การใช้คิวรีจะทําให้ง่ายต่อการดู เพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูล Access ของคุณ เหตุผลอื่นๆ สําหรับการใช้คิวรี ได้แก่
ค้นหาข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างรวดเร็วโดยการกรองเกณฑ์ (เงื่อนไข) ที่เฉพาะเจาะจง
คํานวณ หรือสรุปข้อมูล
ทํางานการจัดการข้อมูลโดยอัตโนมัติ เช่น การตรวจทานข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุดเป็นกิจวัตร
คิวรีช่วยคุณค้นหาและทํางานกับข้อมูลของคุณ
ในฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดี ข้อมูลที่คุณต้องการนําเสนอในแบบฟอร์มหรือรายงาน มักจะอยู่ในหลายตาราง คิวรีสามารถดึงข้อมูลจากตารางต่างๆ และประกอบเข้าด้วยกันเพื่อแสดงในฟอร์มหรือรายงาน คิวรีอาจเป็นคําขอผลลัพธ์ของข้อมูลจากฐานข้อมูลของคุณหรือสําหรับการดําเนินการกับข้อมูล หรือทั้งสองอย่าง คิวรีสามารถให้คําตอบสําหรับคําถามง่ายๆ ทําการคํานวณ รวมข้อมูลจากตารางต่างๆ เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลออกจากฐานข้อมูลได้ เนื่องจากคิวรีมีความหลากหลายมาก จึงมีคิวรีหลายชนิดและคุณจะสามารถสร้างชนิดคิวรีตามงาน
| ชนิดคิวรีหลัก | ใช้ |
|---|---|
| เลือก | เมื่อต้องการดึงข้อมูลจากตาราง หรือทําการคํานวณ |
| การดำเนินการ | การเพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูล แต่ละงานมีชนิดของคิวรีแอคชันเฉพาะ |
สร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล
ถ้าคุณต้องการรีวิวข้อมูลจากบางเขตข้อมูลในตารางเท่านั้น หรือรีวิวข้อมูลจากหลายตารางพร้อมกัน หรืออาจดูข้อมูลโดยยึดตามเกณฑ์บางเกณฑ์ ชนิดคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลจะเป็นตัวเลือก สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลอย่างง่าย
รีวิวข้อมูลจากเขตข้อมูลที่เลือก
ตัวอย่างเช่น ถ้าฐานข้อมูลของคุณมีตารางที่มีข้อมูลจํานวนมากเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ และคุณต้องการตรวจทานรายการของผลิตภัณฑ์และราคา ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณจะสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อส่งกลับเฉพาะชื่อผลิตภัณฑ์และราคาที่เกี่ยวข้อง
- เปิดฐานข้อมูล และบนแท็บ สร้าง ให้คลิก ออกแบบคิวรี
- บนแท็บ ตาราง ดับเบิลคลิกที่ตาราง ผลิตภัณฑ์
- ในตารางผลิตภัณฑ์ สมมติว่าคุณมีเขตข้อมูล ชื่อผลิตภัณฑ์ และ รายการราคา ดับเบิลคลิกที่ ชื่อผลิตภัณฑ์ และ ราคารายการ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในตารางออกแบบคิวรี
- บนแท็บ ออกแบบคิวรี ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทํางาน และแสดงรายการของผลิตภัณฑ์และราคา
ตรวจทานข้อมูลจากหลายตารางที่เกี่ยวข้องกันพร้อมๆ กัน
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีฐานข้อมูลสําหรับร้านค้าที่ขายรายการอาหาร และคุณต้องการตรวจทานใบสั่งซื้อของลูกค้าที่อาศัยอยู่ในเมืองใดเมืองหนึ่ง สมมติว่าข้อมูลเกี่ยวกับใบสั่งซื้อและข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าถูกเก็บไว้ในสองตารางที่ชื่อว่าลูกค้าและใบสั่งซื้อตามลําดับ ถ้าแต่ละตารางมีเขตข้อมูล ID ลูกค้า ซึ่งเป็นพื้นฐานของความสัมพันธ์หนึ่งต่อกลุ่มระหว่างสองตาราง คุณสามารถสร้างคิวรีที่ส่งกลับใบสั่งซื้อสําหรับลูกค้าในเมืองที่ระบุ ตัวอย่างเช่น ลาสเวกัส โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
- เปิดฐานข้อมูล บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ออกแบบคิวรี
- บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ลูกค้าและคําสั่งซื้อ
โปรดสังเกตว่าเส้น (เรียกว่าการรวม) ที่เชื่อมต่อเขตข้อมูล ID ในตารางลูกค้าและเขตข้อมูล ID ลูกค้าในตารางใบสั่งซื้อ เส้นนี้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสองตาราง - ในตารางลูกค้า ดับเบิลคลิกที่ บริษัท และ เมือง เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในตารางออกแบบคิวรี
- ในตารางการออกแบบคิวรี ในคอลัมน์เมือง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถวแสดง
- ในแถวเกณฑ์ของคอลัมน์เมือง ให้พิมพ์ Las Vegas
การล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดง จะป้องกันไม่ให้คิวรีแสดงเมืองในผลลัพธ์ และการพิมพ์ Las Vegas ในแถว เกณฑ์ ระบุว่าคุณต้องการดูเฉพาะระเบียนที่มีค่าของเขตข้อมูลเมืองเป็น Las Vegas เท่านั้น ในกรณีนี้ คิวรีจะส่งกลับเฉพาะลูกค้าที่อยู่ในลาสเวกัสเท่านั้น คุณไม่จําเป็นต้องแสดงเขตข้อมูลเพื่อใช้เขตข้อมูลกับเกณฑ์ - ในตารางใบสั่งซื้อ ดับเบิลคลิกที่ ID ใบสั่งซื้อ และ วันที่สั่งซื้อ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในสองคอลัมน์ถัดไปของตารางออกแบบคิวรี
- บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทํางาน และแสดงรายการคําสั่งซื้อของลูกค้าในลาสเวกัส
- กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี
สร้างพารามิเตอร์แบบสอบถาม
ถ้าคุณต้องการเรียกใช้ชุดรูปแบบของคิวรีเฉพาะบ่อยครั้ง คุณควรใช้คิวรีพารามิเตอร์ เมื่อคุณเรียกใช้คิวรีพารามิเตอร์ แบบสอบถามจะพร้อมท์คุณสําหรับค่าเขตข้อมูล แล้วใช้ค่าที่คุณมีเพื่อสร้างเกณฑ์สําหรับคิวรีของคุณ
ต่อจากตัวอย่างก่อนหน้าที่คุณเรียนรู้การสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่ส่งกลับคําสั่งซื้อสําหรับลูกค้าที่อยู่ในลาสเวกัส คุณสามารถปรับเปลี่ยนคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อพร้อมท์ให้คุณระบุเมืองในแต่ละครั้งที่คุณเรียกใช้คิวรี เพื่อทําตาม ให้เปิดฐานข้อมูลที่คุณสร้างในตัวอย่างก่อนหน้านี้:
ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกขวาที่คิวรีที่ชื่อ Orders by City (ที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้านี้) แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถวเกณฑ์ของคอลัมน์เมือง ให้ลบ Las Vegas แล้วพิมพ์ [สําหรับเมืองไหน]
สตริง [สําหรับเมืองไหน] เป็นพร้อมท์พารามิเตอร์ของคุณ วงเล็บเหลี่ยมระบุว่าคุณต้องการให้คิวรีขอให้ป้อนข้อมูล และข้อความ (ในกรณีนี้ สําหรับ เมืองไหน) เป็นคําถามที่พร้อมท์พารามิเตอร์แสดงหมายเหตุ
เครื่องหมายมหัพภาค (.) หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) ไม่สามารถใช้เป็นข้อความในพร้อมท์พารามิเตอร์ได้
เลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดงของ คอลัมน์เมือง เพื่อให้ผลลัพธ์คิวรีแสดงเมือง
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะพร้อมท์ให้คุณใส่ค่าสําหรับ เมือง
พิมพ์ New York แล้วกด ENTER เพื่อดูคําสั่งซื้อสําหรับลูกค้าใน New York
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ทราบว่าคุณสามารถระบุค่าใดได้บ้าง คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนเป็นส่วนหนึ่งของพร้อมท์:บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
ในตารางการออกแบบคิวรี ในแถวเกณฑ์ของคอลัมน์เมือง ให้พิมพ์ Like [สําหรับเมืองไหน]&"*"
ในพร้อมท์พารามิเตอร์นี้ คําสําคัญ Like เครื่องหมายและ (&) และเครื่องหมายดอกจัน (*) ที่อยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศอนุญาตให้ผู้ใช้พิมพ์ชุดอักขระ รวมถึงอักขระตัวแทน เพื่อส่งกลับผลลัพธ์ที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ใช้พิมพ์ *คิวรีจะส่งกลับเมืองทั้งหมด ถ้าผู้ใช้พิมพ์ L คิวรีจะส่งกลับเมืองทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร "L" และถ้าผู้ใช้พิมพ์ *s* คิวรีจะส่งกลับเมืองทั้งหมดที่มีตัวอักษร "s"บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ และที่พร้อมท์คิวรี ให้พิมพ์ ใหม่ แล้วกด ENTER
คิวรีจะทํางาน และแสดงใบสั่งซื้อของลูกค้าในนิวยอร์ก
ระบุชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์
คุณยังสามารถระบุชนิดของข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับได้ คุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลสําหรับพารามิเตอร์ต่างๆ แต่จําเป็นต้องตั้งค่าชนิดข้อมูลสําหรับตัวเลข สกุลเงิน หรือข้อมูลวันที่/เวลา เมื่อคุณระบุชนิดข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับ ผู้ใช้จะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่มีประโยชน์ถ้าใส่ข้อมูลผิดชนิด เช่น ใส่ข้อความในที่ที่ควรใส่สกุลเงิน
ถ้าตั้งค่าพารามิเตอร์เพื่อยอมรับข้อมูลประเภทข้อความ การใส่ข้อมูลใดๆ จะถูกตีความเป็นข้อความ และไม่แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด
เมื่อต้องการระบุชนิดข้อมูลสําหรับพารามิเตอร์ในแบบสอบถาม ให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
- เมื่อเปิดแบบสอบถามในมุมมอง ออกแบบ บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก พารามิเตอร์
- ในกล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์คิวรี ในคอลัมน์ พารามิเตอร์ ให้พิมพ์พร้อมท์สําหรับแต่ละพารามิเตอร์ที่คุณต้องการระบุชนิดข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละพารามิเตอร์ตรงกับพร้อมท์ที่คุณใช้ในแถว เกณฑ์ ของตารางออกแบบคิวรี
- ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละพารามิเตอร์
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การใช้พารามิเตอร์เพื่อขอให้ป้อนข้อมูลเมื่อเรียกใช้คิวรี
สร้างคิวรีผลรวม
แถวผลรวมในแผ่นข้อมูลมีประโยชน์มาก แต่สําหรับคําถามที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ให้ใช้คิวรีผลรวม คิวรีผลรวมเป็นคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่ช่วยให้คุณจัดกลุ่มและสรุปข้อมูล เช่น เมื่อคุณต้องการดูยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์ ในคิวรีผลรวม คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Sum (ฟังก์ชันการรวม) เพื่อดูยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์ได้
ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อปรับเปลี่ยนคิวรีผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ที่คุณสร้างในตัวอย่างก่อนหน้านี้ เพื่อให้สรุปผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ตามผลิตภัณฑ์
- บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิกมุมมองออกแบบ>มุมมอง
คิวรีผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์จะเปิดขึ้นในมุมมองออกแบบ - บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม
แถว ผลรวมจะแสดง ในตารางออกแบบคิวรี
หมายเหตุ
แม้ว่าจะมีชื่อคล้ายกัน แถวผล รวม ในตารางออกแบบและแถว ผลรวม ในแผ่นข้อมูลจะไม่เหมือนกัน
- คุณสามารถจัดกลุ่มตามค่าเขตข้อมูลได้โดยใช้แถว ผลรวม ในตารางออกแบบ
- คุณสามารถเพิ่มแถวผล รวมของ แผ่นข้อมูลลงในผลลัพธ์ของคิวรีผลรวมได้
- เมื่อคุณใช้แถว ผลรวม ในตารางออกแบบ คุณต้องเลือกฟังก์ชันการรวมสําหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าคุณไม่ต้องการคํานวณบนเขตข้อมูล คุณสามารถจัดกลุ่มตามเขตข้อมูลได้
- ในคอลัมน์ที่สองของเส้นตารางการออกแบบ ในแถวผล รวม ให้เลือก ผลรวมจาก รายการดรอปดาวน์
- บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทํางาน และแสดงรายการของผลิตภัณฑ์พร้อมผลรวมย่อย
- กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี ปล่อยให้คิวรีเปิดต่อไป
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลโดยใช้แถว ผลรวม
ทําการคํานวณตามข้อมูลของคุณ
โดยปกติแล้วคุณจะไม่ใช้ตารางเพื่อจัดเก็บค่าจากการคํานวณ เช่น ผลรวมย่อย แม้ว่าตารางเหล่านั้นจะยึดตามข้อมูลในฐานข้อมูลเดียวกัน เนื่องจากค่าจากการคํานวณอาจล้าสมัยได้ ถ้าค่าที่ยึดตามมีการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น คุณจะไม่เก็บอายุของใครบางคนไว้ในตาราง เนื่องจากทุกปีคุณจะต้องอัปเดตค่า แต่คุณจะเก็บวันเกิดของบุคคลนั้นไว้ แล้วใช้คิวรีเพื่อคํานวณอายุ
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีฐานข้อมูลสําหรับผลิตภัณฑ์บางอย่างที่คุณต้องการขาย ฐานข้อมูลนี้มีตารางที่เรียกว่ารายละเอียดใบสั่งซื้อที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ในเขตข้อมูลต่างๆ เช่น ราคาของผลิตภัณฑ์แต่ละชนิดและปริมาณ คุณสามารถคํานวณผลรวมย่อยได้โดยใช้คิวรีที่คูณปริมาณของแต่ละผลิตภัณฑ์ด้วยราคาต่อหน่วยของผลิตภัณฑ์นั้น คูณปริมาณของแต่ละผลิตภัณฑ์ด้วยราคาต่อหน่วยและส่วนลดสําหรับผลิตภัณฑ์นั้น แล้วลบส่วนลดทั้งหมดจากราคารวมต่อหน่วย ถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลตัวอย่างในตัวอย่างก่อนหน้านี้ ให้เปิดและทําตาม:
- บนแท็บ สร้าง คลิก ออกแบบคิวรี
- บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่รายละเอียดใบสั่งซื้อ
- ในตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ ให้ดับเบิลคลิกที่ รหัสผลิตภัณฑ์ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ลงในคอลัมน์แรกของตารางออกแบบคิวรี
- ในคอลัมน์ที่สองของเส้นตาราง ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล แล้วคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด
- ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางรายการต่อไปนี้: ผลรวมย่อย: ([ปริมาณ]*[ราคาต่อหน่วย])-([ปริมาณ]*[ราคาต่อหน่วย]*[ส่วนลด])
- คลิก ตกลง
- บนแท็บ ออกแบบคิวรี ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทํางาน จากนั้นแสดงรายการของผลิตภัณฑ์และผลรวมย่อยต่อใบสั่งซื้อ
- กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี แล้วตั้งชื่อคิวรีว่า ผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูลโดยใช้แถว ผลรวม
แสดงข้อมูลสรุปหรือรวม
เมื่อคุณใช้ตารางเพื่อบันทึกธุรกรรมหรือจัดเก็บข้อมูลตัวเลขที่เกิดขึ้นเป็นประจํา การที่จะสามารถตรวจทานข้อมูลเหล่านั้นแบบรวม เช่น ผลรวมหรือค่าเฉลี่ย จะเป็นประโยชน์มาก ใน Access คุณสามารถเพิ่มแถวผลรวมลงในแผ่นข้อมูลได้ แถวผลรวมคือแถวที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลที่สามารถแสดงผลรวมสะสมหรือค่าการรวมอื่นๆ
- เรียกใช้คิวรีผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ และเปิดผลลัพธ์ทิ้งไว้ในมุมมองแผ่นข้อมูล
- บนแท็บ หน้าแรก คลิก ผลรวม แถวใหม่จะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูล โดยมีคําว่า ผลรวม ในคอลัมน์แรก
- คลิกเซลล์ในแถวสุดท้ายของแผ่นข้อมูลที่ชื่อ ผลรวม
- คลิกลูกศรเพื่อดูฟังก์ชันการรวมที่พร้อมใช้งาน เนื่องจากคอลัมน์มีข้อมูลข้อความ จึงมีเพียงสองตัวเลือกเท่านั้น: ไม่มีและนับจํานวน
- เลือก นับจํานวน เนื้อหาของเซลล์จะเปลี่ยนจาก ผลรวม เป็นจํานวนค่าคอลัมน์
- คลิกเซลล์ที่อยู่ติดกัน (คอลัมน์ที่สอง) โปรดสังเกตว่า ลูกศรจะปรากฏขึ้นในเซลล์
- คลิกลูกศร แล้วคลิกผลรวม เขตข้อมูลแสดงผลรวมของค่าคอลัมน์
- ปล่อยให้คิวรีเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล
สร้างคิวรีแบบตาราง
ในตอนนี้ สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ แต่คุณยังต้องการรวมตามเดือน เพื่อให้แต่ละแถวแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ และแต่ละคอลัมน์แสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์สําหรับเดือน เมื่อต้องการแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์และแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์สําหรับเดือนหนึ่ง ให้ใช้คิวรีแบบตาราง
คุณสามารถปรับเปลี่ยนคิวรีผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์อีกครั้งเพื่อให้คิวรีส่งกลับแถวของผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์และคอลัมน์ของผลรวมย่อยรายเดือน
- บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
- ในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิก เพิ่มตาราง
- ดับเบิลคลิกที่คําสั่งซื้อ แล้วคลิกปิด
- บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก ตาราง ในตารางออกแบบ แถว แสดง จะถูกซ่อนไว้ และแถว แบบตารางจะแสดง ขึ้น
- ในคอลัมน์ที่สามของเส้นตารางการออกแบบ ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล แล้วคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด กล่อง ย่อ/ขยาย จะเปิดขึ้น
- ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางรายการต่อไปนี้: เดือน: "เดือน" & DatePart("m", [วันที่สั่งซื้อ])
- คลิก ตกลง
- ในแถว แบบตาราง ให้เลือกค่าต่อไปนี้จากรายการดรอปดาวน์: ส่วนหัวแถว สําหรับคอลัมน์แรก ค่าสําหรับ คอลัมน์ที่สอง และ ส่วนหัวคอลัมน์สําหรับ คอลัมน์ที่สาม
- บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทํางาน และแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ที่รวมตามเดือน
- กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคิวรีแบบตาราง ให้ดูที่ สรุปข้อมูลให้อ่านง่ายขึ้นโดยใช้คิวรีแบบตาราง
การสร้างคิวรีแบบใช้สร้างตาราง
คุณสามารถใช้คิวรีสร้างตารางเพื่อสร้างตารางใหม่จากข้อมูลที่เก็บไว้ในตารางอื่นๆ ได้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการส่งข้อมูลสําหรับคําสั่งซื้อ Chicago ไปยังคู่ค้าทางธุรกิจ Chicago ที่ใช้ Access ในการจัดเตรียมรายงาน แทนที่จะส่งข้อมูลคําสั่งซื้อทั้งหมดของคุณ คุณอาจต้องการจํากัดข้อมูลที่คุณส่งไปยังข้อมูลเฉพาะสําหรับคําสั่งซื้อใน Chicago
คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่มีข้อมูลคําสั่งซื้อ Chicago จากนั้นใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลในการสร้างตารางใหม่โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
เปิดฐานข้อมูลตัวอย่างจากตัวอย่างก่อนหน้า
เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรีสร้างตาราง คุณอาจต้องเปิดใช้งานเนื้อหาฐานข้อมูลหมายเหตุ
ถ้าคุณเห็นข้อความใต้ Ribbon เกี่ยวกับการเปิดใช้งานฐานข้อมูล ให้คลิก **เปิดใช้งานเนื้อหา **ถ้าฐานข้อมูลของคุณอยู่ในตําแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้แล้ว คุณจะไม่เห็นแถบข้อความ
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ออกแบบคิวรี
ดับเบิลคลิกที่ รายละเอียดคําสั่งซื้อและคําสั่งซื้อ
ในตาราง ใบสั่งซื้อ ดับเบิลคลิกที่รหัส ลูกค้า และ เมืองของการจัดส่ง เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในตารางออกแบบ
ในตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อ ให้ดับเบิลคลิกที่รหัสคําสั่งซื้อ ID ผลิตภัณฑ์จํานวน ราคาต่อหน่วย และส่วนลดเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ลงในตารางออกแบบ
ในคอลัมน์เมืองของตารางออกแบบ ให้ล้างกล่องในแถวแสดง ในแถว เกณฑ์ ให้พิมพ์ 'Chicago' (รวมเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวไว้ด้วย) ตรวจสอบผลลัพธ์คิวรีก่อนที่คุณจะใช้เพื่อสร้างตาราง
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
กด Ctrl + S เพื่อบันทึกคิวรี
ในกล่องชื่อคิวรี พิมพ์คิวรีคําสั่งซื้อชิคาโกแล้วคลิกตกลง
บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก สร้างตาราง
ในกล่องโต้ตอบ สร้างตาราง ในกล่อง ชื่อตาราง ให้พิมพ์ Chicago Orders แล้วคลิก ตกลง
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
ในกล่องโต้ตอบการยืนยัน ให้คลิก ใช่ และดูตารางใหม่แสดงในบานหน้าต่างนําทาง
หมายเหตุ
ถ้ามีตารางที่มีชื่อเดียวกันกับที่คุณระบุอยู่แล้ว Access จะลบตารางนั้นก่อนที่จะเรียกใช้คิวรี
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้คิวรีแบบใช้สร้างตาราง ให้ดูที่ สร้างคิวรีแบบใช้สร้างตาราง
สร้างคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล
คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อดึงข้อมูลจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง แล้วเพิ่มข้อมูลนั้นลงในตารางอื่นได้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณสร้างตารางเพื่อแชร์กับบริษัทธุรกิจในชิคาโก้ แต่คุณทราบว่าบริษัทร่วมงานคนดังกล่าวยังทํางานกับลูกค้าในพื้นที่ Milwaukee ด้วย คุณต้องการเพิ่มแถวที่มีข้อมูลพื้นที่ Milwaukee ลงในตารางก่อนที่คุณจะแชร์ตารางกับผู้ร่วมงานของคุณ คุณสามารถเพิ่มข้อมูลพื้นที่ Milwaukee ลงในตาราง Chicago Orders โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
- เปิดคิวรีที่ชื่อ "Chicago Orders Query" ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้าในมุมมอง ออกแบบ
- บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก ผนวก กล่องโต้ตอบ ผนวก จะเปิดขึ้น
- ในกล่องโต้ตอบ ผนวก ให้คลิกลูกศรในกล่องชื่อตาราง เลือก Chicago Orders จากรายการดรอปดาวน์ แล้วคลิก ตกลง
- ในตารางออกแบบ ในแถวเกณฑ์ของคอลัมน์เมืองเรือ ให้ลบ 'Chicago' แล้วพิมพ์ 'Milwaukee'
- ในแถว ผนวกไปยัง ให้เลือกเขตข้อมูลที่เหมาะสมสําหรับแต่ละคอลัมน์
ในตัวอย่างนี้ ค่าของแถว ผนวกไปยัง ควรตรงกับค่าของแถว เขตข้อมูล แต่ไม่จําเป็นสําหรับคิวรีการผนวกข้อมูลในการทํางาน - บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
หมายเหตุ
ขณะเรียกใช้คิวรีที่ส่งกลับข้อมูลจํานวนมาก คุณอาจได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ระบุว่าคุณจะไม่สามารถเลิกทําคิวรีได้ ลองเพิ่มขีดจํากัดของเซ็กเมนต์หน่วยความจําเป็น 3MB เพื่อให้การสอบถามสามารถดําเนินการได้
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล ให้ดูที่ เพิ่มระเบียนลงในตารางโดยการใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวก
สร้างคิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูล
คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลในตารางของคุณ และคุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อใส่เกณฑ์ที่ระบุแถวที่ควรอัปเดต คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลมอบโอกาสให้คุณตรวจทานข้อมูลที่อัปเดตแล้วก่อนที่คุณจะดําเนินการอัปเดต
สำคัญ
คิวรีแอคชันไม่สามารถเลิกทําได้ คุณควรพิจารณาการสํารองข้อมูลตารางใดๆ ที่คุณจะอัปเดต โดยใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูล
ในตัวอย่างก่อนหน้า คุณผนวกแถวไปยังตาราง Chicago Orders ในตารางคําสั่งซื้อในชิคาโก้ เขตข้อมูล รหัสผลิตภัณฑ์ จะแสดงตัวเลข รหัสผลิตภัณฑ์ เมื่อต้องการทําให้ข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้นในรายงาน คุณสามารถแทนที่หมายเลขผลิตภัณฑ์ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
เปิดตาราง Chicago Orders ในมุมมองออกแบบ
ในแถว รหัสผลิตภัณฑ์ ให้เปลี่ยนชนิดข้อมูลจากตัวเลขเป็นข้อความ
บันทึกและปิดตาราง Chicago Orders
บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ออกแบบคิวรี
ดับเบิลคลิกที่ Chicago Orders and Products
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก อัปเดต
ในตารางออกแบบ แถวเรียงลําดับและแสดงจะหายไป และแถวอัปเดตเป็นจะปรากฏขึ้น
ในตาราง Chicago Orders ให้ดับเบิลคลิกที่ รหัสผลิตภัณฑ์ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ลงในตารางออกแบบ
ในตารางออกแบบ ในแถว อัปเดตเป็น ของคอลัมน์ ID ผลิตภัณฑ์ ให้พิมพ์หรือวางดังต่อไปนี้: [ผลิตภัณฑ์].[ ชื่อผลิตภัณฑ์]
เคล็ดลับ
คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อลบค่าเขตข้อมูลได้โดยใช้สตริงว่าง ("") หรือ NULL ในแถว อัปเดตเป็น
ในแถว เกณฑ์ ให้พิมพ์หรือวางดังต่อไปนี้: [ID ผลิตภัณฑ์] Like ([ผลิตภัณฑ์].[ ID])
คุณสามารถตรวจสอบค่าที่จะถูกเปลี่ยนแปลงโดยคิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลด้วยการดูคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล
บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก มุมมองแผ่น>ข้อมูล คิวรีจะส่งกลับรายการของรหัสผลิตภัณฑ์ที่จะได้รับการอัปเดต
บนแท็บ ออกแบบคิวรี ให้คลิก เรียกใช้
เมื่อคุณเปิดตาราง Chicago Orders คุณจะเห็นว่าค่าตัวเลขในเขตข้อมูล รหัสผลิตภัณฑ์ ถูกแทนที่ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์จากตารางผลิตภัณฑ์
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล ให้ดูที่ การสร้างและเรียกใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล
สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล
คุณสามารถใช้คิวรีการลบเพื่อลบข้อมูลจากตารางของคุณ และคุณสามารถใช้คิวรีการลบเพื่อใส่เกณฑ์ที่ระบุแถวที่จะถูกลบ คิวรีการลบจะให้โอกาสคุณตรวจทานแถวที่จะถูกลบก่อนที่คุณจะดําเนินการลบ
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าขณะที่คุณเตรียมส่งตาราง Chicago Orders จากตัวอย่างก่อนหน้าไปยังบริษัทธุรกิจ Chicago ของคุณ คุณสังเกตเห็นว่าบางแถวมีเขตข้อมูลว่างอยู่จํานวนหนึ่ง คุณตัดสินใจที่จะเอาแถวเหล่านี้ออกก่อนที่จะส่งตาราง คุณสามารถเปิดตารางและลบแถวด้วยตนเอง แต่ถ้าคุณมีหลายแถวที่จะลบ และคุณมีเกณฑ์ที่ชัดเจนว่าควรลบแถวใด คุณอาจพบว่าการใช้คิวรีการลบนั้นมีประโยชน์
คุณสามารถใช้คิวรีเพื่อลบแถวในตาราง Chicago Orders ที่ไม่มีค่าสําหรับ ID Order โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
- บนแท็บ สร้าง คลิก ออกแบบคิวรี
- ดับเบิลคลิกที่ Chicago Orders
- บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก ลบ ในตารางออกแบบ แถวเรียงลําดับและแสดงจะหายไป และแถวลบจะปรากฏขึ้น
- ในตาราง คําสั่งซื้อชิคาโก ดับเบิลคลิก ID คําสั่งซื้อเพื่อเพิ่ม ลงในตาราง
- ในตารางออกแบบ ในแถวเกณฑ์ของคอลัมน์ ID การสั่งซื้อ ให้พิมพ์เป็น Null
- บนแท็บ ออกแบบคิวรี ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถามการลบข้อมูล ให้ดูที่ การสร้างและเรียกใช้แบบสอบถามการลบ