกแบบจะแตกต่างกันออกไปตามสิ่งที่คุณต้องการทํา แต่คุณอาจต้องการพิจารณาสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน และแมโคร บทความเหล่านี้ช่วยได้: